2026年機(jī)器人集成公司備用金借支與核銷制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司備用金的借支與核銷管理，加強(qiáng)資金管控，提高資金使用效率，確保公司資金安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)管理制度，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有員工因工作需要借支備用金及其核銷的管理工作，包括但不限于差旅費(fèi)、采購款、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等各類備用金的借支與核銷。第三條基本原則備用金借支與核銷管理應(yīng)遵循以下基本原則：必要性原則：備用金借支應(yīng)確有必要，不得隨意借支。合理性原則：備用金借支金額應(yīng)合理，不得超出實(shí)際需要。時效性原則：備用金借支應(yīng)及時核銷，不得長期占用。規(guī)范性原則：備用金借支與核銷應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保規(guī)范有序。安全性原則：備用金借支與核銷應(yīng)確保資金安全，防止資金損失。第四條備用金定義本制度所稱備用金是指公司員工因工作需要，向公司借支的用于特定用途的臨時性資金。備用金分為定額備用金和非定額備用金兩種形式。定額備用金是指為滿足經(jīng)常性業(yè)務(wù)需要而核定的固定金額備用金；非定額備用金是指為滿足臨時性業(yè)務(wù)需要而借支的一次性備用金。第二章組織職責(zé)第五條財務(wù)部門職責(zé)財務(wù)部門是備用金借支與核銷管理的主要責(zé)任部門，具體職責(zé)包括：負(fù)責(zé)備用金借支與核銷管理制度的制定和完善。負(fù)責(zé)備用金借支的審核和發(fā)放工作。負(fù)責(zé)備用金核銷的審核和賬務(wù)處理工作。負(fù)責(zé)備用金的日常管理和監(jiān)控工作。負(fù)責(zé)備用金使用情況的統(tǒng)計分析和報告工作。負(fù)責(zé)備用金違規(guī)使用的處理工作。第六條部門負(fù)責(zé)人職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人在備用金借支與核銷管理中的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)本部門員工備用金借支申請的初步審核工作。負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工備用金的使用情況。負(fù)責(zé)督促本部門員工及時辦理備用金核銷手續(xù)。負(fù)責(zé)協(xié)助財務(wù)部門處理本部門員工備用金違規(guī)使用問題。第七條借款人職責(zé)備用金借款人的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)按照規(guī)定程序申請備用金借支。負(fù)責(zé)按照規(guī)定用途使用備用金。負(fù)責(zé)妥善保管備用金，確保資金安全。負(fù)責(zé)及時辦理備用金核銷手續(xù)。負(fù)責(zé)提供真實(shí)、完整的備用金使用憑證。第三章備用金借支管理第八條借支條件員工申請備用金借支應(yīng)滿足以下條件：確因工作需要，且無法通過其他方式解決資金需求。已辦理入職手續(xù)，且在公司工作滿一個月以上。無逾期未核銷的備用金。無違規(guī)使用備用金的記錄。能夠提供明確的備用金用途和使用計劃。第九條借支限額備用金借支實(shí)行限額管理，具體限額標(biāo)準(zhǔn)如下：普通員工：單次借支金額不超過5000元，累計借支金額不超過10000元。部門負(fù)責(zé)人：單次借支金額不超過10000元，累計借支金額不超過20000元。公司領(lǐng)導(dǎo)：單次借支金額不超過20000元，累計借支金額不超過50000元。特殊情況需要超過上述限額的，應(yīng)報公司總經(jīng)理審批。第十條借支程序備用金借支應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：填寫申請：借款人填寫《備用金借支申請表》，詳細(xì)說明借支金額、用途、預(yù)計使用時間等信息。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對借支申請進(jìn)行審核，確認(rèn)借支的必要性和合理性。財務(wù)審核：財務(wù)部門對借支申請進(jìn)行審核，確認(rèn)借支金額是否符合限額規(guī)定。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)借支金額大小，按照公司審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。資金發(fā)放：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的借支申請，辦理資金發(fā)放手續(xù)。第十一條借支方式備用金借支可采用以下方式：現(xiàn)金借支：適用于小額備用金借支，一般不超過2000元。銀行轉(zhuǎn)賬：適用于大額備用金借支，直接轉(zhuǎn)入借款人個人銀行賬戶。公務(wù)卡：適用于特定用途的備用金借支，使用公司統(tǒng)一辦理的公務(wù)卡。第四章備用金使用管理第十二條使用范圍備用金應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用，主要使用范圍包括：差旅費(fèi)：包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等出差相關(guān)費(fèi)用。采購款：包括辦公用品、設(shè)備材料等采購相關(guān)費(fèi)用。業(yè)務(wù)招待費(fèi)：包括客戶接待、商務(wù)活動等相關(guān)費(fèi)用。培訓(xùn)費(fèi)：包括員工培訓(xùn)、會議等相關(guān)費(fèi)用。其他費(fèi)用：經(jīng)批準(zhǔn)的其他工作相關(guān)費(fèi)用。第十三條使用要求備用金使用應(yīng)遵守以下要求：?？顚Ｓ茫簜溆媒饝?yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用，不得挪作他用。勤儉節(jié)約：備用金使用應(yīng)堅持勤儉節(jié)約原則，合理控制費(fèi)用支出。