企業(yè)勞動(dòng)合同管理全流程操作手冊(cè)一、勞動(dòng)合同管理的前期準(zhǔn)備工作（一）用工主體資格合規(guī)性審查企業(yè)開展用工活動(dòng)前，需確認(rèn)自身及勞動(dòng)者的主體資格符合法律要求。對(duì)企業(yè)而言，需核查營業(yè)執(zhí)照、勞務(wù)派遣或人力資源服務(wù)許可（如需）等證照的有效性；分支機(jī)構(gòu)用工的，需明確是否獲得總公司授權(quán)或具備獨(dú)立用工主體資格（如分公司依法登記且取得營業(yè)執(zhí)照的，可作為用人單位與勞動(dòng)者訂立合同）。對(duì)勞動(dòng)者，需審查其年齡（是否年滿16周歲、是否已達(dá)退休年齡）、學(xué)歷資質(zhì)（與崗位要求是否匹配）、勞動(dòng)關(guān)系狀態(tài)（是否與其他用人單位存續(xù)勞動(dòng)關(guān)系，避免雙重用工風(fēng)險(xiǎn)），必要時(shí)要求勞動(dòng)者提供離職證明或無勞動(dòng)關(guān)系承諾書。（二）崗位與規(guī)章制度合規(guī)梳理1.崗位體系與用工模式設(shè)計(jì)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求明確崗位性質(zhì)（全日制/非全日制、固定期限/無固定期限、勞務(wù)派遣/勞務(wù)外包等），區(qū)分核心崗位與輔助崗位的用工策略。例如，核心技術(shù)崗位可優(yōu)先簽訂無固定期限合同以穩(wěn)定團(tuán)隊(duì)，季節(jié)性用工可采用以完成一定任務(wù)為期限的合同。2.規(guī)章制度民主程序與公示：涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度（如考勤、薪酬、獎(jiǎng)懲制度），需經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工討論，與工會(huì)或職工代表平等協(xié)商確定。制度生效后，需通過培訓(xùn)簽到、員工手冊(cè)簽收、OA系統(tǒng)公示等方式留存公示證據(jù)，避免因程序瑕疵導(dǎo)致制度無效。（三）勞動(dòng)合同文書模板標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)合同模板需包含《勞動(dòng)合同法》第十七條規(guī)定的必備條款（用人單位信息、勞動(dòng)者信息、合同期限、工作內(nèi)容與地點(diǎn)、工作時(shí)間與休息休假、勞動(dòng)報(bào)酬、社保、勞動(dòng)保護(hù)等），同時(shí)結(jié)合企業(yè)需求補(bǔ)充個(gè)性化條款：試用期條款：試用期期限需符合“勞動(dòng)合同期限三個(gè)月以上不滿一年的，試用期不得超過一個(gè)月；一年以上不滿三年的，不得超過二個(gè)月；三年以上固定期限和無固定期限的，不得超過六個(gè)月”的規(guī)定，且試用期工資不得低于本單位相同崗位最低檔工資或合同約定工資的80%，并不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)。保密與競業(yè)限制條款：對(duì)涉密崗位，可約定保密義務(wù)及競業(yè)限制期限（不超過離職后2年）、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（離職后按月支付，標(biāo)準(zhǔn)不低于勞動(dòng)合同解除或終止前十二個(gè)月平均工資的30%且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY）、違約金（僅限違反競業(yè)限制約定的情形）。送達(dá)條款：約定勞動(dòng)者聯(lián)系地址及送達(dá)效力（如“本合同載明的聯(lián)系地址為雙方文書送達(dá)地址，一方地址變更未書面通知的，視為送達(dá)有效”），避免解除合同或通知時(shí)因送達(dá)問題產(chǎn)生爭議。二、勞動(dòng)合同的訂立階段操作要點(diǎn)（一）入職審查與簽約時(shí)機(jī)1.入職資料核查：要求勞動(dòng)者填寫《入職信息登記表》，如實(shí)填報(bào)個(gè)人信息（學(xué)歷、工作經(jīng)歷、健康狀況等），并附身份證、學(xué)歷證、資格證書等復(fù)印件。