PAGE整改規(guī)范歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本整改規(guī)范歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、時間、來源等因素進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司/組織各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門工作活動中形成的各類檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交公司/組織檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.按照公司/組織檔案管理制度的要求，對本部門檔案進行分類整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。4.配合公司/組織檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和意見。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時歸還檔案。5.參與檔案信息化建設，錄入檔案信息，維護檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準確和完整。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案資料。2.公司/組織各項業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、項目文件、會議記錄、工作報告、財務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等檔案資料。3.公司/組織內(nèi)部管理工作中形成的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、人事檔案、培訓資料、宣傳資料等檔案資料。4.公司/組織對外交往中形成的書信、函件、傳真、電子郵件、接待記錄等檔案資料。5.公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案資料。6.其他與公司/組織工作活動相關的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門工作活動中形成的檔案資料，確保檔案資料的完整性和及時性。2.檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要的檔案資料，應進行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、來源等因素進行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人事管理類、黨群工作類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交公司/組織檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案資料，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案資料進行初步審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案資料連同檔案移交清單一并移交公司/組織檔案管理部門，檔案管理部門進行核對驗收后，在檔案移交清單上簽字蓋章，一份留存，一份退還移交部門。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，由檔案管理部門會同相關部門進行鑒定，并報公司/組織領導批準。（四）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施。4.對電子檔案應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的安全和完整。5.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案資料。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司/組織檔案資料的，須經(jīng)公司/組織領導批準。（二）利用程序1.查閱檔案：公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、題名、日期等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱檔案：公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的類別、題名、日期、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應按照規(guī)定提供檔案，并做好借閱記錄。3.外部單位或個人查閱、借閱檔案：外部單位或個人查閱、借閱公司/組織檔案資料，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱檔案的類別、題名、日期、查閱、借閱目的等信息，經(jīng)公司/組織領導批準后，到檔案管理部門查閱、借閱。檔案管理部門應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱檔案時，應有專人在場監(jiān)督，查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.查閱、借閱檔案人員應按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員等組成。鑒定小組應按照國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應包括檔案的題名、日期、保管期限、密級、鑒定理由及處置意見等內(nèi)容。鑒定小組應在鑒定意見上簽字蓋章。（二）銷毀程序1.對已到保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定、公司/組織領導批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫檔案銷毀清單，注明檔案的類別、題名、日期、數(shù)量等信息，一式兩份，經(jīng)檔案管理部門負責人和公司/組織領導簽字確認后，一