人事行政工作流程規(guī)范手冊(cè)一、引言本手冊(cè)旨在規(guī)范公司人事行政工作的操作流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，提升工作效率與合規(guī)性，保障員工權(quán)益與企業(yè)運(yùn)營(yíng)秩序。適用于公司各部門(mén)涉及人事行政事務(wù)的崗位及人員，涵蓋招聘、入職、考勤、薪酬、員工關(guān)系、行政事務(wù)、文檔管理等核心工作模塊。二、招聘管理流程（一）需求提報(bào)與審批用人部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求或崗位空缺，填寫(xiě)《人員需求申請(qǐng)表》（明確崗位名稱(chēng)、招聘人數(shù)、任職要求、到崗時(shí)間及編制依據(jù)），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交人力資源部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“HR”）。HR結(jié)合公司編制規(guī)劃、人力成本預(yù)算及崗位勝任力模型，3個(gè)工作日內(nèi)完成需求評(píng)估：若需求不符合編制要求，與用人部門(mén)溝通調(diào)整，達(dá)成一致后重新提報(bào)；審核通過(guò)的需求納入招聘計(jì)劃，啟動(dòng)招聘流程。（二）招聘渠道與簡(jiǎn)歷篩選HR根據(jù)崗位特性選擇招聘渠道（如內(nèi)部推薦、招聘網(wǎng)站、校園招聘、獵頭合作等），發(fā)布信息時(shí)需確保崗位描述準(zhǔn)確、薪資范圍合規(guī)。簡(jiǎn)歷收集后，HR結(jié)合崗位要求初步篩選（側(cè)重學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、技能證書(shū)等硬性條件），2個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)交用人部門(mén)二次篩選。用人部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋面試名單，逾期未反饋則默認(rèn)放棄本輪招聘。（三）面試與錄用決策HR協(xié)調(diào)用人部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及高管層（依崗位層級(jí)而定）安排面試，提前1個(gè)工作日通知候選人面試時(shí)間、地點(diǎn)及所需材料（簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證明、離職證明等）。面試采用結(jié)構(gòu)化/半結(jié)構(gòu)化方式，面試官需填寫(xiě)《面試評(píng)估表》（從專(zhuān)業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)、崗位匹配度等維度評(píng)分）。面試結(jié)束后，HR匯總各輪評(píng)價(jià)，與用人部門(mén)溝通確定錄用意向。對(duì)擬錄用人員，HR開(kāi)展背景調(diào)查（重點(diǎn)核查學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職業(yè)道德），調(diào)查通過(guò)后出具《錄用通知書(shū)》（明確薪資、崗位、報(bào)到時(shí)間），經(jīng)用人部門(mén)及HR負(fù)責(zé)人審批后發(fā)送候選人。三、員工入職流程（一）入職準(zhǔn)備候選人確認(rèn)入職后，HR在入職前3個(gè)工作日發(fā)送《入職須知》（明確需攜帶的資料、入職流程及辦公物資要求）。同時(shí)，HR協(xié)調(diào)行政部門(mén)準(zhǔn)備辦公工位、設(shè)備及系統(tǒng)賬號(hào)（如郵箱、OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)）。（二）入職辦理1.簽到與資料提交：新員工到崗當(dāng)日，至HR部門(mén)簽到，提交入職資料（身份證、學(xué)歷證、離職證明、體檢報(bào)告等）并填寫(xiě)《員工信息登記表》。HR核對(duì)資料完整性與真實(shí)性，若資料缺失/不符，1個(gè)工作日內(nèi)要求補(bǔ)充/說(shuō)明。2.勞動(dòng)合同簽訂：資料審核通過(guò)后，HR與新員工簽訂勞動(dòng)合同（含試用期條款），合同期限、薪資、崗位需與錄用通知一致，簽訂后雙方各執(zhí)一份，HR歸檔一份。3.入職培訓(xùn)：HR組織新員工參加入職培訓(xùn)（內(nèi)容：公司文化、規(guī)章制度、考勤管理、薪酬福利）；用人部門(mén)開(kāi)展崗位技能培訓(xùn)（明確崗位職責(zé)與工作目標(biāo)）。培訓(xùn)結(jié)束后，新員工需簽署《培訓(xùn)確認(rèn)書(shū)》。