合同管理與審核流程規(guī)范手冊(cè)一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本規(guī)范手冊(cè)適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的起草、審核、簽署、履行及歸檔全流程管理，涵蓋但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。業(yè)務(wù)場(chǎng)景包括但不限于：企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴簽訂的商業(yè)合作類合同；涉及資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)許可、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等專項(xiàng)事務(wù)的合同；內(nèi)部部門間資源調(diào)配、服務(wù)委托等協(xié)作類協(xié)議。參與部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)及管理層，保證合同管理全流程合規(guī)、高效。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同發(fā)起與需求提報(bào)發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)、銷售、合作等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、核心需求等關(guān)鍵內(nèi)容。材料準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門需提供合作方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、前期溝通記錄（如談判紀(jì)要、郵件往來(lái)）、技術(shù)規(guī)格書（如涉及）等支撐材料，保證需求真實(shí)、可行。內(nèi)部審批：《合同需求申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部及財(cái)務(wù)部預(yù)審，重點(diǎn)確認(rèn)合同主體合法性、需求合規(guī)性及預(yù)算匹配性。（二）合同起草與內(nèi)容填充起草主體：法務(wù)部牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，根據(jù)已審批的《合同需求申請(qǐng)表》及合作方協(xié)商結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本。核心內(nèi)容要求：合同雙方主體信息：名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人姓名、聯(lián)系方式等需準(zhǔn)確無(wú)誤；合同標(biāo)的：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；權(quán)利義務(wù)：雙方的權(quán)利、義務(wù)、履行期限、地點(diǎn)、方式需清晰界定；付款條款：明確金額、幣種、支付方式（如電匯、承兌匯票）、付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金）、發(fā)票要求（如類型、開具時(shí)間）；違約責(zé)任：約定違約情形、違約金計(jì)算方式及爭(zhēng)議解決方式（如仲裁、訴訟）；其他特殊條款：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)補(bǔ)充保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款等。文本核對(duì)：業(yè)務(wù)部門對(duì)合同中的技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款進(jìn)行核對(duì)，保證與需求一致；法務(wù)部對(duì)法律條款、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行審核，形成《合同起草說(shuō)明》。（三）合同審核與風(fēng)險(xiǎn)控制合同審核實(shí)行“分級(jí)分類、多部門協(xié)同”原則，審核流程及要點(diǎn)審核環(huán)節(jié)責(zé)任部門審核要點(diǎn)時(shí)限要求業(yè)務(wù)初審業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同內(nèi)容與需求一致性，確認(rèn)合作方履約能力（如歷史合作記錄、資質(zhì)狀態(tài)）1個(gè)工作日法務(wù)審核法務(wù)部審查合同主體合法性、條款完備性、法律風(fēng)險(xiǎn)（如免責(zé)條款、管轄約定）、合規(guī)性2-3個(gè)工作日財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部審核金額準(zhǔn)確性、付款方式合理性、發(fā)票合規(guī)性、稅務(wù)處理及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制1-2個(gè)工作日分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管業(yè)務(wù)/法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)綜合審核業(yè)務(wù)必要性、部門意見(jiàn)及整體風(fēng)險(xiǎn)，簽署審批意見(jiàn)1個(gè)工作日管理層終審總經(jīng)理/董事會(huì)涉及重大金額（如超過(guò)XX萬(wàn)元）、戰(zhàn)略合作的合同，需管理層最終決策2-3個(gè)工作日審核反饋機(jī)制：審核部門需在《合同審核表》中明確標(biāo)注修改意見(jiàn)，反饋至起草部門；起草部門根據(jù)意見(jiàn)修訂后，重新提交審核，直至所有部門審核通過(guò)。（四）合同簽署與用印管理簽署準(zhǔn)備：審核通過(guò)的合同文本，由法務(wù)部統(tǒng)一編號(hào)（格式：XX合字〔年份〕第XX號(hào)），填寫《合同簽署用印申請(qǐng)表》，附審核通過(guò)的《合同審核表》及最終版合同文本。用印審批：《合同簽署用印申請(qǐng)表》經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至行政部（或指定用印管理部門）。