2026年機器人集成公司檔案資料分類保管制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司檔案資料的分類、收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在公司經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展決策中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組以及全體員工在工作中形成的各種形式和載體的檔案資料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案等。第三條基本原則檔案資料管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、規(guī)范整理、安全保管、有效利用的原則，確保檔案資料的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性。第四條管理職責公司綜合管理部是檔案資料管理的職能部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案資料管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門檔案資料的收集、整理和歸檔工作，負責檔案資料的統(tǒng)一保管和提供利用。各部門負責人為本部門檔案資料管理的第一責任人，指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。第二章檔案資料分類標準第五條文書檔案文書檔案是指公司在行政管理活動中形成的各種文件材料，主要包括：上級機關(guān)頒發(fā)的與公司相關(guān)的各類文件、指示、決定、決議等；公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的會議文件、決議、紀要等；公司總經(jīng)理辦公會、專題會議形成的會議紀要、決定等；公司對外發(fā)出的各類文件、函件、報告等；公司各部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等；公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等；公司的規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等；公司的大事記、年鑒、榮譽證書等。第六條科技檔案科技檔案是指公司在產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工程建設(shè)、設(shè)備管理等活動中形成的具有保存價值的科技文件材料，主要包括：產(chǎn)品研發(fā)檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)規(guī)格、研發(fā)計劃、試驗記錄、技術(shù)報告、專利申請材料等；工程技術(shù)檔案：包括工程項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等；設(shè)備檔案：包括設(shè)備采購合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備說明書等；工藝檔案：包括工藝規(guī)程、工藝卡片、工裝設(shè)計、工藝試驗記錄等；質(zhì)量檔案：包括質(zhì)量計劃、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量事故處理報告、質(zhì)量管理體系文件等。第七條會計檔案會計檔案是指公司在財務(wù)會計活動中形成的各種會計核算材料，主要包括：會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等；會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；財務(wù)會計報告：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明等；其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。第八條人事檔案人事檔案是指公司在員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎懲、任免等人事管理活動中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等方面的文件材料，主要包括：員工基本信息材料：包括簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等；員工錄用材料：包括錄用通知書、勞動合同、保密協(xié)議等；員工考核材料：包括績效考核表、評價意見等；員工獎懲材料：包括獎勵決定、處分決定等；員工培訓(xùn)材料：包括培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等；員工離職材料：包括離職申請、離職交接表、解除勞動合同證明等。第九條電子檔案電子檔案是指以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?，主要包括：電子公文：包括以電子形式制作和傳輸?shù)母黝愇募?、函件等；電子報表：包括以電子形式生成的各類統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等；電子圖紙：包括以電子形式設(shè)計和存儲的各類工程圖紙、產(chǎn)品圖紙等；電子郵件：包括與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要電子郵件；其他電子文件：包括以電子形式存在的各類會議記錄、培訓(xùn)材料、宣傳資料等。第三章檔案資料收集與整理第十條收集范圍公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各類文件材料，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進行收集和歸檔。任何部門和個人不得拒絕歸檔或?qū)?yīng)當歸檔的文件材料據(jù)為己有。第十一條收集時間檔案資料的收集按照以下時間要求進行：文書檔案：每年第一季度完成上一年度文書檔案的收集和歸檔工作；科技檔案：項目完成后3個月內(nèi)完成該項目科技檔案的收集和歸檔工作；會計檔案：年度終了后4個月內(nèi)完成上一年度會計檔案的收集和歸檔工作；人事檔案：員工入職后1個月內(nèi)完成其基本人事檔案的收集工作，后續(xù)形成的人事材料及時補充歸檔；電子檔案：形成后及時收集，重要電子文件應(yīng)在形成后1周內(nèi)進行歸檔。第十二條整理要求檔案資料的整理應(yīng)遵循以下要求：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實準確；歸檔的文件材料應(yīng)按照形成的時間順序或重要程度進行系統(tǒng)排列；歸檔的文件材料應(yīng)進行分類編號，編制歸檔文件目錄；歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、手續(xù)完備，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等不耐久的書寫材料；歸檔的電子文件材料應(yīng)確保其真實性、完整性、可用性和安全性，必要時應(yīng)制作紙質(zhì)副本進行歸檔。