PAGE合同專(zhuān)員制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同專(zhuān)員的工作流程和行為準(zhǔn)則，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及合同簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)工作的合同專(zhuān)員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：合同專(zhuān)員應(yīng)秉持審慎態(tài)度，對(duì)合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致審查，確保合同合法有效、風(fēng)險(xiǎn)可控。3.協(xié)作高效原則：合同專(zhuān)員需與公司各部門(mén)密切協(xié)作，提高合同管理效率，保障公司業(yè)務(wù)順利開(kāi)展。二、合同專(zhuān)員職責(zé)（一）合同起草與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)起草各類(lèi)合同文本，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.對(duì)收到的合同初稿進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查合同主體資格、合同條款合法性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性等內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)并跟蹤落實(shí)。（二）合同簽訂管理1.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理合同簽訂手續(xù)，確保合同簽訂流程合規(guī)，各方簽字蓋章齊全、有效。2.負(fù)責(zé)合同文本的編號(hào)、歸檔，建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、合同名稱(chēng)、合同主體、合同金額、履行期限等關(guān)鍵信息，便于查詢(xún)和管理。（三）合同履行監(jiān)督1.跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.對(duì)合同履行過(guò)程中的重大事項(xiàng)或異常情況，及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出應(yīng)對(duì)措施建議。（四）合同變更與終止管理1.審核合同變更申請(qǐng)，對(duì)變更事項(xiàng)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，起草變更協(xié)議，確保變更后的合同合法有效。2.按照規(guī)定程序辦理合同終止手續(xù)，清理合同債權(quán)債務(wù)，妥善處理合同終止后的相關(guān)事宜。（五）合同糾紛處理1.參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動(dòng)，提供法律支持和專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。2.收集、整理與合同糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，協(xié)助公司維護(hù)合法權(quán)益。（六）法律知識(shí)培訓(xùn)與宣傳1.定期組織公司內(nèi)部合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.及時(shí)向公司各部門(mén)宣傳合同管理的重要性和相關(guān)法律法規(guī)政策變化，提供法律咨詢(xún)服務(wù)。三、合同起草與審核規(guī)范（一）合同起草1.合同專(zhuān)員應(yīng)深入了解業(yè)務(wù)背景和需求，與業(yè)務(wù)部門(mén)充分溝通，明確合同目的、交易內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)等關(guān)鍵要素。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免模糊不清、歧義或容易引發(fā)爭(zhēng)議的表述。條款應(yīng)具體、明確，具有可操作性。3.合同結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，一般包括首部（合同名稱(chēng)、當(dāng)事人信息等）、正文（主要權(quán)利義務(wù)條款）、尾部（簽字蓋章頁(yè)、附件清單等）。（二）合同審核1.形式審核審查合同當(dāng)事人主體資格，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)文件，確保當(dāng)事人具備簽訂合同相應(yīng)的民事權(quán)利能力和行為能力。檢查合同簽字蓋章是否齊全、有效，簽字人是否具有合法授權(quán)。核對(duì)合同編號(hào)、頁(yè)碼、附件等是否完整。2.實(shí)質(zhì)審核合法性審查：依據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定，審查合同條款是否違反強(qiáng)制性法律規(guī)定，是否損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益或第三人合法權(quán)益。權(quán)利義務(wù)對(duì)等性審查：重點(diǎn)審查合同雙方的權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在一方明顯享有過(guò)多權(quán)利而另一方承擔(dān)過(guò)重義務(wù)的情形。違約責(zé)任明確性審查：明確約定雙方的違約責(zé)任，包括違約情形、違約賠償方式和金額等，確保違約責(zé)任具有可操作性和合理性。爭(zhēng)議解決條款審查：對(duì)合同中的爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）進(jìn)行審查，確保其符合公司利益和實(shí)際情況，同時(shí)注意仲裁條款或訴訟管轄條款的有效性。四、合同簽訂管理規(guī)范（一）簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫(xiě)合同審批表，詳細(xì)說(shuō)明合同基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容，并提交合同初稿。2.合同專(zhuān)員對(duì)合同審批表和合同初稿進(jìn)行初審，提出審核意見(jiàn)后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)公司法律顧問(wèn)或外聘律師進(jìn)行法律審查。4.審批通過(guò)的合同，由合同專(zhuān)員與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商確定簽訂時(shí)間、地點(diǎn)等具體事宜，并組織雙方簽字蓋章。5.合同簽訂后，合同專(zhuān)員負(fù)責(zé)將合同文本原件歸檔，并在合同臺(tái)賬中進(jìn)行詳細(xì)登記。（二）授權(quán)管理1.公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)由法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人簽字。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)出具法定代表人簽署的授權(quán)委托書(shū)。2.授權(quán)委托書(shū)應(yīng)當(dāng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容，且不得超出公司經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。3.合同專(zhuān)員應(yīng)定期對(duì)授權(quán)委托書(shū)的使用情況進(jìn)行檢查核對(duì)，并及時(shí)收回過(guò)期或已履行完畢的授權(quán)委托書(shū)。