教材訂購(gòu)及發(fā)放流程管理手冊(cè)一、流程概述教材訂購(gòu)與發(fā)放工作是教學(xué)保障體系的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到教學(xué)活動(dòng)的有序開展。本流程涉及教務(wù)處（統(tǒng)籌管理）、院系教學(xué)管理部門（需求提報(bào)與分發(fā)）、教材供應(yīng)商（供貨與服務(wù)）、班級(jí)/學(xué)生（領(lǐng)取與反饋）等主體，需遵循“需求精準(zhǔn)、供應(yīng)及時(shí)、發(fā)放規(guī)范、管理閉環(huán)”的原則，確保教材從需求統(tǒng)計(jì)到最終發(fā)放的全流程高效、合規(guī)。二、教材訂購(gòu)流程（一）需求統(tǒng)計(jì)與提報(bào)1.院系需求采集：各院系教學(xué)秘書結(jié)合學(xué)期教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)培養(yǎng)方案，組織任課教師確認(rèn)教材版本、數(shù)量（含必修、選修、實(shí)踐類教材），于每學(xué)期末前完成《教材需求計(jì)劃表》（含課程名稱、教材名稱、ISBN、版次、使用班級(jí)等信息）的填寫，經(jīng)院系教學(xué)負(fù)責(zé)人審核后提交至教務(wù)處。2.校級(jí)需求匯總：教務(wù)處教材管理崗對(duì)各院系提交的需求進(jìn)行匯總、校驗(yàn)（重點(diǎn)核查教材版本適配性、數(shù)量合理性），形成《校級(jí)教材需求總表》，同步反饋院系修正明顯錯(cuò)誤（如版本過時(shí)、數(shù)量偏差）。（二）供應(yīng)商選擇與合同簽訂1.供應(yīng)商評(píng)估：教務(wù)處聯(lián)合采購(gòu)管理部門，從資質(zhì)合規(guī)性（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、出版物經(jīng)營(yíng)許可）、供貨能力（歷史履約記錄、庫(kù)存保障）、服務(wù)質(zhì)量（配送時(shí)效、退換貨政策）、價(jià)格合理性（比對(duì)市場(chǎng)均價(jià)、折扣力度）四個(gè)維度，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定入圍供應(yīng)商名單。2.合同簽訂：教務(wù)處與選定供應(yīng)商簽訂《教材采購(gòu)合同》，明確教材清單、單價(jià)、總金額、交貨時(shí)間（需滿足“開學(xué)前完成到貨”要求）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如無(wú)缺頁(yè)、錯(cuò)印，版本與需求一致）、違約責(zé)任（如延遲供貨、質(zhì)量問題的賠償條款）等核心條款。（三）訂單生成與確認(rèn)1.訂單制作：教務(wù)處根據(jù)最終確認(rèn)的《校級(jí)教材需求總表》，向供應(yīng)商下達(dá)《教材訂購(gòu)單》，注明教材詳細(xì)信息、交貨地點(diǎn)（學(xué)校教材倉(cāng)庫(kù)或指定發(fā)放點(diǎn)）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。2.訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到訂單后，需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋確認(rèn)函（含預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、配送方式）；若存在缺貨、版本變更等問題，需同步提出解決方案（如替換同版次新印教材、協(xié)調(diào)其他渠道調(diào)貨），由教務(wù)處評(píng)估后決定是否調(diào)整訂單。（四）到貨驗(yàn)收與入庫(kù)1.到貨核驗(yàn)：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，教務(wù)處教材管理崗、倉(cāng)庫(kù)管理員聯(lián)合進(jìn)行驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：對(duì)照《教材訂購(gòu)單》清點(diǎn)到貨總數(shù)、分品種數(shù)量，確認(rèn)無(wú)短缺/多余；質(zhì)量檢查：隨機(jī)抽取教材檢查印刷質(zhì)量（字跡清晰、裝訂牢固）、版本信息（ISBN、版次與需求一致），若發(fā)現(xiàn)損壞、錯(cuò)版等問題，當(dāng)場(chǎng)標(biāo)記并拍照留存；單據(jù)簽收：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員填寫《教材到貨驗(yàn)收單》，由雙方簽字確認(rèn)；若驗(yàn)收不合格，當(dāng)場(chǎng)拒收并啟動(dòng)退換貨流程（依據(jù)合同條款要求供應(yīng)商補(bǔ)貨/換貨）。2.入庫(kù)管理：驗(yàn)收合格的教材由倉(cāng)庫(kù)管理員按“院系-專業(yè)-班級(jí)”分類存放，建立《教材庫(kù)存臺(tái)賬》（記錄教材名稱、數(shù)量、存放位置、入庫(kù)時(shí)間），確保賬物一致。三、教材發(fā)放流程（一）發(fā)放準(zhǔn)備1.分發(fā)清單制作：教務(wù)處根據(jù)《校級(jí)教材需求總表》和《教材庫(kù)存臺(tái)賬》，生成《教材分發(fā)清單》（按院系、專業(yè)、班級(jí)拆分，注明教材名稱、數(shù)量、領(lǐng)取人），同步通知各院系教學(xué)秘書領(lǐng)取時(shí)間、地點(diǎn)。