2026年機(jī)器人集成公司財(cái)務(wù)檔案保管與查閱制度第一章總則第一條

為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案保管與查閱工作，確保財(cái)務(wù)檔案的安全完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條

本制度適用于公司及下屬各單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作。第三條

財(cái)務(wù)檔案是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，以及其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的各種文件資料。第四條

財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）集中統(tǒng)一管理原則：財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一集中管理；（二）安全保密原則：確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密；（三）便于利用原則：建立科學(xué)的檔案分類體系，方便檔案的查閱和利用；（四）依法管理原則：嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行管理。第二章財(cái)務(wù)檔案的分類與范圍第一節(jié)財(cái)務(wù)檔案分類第五條

財(cái)務(wù)檔案分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)資料類四大類。第六條

會(huì)計(jì)憑證類檔案包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證。第七條

會(huì)計(jì)賬簿類檔案包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。第八條

財(cái)務(wù)報(bào)告類檔案包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，以及審計(jì)報(bào)告等。第九條

其他會(huì)計(jì)資料類檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。第二節(jié)檔案范圍擴(kuò)展第十條

除上述四類基本檔案外，財(cái)務(wù)檔案還包括與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的其他重要文件資料，如財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)預(yù)算、資金計(jì)劃、投融資文件、合同協(xié)議、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等。第十一條

電子財(cái)務(wù)檔案包括以電子形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，以及電子簽名等具有法律效力的電子文件。第三章財(cái)務(wù)檔案的保管第一節(jié)保管設(shè)施與環(huán)境第十二條

公司應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)施。第十三條

財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)符合以下要求：（一）具備防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等"八防"措施；（二）保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14-24攝氏度，相對(duì)濕度控制在45-60%；（三）配備檔案柜、檔案盒等專用裝具，檔案柜應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固耐用，具有防火防盜功能；（四）安裝必要的監(jiān)控設(shè)備和報(bào)警裝置，確保檔案安全；（五）保持環(huán)境整潔，定期進(jìn)行清潔和消毒。第十四條

電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，建立備份制度，確保數(shù)據(jù)安全。第二節(jié)保管期限第十五條

財(cái)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。第十六條

永久保管的財(cái)務(wù)檔案包括：（一）年度財(cái)務(wù)報(bào)告；（二）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)；（三）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；（四）會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書；（五）涉及重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的重要會(huì)計(jì)資料。第十七條

保管期限為30年的財(cái)務(wù)檔案包括：（一）會(huì)計(jì)憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿；（三）會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)；（四）重要的合同協(xié)議和法律文件。第十八條

保管期限為10年的財(cái)務(wù)檔案包括：（一）月度、季度、半年度財(cái)務(wù)報(bào)告；（二）銀行存款余額調(diào)節(jié)表；（三）銀行對(duì)賬單；（四）納稅申報(bào)表；（五）其他輔助性會(huì)計(jì)資料。第十九條

財(cái)務(wù)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第三節(jié)保管要求第二十條

財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、裝訂、編號(hào)、裝盒，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。第二十一條

會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)按月裝訂成冊(cè)，注明憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。第二十二條

會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)當(dāng)按年度整理，注明賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等信息。第二十三條

財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)當(dāng)按年度、季度、月度分別整理，注明報(bào)告名稱、期間、份數(shù)等信息。第二十四條

財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)建立保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息。第二十五條

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、保管環(huán)境等。第四章財(cái)務(wù)檔案的查閱第一節(jié)查閱權(quán)限第二十六條

財(cái)務(wù)檔案查閱實(shí)行權(quán)限管理，根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，確定不同的查閱權(quán)限。第二十七條

公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下權(quán)限執(zhí)行：（一）財(cái)務(wù)部門人員因工作需要查閱本部門檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（二）其他部門人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）公司高級(jí)管理人員查閱財(cái)務(wù)檔案，根據(jù)需要直接查閱或經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十八條

外部單位查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下規(guī)定執(zhí)行：（一）稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等國(guó)家機(jī)關(guān)因工作需要查閱，應(yīng)當(dāng)出示有效證件和單位介紹信，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（二）律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)因工作需要查閱，應(yīng)當(dāng)出示有效證件、單位介紹信和相關(guān)委托文件，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）其他單位因特殊需要查閱，應(yīng)當(dāng)出示有效證件和單位介紹信，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十九條

