PAGEerp使用規(guī)范制度一、總則（一）目的本規(guī)范制度旨在確保公司ERP系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，規(guī)范系統(tǒng)使用行為，提高公司管理水平和運(yùn)營(yíng)效率，保障公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和保密性，促進(jìn)公司信息化建設(shè)與業(yè)務(wù)發(fā)展的協(xié)同共進(jìn)。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于公司全體員工，包括但不限于各部門管理人員、業(yè)務(wù)操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等，涉及公司所有使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)管理及相關(guān)操作的工作場(chǎng)景。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保系統(tǒng)操作和數(shù)據(jù)處理符合相關(guān)要求。2.安全性原則：高度重視系統(tǒng)安全，采取有效措施保護(hù)公司ERP系統(tǒng)免受未經(jīng)授權(quán)的訪問、破壞、篡改或數(shù)據(jù)泄露，保障公司信息資產(chǎn)的安全。3.準(zhǔn)確性原則：所有錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，為公司決策提供可靠依據(jù)。4.規(guī)范性原則：明確系統(tǒng)使用流程和操作規(guī)范，全體員工應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)操作，保持工作的一致性和規(guī)范性，提高工作效率和質(zhì)量。5.及時(shí)性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和處理，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便及時(shí)掌握公司運(yùn)營(yíng)狀況，做出合理決策。二、ERP系統(tǒng)賬號(hào)管理（一）賬號(hào)申請(qǐng)與審批1.新員工入職或因工作需要新增ERP系統(tǒng)賬號(hào)時(shí)，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫《ERP系統(tǒng)賬號(hào)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)賬號(hào)的人員姓名、所屬部門、崗位、申請(qǐng)賬號(hào)的用途及權(quán)限范圍等信息。2.《申請(qǐng)表》提交至公司信息化管理部門進(jìn)行審核，信息化管理部門根據(jù)公司組織架構(gòu)、崗位職責(zé)以及系統(tǒng)安全管理要求，對(duì)申請(qǐng)賬號(hào)的必要性、權(quán)限合理性進(jìn)行評(píng)估。3.審核通過后，由信息化管理部門為申請(qǐng)人創(chuàng)建ERP系統(tǒng)賬號(hào)，并分配初始密碼。申請(qǐng)人應(yīng)在首次登錄系統(tǒng)后立即修改初始密碼，確保賬號(hào)安全。（二）賬號(hào)使用與權(quán)限管理1.員工應(yīng)妥善保管自己的ERP系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。因工作需要多人協(xié)作使用同一賬號(hào)的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并明確各人員的操作權(quán)限和責(zé)任。2.根據(jù)員工崗位職責(zé)和工作需求，由所在部門負(fù)責(zé)人提出權(quán)限申請(qǐng)，填寫《ERP系統(tǒng)權(quán)限申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)權(quán)限的功能模塊、具體操作權(quán)限（如查詢、錄入、修改、刪除等）及適用范圍等內(nèi)容。3.《申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司信息化管理部門進(jìn)行審批。信息化管理部門根據(jù)公司內(nèi)部控制要求和業(yè)務(wù)流程規(guī)范，對(duì)權(quán)限申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保權(quán)限分配合理、合規(guī)。4.權(quán)限審批通過后，信息化管理部門及時(shí)為員工調(diào)整ERP系統(tǒng)權(quán)限。員工應(yīng)定期檢查自己的權(quán)限設(shè)置是否與工作實(shí)際相符，如有疑問或發(fā)現(xiàn)權(quán)限異常，應(yīng)及時(shí)向信息化管理部門反饋。（三）賬號(hào)停用與注銷1.員工離職、崗位調(diào)動(dòng)或不再需要使用ERP系統(tǒng)賬號(hào)時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知信息化管理部門停用該賬號(hào)。信息化管理部門在接到通知后，立即對(duì)賬號(hào)進(jìn)行停用操作，禁止該賬號(hào)繼續(xù)登錄系統(tǒng)。2.對(duì)于離職員工的ERP系統(tǒng)賬號(hào)，所在部門應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，填寫《ERP系統(tǒng)賬號(hào)注銷申請(qǐng)表》，提交至信息化管理部門進(jìn)行賬號(hào)注銷處理。信息化管理部門在核實(shí)相關(guān)情況后，對(duì)賬號(hào)進(jìn)行徹底注銷，清除賬號(hào)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。3.因系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)或其他原因需要臨時(shí)停用部分員工賬號(hào)時(shí)，由信息化管理部門提前發(fā)布通知，告知相關(guān)員工停用時(shí)間及預(yù)計(jì)恢復(fù)使用時(shí)間，并做好相應(yīng)的解釋工作。三、ERP系統(tǒng)操作規(guī)范（一）系統(tǒng)登錄1.員工應(yīng)使用公司統(tǒng)一分配的賬號(hào)和密碼登錄ERP系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)登錄。登錄系統(tǒng)時(shí)，需確保網(wǎng)絡(luò)連接正常，按照系統(tǒng)提示步驟進(jìn)行操作。2.如忘記密碼，應(yīng)及時(shí)通過系統(tǒng)提供的密碼找回功能進(jìn)行重置，或向信息化管理部門提交《ERP系統(tǒng)密碼找回申請(qǐng)表》，按照規(guī)定流程進(jìn)行密碼重置。在密碼找回或重置過程中，應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人賬號(hào)安全，避免泄露賬號(hào)信息。（二）業(yè)務(wù)操作流程1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況和ERP系統(tǒng)功能設(shè)置，制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)操作流程，并確保員工熟悉掌握。員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，不得擅自簡(jiǎn)化或跳過操作步驟。2.在錄入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)相關(guān)原始憑證和資料，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。錄入過程中，要注意數(shù)據(jù)的完整性，避免出現(xiàn)漏填、錯(cuò)填等情況。對(duì)于必填字段，必須完整填寫，不得留空。3.涉及多部門協(xié)同的業(yè)務(wù)操作，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，按照既定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成各自的工作任務(wù)，并及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞和共享。任何一方發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題或操作異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題，確保業(yè)務(wù)流程的順暢進(jìn)行。