（三）入職跟進(jìn)試用期內(nèi)，HR與用人部門(mén)每半月溝通新員工適應(yīng)情況，及時(shí)解決問(wèn)題。試用期屆滿(mǎn)前10個(gè)工作日，HR向用人部門(mén)發(fā)送《轉(zhuǎn)正提醒函》，用人部門(mén)需在5個(gè)工作日內(nèi)完成試用期考核（含工作業(yè)績(jī)、職業(yè)素養(yǎng)），考核通過(guò)后提交《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》，經(jīng)HR審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，新員工轉(zhuǎn)為正式員工；考核不通過(guò)的，按勞動(dòng)合同約定處理（延長(zhǎng)試用期/解除合同）。四、考勤與績(jī)效管理流程（一）考勤管理1.制度宣導(dǎo)：新員工入職培訓(xùn)時(shí)，HR詳細(xì)講解考勤制度（工作時(shí)間、打卡要求、請(qǐng)假/加班流程），并在OA系統(tǒng)公示最新政策。2.日常打卡：?jiǎn)T工需按規(guī)定時(shí)間通過(guò)考勤系統(tǒng)打卡（指紋/人臉識(shí)別/手機(jī)打卡），行政部門(mén)定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.異常處理：請(qǐng)假：?jiǎn)T工提前填寫(xiě)《請(qǐng)假申請(qǐng)單》，經(jīng)直屬上級(jí)、部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交HR備案（病假附醫(yī)院證明，事假說(shuō)明事由）；突發(fā)請(qǐng)假需在到崗時(shí)間前2小時(shí)電話(huà)報(bào)備，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)單。加班：?jiǎn)T工因工作需要加班的，提前填寫(xiě)《加班申請(qǐng)單》，經(jīng)上級(jí)審批后交HR，加班時(shí)長(zhǎng)按公司規(guī)定核算調(diào)休/加班費(fèi)。曠工：未請(qǐng)假且無(wú)合理理由缺勤的，按曠工處理，HR根據(jù)制度扣除相應(yīng)工資，情節(jié)嚴(yán)重的提交離職建議。（二）績(jī)效管理1.計(jì)劃制定：每年初，HR組織各部門(mén)制定年度績(jī)效目標(biāo)，部門(mén)負(fù)責(zé)人將目標(biāo)分解至員工，形成《個(gè)人績(jī)效合約》（明確考核指標(biāo)、權(quán)重及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)），經(jīng)員工確認(rèn)、上級(jí)審批后生效。2.過(guò)程管理：上級(jí)每季度與員工進(jìn)行績(jī)效溝通，記錄工作進(jìn)展與問(wèn)題，提供指導(dǎo)與支持。HR每半年收集績(jī)效數(shù)據(jù)，督促部門(mén)完成中期評(píng)估。3.考核與應(yīng)用：年末，員工自評(píng)后，上級(jí)結(jié)合工作成果、行為表現(xiàn)等進(jìn)行考核，填寫(xiě)《績(jī)效評(píng)估表》。HR匯總結(jié)果，與部門(mén)溝通確定績(jī)效等級(jí)（優(yōu)秀/合格/待改進(jìn)）?？?jī)效結(jié)果應(yīng)用于：薪酬調(diào)整（調(diào)薪、獎(jiǎng)金發(fā)放）；崗位調(diào)整（晉升、調(diào)崗）；培訓(xùn)發(fā)展（針對(duì)性培訓(xùn)計(jì)劃）?？己私Y(jié)束后，上級(jí)需與員工進(jìn)行績(jī)效面談，反饋結(jié)果并制定改進(jìn)計(jì)劃。五、薪酬福利管理流程（一）薪酬核算與發(fā)放1.數(shù)據(jù)收集：每月5日前，HR收集考勤數(shù)據(jù)（請(qǐng)假、加班、曠工）、績(jī)效結(jié)果、社保公積金繳納基數(shù)等信息，與行政、財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)準(zhǔn)確性。2.薪酬核算：HR根據(jù)薪酬制度、考勤數(shù)據(jù)、績(jī)效結(jié)果核算工資（含基本工資、績(jī)效工資、補(bǔ)貼、加班費(fèi)），制作《工資明細(xì)表》，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.工資發(fā)放：財(cái)務(wù)部門(mén)在每月10日（遇節(jié)假日順延）前完成工資發(fā)放（銀行轉(zhuǎn)賬）。發(fā)放后，HR向員工推送電子工資條，員工需在3個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)，如有異議可向HR反饋，HR需在2個(gè)工作日內(nèi)核查并回復(fù)。