PAGE項(xiàng)目簽名管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目管理，規(guī)范項(xiàng)目簽名流程，確保項(xiàng)目相關(guān)文件的有效性、真實(shí)性和可追溯性，保障公司及各參與方的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目等，涉及項(xiàng)目策劃、執(zhí)行、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類文件、合同、報(bào)告等需要簽名確認(rèn)的情況。（三）基本原則1.合法性原則：項(xiàng)目簽名活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保簽名行為的有效性和合法性。2.真實(shí)性原則：簽名人員應(yīng)如實(shí)簽署自己的姓名，確保簽名所代表的意思表示真實(shí)可靠，不得虛假簽名或冒簽他人姓名。3.完整性原則：所有參與項(xiàng)目的相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定在相應(yīng)文件上簽名，確保簽名鏈條完整，涵蓋項(xiàng)目各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和責(zé)任主體。4.及時(shí)性原則：項(xiàng)目文件在完成相應(yīng)審核、審批程序后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽名確認(rèn)，避免因拖延導(dǎo)致文件失效或影響項(xiàng)目進(jìn)度。二、簽名主體及權(quán)限（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.職責(zé)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目的主要責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施、監(jiān)控和驗(yàn)收等工作。對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度、質(zhì)量、成本等目標(biāo)負(fù)責(zé)，并協(xié)調(diào)項(xiàng)目各方資源，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。2.簽名權(quán)限項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有權(quán)簽署項(xiàng)目策劃書(shū)、項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與項(xiàng)目整體管理相關(guān)的重要文件。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)于涉及項(xiàng)目變更、資源調(diào)配、合作協(xié)議等重大事項(xiàng)的文件，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需進(jìn)行簽名確認(rèn)。（二）技術(shù)負(fù)責(zé)人1.職責(zé)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)方案的制定、審核和技術(shù)難題的解決，確保項(xiàng)目技術(shù)路線的合理性、可行性和先進(jìn)性。對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)質(zhì)量負(fù)責(zé)，指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的技術(shù)工作。2.簽名權(quán)限技術(shù)負(fù)責(zé)人有權(quán)簽署項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)可行性報(bào)告、技術(shù)變更申請(qǐng)、技術(shù)測(cè)試報(bào)告等與項(xiàng)目技術(shù)相關(guān)的文件。在項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審、技術(shù)驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，技術(shù)負(fù)責(zé)人需對(duì)相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行簽名確認(rèn)。（三）質(zhì)量負(fù)責(zé)人1.職責(zé)質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃，建立質(zhì)量管理體系，監(jiān)督項(xiàng)目質(zhì)量控制措施的執(zhí)行情況，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控和檢查。確保項(xiàng)目交付成果符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.簽名權(quán)限質(zhì)量負(fù)責(zé)人有權(quán)簽署項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量整改通知、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與項(xiàng)目質(zhì)量相關(guān)的文件。在項(xiàng)目質(zhì)量審核、質(zhì)量評(píng)估等過(guò)程中，質(zhì)量負(fù)責(zé)人需對(duì)質(zhì)量文件進(jìn)行簽名確認(rèn)。（四）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員1.職責(zé)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)各自崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)具體的項(xiàng)目工作任務(wù)，按照項(xiàng)目計(jì)劃和要求完成工作，并及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和問(wèn)題。對(duì)自己所承擔(dān)的工作質(zhì)量和進(jìn)度負(fù)責(zé)。2.簽名權(quán)限項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需在各自完成的工作文件、任務(wù)報(bào)告、工作記錄等相關(guān)資料上簽名，以確認(rèn)工作的完成情況和責(zé)任歸屬。對(duì)于涉及團(tuán)隊(duì)協(xié)作的文件，如會(huì)議紀(jì)要、協(xié)作任務(wù)分配表等，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)根據(jù)實(shí)際參與情況進(jìn)行簽名。（五）外部合作方1.職責(zé)外部合作方包括供應(yīng)商、合作伙伴、分包商等，根據(jù)與公司簽訂的合作協(xié)議，承擔(dān)相應(yīng)的項(xiàng)目工作任務(wù)，按照約定的質(zhì)量、進(jìn)度、價(jià)格等要求完成合作事項(xiàng)。2.簽名權(quán)限外部合作方需在與公司簽訂的合作合同、工作成果交付文件、費(fèi)用結(jié)算清單等相關(guān)文件上簽名。對(duì)于合作項(xiàng)目中的重要文件，如技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量保證協(xié)議等，合作方負(fù)責(zé)人也應(yīng)進(jìn)行簽名確認(rèn)，以明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、簽名流程（一）文件起草與審核1.項(xiàng)目相關(guān)人員根據(jù)工作需要起草各類項(xiàng)目文件，文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，符合項(xiàng)目要求和公司規(guī)定。2.文件起草完成后，由起草人提交至相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和完整性。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審核人應(yīng)及時(shí)與起草人溝通，提出修改意見(jiàn)，直至文件審核通過(guò)。（二）簽名申請(qǐng)與預(yù)約1.文件審核通過(guò)后，起草人應(yīng)向需要簽名的人員發(fā)送簽名申請(qǐng)，說(shuō)明文件的名稱、內(nèi)容、簽名要求及簽名截止時(shí)間等信息。