（三）數(shù)據(jù)修改與刪除1.對(duì)于已錄入系統(tǒng)且需要修改的數(shù)據(jù)，操作人員應(yīng)填寫《ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明修改原因、修改內(nèi)容、涉及的業(yè)務(wù)模塊及數(shù)據(jù)記錄等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行數(shù)據(jù)修改操作。2.在修改數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)保留原數(shù)據(jù)記錄，并注明修改日期、修改人等信息，以便追溯數(shù)據(jù)變更歷史。如因數(shù)據(jù)修改導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.原則上禁止刪除已錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)記錄。如確因業(yè)務(wù)原因需要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)，必須由業(yè)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明刪除原因、涉及的數(shù)據(jù)范圍及對(duì)業(yè)務(wù)的影響等內(nèi)容。經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由信息化管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除操作，并做好相關(guān)記錄。（四）系統(tǒng)退出業(yè)務(wù)操作完成后，操作人員應(yīng)及時(shí)退出ERP系統(tǒng)。在退出系統(tǒng)前，應(yīng)檢查是否已保存所有未提交的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)操作的完整性。嚴(yán)禁在未正常退出系統(tǒng)的情況下直接關(guān)閉計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)連接，以免造成數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)異常。四、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.公司信息化管理部門應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，一般分為每日備份、每周備份和每月備份等。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，如磁帶備份、磁盤陣列存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份操作時(shí)，應(yīng)做好詳細(xì)的備份記錄，包括備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份介質(zhì)編號(hào)等信息。備份記錄應(yīng)妥善保存，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地查找和恢復(fù)數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)1.如因系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失或其他原因需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作時(shí)，由信息化管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。在進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)前，應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，明確恢復(fù)的目標(biāo)數(shù)據(jù)、恢復(fù)時(shí)間范圍及恢復(fù)步驟等內(nèi)容。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)操作應(yīng)在確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定的前提下進(jìn)行，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃執(zhí)行。恢復(fù)過程中，要密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)和數(shù)據(jù)恢復(fù)情況，及時(shí)處理出現(xiàn)的問題?；謴?fù)完成后，應(yīng)對(duì)恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證和測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)數(shù)據(jù)備份策略和系統(tǒng)維護(hù)措施進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，防止類似問題再次發(fā)生。同時(shí)，要將數(shù)據(jù)恢復(fù)的相關(guān)情況詳細(xì)記錄在案，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司數(shù)據(jù)安全與保密制度，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全意識(shí)，妥善保管涉及ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，不得隨意泄露、傳播或用于非公司業(yè)務(wù)目的。2.在處理和傳輸ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，如加密傳輸、訪問控制等，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。對(duì)于涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理和保護(hù)。3.嚴(yán)禁在連接外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)和處理ERP系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)。如需在外部設(shè)備上存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過公司信息化管理部門的審批，并采取加密等安全措施，確保數(shù)據(jù)安全。五、ERP系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)（一）系統(tǒng)日常維護(hù)1.公司信息化管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，包括服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接、軟件進(jìn)程等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)故障和異常情況。2.定期對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行清理和優(yōu)化，如清除系統(tǒng)日志、臨時(shí)文件、過期數(shù)據(jù)等，以提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，確保系統(tǒng)資源的合理利用。同時(shí)，要對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保系統(tǒng)配置符合公司業(yè)務(wù)需求和安全要求。3.建立系統(tǒng)維護(hù)記錄檔案，詳細(xì)記錄系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、處理結(jié)果等信息。維護(hù)記錄應(yīng)妥善保存，以便對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，為系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化提供參考依據(jù)。（二）系統(tǒng)升級(jí)1.根據(jù)ERP系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的升級(jí)通知、補(bǔ)丁程序以及公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，信息化管理部門制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃。