PAGE規(guī)范完善合同管理制度一、總則（一）目的本合同管理制度旨在規(guī)范公司各類合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)和健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或者解除合同。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。合同管理委員會(huì)由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)如下：1.審議合同管理制度、流程和重大合同文本；2.研究決定合同管理工作中的重大事項(xiàng)；3.協(xié)調(diào)解決合同管理工作中的重大問題。（二）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，作為合同管理的歸口部門。合同管理部門負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和組織實(shí)施，對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行管理和監(jiān)督。其主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等工作；2.對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤、檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；3.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟、仲裁等法律事務(wù)的辦理；4.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議；5.負(fù)責(zé)與合同管理相關(guān)的其他工作。（三）合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂、履行等工作。其主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、可行性分析和商務(wù)談判等工作；2.負(fù)責(zé)合同文本的起草和修改，確保合同內(nèi)容符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定；3.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行和結(jié)算等工作，及時(shí)向合同管理部門報(bào)告合同履行情況；4.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和協(xié)調(diào)工作，積極采取措施解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；5.配合合同管理部門做好合同管理的其他工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，開展合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、可行性分析和商務(wù)談判等工作，形成合同草案。2.合同承辦部門將合同草案提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同草案的合法性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等情況進(jìn)行審批。重大合同應(yīng)當(dāng)提交合同管理委員會(huì)審議。5.合同承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。合同簽訂應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并由雙方當(dāng)事人簽字（章）確認(rèn)。6.合同承辦部門將簽訂后的合同文本原件一份交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔，同時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（二）合同文本審核合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：1.合同主體是否合法有效，是否具備簽訂合同的資格和能力；2.合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司政策的規(guī)定，是否公平合理，是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)；3.合同條款是否完整、明確，是否存在歧義或者漏洞；4.合同的簽訂、履行、變更、解除等程序是否符合規(guī)定；5.合同的違約責(zé)任是否明確，是否具有可操作性。（三）合同簽訂授權(quán)公司實(shí)行合同簽訂授權(quán)制度。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，代表公司簽訂合同。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自簽訂合同。合同簽訂授權(quán)書應(yīng)當(dāng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容，并由公司法定代表人簽字（章）確認(rèn)。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度和質(zhì)量，確保合同按照約定履行。合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促合同承辦部門采取措施解決。（二）合同變更管理合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將變更協(xié)議提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。（三）合同解除管理合同履行過程中，如需要解除合同，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將解除協(xié)議提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。（四）合同結(jié)算管理合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理合同結(jié)算手續(xù)。合同結(jié)算應(yīng)當(dāng)按照合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間進(jìn)行，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同結(jié)算情況進(jìn)行審核，確保結(jié)算符合合同約定和公司規(guī)定。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防合同承辦部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同履行過程中的管理，積極采取措施預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，避免糾紛的擴(kuò)大。（二）糾紛處理合同發(fā)生糾紛時(shí)，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并按照公司規(guī)定的程序辦理糾紛處理手續(xù)。合同管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同法律事務(wù)部門等相關(guān)部門，對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案，積極采取措施解決糾紛。（三）訴訟與仲裁合同糾紛需要通過訴訟或者仲裁解決的，合同管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同法律事務(wù)部門等相關(guān)部門，及時(shí)收集證據(jù)，起草訴訟文書或者仲裁申請(qǐng)書，辦理立案、出庭等相關(guān)手續(xù)。在訴訟或者仲裁過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和訴訟、仲裁程序的規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本原件一份交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。合同履行過程中形成的與合同有關(guān)的文件、資料等，如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)交合同管理部門進(jìn)行歸檔。（二）檔案整理合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類編號(hào)，建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)當(dāng)裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管合同管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。合同檔案應(yīng)當(dāng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（四）檔案查閱公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案應(yīng)當(dāng)在合同檔案室進(jìn)行，不得將檔案原件帶出檔案室。查閱人員應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。七、合同信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)當(dāng)建立合同信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。合同信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、結(jié)算、檔案管理等功能，能夠?qū)崟r(shí)跟蹤合同履行情況，及時(shí)預(yù)警合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)合同承辦部門應(yīng)當(dāng)按照合同信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將合同相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)錄入的信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。合同履行過程中發(fā)生的變更、解除等情況，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行更新維護(hù)。（三）系統(tǒng)使用與管理公司內(nèi)部人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定使用合同信息化管理系統(tǒng)，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司應(yīng)當(dāng)建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。公司審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審計(jì)合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的合法性和合規(guī)性、合同履行的真實(shí)性和效益性等。（二）考核評(píng)價(jià)公司應(yīng)當(dāng)建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理部門和合同承辦部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括合同簽訂質(zhì)量、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果