企業(yè)行政管理流程清單與指引一、引言為規(guī)范企業(yè)日常行政管理行為，明確各部門及員工在行政事務中的職責與操作標準，提高工作效率，保障企業(yè)運營有序，特制定本流程清單與指引。本指引適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公環(huán)境、會議、固定資產(chǎn)、印章、檔案、差旅、辦公用品、訪客、車輛及安全應急等十大核心管理場景，旨在為行政工作提供標準化操作參考。二、辦公環(huán)境管理（一）適用情境新員工入職辦公區(qū)域分配、辦公區(qū)域布局調(diào)整、日常辦公環(huán)境維護（如清潔、設施報修）、特殊場景需求（如大型會議場地布置）等。（二）操作步驟詳解需求提出：部門或員工根據(jù)實際需求，填寫《辦公環(huán)境需求申請表》，明確需求類型（如新增工位、設施維修、區(qū)域調(diào)整）、具體要求及期望完成時間。評估規(guī)劃：行政部門收到申請后，1個工作日內(nèi)實地評估，結合企業(yè)資源（如空余工位、預算、設施狀況）制定實施方案，明確負責人及時間節(jié)點。執(zhí)行實施：方案審批通過后，行政部門協(xié)調(diào)資源組織施工或維修（如工位搭建、設備更換），同步通知相關部門/員工配合（如臨時搬遷物品）。驗收反饋：完成后，需求部門與行政部門共同驗收，確認是否符合要求；驗收通過后，行政部門更新《辦公環(huán)境臺賬》，需求部門可在1個工作日內(nèi)反饋使用意見。（三）標準化模板辦公環(huán)境需求申請表申請部門申請人申請日期需求類型□新員工入職□區(qū)域調(diào)整□設施維修□其他具體需求描述（可附圖）期望完成時間預算范圍（如涉及）需求部門負責人簽字行政部門審核意見處理結果□已完成□進行中□需補充說明完成時間（四）關鍵注意事項辦公區(qū)域調(diào)整需提前3個工作日通知涉及員工，避免影響正常工作；設施維修需明確緊急程度，緊急情況（如斷電、漏水）需2小時內(nèi)響應，非緊急情況24小時內(nèi)處理；布局調(diào)整需符合消防安全規(guī)范，不得堵塞消防通道，保證用電安全。三、會議管理（一）適用情境部門例會、項目評審會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部會議（如客戶洽談、行業(yè)交流）等。（二）操作步驟詳解會議發(fā)起：發(fā)起人填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間（建議時長≤2小時）、地點（線上/線下）、參會人員（含職務）、需準備的資料及議程。議題收集：發(fā)起人提前2個工作日收集參會人議題，匯總后梳理議程順序，保證會議高效。通知發(fā)布：行政部門審批通過后，至少提前1個工作日通過企業(yè)通訊工具（如OA系統(tǒng)、釘釘）發(fā)送會議通知，包含議程、時間、地點（含會議室）、需攜帶的資料。會前準備：線下會議：行政部門提前30分鐘布置會場（調(diào)試投影、麥克風、座椅擺放、準備茶水等）；線上會議：提前測試會議軟件，保證網(wǎng)絡穩(wěn)定，將會議及操作指南發(fā)送給參會人。會議召開：主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時間，指定專人記錄會議要點（含決議、待辦事項、責任人、時間節(jié)點）。紀要分發(fā)：會議結束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀要》，經(jīng)主持人審核后分發(fā)給參會人及相關部門，同步至企業(yè)知識庫存檔。事項跟蹤：行政部門負責跟蹤會議待辦事項，每周更新進度，保證決議落地。（三）標準化模板會議申請表會議主題會議類型□部門例會□項目評審□外部交流□其他發(fā)起部門發(fā)起人會議時間會議地點□會議室A□線上（騰訊會議）參會人員（含職務，如：*經(jīng)理-市場部）會議議程1.議題一：XXX（負責人：某某，時長：30分鐘）2.議題二：XXX（負責人：某某，時長：20分鐘）需準備資料□項目方案□數(shù)據(jù)報表□其他審批意見部門負責人簽字：_________行政部門簽字：_________（四）關鍵注意事項會議需提前明確目標，避免無主題、無議程的“臨時會議”；線上會議需提前測試設備，保證參會人能順利接入；會議紀要需準確記錄決議及待辦事項，避免模糊表述（如“盡快處理”需明確具體時間）。四、固定資產(chǎn)管理（一）適用情境新購固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具）、內(nèi)部調(diào)撥、維修保養(yǎng)、盤點清查、報廢處置等。