PAGE行政中制度管理規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政事務(wù)管理，確保各項行政工作有序、高效開展，提高公司整體運營效率，保障公司各項業(yè)務(wù)順利進行，維護公司正常的工作秩序，促進公司持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、分支機構(gòu)及子公司。（三）基本原則1.合法性原則：制度的制定與執(zhí)行必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保公司運營活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行。2.規(guī)范性原則：對行政工作的各個環(huán)節(jié)進行明確規(guī)范，做到流程清晰、職責(zé)明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，避免工作中的隨意性和不確定性。3.高效性原則：以提高行政工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，確保各項行政事務(wù)能夠及時、準(zhǔn)確地處理。4.公正性原則：制度面前人人平等，在執(zhí)行過程中確保公平公正，不偏袒任何部門或個人，維護公司內(nèi)部良好的工作氛圍。5.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)變化及外部環(huán)境的變化，適時對制度進行修訂和完善，確保制度能夠適應(yīng)公司實際情況和發(fā)展需求。二、行政組織與職責(zé)（一）行政部門架構(gòu)公司行政部門設(shè)行政總監(jiān)一名，全面負責(zé)行政部門的管理工作；下設(shè)行政經(jīng)理、行政專員、后勤保障主管、人力資源專員等崗位，各崗位之間分工協(xié)作，共同完成行政部門的各項工作任務(wù)。（二）行政總監(jiān)職責(zé)1.全面負責(zé)行政部門的日常管理工作，制定行政部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.參與公司戰(zhàn)略規(guī)劃的制定，從行政角度提供專業(yè)建議和支持，確保行政工作與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。3.負責(zé)公司行政管理制度的制定、修訂和完善，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，促進部門間的溝通與協(xié)作，確保行政工作的順利開展。5.負責(zé)公司行政費用的預(yù)算編制、控制和管理工作，合理安排行政資源，提高資源利用效率。6.參與公司重要會議和活動的組織策劃工作，負責(zé)會議的籌備、組織和協(xié)調(diào)，確保會議和活動的順利進行。7.負責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)與溝通工作，維護與政府部門、合作伙伴等的良好關(guān)系，為公司發(fā)展創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。8.負責(zé)行政部門團隊建設(shè)工作，選拔、培養(yǎng)和考核行政人員，提高團隊整體素質(zhì)和工作能力。（三）行政經(jīng)理職責(zé)1.在行政總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)行政部門日常工作的具體組織和實施，確保各項工作任務(wù)按時完成。2.協(xié)助行政總監(jiān)制定行政部門工作計劃和目標(biāo)，并將工作任務(wù)分解到各個崗位，明確工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，監(jiān)督工作進度和質(zhì)量。3.負責(zé)公司行政文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔管理工作，確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.負責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作，建立健全辦公用品和設(shè)備的管理制度，合理控制費用支出。5.負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，制定環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和檢查制度，定期組織檢查，確保辦公環(huán)境整潔、舒適。6.負責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和管理工作，制定車輛管理制度，確保車輛安全、正常運行，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率。7.負責(zé)公司員工食堂、宿舍等后勤保障工作的管理，建立健全后勤保障管理制度，提高后勤服務(wù)質(zhì)量，滿足員工生活需求。8.協(xié)助行政總監(jiān)做好公司對外聯(lián)絡(luò)與溝通工作，參與公司重要會議和活動的組織策劃工作，負責(zé)相關(guān)會議和活動的具體組織和實施。9.負責(zé)行政部門員工的考勤管理工作，做好員工請假、加班等情況的記錄和統(tǒng)計工作，定期向行政總監(jiān)匯報。10.完成行政總監(jiān)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（四）行政專員職責(zé)1.負責(zé)公司行政文件的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助行政經(jīng)理做好辦公用品、設(shè)備的采購工作，參與市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和性價比。3.負責(zé)公司辦公區(qū)域的日常巡查工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決辦公區(qū)域內(nèi)存在的問題，如設(shè)施設(shè)備損壞、環(huán)境衛(wèi)生問題等。4.協(xié)助行政經(jīng)理做好公司車輛的調(diào)度和使用管理工作，負責(zé)車輛的日常維護和保養(yǎng)記錄，及時反饋車輛使用情況。5.負責(zé)公司員工食堂、宿舍等后勤保障工作的具體執(zhí)行，如食堂食材采購、宿舍設(shè)施維修等，確保后勤服務(wù)工作的正常開展。6.協(xié)助行政經(jīng)理做好公司對外聯(lián)絡(luò)與溝通工作，負責(zé)接聽和轉(zhuǎn)接公司電話，接待來訪客人，做好相關(guān)記錄和服務(wù)工作。7.負責(zé)公司行政費用的報銷工作，嚴格按照公司財務(wù)制度進行報銷，確保報銷憑證的真實性和合法性。8.完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（五）后勤保障主管職責(zé)1.全面負責(zé)公司后勤保障工作的管理和協(xié)調(diào)，制定后勤保障工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.負責(zé)公司辦公區(qū)域、員工宿舍、食堂等場所的設(shè)施設(shè)備維護和管理工作，建立健全設(shè)施設(shè)備管理制度，定期組織檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.