PAGE自助柜管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司自助柜的管理，規(guī)范使用流程，確保自助柜的安全、高效運行，保障公司和客戶的財產(chǎn)安全，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有自助柜的使用、維護及管理相關工作，包括但不限于各類文件自助柜、物品自助柜、設備自助柜等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保自助柜的使用過程中不發(fā)生安全事故，保護公司及相關人員的財產(chǎn)安全。2.規(guī)范操作原則：明確自助柜的使用流程和操作規(guī)范，所有使用人員必須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。3.責任明確原則：對自助柜的管理、使用、維護等環(huán)節(jié)明確責任主體，確保各項工作落實到人。4.高效服務原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，盡可能提高自助柜的使用效率，為公司業(yè)務開展和客戶服務提供有力支持。二、自助柜的分類與管理職責（一）自助柜分類1.文件自助柜：用于存放公司各類文件、資料、檔案等重要信息載體。2.物品自助柜：存放辦公用品、低值易耗品、樣品等各類物品。3.設備自助柜：專門放置公司的小型設備、工具、儀器等。（二）管理職責1.行政管理部門負責制定和完善自助柜管理制度規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌協(xié)調各部門對自助柜的使用需求，合理規(guī)劃自助柜的布局和數(shù)量。定期對自助柜的使用情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。2.使用部門負責本部門自助柜的日常使用和管理，指定專人負責自助柜的鑰匙保管、開啟和關閉等工作。教育和督促本部門員工正確使用自助柜，遵守相關管理制度。配合行政管理部門做好自助柜的盤點、清查等工作，及時反饋自助柜使用過程中出現(xiàn)的問題。3.技術支持部門負責自助柜的技術維護和保養(yǎng)，確保自助柜的正常運行。對自助柜的安全性能進行定期檢測和評估，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。根據(jù)業(yè)務發(fā)展和管理需求，對自助柜的功能進行優(yōu)化和升級。三、自助柜的使用規(guī)范（一）申請與審批1.各部門因工作需要使用自助柜的，應填寫《自助柜使用申請表》，詳細說明申請使用的自助柜類型、用途、使用期限等信息。2.《自助柜使用申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交行政管理部門審批。行政管理部門根據(jù)實際情況進行審核，批準后方可使用。3.對于臨時使用自助柜的情況，可由申請部門通過電話或郵件等方式向行政管理部門報備，經(jīng)同意后即可使用，但事后需補辦申請審批手續(xù)。（二）鑰匙管理1.自助柜配備專用鑰匙，由使用部門指定的專人負責保管。鑰匙應妥善存放，不得隨意轉借他人。2.如鑰匙丟失或損壞，保管人員應及時向行政管理部門報告，并申請補辦。在補辦期間，應采取相應的臨時措施確保自助柜內物品的安全。3.嚴禁私自配制自助柜鑰匙，如有違反，將追究相關人員的責任。（三）物品存放1.使用人員應按照自助柜的類型和用途，將物品分類存放，不得混放。2.文件自助柜內的文件應按照類別、年份等進行有序排列，便于查找和管理。重要文件應進行備份，并妥善保管。3.物品自助柜內的物品應擺放整齊，不得超出自助柜的容量。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，不得存放在普通自助柜內，應按照相關規(guī)定進行專門存放。4.設備自助柜內的設備應進行定期清理和維護，確保設備完好無損。設備使用后應及時歸還，并擺放整齊。（四）使用期限1.自助柜的使用期限應根據(jù)申請審批情況確定，一般不得超過規(guī)定的期限。如需延長使用期限，使用部門應提前向行政管理部門申請，經(jīng)批準后方可繼續(xù)使用。2.對于長期閑置的自助柜，行政管理部門有權收回并重新分配給其他有需要的部門使用。（五）使用記錄1.使用部門應建立自助柜使用記錄臺賬，詳細記錄自助柜的使用情況，包括使用時間、使用人員、存放物品等信息。2.行政管理部門應定期對使用記錄進行檢查和核實，確保記錄的真實性和完整性。使用記錄應保存一定期限，以備查閱。四、自助柜的保護與維護（一）安全保護1.自助柜應安裝在安全可靠的位置，周圍應保持整潔，不得堆放雜物，確保通道暢通。2.對于安裝有門禁系統(tǒng)的自助柜，應嚴格控制門禁權限，只有經(jīng)過授權的人員才能進入。3.定期對自助柜進行安全檢查，包括門鎖、柜體、通風系統(tǒng)等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如遇緊急情況，應立即采取措施保護自助柜內的物品安全，并及時報告相關部門。（二）日常維護1.技術支持部門應制定自助柜的日常維護計劃，定期對自助柜進行清潔、保養(yǎng)和維修。2.清潔自助柜時，應使用適當?shù)那鍧嵐ぞ吆颓鍧崉苊鈸p壞柜體表面。3.檢查自助柜的門鎖、合頁等部件，如有松動或損壞應及時進行維修或更換。4.對自助柜的通風系統(tǒng)進行檢查，確保通風良好，防止物品受潮、發(fā)霉。（三）故障維修1.當自助柜出現(xiàn)故障時（如門鎖打不開、柜體損壞等），使用人員應及時向行政管理部門報告。行政管理部門接到報告后，應立即通知技術支持部門進行維修。2.技術支持部門應在接到維修通知后盡快到達現(xiàn)場進行維修，維修時間應盡量縮短，以減少對工作的影響。3.對于因故障無法正常使用的自助柜，應設置明顯的警示標識，并采取臨時措施確保自助柜內物品的安全。五、自助柜的盤點與清查（一）定期盤點1.行政管理部門應定期組織對自助柜進行盤點，原則上每季度進行一次全面盤點，每年進行一次徹底清查。2.盤點時，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點人員應認真核對自助柜內的物品與使用記錄臺賬，確保賬實相符。3.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如物品丟失、損壞、賬實不符等，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。（二）不定期清查1.根據(jù)工作需要或特殊情況，行政管理部門可隨時組織對自助柜進行不定期清查。2.不定期清查主要針對重點自助柜或存在問題的自助柜進行深入檢查，以確保自助柜的管理規(guī)范和安全。（三）盤點清查結果處理1.盤點清查結束后，應形成盤點清查報告，詳細記錄盤點清查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結果。2.對于盤盈或盤虧的物品，應按照相關規(guī)定進行處理。如因人為原因造成物品損失的，應追究相關人員的責任。3.根據(jù)盤點清查結果，總結經(jīng)驗教訓，對自助柜管理制度規(guī)范進行完善和優(yōu)化，不斷提高管理水平。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)申請審批擅自使用自助柜。2.私自轉借自助柜鑰匙或允許他人使用自己保管的鑰匙。3.未按規(guī)定分類存放物品，導致自助柜內物品混亂。4.超期使用自助柜且未辦理延期手續(xù)。5.損壞自助柜或其附屬設施。6.在自助柜內存放易燃易爆、有毒有害等危險物品。7.未按要求建立或維護自助柜使用記錄臺賬。8.其他違反自助柜管理制度規(guī)范的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，將視情況給予書面警告、罰款、停職檢查等處理措施，并在公司內部進行通報批評。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應責令違規(guī)人員賠償相應損失。4.