（二）福利管理1.社保公積金：HR每月按規(guī)定為員工繳納社保、公積金，新員工入職當(dāng)月/次月（依當(dāng)?shù)卣撸┺k理參保，離職員工在離職當(dāng)月/次月停保。每年基數(shù)調(diào)整時(shí)，HR收集員工工資數(shù)據(jù)，按規(guī)定申報(bào)調(diào)整。2.節(jié)日福利與關(guān)懷：行政部門(mén)根據(jù)預(yù)算與節(jié)日安排，策劃節(jié)日福利（禮品/禮金）或員工活動(dòng)（團(tuán)建/生日會(huì)），提前10個(gè)工作日提交方案至公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后組織實(shí)施，確保員工體驗(yàn)與成本控制平衡。3.員工關(guān)懷：HR定期收集員工意見(jiàn)（問(wèn)卷調(diào)查、面談），針對(duì)需求（職業(yè)發(fā)展、工作環(huán)境）制定關(guān)懷措施（如職業(yè)規(guī)劃講座、辦公設(shè)施優(yōu)化）。六、員工關(guān)系管理流程（一）勞動(dòng)合同管理1.簽訂與續(xù)簽：新員工入職時(shí)簽訂勞動(dòng)合同，合同到期前30日，HR向員工發(fā)送《續(xù)簽意向書(shū)》，員工反饋意向后，HR與用人部門(mén)溝通是否續(xù)簽。續(xù)簽的，簽訂新勞動(dòng)合同；不續(xù)簽的，按規(guī)定辦理離職手續(xù)。2.解除與終止：?jiǎn)T工主動(dòng)離職的，需提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請(qǐng)單》，經(jīng)上級(jí)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、HR審批后，進(jìn)入離職流程；公司因業(yè)務(wù)調(diào)整或員工不符合崗位要求解除合同的，需提前30日通知員工（或支付代通知金），并按勞動(dòng)法支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。合同終止的，HR提前通知員工，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）勞動(dòng)糾紛處理發(fā)生勞動(dòng)糾紛時(shí)，HR第一時(shí)間與員工溝通，了解訴求，收集證據(jù)（勞動(dòng)合同、考勤記錄、績(jī)效數(shù)據(jù)等），依據(jù)勞動(dòng)法與公司制度提出解決方案。若溝通無(wú)果，可邀請(qǐng)工會(huì)或第三方調(diào)解，必要時(shí)通過(guò)勞動(dòng)仲裁或訴訟解決，全程需確保合規(guī)性與證據(jù)鏈完整。（三）員工溝通與文化建設(shè)HR與用人部門(mén)定期開(kāi)展員工面談（試用期、調(diào)崗、績(jī)效面談），了解工作狀態(tài)與需求，記錄問(wèn)題并推動(dòng)解決。行政部門(mén)組織企業(yè)文化活動(dòng)（年會(huì)、技能競(jìng)賽），增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，活動(dòng)方案需提前策劃、預(yù)算審批、效果復(fù)盤(pán)。七、行政事務(wù)管理流程（一）辦公用品管理1.申購(gòu)與采購(gòu)：各部門(mén)每月末提交《辦公用品申購(gòu)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交行政部門(mén)。行政部門(mén)匯總需求，選擇合規(guī)供應(yīng)商（協(xié)議供應(yīng)商/電商平臺(tái)）采購(gòu)，確保質(zhì)量與價(jià)格合理，采購(gòu)后辦理入庫(kù)。2.領(lǐng)用與盤(pán)點(diǎn)：?jiǎn)T工憑《辦公用品領(lǐng)用單》至行政部門(mén)領(lǐng)用物資，行政部門(mén)登記領(lǐng)用臺(tái)賬。每季度末，行政部門(mén)組織盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存與臺(tái)賬，分析消耗情況，優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃。（二）固定資產(chǎn)管理1.登記與使用：行政部門(mén)對(duì)公司固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)、辦公家具等）編號(hào)登記，建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（記錄型號(hào)、使用人、購(gòu)置時(shí)間）。使用人需妥善保管資產(chǎn)，定期維護(hù)，若因個(gè)人原因損壞需按規(guī)定賠償。2.