負責(zé)公司水電、空調(diào)、電梯等能源設(shè)備的管理工作，制定能源管理制度，合理控制能源消耗，降低公司運營成本。4.負責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生管理工作的監(jiān)督和檢查，制定環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和考核制度，定期組織檢查和考核，確保辦公環(huán)境整潔、舒適。5.負責(zé)公司員工食堂的管理工作，制定食堂管理制度，確保食堂食品安全、衛(wèi)生，提高食堂服務(wù)質(zhì)量，滿足員工用餐需求。6.在行政總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)公司員工宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，為員工提供安全、舒適的住宿環(huán)境。7.負責(zé)公司后勤保障物資的采購、庫存管理工作，建立健全物資管理制度，合理控制物資庫存，確保物資供應(yīng)及時、充足。8.負責(zé)公司后勤保障工作的安全管理，制定安全管理制度，加強安全檢查和隱患排查，確保后勤保障工作安全無事故。9.完成行政總監(jiān)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（六）人力資源專員職責(zé)1.在行政總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)公司人力資源相關(guān)工作的具體執(zhí)行，包括員工招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利等方面。2.協(xié)助行政總監(jiān)制定公司人力資源管理制度和流程，確保制度的合理性和有效性，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。3.根據(jù)公司發(fā)展需求，制定員工招聘計劃，通過多種渠道進行人才招聘，篩選合適的候選人，組織面試和錄用工作。4.負責(zé)公司員工培訓(xùn)工作的組織和實施，根據(jù)員工需求和公司發(fā)展戰(zhàn)略，制定培訓(xùn)計劃，選擇合適的培訓(xùn)課程和方式，提高員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。5.建立和完善公司績效考核體系，制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)和流程，組織實施績效考核工作，對員工績效進行評估和反饋，為員工薪酬調(diào)整、晉升等提供依據(jù)。6.負責(zé)公司員工薪酬福利管理工作，根據(jù)公司薪酬政策和市場行情，制定合理的薪酬方案，核算員工工資、獎金、福利等，確保薪酬發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時性。7.負責(zé)公司員工檔案的建立、管理和維護工作，確保員工檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。8.協(xié)助行政總監(jiān)處理員工關(guān)系相關(guān)問題，如員工投訴、勞動糾紛等，維護公司與員工之間的良好關(guān)系。9.完成行政總監(jiān)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、行政事務(wù)管理（一）公文管理1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草行政文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司實際情況和相關(guān)政策法規(guī)要求，語言表達準(zhǔn)確、清晰、簡潔。2.文件審核：起草后的文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容真實、合法、合規(guī)，格式規(guī)范。審核通過后的文件提交行政部門進行統(tǒng)一編號和排版。3.文件印發(fā)：行政部門對審核后的文件進行排版、校對無誤后，按照規(guī)定的印發(fā)范圍進行印發(fā)。文件印發(fā)應(yīng)嚴格控制份數(shù)，避免浪費。4.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政部門負責(zé)將文件的紙質(zhì)版和電子版進行歸檔保存。歸檔文件應(yīng)按照類別、時間順序進行整理，便于查詢和使用。5.文件借閱：公司員工因工作需要借閱文件時，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或泄露文件內(nèi)容。（二）辦公用品管理1.采購計劃：行政部門應(yīng)根據(jù)公司辦公用品的使用情況和庫存狀況，定期制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購流程：采購計劃經(jīng)行政總監(jiān)審批后，由行政專員負責(zé)實施采購工作。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽和資質(zhì)的供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價等方式進行采購，確保采購物品的質(zhì)量和性價比。3.入庫管理：辦公用品采購到貨后，行政專員應(yīng)及時組織驗收。驗收合格的辦公用品應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫登記表》，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.領(lǐng)用管理：公司員工領(lǐng)用辦公用品時，需填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。行政專員應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上進行記錄。5.庫存盤點：行政部門應(yīng)定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，報行政總監(jiān)審閱。對于盤盈、盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，及時進行處理。（三）會議管理1.會議計劃：行政部門應(yīng)根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議的名稱、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。會議計劃經(jīng)行政總監(jiān)審批后執(zhí)行。2.會議籌備：對于重要會議，行政部門應(yīng)提前做好籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議資料的準(zhǔn)備、會議場地的布置、會議設(shè)備的調(diào)試等。會議通知應(yīng)提前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，會議資料應(yīng)在會議前[X]個工作日準(zhǔn)備好。3.會議組織：會議組織過程中，行政專員應(yīng)負責(zé)會議簽到、會議記錄、會議服務(wù)等工作。