簽署規(guī)范：企業(yè)法定代表人簽署的合同，需提供法定代表人證件號(hào)碼明；授權(quán)代表人簽署的，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）；合同簽署需采用書面形式，雙方簽字/蓋章處需清晰、完整，企業(yè)公章需為合同專用章或公章（禁止使用財(cái)務(wù)章、部門章）；涉及多頁(yè)合同的，需加蓋騎縫章。簽署后交付：合同簽署完成后，原件由行政部（或法務(wù)部）統(tǒng)一收取，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)需要領(lǐng)取復(fù)印件，合作方提供的合同原件需歸入合同檔案。（五）合同履行與過(guò)程跟蹤履行責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)），及時(shí)向法務(wù)部、財(cái)務(wù)部反饋履行情況。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若發(fā)覺(jué)合作方可能存在違約風(fēng)險(xiǎn)（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)提交《合同履行風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告》，說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)情況及應(yīng)對(duì)建議，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。變更與解除：合同履行過(guò)程中需變更或解除的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更/補(bǔ)充協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》，協(xié)議簽署流程參照原合同審核流程；若因合作方原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，業(yè)務(wù)部門需收集相關(guān)證據(jù)（如催告函、驗(yàn)收不合格報(bào)告），通過(guò)法律途徑維護(hù)企業(yè)權(quán)益。（六）合同歸檔與資料管理歸檔責(zé)任：合同履行完畢或終止后，由業(yè)務(wù)部門在10個(gè)工作日內(nèi)收集合同正本、簽署附件（如授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議）、履行憑證（如驗(yàn)收單、付款憑證）、溝通記錄等資料，填寫《合同歸檔清單》，移交至法務(wù)部（或檔案管理部門）。歸檔要求：合同資料需按“一合同一檔”原則整理，使用檔案盒統(tǒng)一存放，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽署日期；電子版合同需存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器，與紙質(zhì)版檔案同步管理，保證可追溯；合同保管期限：一般合同不少于10年，重大戰(zhàn)略合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同不少于20年，保管期限屆滿后按規(guī)定銷毀。三、常用模板與表單（一）合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同名稱（暫定）業(yè)務(wù)需求簡(jiǎn)述（說(shuō)明合作背景、目的、需達(dá)成的目標(biāo)）合作方信息名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：合同核心要素標(biāo)的：數(shù)量/規(guī)格：金額（大寫/小寫）：履行期限：附件清單□合作方資質(zhì)證明□技術(shù)規(guī)格書□談判紀(jì)要□其他：部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：（二）合同審核表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期業(yè)務(wù)初審意見(jiàn)（對(duì)需求一致性、合作方履約能力的審核意見(jiàn)）法務(wù)審核意見(jiàn)（對(duì)合法性、條款完備性、法律風(fēng)險(xiǎn)的審核意見(jiàn)及修改建議）財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)（對(duì)金額、付款方式、稅務(wù)合規(guī)性的審核意見(jiàn)）分管領(lǐng)導(dǎo)審批（綜合審核意見(jiàn)及決策）管理層終審（重大合同最終決策）（三）合同歸檔清單合同編號(hào)合同名稱簽署日期合作方名稱歸檔日期檔案盒編號(hào)附件清單□合同正本□補(bǔ)充協(xié)議□驗(yàn)收單□付款憑證□溝通記錄歸檔人審核人四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方需為合法存續(xù)的企業(yè)或組織，業(yè)務(wù)部門需核驗(yàn)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證），避免與無(wú)民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽約。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同中需明確雙方權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款，避免使用“按慣例”“另行約定”等模糊表述，防止條款歧義引發(fā)糾紛。審核時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，緊急合同可啟動(dòng)“加急審核流程”，但需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，保證審核質(zhì)量不受影響。用印管理風(fēng)險(xiǎn)：合同用印前需完成所有審核流程，嚴(yán)禁在空白合同或未審核合同上蓋章；用印后由行政部登記用印臺(tái)賬，記錄用印日期、合同編號(hào)、用印人等信息。保密與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：合同涉及商業(yè)秘密的，需明保證密條款及違約責(zé)任；合同內(nèi)容需符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，禁止簽訂違法違規(guī)合