采購流程規(guī)范化管理手冊與操作模板前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性和效率，降低采購風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊旨在為采購相關(guān)部門及人員提供標準化操作指引，統(tǒng)一采購流程節(jié)點與工具模板，保障采購工作有序開展，支持企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。一、適用范圍與應(yīng)用場景本手冊適用于企業(yè)所有類型的采購活動，包括但不限于：日常辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如咨詢、維護）等。具體應(yīng)用場景涵蓋：常規(guī)采購：可預(yù)見性、需求明確的標準化物資或服務(wù)采購；項目采購：為特定項目實施所需的定制化物資或服務(wù)采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如生產(chǎn)故障、臨時需求）需快速響應(yīng)的采購；年度框架協(xié)議采購：與選定的供應(yīng)商簽訂年度供貨協(xié)議，分批執(zhí)行的重復(fù)性采購。二、采購流程全步驟操作指引（一）需求提報與審批操作目標：明確采購需求，保證需求合理且符合預(yù)算，避免盲目采購。責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人、部門負責(zé)人、采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)。步驟說明：需求部門填寫《采購申請單》：需求部門根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)計劃、辦公需要），詳細填寫采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、用途、需求日期、交付地點等信息；對采購必要性進行簡要說明（如替代舊設(shè)備、新增業(yè)務(wù)需求等）；附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)圖紙、比價依據(jù)、項目立項審批表等）。部門負責(zé)人審核：需求部門負責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進行審核，確認需求符合部門工作計劃及企業(yè)整體目標；審核通過后，在《采購申請單》上簽字確認，提交至采購部。采購部復(fù)核：采購部對《采購申請單》的完整性、規(guī)范性進行復(fù)核，重點檢查：需求描述是否清晰、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)、是否屬于集中采購目錄等；對需求不明確或預(yù)算超標的，退回需求部門補充完善；對符合要求的，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部預(yù)算審核：財務(wù)部核對采購預(yù)算與部門年度預(yù)算、項目預(yù)算的一致性，保證資金來源合規(guī)；審核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)（如部門總監(jiān)、副總經(jīng)理）審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額及權(quán)限劃分，由相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如：金額≤1萬元，部門總監(jiān)審批；1萬元＜金額≤5萬元，副總經(jīng)理審批；金額＞5萬元，總經(jīng)理審批）；審批通過后，《采購申請單》生效，進入下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇與管理操作目標：通過規(guī)范化的供應(yīng)商篩選機制，選擇資質(zhì)合格、性價比優(yōu)、服務(wù)可靠的供應(yīng)商，建立動態(tài)供應(yīng)商管理體系。責(zé)任人：采購部、需求部門、技術(shù)部（如需）、質(zhì)檢部（如需）。步驟說明：供應(yīng)商信息收集：采購部通過公開渠道（如行業(yè)展會、招標平臺、供應(yīng)商自薦）收集潛在供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息庫》；信息包括：供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、主營業(yè)務(wù)、資質(zhì)證書（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）、過往合作案例、生產(chǎn)能力/服務(wù)能力等。供應(yīng)商資格預(yù)審：采購部根據(jù)采購需求，制定《供應(yīng)商資格預(yù)審標準》（如：注冊資本、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認證、供貨周期、售后服務(wù)響應(yīng)時間等）；對《供應(yīng)商信息庫》中的供應(yīng)商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商，形成《合格供應(yīng)商候選名單》。供應(yīng)商評估與選定：常規(guī)采購：從《合格供應(yīng)商候選名單》中選取3家及以上供應(yīng)商，進行詢價（至少2家書面報價），結(jié)合價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，選定中標供應(yīng)商；重大項目/定制化采購：組織技術(shù)部、需求部門、質(zhì)檢部組成評估小組，通過現(xiàn)場考察、樣品測試、商務(wù)談判等方式，對供應(yīng)商進行全面評估，形成評估報告，按權(quán)限審批后選定供應(yīng)商。