第十三條移交手續(xù)各部門向綜合管理部移交檔案資料時，應(yīng)填寫檔案移交清單，明確移交檔案的種類、數(shù)量、形成時間等信息，移交雙方在移交清單上簽字確認，移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第四章檔案資料保管與存儲第十四條保管條件檔案資料的保管應(yīng)具備以下條件：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備；檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對濕度應(yīng)控制在45-60%；檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行消毒和防蟲處理；電子檔案的存儲應(yīng)符合國家相關(guān)標準，采用可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式，定期進行備份和遷移。第十五條保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種：永久保管：對公司具有長遠利用價值和歷史意義的檔案資料，應(yīng)永久保管；長期保管：對公司具有重要利用價值的檔案資料，保管期限為30年；短期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有利用價值的檔案資料，保管期限為10年。具體檔案資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表執(zhí)行。第十六條保管要求檔案資料的保管應(yīng)遵循以下要求：檔案資料應(yīng)按照分類編號進行有序排列，便于查找和利用；檔案資料應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；檔案資料的保管情況應(yīng)進行記錄，建立檔案保管臺賬；對于破損、變質(zhì)的檔案資料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制；對于超過保管期限的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。第五章檔案資料借閱與使用第十七條借閱權(quán)限檔案資料的借閱權(quán)限按照以下規(guī)定執(zhí)行：公司內(nèi)部員工因工作需要可以借閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料；借閱涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，須經(jīng)相關(guān)部門負責人批準；借閱人事檔案須經(jīng)人力資源部門負責人批準；外部單位查閱公司檔案資料，須持單位介紹信并經(jīng)公司綜合管理部負責人批準。第十八條借閱程序檔案資料的借閱按照以下程序進行：借閱人填寫檔案借閱申請表，明確借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息；按照權(quán)限規(guī)定報相關(guān)負責人批準；檔案管理人員對借閱申請進行審核，符合條件的辦理借閱手續(xù)；借閱人在檔案借閱登記簿上簽字確認，領(lǐng)取檔案資料；借閱期限一般不超過15天，確需延長的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第十九條使用要求檔案資料的使用應(yīng)遵循以下要求：借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案資料，不得涂改、勾畫、批注、抽取、拆散或損壞；借閱人不得擅自復(fù)制、傳播所借檔案資料，確需復(fù)制的應(yīng)經(jīng)檔案管理人員批準；借閱人應(yīng)按時歸還所借檔案資料，歸還時檔案管理人員應(yīng)進行檢查，確認無損壞后辦理歸還手續(xù)；對于因工作需要經(jīng)常使用的檔案資料，可以申請辦理調(diào)閱手續(xù)，在檔案庫房內(nèi)查閱。第六章檔案資料銷毀與處置第二十條銷毀條件檔案資料的銷毀應(yīng)符合以下條件：超過規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案資料；經(jīng)鑒定確認已失去利用價值的檔案資料；因損毀、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存且無復(fù)制價值的檔案資料。第二十一條銷毀程序檔案資料的銷毀按照以下程序進行：檔案管理人員對擬銷毀的檔案資料進行清理，編制檔案銷毀清冊；檔案銷毀清冊報公司綜合管理部負責人審核，重要檔案資料的銷毀須報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準；檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，并有監(jiān)銷人在場；檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認；檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。第二十二條特殊處置對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案資料的銷毀，應(yīng)采取更加嚴格的保密措施，確保信息安全。對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)徹底清除，無法恢復(fù)。第七章檔案資料安全管理第二十三條安全責任公司綜合管理部是檔案資料安全管理的責任部門，負責制定檔案資料安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，定期對檔案庫房和檔案資料進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。各部門負責人為本部門檔案資料安全管理的第一責任人，負責本部門檔案資料的安全保管工作。第二十四條保密要求檔案資料的保密管理應(yīng)遵循以下要求：檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案資料中的涉密信息；涉密檔案資料應(yīng)單獨存放，嚴格控制接觸人員范圍；借閱涉密檔案資料應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定辦理手續(xù)；檔案資料的復(fù)制、傳輸?shù)葢?yīng)符合保密要求；檔案管理人員離職時應(yīng)辦理保密手續(xù)，簽訂保密承諾書。第二十五條應(yīng)急管理公司應(yīng)制定檔案資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或盜竊、破壞等人為事件時的應(yīng)急處置措施。定期組織檔案管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。第二十六條技術(shù)防護檔案資料的技術(shù)防護應(yīng)包括以下措施：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備；電子檔案應(yīng)采用加密存儲、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)手段；檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全審計、日志記錄等功能；定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復(fù)。第八章監(jiān)督與考核第二十七條監(jiān)督檢查公司綜合管理部應(yīng)定期對各部門檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，及時整改存在的問題。第二十八條考核評價公司將檔案資料管理工作納入各部門和員工的績效考核體系，對檔案資料管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對檔案資料管理