PAGE規(guī)范采購(gòu)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購(gòu)制度的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)采購(gòu)部為公司采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司需求，制定采購(gòu)計(jì)劃，尋找合適的供應(yīng)商，組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。（三）相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.需求部門(mén)：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，參與采購(gòu)合同的審核，確保采購(gòu)資金的安全和合理使用。3.法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性，提供法律咨詢和支持，防范采購(gòu)法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)決策委員會(huì)進(jìn)行審議批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面。2.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部選擇合適數(shù)量的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)或招標(biāo)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理：采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判：采購(gòu)部與供應(yīng)商就采購(gòu)物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。2.合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部起草采購(gòu)合同，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核后，提交至公司授權(quán)代表簽字蓋章。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部根據(jù)合同條款下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.《采購(gòu)訂單》經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送至供應(yīng)商。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨前，需求部門(mén)應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，需求部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。3.如驗(yàn)收不合格，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部，采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商解決問(wèn)題，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核《付款申請(qǐng)單》的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各需求部門(mén)根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)計(jì)劃，編制本部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算，詳細(xì)列出采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息。2.采購(gòu)部匯總各部門(mén)采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度采購(gòu)預(yù)算草案。3.公司年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)后，下達(dá)至各部門(mén)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程辦理審批手續(xù)。2.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。對(duì)于超預(yù)算采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)決策委員會(huì)報(bào)告，并說(shuō)明原因和解決方案。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物資或服務(wù)，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)?；蜻M(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。在采購(gòu)談判中，爭(zhēng)取合理的價(jià)格條款，如采用固定價(jià)格、浮動(dòng)價(jià)格、套期保值等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)部應(yīng)定期組織采購(gòu)人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部應(yīng)建立完善的采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)審批文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)單等相關(guān)資料，確保采購(gòu)檔案的完整性和可追溯性。（二）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布等方面的分析。2.通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購(gòu)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。（二）考核