供應(yīng)商協(xié)議簽訂：與選定供應(yīng)商簽訂《采購框架協(xié)議》或《采購合同》，明確：采購物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、付款方式、交貨期、質(zhì)量標準、違約責(zé)任、保密條款等；協(xié)議需經(jīng)法務(wù)部（如設(shè)）審核，保證條款合規(guī)。供應(yīng)商動態(tài)管理：采購部建立《供應(yīng)商績效評估表》，定期（如每季度/每年）對供應(yīng)商的交貨準時率、合格率、服務(wù)質(zhì)量、價格競爭力等進行評估；對評估不合格的供應(yīng)商，采取限期整改、暫停合作、淘汰等措施；對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，納入《戰(zhàn)略供應(yīng)商名單》，優(yōu)先合作。（三）訂單執(zhí)行與交付跟進操作目標：保證供應(yīng)商按合同約定及時、準確交付采購物品/服務(wù)，過程可控可追溯。責(zé)任人：采購部、需求部門、倉庫/使用部門。步驟說明：下達采購訂單：采購部根據(jù)審批通過的《采購申請單》及簽訂的合同，向供應(yīng)商下達《采購訂單》；《采購訂單》需明確：訂單編號、采購物品/服務(wù)信息、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、交付地點、聯(lián)系人及方式等，經(jīng)采購部負責(zé)人簽字后蓋章發(fā)出，同步抄送供應(yīng)商。交付進度跟進：采購部定期與供應(yīng)商溝通，知曉訂單生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交付；如遇可能延遲交付的情況（如供應(yīng)商生產(chǎn)故障、物流問題），供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知采購部，雙方協(xié)商解決方案（如調(diào)整交付時間、更換供應(yīng)商等）。到貨接收：供應(yīng)商按《采購訂單》約定交付物品/服務(wù)時，倉庫/使用部門核對：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，外包裝是否完好；核對無誤后，在《送貨單》上簽字確認，并留存一聯(lián)；如數(shù)量不符或包裝破損，需當場記錄，拍照留存，及時通知采購部處理。（四）驗收與質(zhì)量確認操作目標：保證采購物品/服務(wù)符合合同約定的質(zhì)量標準，杜絕不合格品入庫/投入使用。責(zé)任人：需求部門、質(zhì)檢部（如設(shè)）、采購部。步驟說明：初步驗收：需求部門/倉庫對到貨物品的外觀、數(shù)量、型號進行初步核對，填寫《到貨驗收記錄》；對服務(wù)類采購（如設(shè)備安裝、技術(shù)服務(wù)），需確認服務(wù)內(nèi)容是否完成、服務(wù)效果是否達到預(yù)期。專業(yè)驗收（如需）：對技術(shù)要求高或價值較大的物品（如生產(chǎn)設(shè)備、精密儀器），由質(zhì)檢部/技術(shù)部聯(lián)合需求部門進行專業(yè)驗收，包括：功能測試、參數(shù)檢測、質(zhì)量文件審核（如合格證、檢測報告）；填寫《專業(yè)驗收報告》，明確“合格”“不合格”或“讓步接收”（需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。驗收結(jié)果處理：驗收合格：需求部門在《驗收單》上簽字確認，物品辦理入庫手續(xù)，服務(wù)類采購進入結(jié)算環(huán)節(jié)；驗收不合格：采購部及時通知供應(yīng)商，要求其在規(guī)定期限內(nèi)（如3個工作日）退貨、更換或整改，由此產(chǎn)生的費用（如運輸費、檢測費）由供應(yīng)商承擔(dān)；整改后需重新驗收。（五）付款結(jié)算與財務(wù)處理操作目標：規(guī)范采購付款流程，保證資金支付合規(guī)、及時，維護企業(yè)財務(wù)安全。責(zé)任人：采購部、財務(wù)部、需求部門。步驟說明：結(jié)算資料提交：采購部收集完整的結(jié)算資料，包括：《采購申請單》《采購合同》《采購訂單》《驗收單》《供應(yīng)商開具的結(jié)算憑證》（需注明企業(yè)名稱、稅號、項目明細等）；核對資料一致性，保證采購數(shù)量、金額、驗收結(jié)果與合同約定一致。財務(wù)部審核：財務(wù)部對結(jié)算資料的完整性、合規(guī)性、金額準確性進行審核，重點檢查：發(fā)票信息是否與合同一致、付款條件是否滿足（如質(zhì)保金條款）、是否超預(yù)算等；審核通過后，按企業(yè)財務(wù)制度辦理付款手續(xù)（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。付款確認與歸檔：供應(yīng)商收到款項后，向采購部提供付款確認函；采購部將采購全流程資料（申請、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）整理歸檔，保證可追溯。（六）采購記錄與檔案管理操作目標：實現(xiàn)采購過程全記錄，便于后續(xù)查詢、審計及經(jīng)驗總結(jié)。責(zé)任人：采購部、檔案管理員。步驟說明：資料分類整理：采購部按“一單一檔”原則，將每筆采購的紙質(zhì)/電子資料分類整理，包括：需求類、供應(yīng)商類、訂單類、驗收類、付款類、合同類等；資料需標注清晰編號（如采購年份+流水號），便于檢索。檔案存儲與保管：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，防潮、防火、防蟲；電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，定期檢查數(shù)據(jù)完整性；檔案保管期限：常規(guī)采購不少于3年，重大項目采購不少于5年，法律另有規(guī)定的從其規(guī)定。