通用行業(yè)合同審查與簽訂流程標準化工具一、適用范圍與應用場景本工具適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、初創(chuàng)公司、集團化企業(yè)）在開展業(yè)務合作過程中，對合同從需求發(fā)起至簽署歸檔的全流程標準化管理。具體場景包括但不限于：新合作方首次簽訂業(yè)務合同（如采購、服務、技術開發(fā)、銷售等）；現(xiàn)有合作方合同續(xù)簽、條款變更或補充協(xié)議簽訂；涉及重大權利義務（如金額超10萬元、履行期限超1年、知識產(chǎn)權歸屬等）的合同審核；業(yè)務部門自行起草合同后需通過法務、財務等多部門協(xié)同審查的場景。二、標準化操作流程詳解合同審查與簽訂流程分為需求發(fā)起→合同起草→內(nèi)部審查→外部溝通→最終審批→簽署存檔六個核心步驟，各步驟責任主體、操作內(nèi)容及輸出成果第一步：業(yè)務需求發(fā)起與合同立項責任主體：業(yè)務部門負責人、業(yè)務經(jīng)辦人操作內(nèi)容：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求提報表》（見表1），明確合同背景、合作方基本信息、核心交易條款（如標的物、數(shù)量、價款、履行期限、違約責任等）及特殊需求（如保密、知識產(chǎn)權等）。附上合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、資質(zhì)證書等，若為首次合作需加蓋對方公章的掃描件）。提交至法務部門/行政部門（企業(yè)可根據(jù)組織架構明確歸口管理部門）進行立項登記。輸出成果：《合同需求提報表》（含附件材料）、立項編號。第二步：合同文本起草責任主體：業(yè)務經(jīng)辦人、法務專員（若企業(yè)配備法務崗）操作內(nèi)容：業(yè)務部門根據(jù)《合同需求提報表》及合作方初步溝通結(jié)果，起草合同文本。優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如《采購合同模板》《服務合同模板》），無模板時參考行業(yè)示范文本。合同內(nèi)容需包含核心要素：合同主體信息、標的描述、數(shù)量/質(zhì)量標準、價款及支付方式、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力、合同生效條件等。法務專員（若有）對起草文本進行初步合規(guī)性指導，重點提示法律風險點（如格式條款、管轄約定等）。輸出成果：合同初稿（含修訂記錄）、合作方確認的談判紀要（若有）。第三步：多部門協(xié)同內(nèi)部審查責任主體：法務專員、財務專員、業(yè)務部門負責人、風控專員（若有）操作內(nèi)容：法務審查：重點審查合同主體資格（是否具備相應民事行為能力）、條款合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）、權利義務對等性（是否存在單方免責條款）、爭議解決方式（管轄法院/仲裁機構約定是否明確）等，形成《合同審查意見匯總表》（見表2）。財務審查：審查價款計算是否準確、支付方式是否符合財務制度（如預付款比例、發(fā)票開具要求、稅務處理等）、違約責任中的違約金是否合理，避免財務風險。業(yè)務審查：確認合同內(nèi)容是否與業(yè)務需求一致，標的物/服務描述是否清晰，履行期限、驗收標準等是否可執(zhí)行，避免商務條款漏洞。風控審查（若有）：評估合同履約風險（如合作方信用狀況、市場波動影響等），提出風險應對建議。輸出成果：各部門審查意見（標注“通過”“修改后通過”“不通過”）、修訂后的合同文本。第四步：外部溝通與條款確認責任主體：業(yè)務經(jīng)辦人、法務專員（需參與重大條款溝通）操作內(nèi)容：業(yè)務部門根據(jù)內(nèi)部審查意見，與合作方進行溝通協(xié)商，重點調(diào)整存在爭議的條款（如違約金金額、爭議解決方式等）。溝通達成一致后，形成《合同修訂說明》，明確修改內(nèi)容及雙方確認方式（如郵件確認、會議紀要等）。若合作方提出重大修改（如增加我方義務、降低違約責任），需重新啟動內(nèi)部審查流程。輸出成果：雙方確認的合同終稿、《合同修訂說明》、溝通記錄（郵件/會議紀要）。