2.簽名人員收到簽名申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)自己的工作安排，及時(shí)與起草人預(yù)約簽名時(shí)間。預(yù)約方式可采用郵件、即時(shí)通訊工具或電話等，確保簽名人員能夠提前做好準(zhǔn)備，按時(shí)進(jìn)行簽名。（三）現(xiàn)場(chǎng)簽名1.簽名人員按照預(yù)約時(shí)間到達(dá)指定地點(diǎn)，對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)閱讀和審核。確認(rèn)文件內(nèi)容無(wú)誤后，在相應(yīng)位置簽署自己的姓名、日期，并注明職務(wù)或身份。2.對(duì)于重要文件或涉及多方簽字的文件，應(yīng)采用當(dāng)面簽署的方式，確保簽名的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。如有特殊情況無(wú)法當(dāng)面簽名，需提前與起草人溝通并獲得同意，可采用電子簽名等合法有效的替代方式，但應(yīng)確保電子簽名的安全性和可追溯性。（四）簽名記錄與存檔1.起草人負(fù)責(zé)對(duì)簽名過(guò)程進(jìn)行記錄，記錄簽名人員的姓名、職務(wù)、簽名時(shí)間、簽名方式等信息。簽名記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，并存檔保存，以備后續(xù)查詢和追溯。2.文件簽名完成后，起草人應(yīng)及時(shí)將文件按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。歸檔文件應(yīng)確保完整、有序，便于查閱和使用。四、簽名文件的管理與保存（一）文件分類1.根據(jù)項(xiàng)目階段和文件性質(zhì)，對(duì)簽名文件進(jìn)行分類管理。主要分類包括項(xiàng)目策劃文件、技術(shù)文件、質(zhì)量文件、合同協(xié)議文件、進(jìn)度報(bào)告文件、驗(yàn)收文件等。2.每類文件可根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，如項(xiàng)目策劃文件可分為項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總體計(jì)劃等；技術(shù)文件可分為技術(shù)方案、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)說(shuō)明書(shū)等。（二）文件編號(hào)1.為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)簽名文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠反映文件的類別、項(xiàng)目名稱、年份和順序號(hào)等信息。2.例如，項(xiàng)目策劃文件的編號(hào)為“CP[項(xiàng)目名稱][年份][順序號(hào)]”，其中“CP”表示項(xiàng)目策劃文件類別，“[項(xiàng)目名稱]”為具體項(xiàng)目名稱，“[年份]”為文件生成年份，“[順序號(hào)]”為該類別文件在當(dāng)年的順序編號(hào)。（三）保存期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確定簽名文件的保存期限。一般情況下，項(xiàng)目相關(guān)文件的保存期限為自項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。2.對(duì)于涉及重要資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等關(guān)鍵事項(xiàng)的文件，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保存期限，以確保公司權(quán)益得到有效保障。（四）保存方式1.簽名文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于查找和借閱。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照文件分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱簽名文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.如需借閱簽名文件，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文件，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱簽名文件時(shí)，檔案管理部門應(yīng)做好記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱人或借閱人姓名、文件名稱和編號(hào)等信息，確保文件的查閱和借閱情況可追溯。五、簽名的變更與補(bǔ)充（一）變更原因1.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于項(xiàng)目需求變更、技術(shù)方案調(diào)整、合作關(guān)系變化等原因，可能需要對(duì)已簽名的文件進(jìn)行變更。2.變更原因應(yīng)明確、合理，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審批同意。（二）變更流程1.提出變更申請(qǐng)：由項(xiàng)目相關(guān)人員根據(jù)變更原因，填寫(xiě)變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容、理由、影響范圍及變更后的文件內(nèi)容等信息。2.審核與批準(zhǔn)：變更申請(qǐng)表提交至相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核人應(yīng)綜合考慮變更對(duì)項(xiàng)目的影響，評(píng)估變更的必要性和可行性。審核通過(guò)后，報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.變更實(shí)施：批準(zhǔn)后的變更申請(qǐng)由起草人負(fù)責(zé)對(duì)原簽名文件進(jìn)行修改，并按照簽名流程重新進(jìn)行審核、簽名和存檔。4.變更記錄：對(duì)文件變更的過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括變更申請(qǐng)時(shí)間、變更內(nèi)容、審核批準(zhǔn)情況、變更實(shí)施時(shí)間等信息，并存檔保存，以便后續(xù)查閱和追溯。（三）補(bǔ)充簽名1.在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)原簽名文件存在遺漏或需要補(bǔ)充相關(guān)信息的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充簽名。2.補(bǔ)充簽名的流程與正常簽名流程相同，由相關(guān)人員提出補(bǔ)充簽名申請(qǐng)，經(jīng)審核后進(jìn)行簽名確認(rèn)，并做好記錄和存檔工作。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的項(xiàng)目管理監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目簽名管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督部門應(yīng)定期或不定期對(duì)項(xiàng)目簽名文件進(jìn)行抽查，確保簽名流程規(guī)范、文件真實(shí)有效。（二）檢查內(nèi)容1.簽名人員的資格和權(quán)限是否符合規(guī)定，是否存在越權(quán)簽名或冒用他人名義簽名的情況。2.簽名流程是否按照規(guī)定執(zhí)行，包括文件起草、審核、申請(qǐng)、預(yù)約、簽名、記錄和存檔等環(huán)節(jié)是否完整、合規(guī)。3.簽名文件的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、清晰，是否符合項(xiàng)目要求和公司規(guī)定。4.簽名文件的管理與保存是否符合要求，包括文件分類、編號(hào)、保存期限、保存方式、查閱與借閱等方面是否規(guī)范。（三）問(wèn)題處理1.監(jiān)督檢查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和整改，制定具體的整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督部門。3.對(duì)于違反項(xiàng)目簽名管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