PAGE會議室用法制度規(guī)范一、總則1.目的為了規(guī)范公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保會議等活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于[具體會議室名稱列舉]等。3.基本原則會議室使用應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，優(yōu)先滿足公司重要會議、業(yè)務(wù)洽談等需求。使用者應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，保持會議室整潔衛(wèi)生。二、會議室使用申請1.申請流程各部門或個人如需使用會議室，應(yīng)提前[X]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)注明使用時間、會議主題、參會人數(shù)等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)會議室使用情況進(jìn)行審核。審核通過后，行政部門將申請表反饋給申請人，并告知其會議室的使用安排。2.申請時間常規(guī)會議應(yīng)提前[X]個工作日申請，緊急會議可在當(dāng)天提前[X]小時申請，但需說明緊急原因?？绮块T大型會議或重要活動應(yīng)提前[X]個工作日申請。3.申請信息要求會議主題應(yīng)明確、簡潔，能夠準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容。參會人數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確填寫，以便行政部門合理安排會議室。如有特殊設(shè)備需求，如投影儀、音響等，應(yīng)在申請表中注明。三、會議室安排1.行政部門職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會議室的使用，根據(jù)申請情況進(jìn)行合理調(diào)配。定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保正常使用。對于多個部門同時申請會議室的情況，應(yīng)根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。2.會議室分配原則根據(jù)會議規(guī)模和需求分配合適的會議室，避免大會議室閑置或小會議室擁擠的情況。優(yōu)先保障公司高層會議、重要業(yè)務(wù)會議等使用需求。對于臨時緊急會議，在條件允許的情況下，盡量安排合適的會議室。3.特殊情況處理若申請的會議室已被占用，行政部門應(yīng)及時與申請人溝通，協(xié)調(diào)更換其他會議室或調(diào)整使用時間。如遇會議室設(shè)備故障等特殊情況，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)人員進(jìn)行維修，并協(xié)助申請人調(diào)整會議安排。四、會議室使用規(guī)定1.使用時間使用者應(yīng)嚴(yán)格按照申請時間使用會議室，不得提前或推遲。如需延長使用時間，應(yīng)提前[X]小時向行政部門申請，經(jīng)同意后方可延長。如因特殊情況未能按時使用會議室，應(yīng)提前告知行政部門，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.人員管理參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到達(dá)會議室，不得遲到、早退。會議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會議室，以免影響會議進(jìn)行。保持會議室安靜，不得大聲喧嘩、爭吵或進(jìn)行與會議無關(guān)的活動。3.設(shè)施設(shè)備使用使用者應(yīng)愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或帶走。使用投影儀、音響等設(shè)備時，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，如有問題及時通知行政部門。會議結(jié)束后，應(yīng)將設(shè)備關(guān)閉，并整理好會議資料，保持會議室整潔。4.衛(wèi)生管理使用者應(yīng)保持會議室的衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾。會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室的桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉門窗。五、會議室維護(hù)與管理1.設(shè)施設(shè)備維護(hù)行政部門應(yīng)定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于出現(xiàn)故障或損壞的設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。根據(jù)設(shè)備的使用情況和壽命周期，適時進(jìn)行設(shè)備更新和升級。2.環(huán)境衛(wèi)生管理行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議室的環(huán)境衛(wèi)生清潔，每天至少進(jìn)行[X]次清掃，確保會議室整潔衛(wèi)生。定期對會議室的地面、桌面、門窗等進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播。3.安全管理會議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。加強(qiáng)會議室的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。使用者應(yīng)注意用電安全，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器。六、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未按規(guī)定申請使用會議室的。擅自更改會議室使用時間或占用其他會議室的。損壞會議室設(shè)施設(shè)備的。在會議室吸煙、亂扔垃圾等影響環(huán)境衛(wèi)生的。違反會議紀(jì)律，在會議期間大聲喧嘩、隨意接聽電話等影響會議進(jìn)行的。2.處理措施對于首次違規(guī)的部門或個人，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的部門或個人，行政部門將視情況給予通報批評、限制使用會議室等處罰，并將違規(guī)情況納入績效考核。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)部門或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七