行政文件歸檔與資料管理規(guī)范一、適用范圍與工作場景本規(guī)范適用于各類企事業(yè)單位、社會團體及機關(guān)的行政文件與資料管理工作，涵蓋日常辦公中產(chǎn)生的文件、合同、會議紀要、審批材料、檔案資料等全生命周期管理場景。具體包括：日常行政文件：通知、通報、請示、報告、函件等；項目管理資料：項目立項書、實施方案、進度報告、驗收材料等；合同協(xié)議類：各類業(yè)務合同、補充協(xié)議、審批單等；會議與活動資料：會議通知、議程、紀要、參會人員名單、活動總結(jié)等；人事與制度文件：員工檔案、崗位職責、管理制度、培訓記錄等；財務與資產(chǎn)資料：預算報表、資產(chǎn)臺賬、采購合同等（涉密財務資料按專項規(guī)定執(zhí)行）。二、行政文件歸檔管理標準化操作流程（一）文件收集與初步篩選明確收集范圍：各部門需在文件形成后3個工作日內(nèi)，將應歸檔文件移交至行政管理部門，保證文件完整、準確（如文件正本、副本、附件、審批單等齊全）。初步篩選標準：歸檔文件需為正式版本，草稿、修改稿（除非有重要批示）一般不歸檔；重復文件只保留一份，原件優(yōu)先（無原件時可用加蓋公章的復印件）；涉及國家秘密、商業(yè)秘密的文件需按保密規(guī)定單獨標注，按涉密文件流程管理。交接登記：移交人填寫《文件移交清單》（見表1），接收人核對無誤后雙方簽字確認，清單由行政管理部門留存?zhèn)洳?。（二）文件分類與編號分類標準：采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法，結(jié)合部門職能和文件類型細化，例如：一級分類：按部門劃分（如綜合部、財務部、人力資源部等）；二級分類：按文件類型劃分（如行政類、合同類、項目類、人事類等）；三級分類：按具體問題或子類劃分（如行政類下的通知、通報、會議紀要等）。編號規(guī)則：采用“部門代碼-年度-分類代碼-流水號”格式，例如：部門代碼：綜合部（ZHB）、財務部（CW）、人力資源部（RL）；分類代碼：行政類（XZ）、合同類（HT）、項目類（XM）、人事類（RS）；流水號：按文件形成順序從001起編，每年重新編號。示例：ZHB-2024-XZ-001（綜合部2024年行政類第1號文件）。標簽標注：分類完成后，在文件首頁右上角用鉛筆標注編號，電子文件需在文件名中體現(xiàn)編號，便于檢索。（三）文件整理與裝訂排序與核對：按編號順序?qū)ξ募M行排序，檢查頁碼是否連續(xù)、內(nèi)容是否完整，缺失部分需及時補充。拆釘與展平：去除文件金屬釘、回形針等易銹蝕裝訂物，展平褶皺頁面，避免長期存放導致?lián)p壞。裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，厚度超過5mm的需加裝硬質(zhì)封面；散頁文件使用不銹鋼夾或棉線裝訂，保證牢固、平整；涉密文件需使用專用密封袋封裝，標注密級和編號。（四）歸檔與移交保管歸檔時間：年度歸檔：次年3月底前完成上一年度所有文件整理歸檔；專項歸檔：項目結(jié)束后1個月內(nèi)完成項目資料歸檔；即時歸檔：重要文件（如合同、請示批復）需在辦結(jié)后5個工作日內(nèi)歸檔。歸檔介質(zhì)：紙質(zhì)文件：移交至檔案室存放，存放在符合防火、防潮、防蟲、防盜要求的檔案柜中；電子文件：同步至單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，備份至專用服務器或加密存儲設(shè)備，電子文件需與紙質(zhì)文件一致，并標注“紙質(zhì)同步歸檔”字樣。交接登記：行政管理部門填寫《文件歸檔登記表》（見表2），與檔案管理員共同核對文件數(shù)量、編號、狀態(tài)，雙方簽字確認后完成歸檔。（五）文件借閱與使用借閱權(quán)限：普通文件：部門員工經(jīng)部門負責人審批后可借閱；涉密文件：需經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導審批，僅限在指定場所查閱，不得帶出；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)行政管理部門負責人及分管領(lǐng)導審批，重要文件需報主要領(lǐng)導審批。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱登記表》（見表3），注明文件編號、名稱、借閱事由、歸還時間；審批人審批通過后，檔案管理員核對文件并發(fā)放，借閱人當場檢查文件完整性；借閱期限：普通文件不超過7個工作日，特殊文件需延期需重新申請，最長不超過15個工作日。