（二）操作步驟詳解需求申請：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途及預算來源。審批采購：部門負責人審核后，行政部門根據(jù)企業(yè)采購流程審批（如≤5000元由行政部門負責人審批，＞5000元需報總經(jīng)理審批），審批通過后由行政部門統(tǒng)一采購（優(yōu)先選擇合作供應商）。入庫登記：物品到貨后，行政部門核對實物與申請信息一致，粘貼固定資產(chǎn)標簽（含編號、名稱、購置日期），登記《固定資產(chǎn)臺賬》（編號、名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、使用人、存放位置、狀態(tài)）。領用調(diào)撥：使用人填寫《固定資產(chǎn)領用/調(diào)撥單》，經(jīng)部門負責人及行政部門審批后，領用物品并簽字確認；部門間調(diào)撥需雙方負責人確認，行政部門更新臺賬信息。維護盤點：日常維護：使用人負責日常清潔及簡單保養(yǎng)，發(fā)覺故障及時報行政部門維修；定期盤點：每季度末行政部門組織全面盤點，核對臺賬與實物，差異需說明原因并報備。報廢處置：資產(chǎn)達到使用年限或損壞無法修復時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，行政部門鑒定后，按企業(yè)資產(chǎn)處置流程審批（如殘值評估、公開拍賣），審批通過后更新臺賬，注銷資產(chǎn)信息。（三）標準化模板固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號名稱規(guī)格型號購置日期使用部門使用人存放位置狀態(tài)□在用□閑置□維修□報廢GD-2024-001聯(lián)想ThinkPad14i5/16G/512G2024-03-15市場部*某某辦公室201在用（四）關鍵注意事項固定資產(chǎn)需專人管理，臺賬信息實時更新，保證賬實相符；嚴禁私自拆卸、外借或處置固定資產(chǎn)，違者按企業(yè)相關規(guī)定處理；報廢資產(chǎn)需經(jīng)專業(yè)鑒定，避免可修復資產(chǎn)提前報廢造成浪費。五、印章管理（一）適用情境合同簽訂、文件證明（如介紹信、授權委托書）、對外函件、報表報送等需加蓋企業(yè)印章的場景。（二）操作步驟詳解用印申請：申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱/編號、用印事由、用印份數(shù)、文件類型（公章/合同章/財務章/發(fā)票章等，此處避免敏感詞，按實際印章類型填寫）。審核審批：一般文件：部門負責人審核，行政部門負責人審批；合同、對外承諾等重要文件：需經(jīng)法務部門（如設）及總經(jīng)理審批。用印登記：審批通過后，申請人攜帶文件至印章保管處，印章保管人核對文件內(nèi)容與申請信息一致，在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人、用印份數(shù)、文件編號。文件核對：用印前，保管人需再次檢查文件是否完整、有無涂改，重要文件需留存復印件或掃描件存檔。歸還登記：用印完成后，保管人在文件上加蓋印章，申請人確認無誤后簽字，保管人收回文件并在登記表中標記“已歸還”。（三）標準化模板印章使用登記表用印日期文件名稱/編號用印事由文件類型申請人審批人用印份數(shù)歸還情況□是□否2024-05-20與A公司合作協(xié)議業(yè)務合作合同章*某某*經(jīng)理3是（四）關鍵注意事項印章保管需專人負責（公章、合同章由行政部門保管，財務章由財務部門保管），實行“專柜存放、雙人保管”（如財務章需與發(fā)票章分開管理）；嚴禁在空白紙張、空白合同、未審批文件上用印，避免法律風險；用印文件需存檔保管，保管期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行（如合同保管≥10年）。六、檔案管理（一）適用情境人事檔案（員工入職、離職、合同等）、合同檔案（業(yè)務合同、協(xié)議等）、項目檔案（項目方案、驗收報告等）、財務檔案（憑證、報表等，避免敏感詞）的歸檔、保管、借閱、銷毀等。（二）操作步驟詳解檔案收集：各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將需歸檔文件整理（分類、排序、編頁），移交至行政部門。