檔案借閱與銷毀：因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)采購部負責(zé)人審批后，由檔案管理員登記借閱信息；超過保管期限的檔案，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定程序銷毀，銷毀時需有兩人監(jiān)銷，保證信息不泄露。三、標準化工具模板清單（一）需求與審批類《采購申請單》字段：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、單位、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、用途、需求日期、交付地點、支撐材料清單、部門負責(zé)人意見、采購部復(fù)核意見、財務(wù)部審核意見、審批意見（采購部負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理）?！恫少徯枨笞兏暾埍怼罚ㄈ缧瑁┳侄危涸少徤暾垎翁枴⒆兏鼉?nèi)容（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等）、變更原因、變更后預(yù)算、需求部門負責(zé)人意見、采購部意見、審批意見。（二）供應(yīng)商管理類《供應(yīng)商信息表》字段：供應(yīng)商編號、名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、成立時間、注冊資本、主營業(yè)務(wù)、資質(zhì)證書（名稱、編號、有效期）、主要產(chǎn)品/服務(wù)、過往合作項目、合作評價?！豆?yīng)商評估表》評估維度：資質(zhì)條件（20%）、價格競爭力（25%）、質(zhì)量保證（25%）、交付能力（15%）、售后服務(wù)（10%）、合作信用（5%）；評估等級：優(yōu)秀（90分以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）?！豆?yīng)商績效評估表》字段：供應(yīng)商名稱、評估周期、交貨準時率、合格率、服務(wù)質(zhì)量評分、價格穩(wěn)定性、問題響應(yīng)速度、綜合得分、改進建議、評估等級（A/B/C級）、處理措施（續(xù)約/整改/淘汰）。（三）訂單與交付類《采購訂單》字段：訂單編號、采購申請單號、供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、采購物品/服務(wù)信息（名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、單價、總金額）、交付時間、交付地點、付款方式、質(zhì)量標準、違約責(zé)任、訂單日期、采購部負責(zé)人簽字、供應(yīng)商蓋章確認?！端拓泦巍纷侄危汗?yīng)商名稱、訂單編號、送貨日期、物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、總金額、交付地點、收貨人簽字、供應(yīng)商送貨人簽字。（四）驗收與質(zhì)量類《到貨驗收記錄》字段：驗收單號、采購訂單號、供應(yīng)商名稱、驗收日期、驗收地點、物品名稱、規(guī)格、單位、應(yīng)到數(shù)量、實到數(shù)量、外觀檢查結(jié)果、數(shù)量差異說明、驗收人簽字?！秾I(yè)驗收報告》（如需）字段：驗收項目名稱、供應(yīng)商名稱、驗收日期、驗收依據(jù)（合同/技術(shù)標準）、驗收內(nèi)容（外觀、功能、參數(shù)等）、驗收結(jié)果（合格/不合格/讓步接收）、不合格項描述、整改要求、驗收小組簽字（技術(shù)、質(zhì)檢、需求部門）。（五）付款與結(jié)算類《付款申請單》字段：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購合同號、供應(yīng)商名稱、結(jié)算金額、大寫金額、付款方式、收款賬戶信息、收款方名稱、開戶行、賬號、結(jié)算事由、附件清單（合同、驗收單、發(fā)票等）、采購部意見、財務(wù)部意見、審批意見。《采購結(jié)算匯總表》字段：結(jié)算周期、供應(yīng)商名稱、采購批次、采購物品/服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、總金額、已付金額、本次申請付款金額、備注。四、關(guān)鍵操作要點與風(fēng)險提示（一）需求管理要點需求描述需具體明確，避免模糊表述（如“辦公用品一批”應(yīng)注明具體名稱、規(guī)格、數(shù)量）；嚴禁超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的，需按預(yù)算變更流程審批；緊急采購需填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批后執(zhí)行，事后補辦常規(guī)審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險提示嚴禁與未經(jīng)資格預(yù)審的供應(yīng)商開展合作，避免“關(guān)系戶”采購；供應(yīng)商資質(zhì)證書需在有效期內(nèi)，定期核查，過期未及時更新的供應(yīng)商暫停合作；避免單一供應(yīng)商依賴，對關(guān)鍵物資需培育2-3家備選供應(yīng)商，降低斷供風(fēng)險。（三）合同與訂單管理要點合同條款需嚴謹，明確質(zhì)量標準、交付時間、違約責(zé)任、爭議解決方式等，避免口頭約定；《采購訂單》內(nèi)容需與合同一致，如需變更，需雙方書面確認，避免單方面修改；合同簽訂前需經(jīng)法務(wù)部門（或指定審核人）審核，防范法律風(fēng)險。（四）驗收與付款風(fēng)險提示驗收過程需多方參與（需求部門、質(zhì)檢部、采購部），避免“一人驗收”走過場；未經(jīng)驗收或驗收不合格的物品/服務(wù)，嚴禁辦理入庫或付款，防止不合格品流入生產(chǎn)/使用環(huán)節(jié)；付款前需核對“三單