第五步：最終審批與授權簽署責任主體：企業(yè)法定代表人/授權代表人、審批負責人*操作內(nèi)容：業(yè)務部門提交《合同審批表》（見表3），附合同終稿、《合同審查意見匯總表》《合同修訂說明》等材料，按企業(yè)審批權限逐級報批（如部門負責人→分管領導→總經(jīng)理→董事會，根據(jù)合同金額及重要性劃分權限）。審批負責人重點核查：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略利益、審批流程是否完整、風險是否可控。審批通過后，由法定代表人或其授權代表（需附《授權委托書》，見表4）在合同文本上簽字蓋章，保證簽字與預留印鑒一致。輸出成果：簽署完成的合同正本、《合同審批表》、授權文件（若有）。第六步：合同歸檔與履約跟蹤責任主體：行政部門、法務專員、業(yè)務部門*操作內(nèi)容：行政部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)，將合同正本（至少一式兩份，合作方與我方各執(zhí)一份）、審批材料、附件等統(tǒng)一歸檔，建立《合同簽署登記表》（見表5），標注合同編號、名稱、簽署日期、存放位置等信息。業(yè)務部門負責合同履約跟蹤，按約定履行通知、驗收、付款等義務，及時記錄履約情況（如驗收報告、付款憑證）。法務部門定期對合同履行情況進行抽查，發(fā)覺違約風險及時提示業(yè)務部門處理。輸出成果：合同檔案、履約跟蹤記錄、風險預警報告（若有）。三、核心工具表單模板表1：合同需求提報表合同名稱合作方名稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼業(yè)務背景與目的核心需求□采購□銷售□服務□技術開發(fā)□其他：______標的物/服務描述數(shù)量/質(zhì)量要求價款及支付方式履行期限/地點/方式特殊條款需求（保密/知識產(chǎn)權等）附件清單發(fā)起部門聯(lián)系人及電話*部門負責人簽字*日期表2：合同審查意見匯總表合同編號合同名稱審查環(huán)節(jié)□法務□財務□業(yè)務□風控審查人*審查日期審查要點（法務）主體資格、合法性、條款完整性、爭議解決等（財務）價款準確性、支付方式、稅務合規(guī)性等（業(yè)務）需求匹配度、履約可執(zhí)行性等審查意見□通過□修改后通過□不通過（請注明原因）修改建議確認情況□已修改□未修改（說明理由）表3：合同審批表合同名稱合同編號簽署日期審批權限□部門負責人□分管領導□總經(jīng)理□董事會審批金額部門意見負責人簽字*：日期：法務意見簽字*：日期：財務意見簽字*：日期：最終審批審批人*（職務）：意見：日期：備注表4：授權委托書（模板）授權人（企業(yè)名稱）統(tǒng)一社會信用代碼授權代表人職務受托人姓名*證件號碼號*授權事項□簽署合同□談判□收款□其他：______授權范圍授權期限自______年_月_日至______年_月_日授權人蓋章（公章）法定代表人簽字*日期表5：合同簽署登記表合同編號合同名稱合作方名稱簽署日期簽署份數(shù)存放位置（檔案柜編號/電子路徑）履約負責人*歸檔人*歸檔日期四、關鍵風險提示與操作建議合同主體資格核查要到位：合作方為企業(yè)的，需核實其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務）、資質(zhì)證書（如行業(yè)特殊許可），避免與分公司、分支機構或已注銷主體簽約；個人合作方需核實證件號碼原件及無民事行為能力/限制民事行為能力情形，必要時要求提供擔保。核心條款表述需明確：標的物/服務描述避免模糊用語（如“一批”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”），應明確規(guī)格、型號、標準；價款及支付方式需注明金額、幣種、賬戶信息、支付節(jié)點（如“驗收合格后15個工作日內(nèi)支付”）；違約責任需量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），避免“承擔相應責任”等表述。版本控制與文件管理：合同文本需標注版本號（如V1.0、V2.0），每次修改后更新版本，避免“最終版”“最新版”等模糊稱謂；簽署的合同正本需妥善保管，電子合同應加密存儲，防止泄露或篡改。履約跟蹤與風險預警：業(yè)務部門建立《合同履約臺賬》