2026年環(huán)保餐具科技公司會(huì)議室使用管理辦法第一章總則第一條目的為規(guī)范公司會(huì)議室的使用與管理，提高會(huì)議室使用效率，保障各類會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行，維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好，營造整潔、有序、高效的會(huì)議環(huán)境，根據(jù)公司實(shí)際情況，制定本管理辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司所有會(huì)議室的使用管理，包括大中小型會(huì)議室、多功能廳、接待室等各類會(huì)議場(chǎng)所。公司全體員工、合作伙伴及外來訪客使用會(huì)議室均應(yīng)遵守本辦法。第三條基本原則會(huì)議室使用管理應(yīng)當(dāng)遵循以下基本原則：合理分配原則，根據(jù)會(huì)議需求和會(huì)議室條件合理安排使用；優(yōu)先保障原則，優(yōu)先保障重要會(huì)議和緊急會(huì)議的使用；高效利用原則，提高會(huì)議室使用效率，避免資源浪費(fèi)；規(guī)范使用原則，嚴(yán)格按照規(guī)定程序申請(qǐng)和使用會(huì)議室；愛護(hù)設(shè)施原則，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔；安全保密原則，確保會(huì)議安全和信息保密。第四條管理目標(biāo)會(huì)議室使用管理的目標(biāo)是：建立健全會(huì)議室使用管理體系，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；提高會(huì)議室使用效率，滿足公司各類會(huì)議需求；保障會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好，延長使用壽命；營造良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議質(zhì)量；確保會(huì)議安全和信息保密，維護(hù)公司利益。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條管理體制公司會(huì)議室使用管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。行政部門是會(huì)議室管理的主管部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理工作。第六條行政部門職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的全面管理工作，主要職責(zé)包括：制定和完善會(huì)議室使用管理制度和操作規(guī)程；負(fù)責(zé)會(huì)議室使用申請(qǐng)的審核和安排；負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的采購、配置和維護(hù)；負(fù)責(zé)會(huì)議室環(huán)境的清潔和維護(hù)；負(fù)責(zé)會(huì)議室使用情況的記錄和統(tǒng)計(jì)；負(fù)責(zé)會(huì)議室使用費(fèi)用的核算和管理；處理會(huì)議室使用中的投訴和糾紛。第七條技術(shù)部門職責(zé)技術(shù)部門負(fù)責(zé)會(huì)議室技術(shù)設(shè)備的維護(hù)和管理，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)會(huì)議室音響、投影、視頻會(huì)議等技術(shù)設(shè)備的安裝和調(diào)試；負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備的日常維護(hù)和故障排除；負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備的升級(jí)和更新；為會(huì)議提供技術(shù)支持和服務(wù)；培訓(xùn)員工正確使用技術(shù)設(shè)備。第八條使用部門職責(zé)各使用部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室使用的管理工作，主要職責(zé)包括：教育本部門員工遵守會(huì)議室使用管理制度；負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室使用申請(qǐng)的統(tǒng)一提交；監(jiān)督本部門員工正確使用會(huì)議室；負(fù)責(zé)會(huì)議后的清理和整理工作；及時(shí)報(bào)告會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的故障和損壞情況。第九條使用人員職責(zé)使用人員應(yīng)當(dāng)遵守會(huì)議室使用管理制度，正確使用會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室環(huán)境整潔，愛護(hù)公共財(cái)物，按時(shí)使用和歸還會(huì)議室，及時(shí)報(bào)告設(shè)施設(shè)備故障。第三章會(huì)議室使用申請(qǐng)與審批第十條申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室應(yīng)當(dāng)提前申請(qǐng)，普通會(huì)議提前一個(gè)工作日申請(qǐng)，重要會(huì)議提前三個(gè)工作日申請(qǐng)，大型會(huì)議提前一周申請(qǐng)。因緊急情況需要臨時(shí)使用會(huì)議室的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向行政部門申請(qǐng)。第十一條申請(qǐng)方式會(huì)議室使用申請(qǐng)可以通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電話、書面等方式提出。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)當(dāng)提供詳細(xì)的會(huì)議信息，包括會(huì)議名稱、使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容、設(shè)備需求等。第十二條申請(qǐng)內(nèi)容會(huì)議室使用申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：申請(qǐng)人姓名、部門、聯(lián)系方式；會(huì)議室名稱或類型；使用日期和具體時(shí)間；會(huì)議主題和內(nèi)容；參會(huì)人數(shù)；設(shè)備和服務(wù)需求；其他特殊要求。第十三條審批程序行政部門收到會(huì)議室使用申請(qǐng)后，應(yīng)當(dāng)在一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)信息是否完整、使用時(shí)間是否沖突、設(shè)備需求是否合理等。審核通過后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并做好會(huì)議室使用安排。第十四條緊急預(yù)約因突發(fā)事項(xiàng)需要臨時(shí)使用會(huì)議室的，申請(qǐng)人可以直接聯(lián)系行政部門值班人員，說明會(huì)議內(nèi)容、預(yù)計(jì)時(shí)長和參會(huì)人數(shù)。行政部門將優(yōu)先協(xié)調(diào)空閑會(huì)議室，或與已預(yù)約部門協(xié)商調(diào)整使用時(shí)間。緊急預(yù)約僅限突發(fā)且必要的情況，不得濫用。第十五條預(yù)約變更已預(yù)約的會(huì)議室使用時(shí)間需要變更的，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)提前通知行政部門。