分類整理：行政部門按檔案類型（人事/合同/項目/財務等）及年度分類，編制檔案目錄（編號、名稱、類別、形成日期、密級、保管期限）。編碼歸檔：檔案采用“類別-年度-流水號”編碼（如“HR-2024-001”為2024年人事檔案第1號），粘貼標簽后存入檔案柜，標注“檔案名稱、保管期限、密級”。存放管理：檔案柜需上鎖，存放環(huán)境保持干燥、通風、防火、防潮，定期檢查（每季度1次）檔案狀況，避免損壞。借閱申請：因工作需要借閱檔案時，借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、借閱事由、借閱期限（≤7個工作日），經(jīng)部門負責人及行政部門審批。借閱登記：審批通過后，借閱人至檔案室辦理借閱手續(xù)，管理員核對檔案信息，在《檔案借閱登記表》中記錄借閱日期、歸還日期、借閱人、審批人。歸還與銷毀：歸還：借閱人需在到期前歸還檔案，管理員檢查檔案完整性，確認無誤后簽字；銷毀：保管期限屆滿的檔案，由行政部門鑒定后，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，至少2人監(jiān)銷，銷毀后記錄《檔案銷毀清單》。（三）標準化模板檔案目錄檔案編號檔案名稱類別形成日期密級□公開□內(nèi)部□秘密保管期限存放位置HT-2024-005與B公司采購合同合同2024-04-10內(nèi)部10年檔案柜A-3（四）關鍵注意事項涉密檔案（如商業(yè)秘密、核心技術資料）需單獨存放，限制借閱權限，僅相關部門負責人可申請；檔案移交時需雙方簽字確認，保證檔案不遺漏、不損壞；銷毀檔案需符合法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)定，嚴禁私自銷毀重要檔案。七、差旅管理（一）適用情境員工因公出差（如客戶拜訪、項目考察、培訓學習、參加會議等）。（二）操作步驟詳解出差申請：員工填寫《出差申請表》，注明出差人、部門、出差事由、出發(fā)/返回時間、地點、交通工具（優(yōu)先選擇高鐵/飛機經(jīng)濟艙，≤500公里可乘坐汽車）、住宿標準（參考企業(yè)《差旅費管理辦法》，如一線城市≤350元/晚，二線城市≤300元/晚）、出差預算。審批：部門負責人審核出差必要性及預算，出差3天以上需報總經(jīng)理審批，審批通過后提交行政部門備案。行程安排：員工根據(jù)審批結果預訂交通及住宿（優(yōu)先通過企業(yè)合作平臺預訂），行程單需提前1個工作日報行政部門留存。借款（如需）：出差前，員工憑審批通過的《出差申請表》至財務部門借款（借款金額≤預估差旅費的80%），借款需在出差結束后10個工作日內(nèi)報銷。出差執(zhí)行：出差期間，員工需保持通訊暢通，遵守出差紀律，不得擅自延長出差時間或變更出差地點。費用報銷：出差結束后，員工整理出差票據(jù)（交通、住宿、餐飲等，需注明出差事由及日期），填寫《差旅費報銷單》，附行程單及《出差申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，提交財務部門報銷。費用審核：財務部門核對票據(jù)真實性、合規(guī)性及預算標準，超出標準的費用需說明原因并報總經(jīng)理審批，審批通過后5個工作日內(nèi)支付報銷款項。（三）標準化模板差旅費報銷單報銷人部門出差日期出差地點出差事由交通費用住宿費用餐飲補貼票據(jù)張數(shù)金額票據(jù)張數(shù)金額預算金額實報金額審批人（四）關鍵注意事項出差需提前申請，緊急情況可先通過電話/通訊工具報備，出差后2個工作日內(nèi)補辦手續(xù)；禁止虛報、多報差旅費用，違規(guī)費用由員工自行承擔，情節(jié)嚴重者按企業(yè)相關規(guī)定處理；出差期間如發(fā)生突發(fā)情況（如行程變更、安全），需第一時間向部門負責人及行政部門報告。八、辦公用品管理（一）適用情境日常辦公用品（如筆、紙、文件夾、打印機耗材等）的采購、領用、庫存盤點、補充等。（二）操作步驟詳解需求統(tǒng)計：每月25日前，各部門統(tǒng)計下月辦公用品需求，填寫《辦公用品需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途。采購申請：行政部門匯總各部門需求，編制《辦公用品采購計劃》，經(jīng)審批后（≤1000元由行政部門負責人審批，＞1000元報總經(jīng)理審批），按采購流程執(zhí)行（優(yōu)先選擇批量采購以降低成本）。入庫驗收：物品到貨后，行政部門核對采購清單與實物，檢查質量及數(shù)量，確認無誤后在《辦公用品入庫登記表》中記錄（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應商、入庫日期）。