2.教材分揀：倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)《教材分發(fā)清單》，提前1-2天完成教材分揀、打包，在包裹外標(biāo)注院系、專業(yè)、班級(jí)信息，確保發(fā)放時(shí)快速匹配。（二）發(fā)放實(shí)施1.班級(jí)領(lǐng)取制：各院系教學(xué)秘書組織班級(jí)代表（如學(xué)習(xí)委員）按通知時(shí)間到教材倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取，領(lǐng)取時(shí)需核對(duì)《教材分發(fā)清單》與實(shí)物數(shù)量、品種，確認(rèn)無(wú)誤后在《教材領(lǐng)取簽收表》上簽字，領(lǐng)取后由班級(jí)代表分發(fā)至學(xué)生。2.集中配送制（可選）：對(duì)于規(guī)模較大或距離較遠(yuǎn)的院系，教務(wù)處可協(xié)調(diào)供應(yīng)商或校內(nèi)物流，將打包好的教材直接配送至院系指定地點(diǎn)，由院系教學(xué)秘書組織簽收、分發(fā)。（三）簽收與反饋1.院系簽收：院系教學(xué)秘書收到教材后，需再次核對(duì)總數(shù)與《教材分發(fā)清單》，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)；若發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、品種錯(cuò)誤，立即聯(lián)系教務(wù)處教材管理崗核查。2.學(xué)生反饋：學(xué)生收到教材后，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題（如缺頁(yè)、錯(cuò)?。┗虬姹静环柙?個(gè)工作日內(nèi)通過班級(jí)代表反饋至院系教學(xué)秘書，由院系匯總后提交教務(wù)處處理。四、管理規(guī)范與保障措施（一）責(zé)任分工教務(wù)處：統(tǒng)籌需求匯總、供應(yīng)商管理、訂單下達(dá)、驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)放監(jiān)督，牽頭處理重大質(zhì)量/數(shù)量糾紛。院系教學(xué)管理部門：精準(zhǔn)提報(bào)需求、組織班級(jí)領(lǐng)取/分發(fā)、收集學(xué)生反饋，協(xié)助教務(wù)處優(yōu)化流程。教材供應(yīng)商：按合同要求供貨、保障質(zhì)量、配合退換貨，提供售后服務(wù)支持。倉(cāng)庫(kù)管理員：負(fù)責(zé)教材倉(cāng)儲(chǔ)管理、分揀打包、庫(kù)存臺(tái)賬維護(hù)，確保物資安全。（二）質(zhì)量管控1.事前管控：采購(gòu)前要求供應(yīng)商提供教材樣書（重點(diǎn)教材），由教務(wù)處組織任課教師審核版本適配性。2.事中管控：到貨驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行“數(shù)量+質(zhì)量”雙檢，對(duì)高價(jià)值、高需求教材增加抽檢比例。3.事后管控：建立教材質(zhì)量反饋通道，對(duì)學(xué)生反饋的問題教材，教務(wù)處聯(lián)合供應(yīng)商48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)（換貨、補(bǔ)發(fā)或退款）。（三）數(shù)據(jù)管理教務(wù)處需留存《教材需求計(jì)劃表》《校級(jí)教材需求總表》《教材訂購(gòu)單》《教材到貨驗(yàn)收單》《教材分發(fā)清單》《教材領(lǐng)取簽收表》等單據(jù)，電子版與紙質(zhì)版分別存檔，保存期限不少于3年。每學(xué)期末，教務(wù)處需統(tǒng)計(jì)教材采購(gòu)總額、各院系教材使用量、供應(yīng)商履約率等數(shù)據(jù)，形成《教材采購(gòu)與發(fā)放分析報(bào)告》，為次年采購(gòu)決策提供依據(jù)。（四）應(yīng)急處理1.缺貨應(yīng)急：若供應(yīng)商臨時(shí)缺貨，教務(wù)處需協(xié)調(diào)供應(yīng)商啟動(dòng)“調(diào)貨+優(yōu)先配送”機(jī)制，同時(shí)向院系反饋預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，必要時(shí)啟用備選供應(yīng)商。2.發(fā)放延遲：因物流、分揀失誤導(dǎo)致發(fā)放延遲，教務(wù)處需聯(lián)合院系啟動(dòng)“臨時(shí)借閱”預(yù)案（如協(xié)調(diào)圖書館調(diào)撥舊版教材、任課教師提供電子講義），確保教學(xué)不受影響。3.質(zhì)量糾紛：若出現(xiàn)批量質(zhì)量問題，教務(wù)處需立即暫停與該供應(yīng)商的合作，啟動(dòng)索賠程序，并重新遴選供應(yīng)商保障后續(xù)教學(xué)。五、常見問題及解決辦法（一）教材版本錯(cuò)誤問題表現(xiàn)：到貨教材版次、ISBN與需求不符。解決流程：院系反饋→教務(wù)處核實(shí)→通知供應(yīng)商退換貨→重新驗(yàn)收→補(bǔ)發(fā)院系，全程需在5個(gè)工作日內(nèi)完成。（二）數(shù)量不符（短缺/多余）問題表現(xiàn)：到貨或發(fā)放時(shí)教材數(shù)量與清單不一致。解決流程：短缺：供應(yīng)商補(bǔ)貨（緊急情況可先從庫(kù)存調(diào)劑）；多余：院系暫存，教務(wù)處協(xié)調(diào)用于后續(xù)教學(xué)（如選修課、補(bǔ)考）或退回供應(yīng)商，雙方更新臺(tái)賬。（三）發(fā)放延遲問題表