PAGE文書格式規(guī)范制度要求一、總則（一）目的為了確保公司各類文書的格式規(guī)范、統(tǒng)一，提高文書的質(zhì)量和處理效率，便于文書的存檔、查閱和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在各類業(yè)務活動中形成的所有文書，包括但不限于通知、報告、請示、合同、協(xié)議、會議紀要等。（三）基本原則1.合法性原則：文書格式應符合國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：文書格式應保持統(tǒng)一、規(guī)范，確保信息傳達的準確性和一致性。3.實用性原則：文書格式應便于書寫、閱讀、存檔和處理，提高工作效率。二、文書格式基本要求（一）頁面設置1.紙張：一般應采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱或標識，頁腳可設置頁碼等信息，具體要求根據(jù)實際情況確定。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，可根據(jù)文書的重要程度和篇幅適當調(diào)整字號，但應保持相對統(tǒng)一。2.正文：一般用三號仿宋體字。3.一級標題：用三號黑體字。4.二級標題：用三號楷體字加粗。5.三級標題：用三號仿宋體字加粗。（三）段落格式1.行距：一般為1.5倍行距，特殊情況可根據(jù)需要調(diào)整。2.縮進：首行縮進2個字符。（四）頁碼頁碼一般位于頁面底部居中位置，格式為“第X頁共X頁”。三、各類文書格式規(guī)范（一）通知1.標題：應準確概括通知的主要內(nèi)容，一般采用“關于[具體事項]的通知”格式。2.主送單位：頂格寫在標題下一行，應寫明具體的部門或人員名稱。3.正文：開頭應寫明通知的目的、依據(jù)等，然后詳細闡述通知的事項，結尾可提出執(zhí)行要求或注意事項。4.落款：在正文右下角寫明通知發(fā)出的部門名稱和日期。（二）報告1.標題：一般采用“關于[具體事項]的報告”格式。2.主送單位：同通知要求。3.正文：應詳細敘述報告事項的情況、原因、結果等，內(nèi)容應真實、準確、完整。4.落款：同通知要求。（三）請示1.標題：一般采用“關于[具體事項]的請示”格式。2.主送單位：只能有一個上級主管部門。3.正文：應寫明請示的原因、事項、解決方案等，語言應簡潔明了，邏輯清晰。4.落款：同通知要求。（四）合同1.標題：應明確合同的性質(zhì)和主要內(nèi)容，如“[合同名稱]合同”。2.當事人信息：應詳細寫明合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等。3.正文：應包括合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，條款應具體、明確，避免歧義。4.落款：雙方當事人應在合同尾部簽字或蓋章，并注明日期。（五）協(xié)議1.標題：同合同要求。2.當事人信息：同合同要求。3.正文：根據(jù)協(xié)議的具體內(nèi)容，明確雙方的權利義務、合作方式、保密條款等，內(nèi)容應詳細、具體。4.落款：同合同要求。（六）會議紀要1.標題：一般采用“[會議名稱]會議紀要”格式。2.會議基本信息：應寫明會議的時間、地點、主持人、參會人員等。3.正文：應準確記錄會議的主要內(nèi)容、討論的問題、形成的決議等，內(nèi)容應客觀、真實。4.落款：寫明會議紀要的整理部門和日期。四、文書格式審核與審批（一）審核流程1.文書起草完成后，起草人應首先對文書格式進行自我審核，確保符合本制度要求。2.部門負責人對本部門起草的文書格式進行審核，審核通過后簽字確認。3.涉及多個部門的文書，由主辦部門負責組織相關部門進行會簽，各部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核并簽字。4.重要文書或涉及重大事項的文書，應提交公司領導進行審批。（二）審核要點1.格式是否符合本制度規(guī)定的基本要求，包括頁面設置、字體字號、段落格式等。2.文書的標題是否準確、簡潔，能夠概括主要內(nèi)容。3.主送單位、抄送單位是否準確無誤。4.正文內(nèi)容是否條理清晰、邏輯連貫，語言表達是否準確、規(guī)范。5.落款是否完整、正確，日期是否準確。（三）審批權限1.一般性文書由部門負責人審批。2.重要文書或涉及重大事項的文書，由公司領導審批。五、文書格式的存檔與管理（一）存檔要求1.各類文書應按照年度、類別進行分類存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照規(guī)范的文件夾結構進行分類管理，文件名應簡潔明了，便于查找。3.紙質(zhì)檔案應按照檔案管理的要求進行裝訂、編號、上架，確保檔案的完整性和安全性。（二）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文書檔案的，應填寫《文書查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱公司文書檔案的，應持單位介紹信等有效證明，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。3.借閱文書檔案的，應填寫《文書借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文書檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度總結、財務報表、合同協(xié)議等。3.長期保管期限一般為[X]年