使用規(guī)范：借閱文件不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得擅自復制（涉密文件禁止復制）；確需復制的，經(jīng)審批后由檔案管理員負責復印，并標注“復印件”及“僅供XX用途”字樣；借閱文件需按時歸還，歸還時檔案管理員檢查文件是否完好，如有損壞或丟失，按單位相關(guān)規(guī)定處理。（六）到期鑒定與銷毀保管期限鑒定：檔案管理部門每年6月對到期文件進行鑒定，根據(jù)《文件保管期限表》（見表4）確定是否銷毀；保管期限一般分為：永久（如單位章程、年度工作報告）、長期（10-30年，如合同、項目資料）、短期（10年以下，如通知、會議紀要）。銷毀審批：對需銷毀的文件，由檔案管理部門編制《文件銷毀清冊》，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導審批后，報主要領(lǐng)導簽字確認；涉密文件銷毀需報請上級保密部門批準，由兩人以上監(jiān)銷。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文件采用碎紙機銷毀或送至指定造紙廠，保證無法還原；電子文件進行徹底刪除（低級格式化或物理銷毀），并刪除備份存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)；銷毀過程需填寫《文件銷毀記錄表》（見表5），監(jiān)銷人、銷毀人簽字確認，記錄表存檔保存2年。三、常用管理模板示例表1：文件移交清單序號文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)移交部門移交人接收人備注1ZHB-2024-XZ-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-152綜合部*明*華2CW-2024-HT-005辦公設(shè)備采購合同2024-02-208財務部*麗*華原件表2：文件歸檔登記表歸檔年度部門文件總數(shù)歸檔日期檔案管理員交接人備注2024綜合部562024-03-25*紅*明2024財務部322024-03-28*紅*麗含合同類15份表3：文件借閱登記表借閱日期文件編號文件名稱借閱部門借閱人借閱事由審批人歸還日期經(jīng)辦人備注2024-04-10ZHB-2024-XZ-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知市場部*偉查閱假期安排*強2024-04-15*紅2024-04-12CW-2024-HT-005辦公設(shè)備采購合同采購部*磊合同執(zhí)行跟進*剛2024-04-19*紅涉密，查閱場所表4：文件保管期限表（部分）文件類型保管期限備注單位年度工作計劃永久含總結(jié)、報告采購合同長期（30年）金額10萬元以上會議紀要短期（10年）部門例會、專題會議員工檔案永久含入職、離職、獎懲記錄通知、通報短期（5年）一般性行政通知表5：文件銷毀記錄表銷毀日期文件編號文件名稱分類保管期限銷毀數(shù)量監(jiān)銷人銷毀人審批人備注2024-06-20ZHB-2023-XZ-015關(guān)于2023年中秋放假的通知行政類短期（5年）1份*紅*強*剛2024-06-20RL-2022-RS-0082022年員工培訓記錄人事類長期（10年）2份*紅*強*剛已到期四、管理要點與風險提示責任明確：各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，行政管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與監(jiān)督，檔案管理員負責具體執(zhí)行與保管，保證責任到人。及時性管理：避免文件積壓，特別是時效性較強的文件（如請示、批復）需在辦結(jié)后立即歸檔，防止因拖延導致文件丟失或損壞。保密與安全：涉密文件需單獨存放，配備密碼柜和防盜設(shè)施，電子文件需加密存儲，定期進行安全備份，防止信息泄露或丟失。電子文件管理：電子文件需采用通用格式（如PDF、DOCX），避免使用過時或proprietary格式；定期對電子檔案進行病毒查殺和格式遷移，保證長期可讀。定期檢查：檔案管理部門每季度對檔案存放環(huán)境進行檢查（溫濕度、防火防盜設(shè)施），每半年對檔