會議記錄應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，會后及時整理形成會議紀(jì)要，經(jīng)行政總監(jiān)審核后發(fā)送給參會人員。4.會議跟進：對于會議決議事項，行政部門應(yīng)負責(zé)跟進落實情況，定期向行政總監(jiān)匯報。對于未按時完成的決議事項，應(yīng)查明原因，督促相關(guān)部門盡快完成。5.會議總結(jié)：會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時對會議進行總結(jié)，分析會議效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的會議組織提供參考。(四)檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。行政檔案包括公司文件、規(guī)章制度、會議記錄、合同協(xié)議等；人事檔案包括員工個人信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等；財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表等；業(yè)務(wù)檔案包括市場調(diào)研報告、項目策劃書、客戶資料等。2.檔案收集：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交行政部門進行統(tǒng)一管理。3.檔案整理：行政部門收到檔案資料后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括分類、編號、裝訂、編目等。檔案編號應(yīng)按照一定規(guī)則進行，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案保管：行政部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保檔案資料的安全。5.檔案查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在行政部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出保管場所。檔案查閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。6.檔案銷毀：對于已過保管期限或失去保存價值的檔案，行政部門應(yīng)定期進行清理和銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)行政總監(jiān)審批后進行銷毀。檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀工作的真實性和合法性。（五）印章管理1.印章種類：公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管：公章由行政總監(jiān)指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門負責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用。3.印章使用：公司員工因工作需要使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、使用日期、使用份數(shù)等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批。審批通過后，印章保管人員方可按照申請表上注明的內(nèi)容使用印章，并在《印章使用登記表》上進行記錄。4.印章審批權(quán)限：公章的使用需經(jīng)行政總監(jiān)審批；合同專用章的使用需經(jīng)法務(wù)部門負責(zé)人和行政總監(jiān)審批；財務(wù)專用章的使用需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人和行政總監(jiān)審批；法人章的使用需經(jīng)法定代表人或其授權(quán)人審批。5.印章停用與銷毀：因公司機構(gòu)調(diào)整或其他原因需要停用印章時，行政部門應(yīng)及時通知印章保管人員將印章交回行政部門。行政部門應(yīng)對停用的印章進行封存，并按照規(guī)定程序進行銷毀。印章銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保印章銷毀工作的真實性和合法性。四、后勤保障管理（一）辦公環(huán)境管理1.環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：公司辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、干凈，地面無雜物、無污漬，桌面、文件柜等擺放整齊。公共區(qū)域應(yīng)定期進行清掃，垃圾桶應(yīng)及時清理，保持環(huán)境整潔。2.環(huán)境衛(wèi)生檢查：行政部門應(yīng)制定環(huán)境衛(wèi)生檢查制度，定期對辦公區(qū)域進行檢查。檢查內(nèi)容包括環(huán)境衛(wèi)生狀況、設(shè)施設(shè)備完好情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門或人員進行整改。3.設(shè)施設(shè)備維護：行政部門應(yīng)建立健全辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備維護管理制度，定期對設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。對于設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進行維修，確保維修工作的及時性和有效性。（二）車輛管理1.車輛調(diào)度：行政部門應(yīng)根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車輛。車輛調(diào)度應(yīng)遵循先急后緩、先公后私的原則，確保車輛使用效率最大化。2.車輛使用登記：公司員工使用車輛時，需填寫《車輛使用申請表》，注明使用車輛的車牌號、使用時間、使用事由、預(yù)計行駛里程等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)建立車輛使用登記臺賬，對車輛使用情況進行詳細記錄。3.車輛維護保養(yǎng)：行政部門應(yīng)制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行維護保養(yǎng)。車輛維護保養(yǎng)工作應(yīng)按照車輛使用說明書和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行，確保車輛性能良好、安全可靠。4.車輛安全管理：車輛駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。行政部門應(yīng)定期組織駕駛員進行安全培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。對于車輛發(fā)生的交通事故，應(yīng)及時報告行政部門，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）員工食堂管理1.食堂衛(wèi)生管理：食堂應(yīng)建立健全衛(wèi)生管理制度，確保食堂環(huán)境整潔、食品衛(wèi)生