項目合同管理與風(fēng)險防范手冊本手冊旨在規(guī)范項目合同全生命周期管理流程，明確各環(huán)節(jié)操作要求，識別并防范潛在風(fēng)險，保障項目順利實施及企業(yè)合法權(quán)益。手冊適用于各類企業(yè)（甲方/乙方）的項目合同管理場景，覆蓋從合同準(zhǔn)備、談判、簽署到履約、變更、終止的全流程，可作為項目管理人員、法務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作指引。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用主體各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的項目合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門及相關(guān)崗位人員。（二）適用合同類型工程類合同（如施工、設(shè)計、監(jiān)理）、服務(wù)類合同（如咨詢、運維、技術(shù)服務(wù)）、采購類合同（如設(shè)備、物資采購）、合作開發(fā)類合同等。（三）典型應(yīng)用場景項目啟動前：需與合作方明確合作范圍、權(quán)利義務(wù)時，用于合同起草與談判；合同簽署前：需對合同條款進行合法性、合規(guī)性及商業(yè)合理性審查時；項目履約中：需監(jiān)控合同執(zhí)行進度、款項支付、變更管理時；合同爭議處理：發(fā)生履約糾紛時，用于證據(jù)收集、爭議解決路徑選擇；項目結(jié)束后：需完成合同歸檔、履約評價時。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準(zhǔn)備階段目標(biāo)：明確合作需求，核實合作方資質(zhì)，保證合同基礎(chǔ)信息完整。操作步驟：需求確認(rèn)業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目目標(biāo)，梳理合作需求，明確合同標(biāo)的（如服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、預(yù)算金額等核心要素；形成《項目需求說明書》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核確認(rèn)。合作方背景調(diào)查采購/業(yè)務(wù)部門通過“信用中國”、國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等官方渠道，核查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)準(zhǔn)入許可）、經(jīng)營狀況（是否存續(xù)、有無行政處罰）、信用記錄（有無失信信息）；對合作方履約能力進行評估（如過往項目業(yè)績、類似案例、財務(wù)狀況），必要時可通過實地考察或第三方征信機構(gòu)核實；形成《合作方資質(zhì)審查表》，附相關(guān)證明材料復(fù)印件（加蓋合作方公章）。資料準(zhǔn)備收集項目立項文件（如可行性研究報告、立項批復(fù)）、技術(shù)規(guī)范書、招標(biāo)/談判文件、合作方提交的投標(biāo)書或報價文件等基礎(chǔ)資料；保證資料內(nèi)容與合同需求一致，關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如價格、數(shù)量、日期）準(zhǔn)確無誤。（二）談判與起草階段目標(biāo)：與合作方協(xié)商一致，形成權(quán)責(zé)清晰、條款明確的合同文本。操作步驟：組建談判團隊業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)、財務(wù)、技術(shù)等部門參與，明確談判負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）及分工（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)技術(shù)條款、法務(wù)負(fù)責(zé)法律條款、財務(wù)負(fù)責(zé)付款條件）；制定談判方案，明確談判底線、核心訴求及備選方案。條款談判按照合作方類型（如供應(yīng)商、服務(wù)商、合作方）重點談判以下條款：標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的具體名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)，避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”應(yīng)標(biāo)注具體標(biāo)準(zhǔn)）；價格條款：固定總價、單價或可調(diào)價格方式，明確計價貨幣、包含費用范圍（是否含稅、運費、安裝費等）；履行條款：約定交付/服務(wù)時間、地點、方式，階段性節(jié)點及驗收標(biāo)準(zhǔn)；付款條款：明確付款比例（如預(yù)付款30%、到貨款50%、質(zhì)保金20%）、付款節(jié)點（如“驗收合格后30日內(nèi)”）、賬戶信息（需與合作方營業(yè)執(zhí)照一致）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達標(biāo)）及違約金計算方式（不超過實際損失的30%）、定金罰則（定金不超過主合同標(biāo)的額的20%）；爭議解決：明確仲裁（如XX仲裁委員會）或訴訟管轄法院（如被告所在地/合同履行地法院），避免選擇“由甲方所在地法院管轄”等顯失公平條款。談判過程中形成《談判紀(jì)要》，記錄雙方主要分歧及共識，由雙方代表簽字確認(rèn)。起草合同文本法務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果，以單位標(biāo)準(zhǔn)合同模板為基礎(chǔ)起草合同文本，保證條款完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)；合同結(jié)構(gòu)一般包括：標(biāo)題、編號、簽約主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）、鑒于條款、（核心條款）、簽署頁等；避免使用“原則上”“盡可能”等模糊詞匯，關(guān)鍵條款（如金額、日期、違約責(zé)任）需量化或明確具體標(biāo)準(zhǔn)。