五、合同履行監(jiān)督規(guī)范（一）履行跟蹤1.合同專(zhuān)員應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，定期與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，了解合同履行進(jìn)度，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。2.對(duì)合同履行過(guò)程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間等，確保各方按照合同約定履行義務(wù)。（二）問(wèn)題協(xié)調(diào)1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，合同專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)、對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，分析問(wèn)題原因，提出解決方案。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或需要外部協(xié)調(diào)的問(wèn)題，合同專(zhuān)員應(yīng)積極牽頭組織協(xié)調(diào)會(huì)議，明確各方責(zé)任，推動(dòng)問(wèn)題妥善解決。（三）重大事項(xiàng)報(bào)告1.合同履行過(guò)程中發(fā)生重大事項(xiàng)或異常情況，如對(duì)方當(dāng)事人出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為、合同履行可能影響公司重大利益等，合同專(zhuān)員應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并及時(shí)提供相關(guān)信息和建議。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)情況及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理匯報(bào)，并組織相關(guān)人員研究制定應(yīng)對(duì)措施。六、合同變更與終止管理規(guī)范（一）合同變更1.合同履行過(guò)程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，并提交變更事項(xiàng)說(shuō)明、變更后的合同文本等材料。2.合同專(zhuān)員按照合同起草與審核規(guī)范對(duì)變更申請(qǐng)和變更后的合同文本進(jìn)行審查，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理變更手續(xù)。3.合同變更后，合同專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)更新合同臺(tái)賬和相關(guān)檔案資料，確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）合同終止1.合同期滿、雙方協(xié)商一致、一方違約或因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行的，合同進(jìn)入終止程序。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)合同終止申請(qǐng)表，說(shuō)明合同終止原因、終止時(shí)間等內(nèi)容，并提交給合同專(zhuān)員。3.合同專(zhuān)員對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同終止是否符合法律法規(guī)規(guī)定和合同約定，是否存在未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)等問(wèn)題。4.經(jīng)審核通過(guò)后，合同專(zhuān)員負(fù)責(zé)辦理合同終止手續(xù)，包括通知對(duì)方當(dāng)事人、清理合同款項(xiàng)、收回相關(guān)文件資料等。5.合同終止后，合同專(zhuān)員應(yīng)將合同終止情況記錄在合同臺(tái)賬中，并對(duì)相關(guān)合同檔案進(jìn)行整理歸檔。七、合同糾紛處理規(guī)范（一）糾紛預(yù)防1.合同專(zhuān)員應(yīng)加強(qiáng)合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，通過(guò)完善合同條款、嚴(yán)格審核把關(guān)等措施，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。2.定期組織合同糾紛案例分析和培訓(xùn)，提高公司員工對(duì)合同糾紛的防范和應(yīng)對(duì)能力。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同專(zhuān)員通報(bào)情況，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同專(zhuān)員會(huì)同公司法律顧問(wèn)或外聘律師對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同專(zhuān)員負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)和溝通記錄。4.若協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，選擇申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。合同專(zhuān)員負(fù)責(zé)協(xié)助收集、整理、提交證據(jù)材料，參與仲裁或訴訟活動(dòng)，按照法律程序維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.合同糾紛處理完畢后，合同專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)跟蹤處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保公司權(quán)益得到有效實(shí)現(xiàn)。2.對(duì)合同糾紛處理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足之處，合同專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，完善公司合同管理制度。八、合同檔案管理規(guī)范（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)收集合同文本原件、合同審批表、授權(quán)委托書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來(lái)函件、履行過(guò)程中的相關(guān)文件資料等，確保合同檔案資料的完整性。2.對(duì)于涉及電子文檔的合同，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子文檔的可讀性和可追溯性。（二）檔案整理1.合同專(zhuān)員按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制合同檔案目錄，便于查找和管理。2.對(duì)每份合同檔案進(jìn)行編號(hào)，建立檔案索引，確保檔案編號(hào)與合同臺(tái)賬中的編號(hào)一致，便于相互對(duì)應(yīng)查詢(xún)。（三）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室或檔案柜，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案安全、完整，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在合同專(zhuān)員的陪同下查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得在