報(bào)廢與處置：固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無(wú)法維修時(shí)，使用人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審批后，由行政部門(mén)按規(guī)定處置（變賣(mài)/報(bào)廢），處置收入交財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）會(huì)議與活動(dòng)組織1.會(huì)議管理：會(huì)議組織者提前確定主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，通過(guò)OA系統(tǒng)/郵件發(fā)送《會(huì)議通知》。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需準(zhǔn)備資料、設(shè)備（投影儀/麥克風(fēng)），安排專(zhuān)人記錄紀(jì)要，會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布至相關(guān)人員，跟蹤決議執(zhí)行情況。2.活動(dòng)組織：行政部門(mén)策劃公司活動(dòng)（年會(huì)/團(tuán)建），提前1個(gè)月制定方案（含預(yù)算、流程、分工），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行?；顒?dòng)結(jié)束后，收集員工反饋，復(fù)盤(pán)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化后續(xù)活動(dòng)。（四）辦公環(huán)境與安全管理行政部門(mén)每日檢查辦公區(qū)域衛(wèi)生、設(shè)備運(yùn)行情況，督促保潔人員維護(hù)環(huán)境整潔。每月組織安全檢查（消防設(shè)施、用電安全），發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改。制定應(yīng)急預(yù)案（火災(zāi)/地震/疫情防控），每年組織應(yīng)急演練，確保員工安全與公司運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定。八、文檔與信息管理流程（一）人事檔案管理HR收集員工入職資料、合同、績(jī)效記錄、獎(jiǎng)懲文件等，按姓名/工號(hào)分類(lèi)歸檔，建立《人事檔案臺(tái)賬》。檔案保管需確保安全（防火/防潮/防盜），員工借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批后借閱，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，歸還時(shí)檢查檔案完整性。（二）行政文檔管理行政部門(mén)對(duì)公司制度、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案等文檔分類(lèi)管理，電子文檔存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（部門(mén)內(nèi)共享/公司全員可見(jiàn)/僅限管理層查看）。紙質(zhì)文檔需編號(hào)存檔，定期備份，確保文檔可追溯、防篡改。（三）信息安全管理公司建立信息安全制度，明確保密范圍（員工信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密），員工需簽署《保密協(xié)議》。IT部門(mén)定期更新系統(tǒng)密碼、安裝殺毒軟件，防范數(shù)據(jù)泄露。員工離職時(shí)，需移交所有公司資料（電子文檔、紙質(zhì)文件、設(shè)備數(shù)據(jù)），IT部門(mén)注銷(xiāo)其系統(tǒng)賬號(hào)，確保信息安全。九、流程優(yōu)化與監(jiān)督機(jī)制（一）流程評(píng)估HR與行政部門(mén)每半年對(duì)各流程進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)員工滿(mǎn)意度調(diào)查、流程耗時(shí)統(tǒng)計(jì)、問(wèn)題反饋收集等方式，分析流程痛點(diǎn)（如審批冗余、標(biāo)準(zhǔn)模糊）。（二）優(yōu)化改進(jìn)針對(duì)評(píng)估問(wèn)題，成立流程優(yōu)化小組（含HR、行政、業(yè)務(wù)部門(mén)代表），制定改進(jìn)方案，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。方案實(shí)施前需試點(diǎn)驗(yàn)證，確保優(yōu)化后流程更高效、合規(guī)。優(yōu)化后的流程需通過(guò)培訓(xùn)、手冊(cè)更新等方式宣導(dǎo)至全員。（三）監(jiān)督與考核HR與行政部門(mén)每月抽查流程執(zhí)