2026年機(jī)器人集成公司辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用制度第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)與領(lǐng)用管理，提高辦公用品使用效率，控制辦公成本，優(yōu)化資源配置，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)辦公用品是指公司員工在日常工作中使用的各類(lèi)辦公物資，包括但不限于文具用品、辦公設(shè)備、辦公家具、耗材等。第三條本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用管理活動(dòng)。第四條辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）按需采購(gòu)原則：根據(jù)實(shí)際工作需要合理確定采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格；（二）成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇性?xún)r(jià)比最優(yōu)的產(chǎn)品；（三）統(tǒng)一管理原則：建立統(tǒng)一的采購(gòu)和領(lǐng)用流程，確保管理規(guī)范；（四）勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，反對(duì)浪費(fèi)；（五）及時(shí)供應(yīng)原則：確保辦公用品及時(shí)供應(yīng)，不影響正常工作開(kāi)展。第二章管理職責(zé)第五條公司行政部門(mén)是辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用管理的牽頭部門(mén)，具體職責(zé)包括：（一）制定辦公用品管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；（二）編制年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算；（三）組織實(shí)施辦公用品的采購(gòu)工作；（四）負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)、保管和發(fā)放；（五）建立辦公用品管理臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)；（六）監(jiān)督檢查各部門(mén)辦公用品的使用情況；（七）分析辦公用品使用數(shù)據(jù)，提出優(yōu)化建議。第六條財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)預(yù)算的審核和資金管理，具體職責(zé)包括：（一）審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算的合理性；（二）按照預(yù)算安排采購(gòu)資金；（三）審核采購(gòu)合同和付款申請(qǐng)；（四）對(duì)辦公用品采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。第七條各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的需求提報(bào)和領(lǐng)用管理，具體職責(zé)包括：（一）根據(jù)工作需要提報(bào)辦公用品需求計(jì)劃；（二）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)；（三）教育本部門(mén)員工節(jié)約使用辦公用品；（四）配合行政部門(mén)做好辦公用品的盤(pán)點(diǎn)工作。第八條全體員工應(yīng)當(dāng)自覺(jué)遵守辦公用品管理制度，合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)行為。第三章辦公用品分類(lèi)與配置標(biāo)準(zhǔn)第九條辦公用品按照使用性質(zhì)和價(jià)值分為以下四類(lèi)：第十條一類(lèi)辦公用品：低值易耗文具用品，包括但不限于筆、本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水、剪刀等。第十一條二類(lèi)辦公用品：辦公耗材，包括但不限于打印紙、墨盒、硒鼓、色帶、復(fù)印紙等。第十二條三類(lèi)辦公用品：小型辦公設(shè)備，包括但不限于計(jì)算器、電話機(jī)、碎紙機(jī)、飲水機(jī)等。第十三條四類(lèi)辦公用品：辦公家具，包括但不限于辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。第十四條公司根據(jù)崗位性質(zhì)和工作需要，制定不同崗位的辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)：（一）管理崗位：按照較高標(biāo)準(zhǔn)配置辦公用品，滿(mǎn)足管理工作需要；（二）專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位：根據(jù)專(zhuān)業(yè)工作特點(diǎn)配置相應(yīng)的辦公用品；（三）行政后勤崗位：按照標(biāo)準(zhǔn)配置辦公用品，滿(mǎn)足日常工作需要；（四）生產(chǎn)操作崗位：根據(jù)工作環(huán)境和需要配置必要的辦公用品。第十五條辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)定期評(píng)估和調(diào)整，確保標(biāo)準(zhǔn)的合理性和適用性。第四章采購(gòu)管理第十六條辦公用品采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃管理，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要和配置標(biāo)準(zhǔn)，按時(shí)提報(bào)辦公用品需求計(jì)劃。第一節(jié)需求計(jì)劃提報(bào)第十七條各部門(mén)應(yīng)當(dāng)在每月25日前提報(bào)下月辦公用品需求計(jì)劃，年度大宗采購(gòu)應(yīng)當(dāng)在每年11月底前提報(bào)下年度需求計(jì)劃。第十八條需求計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量；（二）預(yù)計(jì)使用時(shí)間；（三）特殊要求或說(shuō)明；（四）部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第十九條行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)各部門(mén)提報(bào)的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，形成公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。第二節(jié)采購(gòu)方式第二十條辦公用品采購(gòu)根據(jù)采購(gòu)金額和性質(zhì)，采用以下方式：（一）集中采購(gòu)：對(duì)于常用、批量的辦公用品，實(shí)行集中采購(gòu)，通過(guò)招標(biāo)或詢(xún)價(jià)方式確定供應(yīng)商；（二）定點(diǎn)采購(gòu)：與信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)；（三）緊急采購(gòu)：對(duì)于臨時(shí)急需的辦公用品，可以簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，但應(yīng)當(dāng)事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。第二十一條采購(gòu)金額達(dá)到公司招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)程序進(jìn)行采購(gòu)。第二十二條采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)貨比三家，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)良好的供應(yīng)商。