采購(gòu)審批流程及模板指導(dǎo)手冊(cè)引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)管理，提升審批效率、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)，特編制本手冊(cè)。手冊(cè)涵蓋不同類(lèi)型采購(gòu)的審批邏輯、標(biāo)準(zhǔn)化模板及實(shí)操要點(diǎn)，供各部門(mén)參考執(zhí)行。一、采購(gòu)類(lèi)型與流程框架企業(yè)采購(gòu)按金額規(guī)模、采購(gòu)標(biāo)的、緊急程度分為三類(lèi)：常規(guī)小額采購(gòu)（≤[X]元）、大額專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)（>[X]元）、緊急/特殊采購(gòu)（如突發(fā)需求、固定資產(chǎn)/服務(wù)采購(gòu)）。流程核心環(huán)節(jié)為：需求發(fā)起→申請(qǐng)?zhí)顖?bào)→部門(mén)初審→財(cái)務(wù)復(fù)核→權(quán)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批→采購(gòu)執(zhí)行→檔案歸檔，不同類(lèi)型流程在“審批層級(jí)、材料要求、決策機(jī)制”上存在差異。二、分類(lèi)型流程詳解（一）常規(guī)小額采購(gòu)（≤[X]元）適用場(chǎng)景：辦公用品、日常耗材、單次金額較低的服務(wù)采購(gòu)（如快遞、臨時(shí)維修）。流程步驟：1.需求發(fā)起：使用部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)需求單》，注明采購(gòu)事由、預(yù)算金額、推薦供應(yīng)商（可選），部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)需求合理性。2.采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)員/申請(qǐng)人填報(bào)《采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)下文），附報(bào)價(jià)單（≥2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、預(yù)算歸屬說(shuō)明。3.部門(mén)初審：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核“需求必要性、預(yù)算匹配度、供應(yīng)商合規(guī)性”，1個(gè)工作日內(nèi)完成簽字。4.財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)崗核對(duì)預(yù)算余額、報(bào)銷(xiāo)科目合規(guī)性，確認(rèn)無(wú)超支風(fēng)險(xiǎn)后簽字，1個(gè)工作日內(nèi)完成。5.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)員按審批意見(jiàn)執(zhí)行采購(gòu)，保留采購(gòu)憑證（發(fā)票、訂單、驗(yàn)收單）。6.歸檔：采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，將所有材料交行政/財(cái)務(wù)歸檔。（二）大額專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)（>[X]元）適用場(chǎng)景：設(shè)備采購(gòu)、長(zhǎng)期服務(wù)外包、批量物資采購(gòu)等金額較高的項(xiàng)目。流程步驟：1.需求論證：使用部門(mén)聯(lián)合技術(shù)/財(cái)務(wù)部門(mén)出具《采購(gòu)項(xiàng)目可行性報(bào)告》，明確需求背景、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算來(lái)源、預(yù)期效益，提交分管領(lǐng)導(dǎo)初審（重點(diǎn)審核“需求合理性、預(yù)算可行性”）。2.采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)員填報(bào)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，附：可行性報(bào)告（已初審）供應(yīng)商調(diào)研表（含3家以上供應(yīng)商的資質(zhì)、報(bào)價(jià)、服務(wù)方案對(duì)比）招投標(biāo)方案（如需）或單一來(lái)源說(shuō)明（如獨(dú)家供應(yīng)商）。3.多級(jí)審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核需求與業(yè)務(wù)匹配度（1個(gè)工作日）。財(cái)務(wù)部門(mén)：復(fù)核預(yù)算、稅務(wù)合規(guī)性（2個(gè)工作日）。采購(gòu)委員會(huì)/分管副總：評(píng)審供應(yīng)商方案、成本效益（3個(gè)工作日，需召開(kāi)評(píng)審會(huì)的提前組織）?？偨?jīng)理（如金額超權(quán)限）：最終審批（2個(gè)工作日）。4.采購(gòu)執(zhí)行：招標(biāo)采購(gòu)：按《招投標(biāo)管理辦法》發(fā)布公告、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，簽訂合同。非招標(biāo)采購(gòu)：與選定供應(yīng)商談判合同條款，報(bào)法務(wù)審核后簽約。5.驗(yàn)收與付款：使用部門(mén)聯(lián)合技術(shù)/質(zhì)檢部門(mén)驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》；財(cái)務(wù)憑驗(yàn)收單、發(fā)票、合同付款，同步更新預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)。6.歸檔：項(xiàng)目完成后10個(gè)工作日內(nèi)，歸檔合同、驗(yàn)收單、付款憑證等全流程材料。（三）緊急/特殊采購(gòu)適用場(chǎng)景：突發(fā)搶修、應(yīng)急物資、臨時(shí)合規(guī)性采購(gòu)（如審計(jì)要求的補(bǔ)充材料）。流程步驟：1.