PAGE跟單員管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司跟單員隊伍建設(shè)，規(guī)范跟單員工作流程，提高跟單工作效率和質(zhì)量，確保公司業(yè)務(wù)順利開展，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有從事跟單工作的人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：跟單員需確保訂單信息準(zhǔn)確無誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價格等，避免因信息錯誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)糾紛。2.及時性原則：及時跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，與客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)部門等各方保持密切溝通，確保訂單按時完成。3.協(xié)調(diào)性原則：協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，確保訂單執(zhí)行過程中各環(huán)節(jié)緊密配合，順暢進(jìn)行。4.保密性原則：跟單員應(yīng)對涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶信息等嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。二、跟單員職責(zé)（一）訂單接收與確認(rèn)1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，仔細(xì)核對訂單內(nèi)容，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確。2.將訂單信息及時錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并與客戶進(jìn)行確認(rèn)，如有疑問或不清楚的地方，及時與客戶溝通澄清。3.根據(jù)訂單要求，初步評估公司的生產(chǎn)能力和資源狀況，判斷訂單是否能夠按時、按質(zhì)、按量完成。如存在問題，及時向上級匯報，并與相關(guān)部門協(xié)商解決方案。（二）生產(chǎn)安排與跟進(jìn)1.根據(jù)訂單要求，與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)計劃，明確產(chǎn)品生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)進(jìn)度等要求。2.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，定期與生產(chǎn)部門溝通，了解訂單執(zhí)行情況，及時掌握生產(chǎn)過程中的問題和困難。3.對于生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的異常情況，如原材料短缺、設(shè)備故障、人員變動等，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施解決，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。4.協(xié)助生產(chǎn)部門進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量控制，參與產(chǎn)品檢驗和測試工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。（三）供應(yīng)商管理與協(xié)調(diào)1.根據(jù)訂單需求，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等工作，確保原材料和零部件的采購成本合理、質(zhì)量可靠。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)供應(yīng)商與生產(chǎn)部門之間的溝通與銜接，確保原材料和零部件按時、按量供應(yīng)，避免因供應(yīng)問題影響生產(chǎn)進(jìn)度。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作策略，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)或更換。（四）物流與運(yùn)輸安排1.根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，安排合適的物流方式和運(yùn)輸工具，確保產(chǎn)品按時、安全送達(dá)客戶手中。2.與物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確運(yùn)輸服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及雙方責(zé)任義務(wù)等條款，并跟蹤運(yùn)輸過程。3.負(fù)責(zé)貨物的包裝、標(biāo)識、裝箱等工作，確保貨物包裝符合運(yùn)輸要求，避免在運(yùn)輸過程中受損。4.及時掌握貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物丟失等情況，及時與物流公司協(xié)商解決，并向客戶通報相關(guān)情況。（五）客戶溝通與協(xié)調(diào)1.保持與客戶的密切溝通，及時向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，解答客戶疑問，處理客戶投訴。2.定期回訪客戶，了解客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，收集客戶意見和建議，為公司改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)提供參考。3.對于客戶提出的特殊要求或變更訂單，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保能夠滿足客戶需求，并及時向客戶反饋處理結(jié)果。（六）文件與資料管理1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔與訂單相關(guān)的各類文件和資料，包括訂單合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗報告、運(yùn)輸單據(jù)等，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案管理規(guī)定，妥善保管文件資料，便于查詢和追溯訂單執(zhí)行過程。3.在訂單完成后，及時將相關(guān)文件資料進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)審計和查詢。三、工作流程（一）訂單接收流程1.客戶下達(dá)訂單后，由跟單員負(fù)責(zé)接收訂單，并進(jìn)行初步審核。2.審核訂單內(nèi)容無誤后，將訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并生成訂單編號。3.與客戶確認(rèn)訂單信息，如有需要，要求客戶提供詳細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格、技術(shù)要求等資料。4.將訂單信息發(fā)送給相關(guān)部門，包括生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等，同時召開訂單評審會議，對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行初步評估和協(xié)調(diào)。（二）生產(chǎn)安排流程1.跟單員根據(jù)訂單要求，與生產(chǎn)部門溝通確定生產(chǎn)計劃，明確產(chǎn)品生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)進(jìn)度等要求。2.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單需求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)作業(yè)計劃，并將計劃反饋給跟單員。3.跟單員跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，定期與生產(chǎn)部門核對生產(chǎn)數(shù)據(jù)，及時掌握生產(chǎn)過程中的問題和困難。4.對于生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的異常情況，如原材料短缺、設(shè)備故障、人員變動等，跟單員及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施解決，并向上級匯報。