PAGE規(guī)范談話制度流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與管理，確保談話活動(dòng)的規(guī)范化、制度化，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本規(guī)范談話制度流程。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括管理人員與員工之間、員工與員工之間、部門與部門之間的各類談話活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：談話活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得侵犯員工合法權(quán)益。2.真實(shí)性原則：談話內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、客觀，不得隱瞞或歪曲事實(shí)。3.保密性原則：對(duì)于談話中涉及的機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。4.及時(shí)性原則：談話應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免拖延，確保問題得到及時(shí)解決。二、談話類型及流程（一）工作安排談話1.適用場(chǎng)景：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向下屬布置工作任務(wù)、安排項(xiàng)目進(jìn)度等。2.流程談話準(zhǔn)備：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提前梳理工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，準(zhǔn)備好相關(guān)資料。談話實(shí)施：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下屬約定談話時(shí)間和地點(diǎn)，在談話中清晰傳達(dá)工作安排，確保下屬理解任務(wù)內(nèi)容和要求。下屬如有疑問，應(yīng)及時(shí)提出，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行解答。記錄與跟進(jìn)：談話結(jié)束后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排專人記錄談話要點(diǎn)，并將工作任務(wù)納入任務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤，定期檢查工作進(jìn)展情況。（二）績(jī)效反饋談話1.適用場(chǎng)景：在績(jī)效考核周期結(jié)束后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下屬進(jìn)行績(jī)效溝通。2.流程數(shù)據(jù)收集：人力資源部門提前整理好下屬的績(jī)效考核數(shù)據(jù)，包括各項(xiàng)指標(biāo)完成情況、評(píng)分結(jié)果等。談話準(zhǔn)備：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)績(jī)效考核數(shù)據(jù)，分析下屬工作表現(xiàn)，準(zhǔn)備好談話內(nèi)容，包括優(yōu)點(diǎn)、不足、改進(jìn)建議等。談話實(shí)施：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下屬進(jìn)行一對(duì)一談話，首先肯定下屬的工作成績(jī)，然后指出存在的問題和不足，共同探討原因。提出具體的改進(jìn)建議，并與下屬協(xié)商制定改進(jìn)計(jì)劃。記錄與存檔：談話過(guò)程中，安排專人記錄談話內(nèi)容，形成績(jī)效反饋談話記錄。談話記錄經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，由人力資源部門存檔，作為后續(xù)績(jī)效改進(jìn)跟蹤和員工職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)。（三）問題解決談話1.適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工在工作中遇到問題，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門尋求幫助時(shí)進(jìn)行的談話。2.流程問題提出：?jiǎn)T工向直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出問題，說(shuō)明問題的具體情況、影響范圍及自己的初步想法。受理與分析：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人受理問題后，對(duì)問題進(jìn)行分析，判斷問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，確定解決問題的責(zé)任部門和人員。談話協(xié)調(diào)：組織相關(guān)人員進(jìn)行談話，包括問題提出者、責(zé)任部門人員、可能涉及的其他部門人員等。在談話中，各方充分溝通，分析問題產(chǎn)生的原因，共同探討解決方案。方案確定與執(zhí)行：根據(jù)談話結(jié)果，確定最終的解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。責(zé)任部門按照解決方案組織實(shí)施，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。效果評(píng)估：?jiǎn)栴}解決后，對(duì)解決效果進(jìn)行評(píng)估。如問題得到徹底解決，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；如問題未完全解決，重新分析原因，調(diào)整解決方案，直至問題得到妥善解決。（四）員工關(guān)懷談話1.適用場(chǎng)景：關(guān)注員工工作和生活狀況，給予關(guān)心和支持時(shí)進(jìn)行的談話。2.流程信息收集：通過(guò)日常觀察或與員工交流，了解員工近期的工作表現(xiàn)、情緒狀態(tài)、生活情況等方面的信息。談話準(zhǔn)備：根據(jù)收集到的信息，確定談話的重點(diǎn)和方式。準(zhǔn)備一些關(guān)心員工的話題，如工作壓力、家庭情況、個(gè)人發(fā)展等。談話實(shí)施：選擇合適的時(shí)間和地點(diǎn)，與員工進(jìn)行一對(duì)一談話。