緊急申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)說(shuō)明》，注明“緊急原因、采購(gòu)內(nèi)容、預(yù)算預(yù)估”，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，同步報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)口頭同意（事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽書(shū)面意見(jiàn)）。2.簡(jiǎn)化審批：小額緊急（≤[X]元）：采購(gòu)員直接采購(gòu)，2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填《采購(gòu)申請(qǐng)表》，附發(fā)票、驗(yàn)收單，經(jīng)部門(mén)+財(cái)務(wù)簽字歸檔。大額緊急（>[X]元）：分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，報(bào)總經(jīng)理特批，采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)完善所有審批材料。3.特殊要求：緊急采購(gòu)需在《采購(gòu)總結(jié)報(bào)告》中說(shuō)明“緊急事由、供應(yīng)商選擇依據(jù)（如為何未選低價(jià)供應(yīng)商）”，作為合規(guī)性佐證。三、審批模板及填寫(xiě)指南（一）核心模板清單1.《采購(gòu)需求單》（部門(mén)內(nèi)部需求發(fā)起用）2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》（全流程審批核心表單）3.《供應(yīng)商調(diào)研表》（大額采購(gòu)必附）4.《驗(yàn)收單》（采購(gòu)執(zhí)行后驗(yàn)收用）5.《采購(gòu)審批單》（匯總審批意見(jiàn)用，可選）（二）模板填寫(xiě)說(shuō)明（以《采購(gòu)申請(qǐng)表》為例）字段名稱(chēng)填寫(xiě)要求注意事項(xiàng)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)清晰描述標(biāo)的：如“2024年Q2辦公打印紙采購(gòu)”“服務(wù)器升級(jí)項(xiàng)目（含安裝調(diào)試）”避免模糊表述（如“辦公用品”需細(xì)化品類(lèi)、數(shù)量）預(yù)算金額精確到元，注明預(yù)算歸屬（如“行政部2024辦公經(jīng)費(fèi)-耗材科目”）需與財(cái)務(wù)預(yù)算科目匹配，超預(yù)算需單獨(dú)說(shuō)明采購(gòu)方式勾選：直購(gòu)/比價(jià)/招標(biāo)/單一來(lái)源單一來(lái)源需附《單一來(lái)源說(shuō)明》（如專(zhuān)利產(chǎn)品、獨(dú)家代理）供應(yīng)商信息名稱(chēng)、聯(lián)系人、報(bào)價(jià)、服務(wù)條款（≥2家，大額≥3家）需提供供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)（復(fù)印件加蓋公章）采購(gòu)事由說(shuō)明“為何采購(gòu)、預(yù)期效益”：如“因現(xiàn)有打印機(jī)故障頻發(fā)，采購(gòu)新設(shè)備提升辦公效率”需體現(xiàn)需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性審批意見(jiàn)欄初審/復(fù)核/終審人填寫(xiě)：“同意，按預(yù)算執(zhí)行”“需補(bǔ)充供應(yīng)商資質(zhì)證明，暫緩審批”禁止僅簽姓名，需明確意見(jiàn)（同意/不同意/補(bǔ)充材料）四、實(shí)操注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）合規(guī)性要點(diǎn)1.供應(yīng)商管理：首次合作供應(yīng)商需提交“營(yíng)業(yè)執(zhí)照、開(kāi)戶(hù)許可證、資質(zhì)證書(shū)”（如涉及特殊行業(yè)，需提供行業(yè)許可，如食品經(jīng)營(yíng)許可證）。2.預(yù)算管控：超預(yù)算采購(gòu)需先提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)+分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可啟動(dòng)采購(gòu)流程。3.招投標(biāo)要求：符合《招標(biāo)投標(biāo)法》的項(xiàng)目（如工程、服務(wù)≥[X]元），必須通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)，禁止拆分項(xiàng)目規(guī)避招標(biāo)。（二）效率提升技巧1.材料預(yù)審：提交審批前，先由部門(mén)文員檢查材料完整性（如報(bào)價(jià)單是否蓋章、預(yù)算說(shuō)明是否清晰），避免反復(fù)退回。2.線上審批：通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起流程，可實(shí)時(shí)追蹤審批進(jìn)度，@相關(guān)人催辦（備注“緊急”需說(shuō)明原因）。3.模板復(fù)用：常用采購(gòu)項(xiàng)目（如月度耗材）可復(fù)用歷史審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，僅更新數(shù)量、金額。（三）常見(jiàn)問(wèn)題解答1.Q：審批人臨時(shí)出差，流程卡住怎么辦？A：可通過(guò)OA系統(tǒng)“委托審批”功能，由出差人指定代理人（需提前報(bào)備行政部），或電話溝通后先執(zhí)行，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽。2.Q：供應(yīng)商報(bào)價(jià)低于預(yù)算，能否直接采購(gòu)？A：需按流程審批，低價(jià)需說(shuō)明“是否為有效競(jìng)爭(zhēng)、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)”，禁止因低價(jià)跳過(guò)審批環(huán)節(jié)。3.Q：驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，如何處理？