領用登記：員工領用辦公用品時，填寫《辦公用品領用表》，注明領用人、部門、物品名稱、數(shù)量、領用日期，領用低值易耗品（如筆、紙）可免審批，領用高價值物品（如打印機、硒鼓）需部門負責人審批。庫存管理：行政部門建立《辦公用品庫存臺賬》，實時更新入庫、領用、庫存數(shù)量，設置最低庫存預警（如A4紙庫存≤5包時觸發(fā)預警），及時補充采購。定期盤點：每月末行政部門組織辦公用品盤點，核對臺賬與庫存，差異需分析原因（如損耗、遺失），并報備行政部門負責人。（三）標準化模板辦公用品庫存臺賬物品名稱規(guī)格單位單價入庫數(shù)量領用數(shù)量當前庫存最低庫存A4紙80g包2510095510中性筆0.5mm支2504825（四）關鍵注意事項辦公用品按需領用，避免浪費，禁止私自挪用或外借；高價值耗材（如打印機硒鼓）需以舊換新，舊耗材回收后統(tǒng)一處理；采購需選擇正規(guī)供應商，保證質量合格，避免因質量問題影響辦公。九、訪客管理（一）適用情境外部訪客（如客戶、合作伙伴、應聘者、部門人員等）到訪企業(yè)的接待與管理。（二）操作步驟詳解訪客預約：接待部門提前1個工作日聯(lián)系訪客，確認到訪時間、人數(shù)、事由、是否需要安排車輛/住宿等，填寫《訪客預約登記表》，同步告知訪客企業(yè)地址、交通路線及需攜帶的資料。信息登記：訪客到訪后，前臺接待人員引導其填寫《訪客信息登記表》，注明姓名、單位、證件號碼號、聯(lián)系方式、到訪事由、接待部門、接待人，核對身份信息后發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。接待準備：接待部門提前通知會議室，準備茶水、資料等；如需引導，安排專人至前臺迎接；重要訪客（如客戶高管）需由部門負責人及以上級別人員接待。訪客接待：接待人陪同訪客至會議室或辦公區(qū)域，遵守企業(yè)保密規(guī)定，不得隨意泄露企業(yè)內(nèi)部信息；訪客參觀生產(chǎn)區(qū)域或敏感區(qū)域需提前申請，經(jīng)行政部門批準并由專人陪同。離開登記：訪客離開時，前臺收回《訪客證》，在《訪客信息登記表》中記錄離開時間，接待人確認后簽字。信息歸檔：每日下班前，前臺將《訪客信息登記表》提交行政部門，行政部門按月整理歸檔，保存期限≥1年。（三）標準化模板訪客信息登記表到訪日期到訪時間離開時間訪客姓名單位證件號碼號聯(lián)系方式到訪事由接待部門接待人是否攜帶物品□是□否物品名稱訪客證號接待人簽字前臺簽字歸檔日期（四）關鍵注意事項前臺需核對訪客身份，禁止無關人員進入辦公區(qū)域；涉密區(qū)域（如研發(fā)部、財務部）需嚴格控制訪客進入，必要時需簽訂《保密協(xié)議》；如遇訪客突發(fā)情況（如身體不適），需立即聯(lián)系行政部門并協(xié)助處理。十、車輛管理（一）適用情境公務用車（如客戶接送、物資運輸、外出辦事等）的申請、調(diào)度、使用、維護及費用結算。（二）操作步驟詳解用車申請：員工填寫《公務用車申請表》，注明用車人、部門、用車事由、出發(fā)/返回時間、地點、乘車人數(shù)、所需車型（如轎車/商務車/貨車），提前1個工作日提交行政部門審批。審批調(diào)度：行政部門審批用車必要性及合理性，根據(jù)車輛調(diào)度情況（如車輛狀態(tài)、駕駛員安排）反饋用車結果，緊急情況（如突發(fā)客戶需求）可先用車后補辦手續(xù)。出車前檢查：駕駛員出車前檢查車況（剎車、輪胎、油量、燈光等），保證車輛安全；填寫《車輛出車檢查表》，發(fā)覺問題及時報修。用車執(zhí)行：駕駛員按約定時間、地點接送用車人，遵守交通規(guī)則，不得擅自改變路線或搭載無關人員；用車人需在《車輛行駛記錄表》中簽字確認行程。費用結算：用車結束后，駕駛員整理費用票據(jù)（油費、過路費、停車費等），填寫《車輛費用報銷單》，附《車輛行駛記錄表》，經(jīng)用車人簽字、行政部門審核后，提交財務部門報銷。車輛維護：車輛每行駛5000公里或每3個月進行一次定期保養(yǎng)，由行政部門聯(lián)系維修點；車輛出現(xiàn)故障需立即報修，維修前需核定維修費用（＞1000元需報總經(jīng)理審批）。（三）標準化模板車輛行駛記錄表日期車牌號用車人出發(fā)時間出發(fā)地點到達時間到達地點里程數(shù)用車人簽字2024-05-21京A·5*某某09:00企業(yè)10:30機場50*某某（四）關鍵注意事項公務用車不得用于私人事務，違規(guī)使用需承擔相關費用；駕駛員需持有有效駕駛證，嚴禁疲勞駕駛、酒后駕駛；車輛停放需遵守企業(yè)規(guī)定，外出時需鎖好車輛，保證財產(chǎn)安全。