（三）采購流程1.根據(jù)生產(chǎn)計劃和訂單要求，跟單員確定所需采購的原材料和零部件清單，并選擇合適的供應(yīng)商。2.向供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期等信息。3.收集供應(yīng)商報價，進(jìn)行比價、議價，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保原材料和零部件按時、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通解決。（四）物流與運(yùn)輸流程1.根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，跟單員選擇合適的物流方式和運(yùn)輸工具，并與物流公司簽訂運(yùn)輸合同。2.安排貨物的包裝、標(biāo)識、裝箱等工作，確保貨物包裝符合運(yùn)輸要求。3.通知物流公司提貨時間和地點(diǎn)，并跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)。4.貨物到達(dá)目的地后，及時與客戶溝通，協(xié)助客戶辦理收貨手續(xù)。如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物丟失等情況，及時與物流公司協(xié)商解決，并向客戶通報相關(guān)情況。（五）客戶溝通流程1.定期與客戶溝通訂單執(zhí)行情況，及時向客戶反饋生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗結(jié)果、發(fā)貨時間等信息。2.解答客戶疑問，處理客戶投訴，對于客戶提出的問題，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.定期回訪客戶，了解客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，收集客戶意見和建議。4.對于客戶提出的特殊要求或變更訂單，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保能夠滿足客戶需求，并及時向客戶反饋處理結(jié)果。四、工作紀(jì)律（一）遵守公司規(guī)章制度跟單員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度，包括考勤制度、財務(wù)制度、保密制度等，不得違反公司規(guī)定。（二）保守公司機(jī)密跟單員在工作中接觸到的公司商業(yè)機(jī)密、客戶信息等，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。如有違反保密規(guī)定，將依法追究其法律責(zé)任。（三）廉潔自律跟單員在與供應(yīng)商、客戶等業(yè)務(wù)往來中，應(yīng)保持廉潔自律，不得接受供應(yīng)商或客戶的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，不得從事任何損害公司利益的行為。（四）按時完成工作任務(wù)跟單員應(yīng)按照公司規(guī)定的工作流程和時間要求，按時完成各項工作任務(wù)，不得拖延或推諉。對于因個人原因?qū)е碌墓ぷ餮诱`，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）積極溝通協(xié)作跟單員應(yīng)積極與公司內(nèi)部各部門之間溝通協(xié)作，保持良好的工作關(guān)系，共同推動訂單順利執(zhí)行。不得因個人原因影響部門之間的協(xié)作和工作效率。五、績效考核（一）考核指標(biāo)1.訂單完成率：考核跟單員按時、按質(zhì)、按量完成訂單的情況。2.客戶滿意度：通過客戶反饋和回訪，考核跟單員與客戶溝通協(xié)調(diào)的效果，以及客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度。3.問題解決率：考核跟單員在訂單執(zhí)行過程中，解決生產(chǎn)、采購、物流等方面問題的能力和效率。4.工作失誤率：考核跟單員在工作中出現(xiàn)的信息錯誤、溝通不暢等失誤情況。5.團(tuán)隊協(xié)作能力：考核跟單員與公司內(nèi)部各部門之間協(xié)作配合的情況。（二）考核周期績效考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合。月度考核于每月末進(jìn)行，年度考核于每年末進(jìn)行，年度考核結(jié)果以月度考核結(jié)果為基礎(chǔ)。（三）考核方式1.自我評估：跟單員每月末對自己當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評價，填寫績效考核自評表。2.上級評估：上級主管根據(jù)跟單員的工作表現(xiàn)，對其進(jìn)行評價，填寫績效考核評估表。3.客戶評價：通過客戶反饋和回訪，收集客戶對跟單員的評價意見，作為績效考核的參考依據(jù)。4.綜合評價：人力資源部門根據(jù)自我評估、上級評估和客戶評價結(jié)果，對跟單員進(jìn)行綜合評價，確定績效考核結(jié)果。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金：根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)放績效獎金?？冃И劷鹋c考核得分掛鉤，考核得分越高，績效獎金越高。2.晉升與調(diào)薪：績效考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪的重要依據(jù)。連續(xù)多個月績效考核優(yōu)秀的員工，將優(yōu)先獲得晉升機(jī)會；績效考核結(jié)果良好的員工，將根據(jù)公司薪酬政策進(jìn)行調(diào)薪。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)現(xiàn)員工存在的不足之處，為員工提供針對性的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，幫助員工提升工作能力和績效水平。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和跟單員崗位要求，制定年度培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括訂單管理、生產(chǎn)管理、采購管理、物流管理、客戶溝通技巧、質(zhì)量管理等方面的知識和技能。3.培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實踐操作等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織實施培訓(xùn)活動，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.內(nèi)部培訓(xùn)由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員擔(dān)任培訓(xùn)講師；外部培訓(xùn)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行授課；在線學(xué)習(xí)通過公司內(nèi)部學(xué)習(xí)平臺提供相關(guān)課程資源，供員工自主學(xué)習(xí)；實踐操作通過實際工作項目或案例分析，讓員工在實踐中提高工作能力。3.在培訓(xùn)過程中，鼓勵員工積極參與互動，提出問題和建議，提高培訓(xùn)的針對性和實用性。（三）培訓(xùn)效果評估1.培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、實際操作、工作表現(xiàn)等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。2.考試成績作為培訓(xùn)效果評估的重要指標(biāo)之一，考核員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度；實際操作通過模擬訂單執(zhí)行過程，考核員工運(yùn)用所學(xué)知識和技能解決實際問題的能力；工作表現(xiàn)通過觀察員工在工作中的行為和業(yè)績變化，評估培訓(xùn)對員工工作能力提升的實際效果。3.根據(jù)培訓(xùn)效果評估結(jié)果，總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)培訓(xùn)計劃的調(diào)整和優(yōu)化提供參考依據(jù)。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為跟單員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，根據(jù)員工的個人能力和職業(yè)興趣，制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。2.職