供應商信息管理模板含資質審核標準引言供應商是企業(yè)供應鏈體系的重要環(huán)節(jié)，其資質水平與履約能力直接影響產品質量、交付效率及經營風險。為規(guī)范供應商信息管理流程，保證供應商準入、審核、維護全過程的標準化與合規(guī)性，特制定本模板。本模板整合了資質審核核心標準與操作指引，適用于各類企業(yè)對供應商的全生命周期管理，助力企業(yè)構建穩(wěn)定、高效、可靠的供應鏈生態(tài)。一、應用場景與核心價值（一）適用場景本模板廣泛應用于以下場景：新供應商準入：企業(yè)首次合作前，對供應商的基本信息、資質文件進行系統(tǒng)性審核與登記?，F有供應商年度復審：定期對合作中供應商的資質有效性、履約表現進行綜合評估。供應商分類管理：根據資質等級、合作類型（如戰(zhàn)略供應商、普通供應商、備用供應商）對供應商進行差異化分類。風險預警與合規(guī)管控：通過資質動態(tài)監(jiān)控，及時發(fā)覺供應商資質過期、違規(guī)等問題，降低合作風險。（二）核心價值標準化管理：統(tǒng)一信息采集與審核標準，避免因人工操作差異導致的管理漏洞。風險控制：通過嚴格的資質審核，篩選具備合法經營能力與專業(yè)資質的供應商，減少合作風險。效率提升：規(guī)范流程減少重復溝通，加速供應商準入與復審周期，保障供應鏈連續(xù)性。數據支撐：集中化供應商信息庫為企業(yè)采購決策、成本分析、績效評估提供數據基礎。二、供應商信息管理全流程操作指南（一）供應商準入申請操作主體：采購部對接人、供應商操作步驟：發(fā)起申請：供應商向企業(yè)采購部提交《供應商準入申請函》，明確合作意向（如產品類型、合作模式）。材料準備：供應商需同步提交以下基礎材料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照復印件（需在有效期內，且經營范圍涵蓋合作業(yè)務）；法定代表人身份證明復印件；企業(yè)簡介（含組織架構、生產規(guī)模、核心技術等）；相關資質證明文件（如行業(yè)許可證、ISO體系認證、3C認證等，根據行業(yè)特性補充）；近三年主要合作案例及業(yè)績證明（如有）。（二）資質材料初審操作主體：采購部專員操作步驟：完整性核驗：對照《供應商資質清單》（見模板表格1），檢查供應商提交材料是否齊全，無缺失項。有效性篩查：重點核對營業(yè)執(zhí)照、資質證書的有效期（如臨近到期需提醒供應商提前更新）、發(fā)證機關合法性（如是否為國家級/省級主管部門頒發(fā)）。初審結果反饋：材料齊全且有效：進入下一環(huán)節(jié)（資質審核與驗證）；材料不齊或無效：2個工作日內通知供應商補充或更換，逾期未處理則終止申請流程。（三）資質審核與驗證操作主體：采購部、質量部、法務部（聯合審核）操作步驟：多維度審核：質量部：審核行業(yè)相關資質（如ISO9001質量管理體系認證、產品檢測報告），評估供應商質量控制能力；法務部：審核合規(guī)性資質（如環(huán)保許可證、稅務登記證），排查法律風險（如涉訴、行政處罰記錄）；采購部：結合業(yè)務需求，審核供應商生產規(guī)模、交付能力、價格水平等。資質真實性驗證：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、發(fā)證機關官網等官方渠道，核對資質證書真?zhèn)?，避免虛假材料。審核結論：填寫《供應商資質審核表》（見模板表格2），明確審核結果（“通過”“不通過”“需補充整改”）：通過：進入信息建檔環(huán)節(jié)；不通過：3個工作日內書面通知供應商原因，納入“不合格供應商”名單；需補充整改：明確整改項（如補充某類認證），供應商在5個工作日內提交整改材料，重新審核。（四）供應商信息分類建檔操作主體：采購部數據管理員操作步驟：信息錄入：將審核通過的供應商信息錄入《供應商基本信息登記表》（見模板表格3），內容包括基礎信息、資質信息、合作信息等，保證數據準確無誤。分類標識：根據資質等級（如AAA/AA/A）、合作類型（如戰(zhàn)略供應商/普通供應商/備用供應商）對供應商進行分類標簽管理，便于后續(xù)篩選與調用。建檔歸檔：為供應商分配唯一編號（如“GYS-2024-X”），電子檔案備份至企業(yè)供應鏈管理系統(tǒng)，紙質材料裝訂存檔（保存期限不少于合作結束后3年）。（五）定期資質評審與動態(tài)更新操作主體：采購部、質量部、使用部門（如生產部、銷售部）操作步驟：評審周期：每年12月集中開展年度評審，特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥）可每半年評審一次。