升級(jí)計(jì)劃應(yīng)明確升級(jí)的目標(biāo)、范圍、時(shí)間安排、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等內(nèi)容。2.在系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)對(duì)升級(jí)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)測(cè)試，確保升級(jí)后的系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)兼容且不影響公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程運(yùn)行。測(cè)試過程中，要模擬各種業(yè)務(wù)場(chǎng)景，對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能進(jìn)行全面驗(yàn)證，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)沖突、功能異常等問題。3.系統(tǒng)升級(jí)應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)空閑的時(shí)間段進(jìn)行，以減少對(duì)公司正常業(yè)務(wù)的影響。升級(jí)過程中，要密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理升級(jí)過程中出現(xiàn)的問題。升級(jí)完成后，要對(duì)升級(jí)效果進(jìn)行評(píng)估和驗(yàn)收，確保系統(tǒng)升級(jí)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。（三）系統(tǒng)故障處理1.當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，操作人員應(yīng)立即報(bào)告所在部門負(fù)責(zé)人，并同時(shí)通知公司信息化管理部門。信息化管理部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和處理。2.技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)故障現(xiàn)象和系統(tǒng)日志等信息，分析故障原因，制定相應(yīng)的解決方案。在處理故障過程中，要盡量縮短系統(tǒng)停機(jī)時(shí)間，減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。如故障較為復(fù)雜，需較長(zhǎng)時(shí)間才能解決，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員通報(bào)故障處理進(jìn)展情況。3.故障處理完成后，技術(shù)人員應(yīng)詳細(xì)記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、原因、處理過程及結(jié)果等信息，并對(duì)故障原因進(jìn)行深入分析總結(jié)，提出預(yù)防措施和改進(jìn)建議，避免類似故障再次發(fā)生。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司信息化管理部門應(yīng)根據(jù)員工崗位需求和ERP系統(tǒng)功能特點(diǎn)，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋系統(tǒng)操作培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)等內(nèi)容，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)方式及培訓(xùn)師資等信息。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)充分考慮員工的工作實(shí)際情況，合理安排培訓(xùn)時(shí)間，避免與員工正常工作發(fā)生沖突。對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職后盡快安排系統(tǒng)基礎(chǔ)操作培訓(xùn)，使其能夠盡快熟悉和掌握ERP系統(tǒng)的基本功能和操作方法。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開展各類ERP系統(tǒng)培訓(xùn)課程。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操演示等多種形式相結(jié)合，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。培訓(xùn)過程中，要注重與學(xué)員的互動(dòng)交流，及時(shí)解答學(xué)員提出的問題，確保培訓(xùn)效果。2.培訓(xùn)師資應(yīng)具備豐富的ERP系統(tǒng)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練掌握系統(tǒng)操作和業(yè)務(wù)流程。培訓(xùn)師資應(yīng)提前準(zhǔn)備好培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)課件、操作手冊(cè)、案例分析等，確保培訓(xùn)內(nèi)容豐富、生動(dòng)、實(shí)用。3.鼓勵(lì)員工積極參加ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平和系統(tǒng)操作能力。對(duì)于培訓(xùn)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰，以激發(fā)員工的學(xué)習(xí)積極性。（三）技術(shù)支持1.公司信息化管理部門設(shè)立專門的ERP系統(tǒng)技術(shù)支持熱線或郵箱，為員工提供系統(tǒng)操作和使用方面的技術(shù)咨詢服務(wù)。員工在使用ERP系統(tǒng)過程中遇到問題時(shí)，可隨時(shí)通過熱線或郵箱向技術(shù)支持人員尋求幫助。2.技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)回復(fù)員工的咨詢和求助信息，對(duì)于一般性問題，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予明確的解決方案；對(duì)于較為復(fù)雜的問題，應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)力量進(jìn)行研究分析，并盡快給予答復(fù)。同時(shí)，要對(duì)員工咨詢和求助的問題進(jìn)行記錄和整理，定期進(jìn)行總結(jié)分析，以便不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能和操作流程，提高系統(tǒng)的易用性和穩(wěn)定性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立ERP系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，成員由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、信息化管理部門負(fù)責(zé)人及各業(yè)務(wù)部門代表組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保系統(tǒng)使用規(guī)范制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組通過系統(tǒng)審計(jì)、數(shù)據(jù)抽查、現(xiàn)場(chǎng)檢查等方式，對(duì)ERP系統(tǒng)賬號(hào)管理、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)管理、維護(hù)升級(jí)等方面進(jìn)行全面監(jiān)督。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.將ERP系統(tǒng)使用情況納入員工績(jī)效考核體系，制定具體的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)包括系統(tǒng)操作準(zhǔn)確性及時(shí)性、數(shù)據(jù)質(zhì)量、系統(tǒng)維護(hù)配合度等方面，確保考核全面客觀地反映員工在ERP系統(tǒng)使用方面的工作表現(xiàn)。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、晉升推薦等；對(duì)違反E