（三）評審與審批階段目標(biāo)：保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、商業(yè)條款合理，防范潛在風(fēng)險。操作步驟：內(nèi)部評審法務(wù)部門重點審查：合同主體資格（是否具備相應(yīng)資質(zhì)）、條款合法性（是否違反法律強制性規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決條款有效性；業(yè)務(wù)部門重點審查：技術(shù)條款是否符合項目需求、履行節(jié)點是否合理、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否明確；財務(wù)部門重點審查：價格構(gòu)成是否合理、付款條件是否符合財務(wù)制度、資金風(fēng)險是否可控；技術(shù)/風(fēng)控部門根據(jù)職責(zé)審查相關(guān)專項內(nèi)容（如數(shù)據(jù)安全、保密條款等）。各評審部門在《合同評審表》中簽署意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明具體修改建議。審批流程根據(jù)合同金額及重要性分級審批：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元＜金額≤50萬元：增加分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額＞50萬元：增加總經(jīng)理*審批，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會審議；審批通過后，形成《合同審批表》，作為合同簽署依據(jù)。修訂完善對評審中提出的修改意見，由業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致后，法務(wù)部門修訂合同文本；修訂后的合同需再次提交相關(guān)評審部門確認(rèn)，保證所有意見閉環(huán)處理。（四）簽署與歸檔階段目標(biāo)：完成合同法律效力確認(rèn)，保證合同文檔安全可追溯。操作步驟：簽署準(zhǔn)備核對合同文本與審批版本是否一致，確認(rèn)簽約主體信息（名稱、法定代表人/授權(quán)代表）準(zhǔn)確無誤；若需授權(quán)代表簽署，要求合作方提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），并核對授權(quán)代表證件號碼件。合同簽署合同文本一式N份（根據(jù)合作方數(shù)量及內(nèi)部管理需要確定），雙方在每份合同騎縫處加蓋公章或合同專用章（公章需預(yù)留印模，避免使用財務(wù)章、部門章）；簽署過程需全程留痕（如現(xiàn)場拍照、視頻記錄），保證簽署人身份與合同主體一致；簽署后3個工作日內(nèi)，將合同原件分發(fā)至業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及檔案管理部門，并做好《合同分發(fā)登記表》。歸檔管理檔案管理部門對合同文本及附件（如審批表、評審表、談判紀(jì)要、資質(zhì)文件）統(tǒng)一編號、分類存放（電子檔+紙質(zhì)檔）；歸檔信息包括：合同編號、簽約主體、合同名稱、簽署日期、履行期限、存放位置等，錄入合同管理系統(tǒng)，便于查詢；合同保存期限一般為合同履行完畢后不少于10年，涉及爭議的保存至爭議解決完畢。（五）履約與監(jiān)控階段目標(biāo)：保證合同按約定履行，及時發(fā)覺并解決履約問題。操作步驟：履約計劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款，制定《項目履約計劃》，明確各階段任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點及交付成果（如“2024年6月30日前完成設(shè)備安裝，*負(fù)責(zé)現(xiàn)場協(xié)調(diào)”）；計劃抄送法務(wù)、財務(wù)部門，作為履約監(jiān)控依據(jù)。進度與質(zhì)量監(jiān)控業(yè)務(wù)部門按履約計劃定期跟蹤進展（如周例會、月度報告），對比計劃與實際差異，分析原因并采取糾偏措施；需合作方提供的階段性成果（如技術(shù)文檔、階段性驗收報告），需及時審核確認(rèn)，留存書面憑證；發(fā)覺合作方履約延遲或質(zhì)量問題時，及時發(fā)送《履約催告函》（注明違約事實、整改要求及期限），并抄送法務(wù)部門?？铐椫Ц豆芾碡攧?wù)部門根據(jù)合同付款條款，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請（附發(fā)票、驗收報告、催告函等證明材料）；嚴(yán)格按照審批流程支付款項，避免提前支付或超額支付，付款憑證需注明合同編號，便于對賬。驗收管理合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門組織技術(shù)、質(zhì)檢等部門進行驗收（按合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和方法）；驗收合格，簽署《項目驗收報告》；驗收不合格，出具《整改通知書》，要求合作方限期整改，并保留追責(zé)權(quán)利。（六）變更與終止階段目標(biāo)：規(guī)范合同變更及終止流程，防范因變更或終止產(chǎn)生的風(fēng)險。操作步驟：合同變更因政策變化、需求調(diào)整等客觀原因需變更合同時由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；變更內(nèi)容需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《補充協(xié)議》（明確變更條款、生效條件、與原合同效力關(guān)系），并履行原合同審批流程；禁止通過口頭形式變更合同，重大變更（如金額、履行期限調(diào)整）需重新評審。