評審內容：資質有效性：檢查資質證書是否在有效期內，是否存在被吊銷、降級等情況；履約表現：結合合作過程中的質量合格率、交付及時率、服務響應速度等指標（參考《供應商績效評估表》）；變更情況：供應商注冊信息、股權結構、生產地址等是否發(fā)生重大變更。評審結果應用：優(yōu)秀：優(yōu)先增加合作份額，評為“年度優(yōu)秀供應商”；合格：維持現有合作，持續(xù)跟蹤；不合格：發(fā)出《整改通知書》，限期30天整改；整改仍不通過或資質過期未續(xù)約，啟動供應商退出流程。（六）供應商信息更新與退出操作主體：采購部、供應商操作步驟：信息更新：供應商發(fā)生以下變更時，需在3個工作日內書面通知企業(yè)采購部：營業(yè)執(zhí)照信息（如名稱、統(tǒng)一信用代碼、經營范圍）；資質證書（如新增、升級、到期續(xù)期）；聯系方式、銀行賬戶、生產地址等關鍵信息。采購部在收到通知后2個工作日內完成系統(tǒng)信息更新。退出流程：主動退出：供應商提前30天提交《退出申請函》，結清往來款項后，采購部辦理信息注銷手續(xù)；被動退出：因資質失效、重大違約、質量問題等被終止合作的，采購部出具《終止合作通知書》，同步更新供應商狀態(tài)為“終止合作”，并記錄退出原因。三、核心模板表格設計表格1：供應商資質清單（初審用）序號資質名稱必要性（是/否）備注說明（如適用行業(yè)）1營業(yè)執(zhí)照是需含最新年檢章2法定代表人身份證明是復印件加蓋公章3ISO9001質量管理體系認證是（制造業(yè)）部分服務業(yè)可替換為ISO90044產品質量檢測報告是由第三方權威機構出具（近1年）5環(huán)保許可證是（化工行業(yè)）/6行業(yè)特殊許可證按行業(yè)要求如食品生產許可證、醫(yī)療器械經營許可證表格2：供應商資質審核表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼申請日期資質名稱證書編號發(fā)證機關ISO9001認證–國家認監(jiān)委環(huán)保許可證X環(huán)許證[]號省生態(tài)環(huán)境廳產品質量檢測報告X質檢報告[2024]X號市質量技術監(jiān)督局審核結論□通過□不通過□需補充整改（整改期限：2024-05-17）審核部門簽字采購部：_________質量部：_________法務部：_________表格3：供應商基本信息登記表基礎信息資質信息供應商全稱科技有限公司ISO9001認證編號–統(tǒng)一社會信用代碼91110108環(huán)保許可證編號X環(huán)許證[]號注冊地址市區(qū)路號產品檢測報告編號X質檢報告[2024]X號聯系人趙*資質有效期2026-03-31聯系電話（*）1385678合作信息企業(yè)類型有限責任公司（自然人獨資）合作類型□戰(zhàn)略供應商□普通供應商□備用供應商主營業(yè)務電子元器件生產與銷售合作起始日期2024-06-01生產規(guī)模員工200人，廠房面積5000㎡年度合作金額預估500萬元備注近三年無重大質量建檔人劉*建檔日期2024-05-20四、關鍵注意事項與風險提示（一）資質審核“三查三對”原則查原件：關鍵資質證書（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）需核對原件，復印件需注明“與原件一致”并加蓋公章；查有效期：資質證書到期前3個月啟動續(xù)期審核，避免因資質過期導致合作中斷；查范圍：核對資質證書的業(yè)務范圍是否與企業(yè)合作需求匹配（如食品供應商需具備食品經營許可證）。（二）信息動態(tài)管理要求供應商信息變更（如地址、聯系人）需在3個工作日內更新，保證系統(tǒng)信息與實際一致；質量部每季度抽查供應商資質有效性，對臨近到期的資質提前1個月預警，責任到人（如采購專員*負責跟蹤）。（三）保密與合規(guī)管理供應商信息僅限采購、質量、法務等相關部門人員接觸，嚴禁泄露供應商商業(yè)秘密（如報價、技術參數）；對供應商提交的虛假材料實行“零容忍”，一經發(fā)覺立即終止合作并納入企業(yè)“供應商黑名單”，永久禁止準入。（四）異常情況處理流程資質失效：發(fā)覺供應商資質被吊銷、過期等情況，采購部需24小時內暫停新訂單，啟動供應商替換流程；重大違約：因供應商原因導致企業(yè)損失（如質量、交付延遲），需第一時間收集證據（如檢測報告、溝通記錄），通過法務部追究其法律責任。（五）跨部門協(xié)作機制采購部負責供應商對接與信息錄入，質量部負責資質審核與績效評估，法務部負責合規(guī)風險把控，各部門需