變更申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)重新進(jìn)行審核和安排。因變更給其他使用部門造成影響的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第四章會(huì)議室使用規(guī)范與要求第十六條使用時(shí)間會(huì)議室正常使用時(shí)間為工作日的9:00至18:00。特殊情況需要在非工作時(shí)間使用的，應(yīng)當(dāng)提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。使用時(shí)間應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間執(zhí)行，不得隨意延長。第十七條使用權(quán)限公司員工、合作伙伴及經(jīng)批準(zhǔn)的外來訪客可以使用會(huì)議室。外來訪客使用會(huì)議室應(yīng)當(dāng)由公司員工陪同，并遵守相關(guān)規(guī)定。禁止將會(huì)議室用于非會(huì)議用途。第十八條設(shè)備使用使用人員應(yīng)當(dāng)正確使用會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，按照操作規(guī)程操作音響、投影、空調(diào)等設(shè)備。不得隨意移動(dòng)、拆卸或改裝會(huì)議室設(shè)備。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告，不得擅自修理。第十九條環(huán)境要求保持會(huì)議室環(huán)境整潔，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾。會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)保持安靜，避免影響其他部門工作。使用完畢后應(yīng)當(dāng)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉所有設(shè)備，關(guān)好門窗。第二十條安全要求遵守消防安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)存放易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品。熟悉消防設(shè)施位置和使用方法，掌握應(yīng)急疏散路線。發(fā)生緊急情況應(yīng)當(dāng)立即疏散并報(bào)告。第二十一條保密要求涉及公司機(jī)密的會(huì)議應(yīng)當(dāng)在保密會(huì)議室進(jìn)行，采取必要的保密措施。參會(huì)人員應(yīng)當(dāng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議資料應(yīng)當(dāng)妥善保管，使用后及時(shí)收回或銷毀。第五章會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理第二十二條設(shè)備配置根據(jù)會(huì)議室規(guī)模和使用需求，配置必要的設(shè)施設(shè)備，包括桌椅、音響、投影、白板、空調(diào)、照明等。設(shè)備配置應(yīng)當(dāng)滿足會(huì)議基本需求，保證使用效果。第二十三條設(shè)備維護(hù)建立設(shè)備維護(hù)制度，定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。日常維護(hù)包括清潔、調(diào)試、更換耗材等；定期維護(hù)包括全面檢查、保養(yǎng)、維修等。確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長使用壽命。第二十四條應(yīng)急設(shè)備配備必要的應(yīng)急設(shè)備和配件，如備用投影儀、無線麥克風(fēng)、各種連接線等。制定設(shè)備故障應(yīng)急處理方案，確保在設(shè)備故障時(shí)能夠及時(shí)啟用備用設(shè)備，保證會(huì)議正常進(jìn)行。第二十五條設(shè)備更新根據(jù)設(shè)備使用情況和技術(shù)發(fā)展，適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。設(shè)備更新應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分論證，選擇性能優(yōu)良、經(jīng)濟(jì)實(shí)用的設(shè)備。更新后的設(shè)備應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)試和培訓(xùn)，確保正常使用。第六章會(huì)議室衛(wèi)生與環(huán)境管理第二十六條清潔標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議室應(yīng)當(dāng)保持清潔衛(wèi)生，地面干凈無雜物，桌椅擺放整齊，設(shè)備清潔無塵，空氣清新無異味。墻面、門窗、天花板干凈整潔，無污漬、無灰塵。第二十七條清潔責(zé)任行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，包括每日清潔和定期深度清潔。使用部門負(fù)責(zé)會(huì)議后的即時(shí)清潔，包括清理垃圾、整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備等。第二十八條環(huán)境布置根據(jù)會(huì)議需要合理布置會(huì)議室環(huán)境，包括桌椅擺放、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。重要會(huì)議應(yīng)當(dāng)提前進(jìn)行環(huán)境布置，確保會(huì)議效果。會(huì)議結(jié)束后應(yīng)當(dāng)及時(shí)恢復(fù)會(huì)議室原狀。第二十九條綠化管理適當(dāng)配置室內(nèi)綠化植物，改善會(huì)議室環(huán)境。綠化植物應(yīng)當(dāng)定期養(yǎng)護(hù)，保持良好狀態(tài)。避免選擇對(duì)人體有害或容易引起過敏的植物。第七章違規(guī)處理與獎(jiǎng)懲第三十條違規(guī)行為有下列行為之一的，視為違規(guī)使用會(huì)議室：未按規(guī)定申請(qǐng)或未經(jīng)批準(zhǔn)使用會(huì)議室；擅自變更使用時(shí)間或延長使用時(shí)間；損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備；在會(huì)議室內(nèi)吸煙、飲食；將會(huì)議室用于非會(huì)議用途；不遵守會(huì)議秩序，影響他人工作；不配合管理人員檢查和管理。第三十一條處理措施對(duì)違規(guī)使用會(huì)議室的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令改正；情節(jié)較重的，暫停其使用會(huì)議室的權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，取消其使用會(huì)議室的資格；造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。第三十二條獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)模范遵守會(huì)議室使用管理制度，合理使用會(huì)議室，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，積極參與會(huì)議室管理的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。第三十三條監(jiān)督檢查建立會(huì)議室使用監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括制