談話過(guò)程中，表達(dá)對(duì)員工的關(guān)心和關(guān)注，傾聽員工的心聲，給予情感上的支持和鼓勵(lì)。對(duì)于員工提出的困難和問題，能解決的當(dāng)場(chǎng)給予答復(fù)和幫助；不能當(dāng)場(chǎng)解決的，記錄下來(lái)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門盡快解決。反饋與跟進(jìn)：談話結(jié)束后，將談話情況反饋給相關(guān)部門或人員，并跟進(jìn)問題解決情況。定期與員工溝通，了解其工作和生活狀態(tài)是否有所改善。三、談話參與人員職責(zé)（一）談話發(fā)起者1.明確談話目的、內(nèi)容和要求，提前做好充分準(zhǔn)備。2.營(yíng)造良好的談話氛圍，引導(dǎo)談話順利進(jìn)行。3.認(rèn)真傾聽對(duì)方意見和想法，尊重對(duì)方觀點(diǎn)，保持客觀公正的態(tài)度。4.負(fù)責(zé)談話結(jié)果的落實(shí)和跟進(jìn)，確保談話達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。（二）談話參與者1.積極配合談話發(fā)起者，按時(shí)參加談話，如實(shí)提供相關(guān)信息。2.認(rèn)真傾聽談話內(nèi)容，理解談話目的，積極表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。3.對(duì)于談話中提出的問題和建議，認(rèn)真思考，積極配合解決和改進(jìn)。4.保守談話中的機(jī)密信息，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（三）記錄人員1.負(fù)責(zé)談話過(guò)程的詳細(xì)記錄，包括談話時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談話內(nèi)容要點(diǎn)等。2.記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。3.談話記錄經(jīng)談話雙方簽字確認(rèn)后，妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。四、談話時(shí)間與地點(diǎn)安排（一）時(shí)間安排1.談話應(yīng)選擇雙方都合適的時(shí)間進(jìn)行，避免與重要工作沖突。一般情況下，提前[X]個(gè)工作日預(yù)約談話時(shí)間，確保談話雙方有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。2.對(duì)于緊急問題或突發(fā)事件需要進(jìn)行談話的，應(yīng)及時(shí)安排，但也要盡量保證談話的質(zhì)量和效果。3.每次談話時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短，根據(jù)談話內(nèi)容合理確定，一般控制在[X]分鐘左右。（二）地點(diǎn)安排1.談話地點(diǎn)應(yīng)選擇安靜、舒適、不受干擾的環(huán)境，確保談話能夠順利進(jìn)行。2.公司內(nèi)部設(shè)有專門的談話室，可供各類談話使用。如因特殊情況需要在其他地點(diǎn)談話，應(yīng)提前做好安排和準(zhǔn)備。3.談話地點(diǎn)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，配備必要的辦公設(shè)備和通訊工具，以滿足談話過(guò)程中的需求。五、談話記錄與存檔（一）記錄要求1.談話記錄應(yīng)采用書面形式，使用統(tǒng)一的談話記錄模板，確保記錄格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.記錄人員應(yīng)如實(shí)記錄談話內(nèi)容，包括談話雙方的發(fā)言、討論過(guò)程、達(dá)成的共識(shí)、提出的問題和解決方案等，不得主觀臆斷或篡改記錄內(nèi)容。3.對(duì)于談話中的重要觀點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、決策結(jié)果等，應(yīng)重點(diǎn)記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）存檔管理1.談話記錄經(jīng)談話雙方簽字確認(rèn)后，由記錄人員及時(shí)將其整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照談話類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，便于查找和查閱。2.談話記錄的存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的談話記錄，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)存檔期限。3.公司內(nèi)部人員如需查閱談話記錄，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀談話記錄。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)談話制度流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對(duì)談話記錄、問題解決情況、員工反饋等進(jìn)行抽查，確保談話活動(dòng)規(guī)范、有序進(jìn)行。2.員工有權(quán)對(duì)談話過(guò)程中存在的不規(guī)范行為或違反制度的情況進(jìn)行舉報(bào)，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)受理舉報(bào)，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.將談話制度流程的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，作為評(píng)價(jià)員工工作表現(xiàn)和職業(yè)素養(yǎng)的重要指標(biāo)之一。2.對(duì)于在談話活動(dòng)中表現(xiàn)優(yōu)秀、能夠有效溝通協(xié)調(diào)、解決問題的員工，給予適當(dāng)?shù)目?jī)效加分和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反談話制度流程、不配合談話工作的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績(jī)效扣分或處罰。3.