涉及公司商業(yè)秘密的重要財(cái)務(wù)檔案，查閱權(quán)限應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)控制，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二節(jié)查閱程序第三十條

查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)按照以下程序進(jìn)行：（一）填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間等信息；（二）按照權(quán)限規(guī)定，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)手續(xù)完備后，提供查閱服務(wù)；（四）查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案，并辦理登記手續(xù)。第三十一條

查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，一般不得將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所。確因工作需要帶出的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。第三十二條

查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全完整。第三十三條

查閱人員應(yīng)當(dāng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、勾畫、拆封、抽換、標(biāo)注，不得泄露檔案內(nèi)容。第三節(jié)復(fù)制與摘錄第三十四條

需要復(fù)制財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)當(dāng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》中注明，按照查閱權(quán)限規(guī)定報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第三十五條

復(fù)制財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員在指定場(chǎng)所進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋公司財(cái)務(wù)檔案專用章，并注明復(fù)制日期和用途。第三十六條

查閱人員摘錄財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理人員審核確認(rèn)，確保摘錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。第三十七條

復(fù)制件和摘錄內(nèi)容僅供查閱人在授權(quán)范圍內(nèi)使用，不得用于其他目的，不得泄露給無關(guān)人員。第五章財(cái)務(wù)檔案的保密第三十八條

財(cái)務(wù)檔案涉及公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密。第三十九條

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容。第四十條

查閱人員應(yīng)當(dāng)對(duì)查閱的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容保密，不得向無關(guān)人員泄露。第四十一條

公司應(yīng)當(dāng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。第四十二條

違反保密規(guī)定，泄露財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。第六章財(cái)務(wù)檔案的鑒定與銷毀第一節(jié)檔案鑒定第四十三條

公司應(yīng)當(dāng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和銷毀期限。第四十四條

財(cái)務(wù)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。第四十五條

檔案鑒定應(yīng)當(dāng)按照以下程序進(jìn)行：（一）鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見；（二）編制《會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書》，明確檔案的保存價(jià)值和處理意見；（三）鑒定意見書報(bào)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（四）根據(jù)批準(zhǔn)的鑒定意見，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)處理。第四十六條

經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保管；確無保存價(jià)值的檔案，可以按照規(guī)定程序銷毀。第二節(jié)檔案銷毀第四十七條

銷毀財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)按照以下程序進(jìn)行：（一）編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、起止年度等信息；（二）銷毀清冊(cè)報(bào)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同負(fù)責(zé)監(jiān)銷；（四）銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章；（五）銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。第四十八條

銷毀財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)采取安全可靠的方式，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。第四十九條

電子財(cái)務(wù)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，確保電子數(shù)據(jù)的徹底清除。第五十條

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。第七章檔案管理人員職責(zé)第五十一條

公司應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作。第五十二條

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備以下條件：（一）具有良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)；（二）具備相應(yīng)的財(cái)務(wù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)；（三）熟悉國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度；（四）具有較強(qiáng)的責(zé)任心和工作能力。第五十三條

檔案管理人員的主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、編號(hào)、裝盒等工作；（二）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，確保檔案的安全完整；（三）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的查閱服務(wù)工作，辦理查閱、復(fù)制等手續(xù)；（四）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的鑒定和銷毀工作；（五）負(fù)責(zé)檔案保管環(huán)境的維護(hù)和管理；（六）負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告。第五十四條

檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究第五十五條

公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保本制度的有效執(zhí)行。第五十六條

財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。第五十七條

審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，評(píng)價(jià)檔案管理工作的有效性。第五十八條

對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。第五十九條

有下列行為之一的，給予警告處分：（一）未按規(guī)定整理、裝訂財(cái)務(wù)檔案的；（二）未按規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)的；（三）檔案保管環(huán)境不符合要求的；（四）未按規(guī)定進(jìn)行檔案檢查的。第六十條

有下列行為之一的，給予記過處分：（一）擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍的；（二）泄露財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的；（三）檔案保管不善，造成檔案輕微損壞的；（四）未按規(guī)定進(jìn)行檔案鑒定和銷毀的。第六十一條

有