第三節(jié)采購(gòu)實(shí)施第二十三條行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。第二十四條采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。第二十五條采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)按照公司合同管理規(guī)定進(jìn)行審批和簽訂。第二十六條采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)記錄，包括詢(xún)價(jià)記錄、談判記錄、合同文本等，建立完整的采購(gòu)檔案。第五章入庫(kù)與保管第二十七條辦公用品到貨后，行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織驗(yàn)收，確保產(chǎn)品符合采購(gòu)要求。第二十八條驗(yàn)收內(nèi)容包括：（一）產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與采購(gòu)合同一致；（二）產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求；（三）包裝是否完好；（四）相關(guān)證件和說(shuō)明書(shū)是否齊全。第二十九條驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，建立入庫(kù)臺(tái)賬。第三十條驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。第三十一條辦公用品保管應(yīng)當(dāng)遵循以下要求：（一）分類(lèi)存放：按照辦公用品類(lèi)別分別存放，便于管理和領(lǐng)用；（二）標(biāo)識(shí)清楚：每個(gè)存放區(qū)域應(yīng)當(dāng)有明顯標(biāo)識(shí)，標(biāo)明辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息；（三）防潮防塵：保持倉(cāng)庫(kù)干燥清潔，防止辦公用品受潮、損壞；（四）安全防盜：加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理，防止辦公用品丟失；（五）定期盤(pán)點(diǎn)：每月對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。第三十二條對(duì)于貴重辦公用品和設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的管理臺(tái)賬，加強(qiáng)管理和維護(hù)。第六章領(lǐng)用管理第三十三條辦公用品領(lǐng)用實(shí)行按需領(lǐng)用、定額控制的原則，確保合理使用。第一節(jié)領(lǐng)用程序第三十四條員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)當(dāng)按照以下程序辦理：（一）填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)：?jiǎn)T工根據(jù)工作需要填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單；（二）部門(mén)審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保領(lǐng)用需求合理；（三）倉(cāng)庫(kù)發(fā)放：行政部門(mén)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)單發(fā)放辦公用品；（四）簽字確認(rèn)：領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)用登記本上簽字確認(rèn)。第三十五條對(duì)于常用辦公用品，可以簡(jiǎn)化領(lǐng)用程序，實(shí)行定期發(fā)放制度。第三十六條對(duì)于貴重辦公用品和設(shè)備，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可領(lǐng)用。第二節(jié)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)第三十七條一類(lèi)辦公用品按照定額標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）筆類(lèi)：每人每月不超過(guò)3支；（二）筆記本：每人每季度不超過(guò)2本；（三）文件夾：每人每季度不超過(guò)5個(gè)；（四）其他文具用品：根據(jù)實(shí)際需要合理確定。第三十八條二類(lèi)辦公用品按照實(shí)際使用量領(lǐng)用，但應(yīng)當(dāng)控制使用成本，避免浪費(fèi)。第三十九條三類(lèi)和四類(lèi)辦公用品實(shí)行專(zhuān)人使用、責(zé)任到人的管理方式，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)妥善保管和維護(hù)。第三節(jié)使用要求第四十條員工應(yīng)當(dāng)合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)行為：（一）紙張應(yīng)當(dāng)雙面使用，減少浪費(fèi)；（二）文具用品應(yīng)當(dāng)充分使用，不得隨意丟棄；（三）辦公設(shè)備應(yīng)當(dāng)正確使用，定期維護(hù)，延長(zhǎng)使用壽命；（四）損壞的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)維修，無(wú)法維修的應(yīng)當(dāng)回收處理。第四十一條員工離職時(shí)，應(yīng)當(dāng)交回所領(lǐng)用的貴重辦公用品和設(shè)備，辦理相關(guān)交接手續(xù)。第七章監(jiān)督檢查第四十二條行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。第四十三條監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：（一）采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況；（二）入庫(kù)驗(yàn)收和保管情況；（三）領(lǐng)用手續(xù)的完備性；（四）庫(kù)存管理情況；（五）使用情況和浪費(fèi)現(xiàn)象；（六）相關(guān)記錄和檔案的完整性。第四十四條監(jiān)督檢查可以采取以下方式：（一）定期檢查：每月對(duì)辦公用品管理情況進(jìn)行一次全面檢查；（二）不定期抽查：根據(jù)工作需要進(jìn)行隨機(jī)抽查；（三）專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)特定問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。第四十五條對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，限期整改，并跟蹤整改情況。第四十六條各部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)情況和資料。第八章責(zé)任追究第四十七條對(duì)于在辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第四十八條對(duì)于違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任：（一）未按規(guī)定程序采購(gòu)辦公用品的；（二）采購(gòu)過(guò)程中收受回扣或其他不正當(dāng)利益的；（三）驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)，造成不合格產(chǎn)品入庫(kù)的；（四）擅自提高領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)或超量領(lǐng)用的；（五）浪費(fèi)辦公用品情節(jié)嚴(yán)重的；（六）因管理不善造成辦公用品丟失或損壞的；（七）未按規(guī)定建立管理臺(tái)賬或記錄不完整的。第四十九條責(zé)任追究方式包括：（一）責(zé)令限期整改；（二）通報(bào)批評(píng)；（三）賠償經(jīng)濟(jì)損失；（四）扣發(fā)績(jī)效