若發(fā)現(xiàn)勞動(dòng)者提供虛假信息，企業(yè)可依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第二十六條以“欺詐”為由主張合同無效。2.簽約時(shí)間要求：自用工之日起一個(gè)月內(nèi)訂立書面勞動(dòng)合同。超過一個(gè)月不滿一年未訂立的，需向勞動(dòng)者每月支付二倍工資；滿一年未訂立的，視為已訂立無固定期限勞動(dòng)合同，且需補(bǔ)簽書面合同。（二）合同形式與內(nèi)容確認(rèn)1.書面形式的必要性：勞動(dòng)合同必須采用書面形式（包括紙質(zhì)或電子勞動(dòng)合同，電子合同需確保簽署主體身份真實(shí)、簽署過程可追溯、合同內(nèi)容不可篡改）。2.內(nèi)容協(xié)商與簽署：合同條款需與勞動(dòng)者充分溝通，避免“格式條款”排除勞動(dòng)者主要權(quán)利。雙方簽字蓋章后，需向勞動(dòng)者交付一份合同文本，留存簽收記錄。對(duì)非全日制用工（以小時(shí)計(jì)酬，平均每日工作不超過4小時(shí)，每周不超過24小時(shí)），可訂立口頭協(xié)議，但需留存考勤、工資支付等記錄。三、勞動(dòng)合同的履行與變更管理（一）日常履行的合規(guī)要點(diǎn)1.勞動(dòng)報(bào)酬支付：工資需以貨幣形式按月足額支付（遇節(jié)假日或休息日提前支付），不得克扣或無故拖欠。工資結(jié)構(gòu)中，基本工資不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)，績效、獎(jiǎng)金等需明確計(jì)算方式及支付周期。2.社會(huì)保險(xiǎn)繳納：自用工之日起30日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理社保登記，按時(shí)足額繳納五險(xiǎn)。若勞動(dòng)者自愿放棄社保，需簽訂書面協(xié)議（但該協(xié)議因違反法律強(qiáng)制性規(guī)定而無效，企業(yè)仍需承擔(dān)補(bǔ)繳責(zé)任，故建議通過合規(guī)流程引導(dǎo)勞動(dòng)者參保）。3.工作時(shí)間與休息休假：區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)（每日8小時(shí)、每周40小時(shí)）、綜合計(jì)算工時(shí)（需經(jīng)勞動(dòng)行政部門審批，以周/月/季/年為周期綜合計(jì)算工時(shí)，超時(shí)部分按1.5倍工資支付）、不定時(shí)工時(shí)（需審批，無固定工作時(shí)間，無加班費(fèi)，但法定節(jié)假日工作需支付3倍工資）。勞動(dòng)者依法享受的年假、病假、產(chǎn)假等假期，需按規(guī)定支付工資或補(bǔ)貼。（二）勞動(dòng)合同的變更操作變更勞動(dòng)合同需雙方協(xié)商一致，采用書面形式（變更協(xié)議需明確變更內(nèi)容、生效時(shí)間）。常見變更情形包括崗位調(diào)整、薪酬變動(dòng)、工作地點(diǎn)變更等。若因客觀情況重大變化（如企業(yè)搬遷、業(yè)務(wù)調(diào)整）導(dǎo)致合同無法履行，企業(yè)需與勞動(dòng)者協(xié)商變更，協(xié)商不成的，可依法解除合同（需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）。*注意*：調(diào)崗需具備合理性（如與原崗位關(guān)聯(lián)度高、不降低工資待遇、無侮辱性或懲罰性），否則可能被認(rèn)定為違法變更。四、勞動(dòng)合同的解除與終止管理（一）解除的法定情形與操作流程1.勞動(dòng)者單方解除：預(yù)告解除：提前30日以書面形式通知（試用期內(nèi)提前3日），企業(yè)無需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。即時(shí)解除：企業(yè)存在未及時(shí)足額支付工資、未繳社保、規(guī)章制度違法損害勞動(dòng)者權(quán)益等情形，勞動(dòng)者可即時(shí)解除并要求經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（按工作年限，每滿1年支付1個(gè)月工資，6個(gè)月以上不滿1年按1年算，不滿6個(gè)月支付半個(gè)月工資）。