合同終止合同正常終止（履行完畢）：業(yè)務(wù)部門出具《合同終止確認(rèn)書》，雙方蓋章確認(rèn)，清理債權(quán)債務(wù)；合同提前終止（如一方違約、不可抗力）：依據(jù)合同約定或法律規(guī)定，發(fā)出《終止合同通知書》，明確終止日期及后續(xù)處理方案（如已履行部分的結(jié)算、損失賠償）；終止后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門完成履約評價（如合作方配合度、質(zhì)量達標(biāo)率），形成《合同履約評價報告》，存入合作方檔案。（七）糾紛處理階段目標(biāo)：通過合法途徑解決合同糾紛，最大限度降低損失。操作步驟：協(xié)商與調(diào)解發(fā)生糾紛時，優(yōu)先由業(yè)務(wù)部門與合作方友好協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議；協(xié)商不成，可申請行業(yè)調(diào)解組織或第三方機構(gòu)調(diào)解，調(diào)解過程需形成書面記錄。仲裁與訴訟根據(jù)合同爭議解決條款，向約定的仲裁委員會申請仲裁或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟；法務(wù)部門負(fù)責(zé)收集證據(jù)（合同、履約憑證、往來函件、驗收報告等），委托律師制定訴訟/仲裁策略；糾紛處理期間，暫停支付合同中未明確爭議部分的款項（需書面告知合作方）。執(zhí)行與復(fù)盤生效的仲裁裁決/判決，由業(yè)務(wù)部門配合法務(wù)部門申請強制執(zhí)行；糾紛解決后，組織相關(guān)部門復(fù)盤，分析糾紛原因（如條款漏洞、履約監(jiān)控不足），優(yōu)化合同管理流程。三、常用管理模板與表單（一）合作方資質(zhì)審查表項目名稱合同編號合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照有效期資質(zhì)證書名稱證書編號有效期過往業(yè)績（3項）1.2.信用記錄（有無行政處罰、失信信息）□無□有（說明：_________）審查結(jié)論□通過□不通過□補充材料后通過審查人：*（二）合同評審表合同名稱合同編號評審日期評審部門評審人評審意見業(yè)務(wù)部門*□同意□修改后同意□不同意（具體意見：_________）法務(wù)部門*□同意□修改后同意□不同意（具體意見：_________）財務(wù)部門*□同意□修改后同意□不同意（具體意見：_________）最終審批意見□同意簽署□修改后重新評審□不予簽署審批人：*（三）履約跟蹤表合同編號項目名稱合作方名稱履約階段計劃完成時間實際完成時間需求分析2024-05-302024-05-28方案設(shè)計2024-06-15開發(fā)實施2024-08-31進展情況記錄存在問題及措施（四）合同變更申請表合同名稱合同編號變更申請人變更原因□需求調(diào)整□政策變化□其他：_________變更內(nèi)容（詳細(xì)說明變更條款及前后對比）對項目的影響□進度提前□進度延遲□成本增加□成本不變雙方協(xié)商意見合作方簽字：_________日期：______審批意見□同意變更□補充材料后審批□不同意變更審批人：*（五）風(fēng)險評估表合同編號風(fēng)險點描述風(fēng)險類型（法律/商業(yè)/履約）可能性（高/中/低）影響程度（高/中/低）風(fēng)險等級應(yīng)對措施付款條款預(yù)付款比例過高商業(yè)風(fēng)險高高高降低預(yù)付款至20%，增加履約保證金爭議解決約定管轄法院不明確法律風(fēng)險中高中修改為“合同履行地人民法院管轄”四、關(guān)鍵風(fēng)險點與操作規(guī)范（一）法律合規(guī)風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同條款違反法律法規(guī)（如“霸王條款”）、簽約主體無資質(zhì)、公章使用不規(guī)范。防范規(guī)范：法務(wù)部門全程參與合同評審，保證條款符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等規(guī)定；簽約前核實合作方資質(zhì)，禁止與無資質(zhì)主體簽訂合同；嚴(yán)格公章管理，合同簽署僅使用單位公章或合同專用章，嚴(yán)禁個人代章。（二）商業(yè)條款風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：價格模糊、付款條件不合理、違約責(zé)任不對等。防范規(guī)范：價格條款明確具體金額（含稅/不含稅）及計價方式，避免“市場價”“參考價”等模糊表述；付款節(jié)點與履約進度掛鉤，預(yù)付款比例一般不超過30%，質(zhì)保金不低于5%；違約責(zé)任對等，既約束合作方，也明確己方違約情形及責(zé)任，避免“單方加重責(zé)任”條款。（三）履約監(jiān)控風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：履約進度滯后、質(zhì)量不達標(biāo)未及時處理、款項支付超期。防范規(guī)范：業(yè)務(wù)部門按月提交《履約跟蹤表》，法務(wù)部門定期抽查履約記錄；驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)格執(zhí)行合同標(biāo)準(zhǔn)，不合格產(chǎn)品/服務(wù)不得簽收，留存書面整改記錄；財務(wù)部門設(shè)置付款預(yù)警機制，提前5個工作日提示業(yè)務(wù)部門提交付款資料。（四）文檔管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同原件丟失、評審記錄不完整、電子檔案備份不及時。防范規(guī)范：檔案管理部門建立合同臺賬，實時更新合同狀態(tài)（履行中/已終止/已歸檔）；合同審批、談判、變更等過程文件需與合同原件一并歸檔，缺失文件需書面說明原因；電子檔案定期備