及時結(jié)算：備用金使用后應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)，不得拖延。憑證完整：備用金使用應(yīng)取得真實(shí)、合法、有效的原始憑證。記錄清晰：備用金使用應(yīng)做好詳細(xì)記錄，確保使用情況可追溯。第十四條禁止行為備用金使用過程中禁止以下行為：禁止將備用金用于個人消費(fèi)或與工作無關(guān)的支出。禁止將備用金轉(zhuǎn)借他人或?yàn)樗藫?dān)保。禁止虛報冒領(lǐng)備用金或偽造使用憑證。禁止超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)使用備用金。禁止長期占用備用金不辦理核銷手續(xù)。第五章備用金核銷管理第十五條核銷期限備用金核銷應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成，具體期限要求如下：差旅費(fèi)備用金：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)辦理核銷手續(xù)。采購款備用金：采購?fù)瓿珊?個工作日內(nèi)辦理核銷手續(xù)。業(yè)務(wù)招待費(fèi)備用金：業(yè)務(wù)活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)辦理核銷手續(xù)。培訓(xùn)費(fèi)備用金：培訓(xùn)結(jié)束后5個工作日內(nèi)辦理核銷手續(xù)。其他備用金：費(fèi)用發(fā)生后5個工作日內(nèi)辦理核銷手續(xù)。因特殊情況無法按時核銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門申請延期。第十六條核銷程序備用金核銷應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：整理憑證：借款人整理備用金使用的原始憑證，確保憑證真實(shí)、合法、有效。填寫單據(jù)：借款人填寫《備用金核銷申請表》，詳細(xì)說明備用金使用情況。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對核銷申請進(jìn)行審核，確認(rèn)備用金使用的合理性。財務(wù)審核：財務(wù)部門對核銷申請進(jìn)行審核，確認(rèn)憑證的真實(shí)性和完整性。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)核銷金額大小，按照公司審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。賬務(wù)處理：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的核銷申請，辦理賬務(wù)處理手續(xù)。第十七條核銷要求備用金核銷應(yīng)滿足以下要求：憑證齊全：備用金核銷應(yīng)提供完整的原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、合同等。內(nèi)容真實(shí)：備用金核銷內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映資金使用情況，不得虛報冒領(lǐng)。手續(xù)完備：備用金核銷應(yīng)按照規(guī)定程序辦理，手續(xù)完備。及時準(zhǔn)確：備用金核銷應(yīng)及時辦理，確保賬務(wù)處理準(zhǔn)確無誤。第十八條余額處理備用金核銷后的余額處理方式如下：超支處理：實(shí)際支出超過借支金額的，超支部分按照公司費(fèi)用報銷制度處理。結(jié)余處理：實(shí)際支出少于借支金額的，結(jié)余部分應(yīng)及時歸還公司。轉(zhuǎn)賬處理：結(jié)余部分可通過銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金方式歸還公司。沖賬處理：財務(wù)部門根據(jù)實(shí)際支出情況，辦理相應(yīng)的賬務(wù)沖賬手續(xù)。第六章監(jiān)督與考核第十九條監(jiān)督檢查公司應(yīng)建立備用金借支與核銷的監(jiān)督檢查機(jī)制：日常檢查：財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金借支與核銷情況進(jìn)行日常檢查。專項檢查：公司應(yīng)定期組織備用金管理專項檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。審計監(jiān)督：內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對備用金管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督。舉報機(jī)制：公司應(yīng)建立備用金違規(guī)使用舉報機(jī)制，鼓勵員工監(jiān)督。第二十條考核評價公司應(yīng)建立備用金管理考核評價機(jī)制：考核指標(biāo)：考核指標(biāo)包括備用金及時核銷率、備用金違規(guī)使用次數(shù)、備用金余額控制情況等。考核周期：考核周期為每月一次，年終進(jìn)行綜合考核。考核對象：考核對象包括各部門和相關(guān)責(zé)任人?？己私Y(jié)果：考核結(jié)果應(yīng)作為部門和個人績效評價的重要依據(jù)。第二十一條違規(guī)處理對違反備用金管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重采取以下處理措施：警告提醒：對輕微違規(guī)行為，給予口頭或書面警告提醒。限期整改：對一般違規(guī)行為，責(zé)令限期整改。經(jīng)濟(jì)處罰：對嚴(yán)重違規(guī)行為，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。紀(jì)律處分：對特別嚴(yán)重違規(guī)行為，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。法律追究：對涉嫌違法犯罪的行為，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第二十二條制度解釋本制度由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中如遇到問題，應(yīng)及時向財務(wù)部門咨詢。第二十三條制度修訂本制度應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需