2.企業(yè)單方解除：過失性解除：勞動(dòng)者嚴(yán)重違反規(guī)章制度、嚴(yán)重失職給企業(yè)造成重大損害、被依法追究刑事責(zé)任等，企業(yè)可即時(shí)解除，無需支付補(bǔ)償，但需舉證證明“嚴(yán)重違反”的標(biāo)準(zhǔn)（需在規(guī)章制度中明確量化，如“連續(xù)曠工3日或年度累計(jì)曠工5日”）。無過失性解除：勞動(dòng)者患病或非因工負(fù)傷醫(yī)療期滿后不能勝任原工作、經(jīng)培訓(xùn)或調(diào)崗仍不能勝任、客觀情況重大變化導(dǎo)致合同無法履行且協(xié)商變更不成的，企業(yè)需提前30日書面通知或支付代通知金（1個(gè)月工資），并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。經(jīng)濟(jì)性裁員：企業(yè)符合“破產(chǎn)重整、生產(chǎn)經(jīng)營嚴(yán)重困難、轉(zhuǎn)產(chǎn)等客觀經(jīng)濟(jì)情況變化”且履行法定程序（提前30日向工會(huì)或全體職工說明情況，聽取意見后向勞動(dòng)行政部門報(bào)告），可裁減人員，需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。優(yōu)先留用與企業(yè)訂立較長期限固定合同、無固定合同、家庭無其他就業(yè)人員且有需要扶養(yǎng)的老人或未成年人的勞動(dòng)者。（二）終止的法定情形與待遇勞動(dòng)合同終止的情形包括合同期滿、勞動(dòng)者開始依法享受基本養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇、勞動(dòng)者死亡或被宣告死亡/失蹤、企業(yè)被吊銷執(zhí)照/責(zé)令關(guān)閉/撤銷或破產(chǎn)等。合同期滿終止的，除企業(yè)維持或提高條件續(xù)訂而勞動(dòng)者不同意的情形外，企業(yè)需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。終止時(shí)需在15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理社保停保、檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，并出具終止勞動(dòng)合同證明。五、勞動(dòng)合同檔案管理規(guī)范（一）檔案分類與保管1.合同檔案：按員工姓名或工號(hào)分類，保存勞動(dòng)合同原件、變更協(xié)議、解除/終止證明、簽收記錄等。2.附屬檔案：入職登記表、學(xué)歷資質(zhì)復(fù)印件、離職證明、工資發(fā)放記錄、考勤記錄、社保繳納憑證等，作為合同履行的佐證材料。（二）保管期限與借閱規(guī)定保管期限：勞動(dòng)合同及相關(guān)檔案需至少保存2年（勞動(dòng)者離職后），涉及競業(yè)限制、保密協(xié)議的檔案需保存至競業(yè)限制期限屆滿。借閱權(quán)限：僅限人力資源部門及經(jīng)授權(quán)的管理人員查閱，借閱需登記，嚴(yán)禁涂改、損毀檔案。六、風(fēng)險(xiǎn)防控與爭議處理建議（一）日常風(fēng)險(xiǎn)排查定期審查勞動(dòng)合同臺(tái)賬（含簽訂時(shí)間、期限、試用期、工資結(jié)構(gòu)等），及時(shí)發(fā)現(xiàn)未簽合同、試用期超期、社保欠繳等問題并整改。對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)崗位（如高管、涉密人員）的合同，需重點(diǎn)核查競業(yè)限制、保密條款的履行情況。（二）勞動(dòng)爭議預(yù)防與應(yīng)對(duì)1.預(yù)防措施：完善規(guī)章制度并公示，加強(qiáng)員工培訓(xùn)（如合同條款解讀、考勤紀(jì)律宣導(dǎo)），建立員工溝通機(jī)制（如定期員工座談會(huì)、意見反饋渠道），及時(shí)化解矛盾。2.爭議處理：發(fā)生爭議后，優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解解決；協(xié)商不成的，可申請(qǐng)勞動(dòng)仲裁（仲裁時(shí)效為1年，從當(dāng)事人知道