營(yíng)銷材料倉(cāng)庫(kù)管理制度手冊(cè)一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)營(yíng)銷材料（包括宣傳冊(cè)、海報(bào)、禮品、樣品、展架、電子素材等）的倉(cāng)儲(chǔ)管理流程，保證材料存儲(chǔ)有序、流轉(zhuǎn)高效、賬實(shí)相符，降低資源浪費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)，保障營(yíng)銷活動(dòng)順利開展，特制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)《企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)管理規(guī)范》《營(yíng)銷活動(dòng)物資管理辦法》等相關(guān)要求，結(jié)合公司營(yíng)銷材料管理實(shí)際制定。二、適用范圍與應(yīng)用情境（一）適用范圍本制度適用于公司市場(chǎng)部、銷售部及各分支機(jī)構(gòu)所有營(yíng)銷材料的倉(cāng)儲(chǔ)管理活動(dòng)，涵蓋材料入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、出庫(kù)、盤點(diǎn)等全流程。（二）應(yīng)用情境營(yíng)銷活動(dòng)籌備期：如新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、展會(huì)、促銷活動(dòng)等，需批量采購(gòu)或領(lǐng)用宣傳物料時(shí)；日常營(yíng)銷支持：銷售團(tuán)隊(duì)日常拜訪客戶、區(qū)域推廣需領(lǐng)用宣傳冊(cè)、禮品等材料時(shí)；材料庫(kù)存管理：定期對(duì)現(xiàn)有營(yíng)銷材料進(jìn)行清點(diǎn)、維護(hù)及庫(kù)存優(yōu)化時(shí)；跨部門協(xié)作：市場(chǎng)部與銷售部、采購(gòu)部之間進(jìn)行材料調(diào)撥、交接時(shí)。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）營(yíng)銷材料入庫(kù)管理入庫(kù)前準(zhǔn)備采購(gòu)部或需求部門提前向倉(cāng)庫(kù)提交《營(yíng)銷材料采購(gòu)/入庫(kù)通知單》，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、供應(yīng)商（如適用）及用途。倉(cāng)庫(kù)管理員*根據(jù)通知單提前規(guī)劃存放區(qū)域，檢查倉(cāng)庫(kù)環(huán)境（溫濕度、通風(fēng)等）是否符合材料存儲(chǔ)要求（如紙質(zhì)材料需防潮，電子素材需防磁）。材料驗(yàn)收材料送達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)管理員與送貨人（或采購(gòu)經(jīng)辦人）共同核對(duì)實(shí)物與《采購(gòu)/入庫(kù)通知單》信息是否一致，包括：數(shù)點(diǎn)：核對(duì)總數(shù)量、包裝規(guī)格是否與單據(jù)匹配；質(zhì)檢：檢查材料外觀是否完好（如宣傳冊(cè)無污損、無缺頁，禮品無破損），功能是否正常（如電子素材可正常打開）；核對(duì)：確認(rèn)名稱、型號(hào)、批次等信息與單據(jù)一致。若驗(yàn)收合格，雙方在《入庫(kù)登記表》上簽字確認(rèn)；若數(shù)量不符或質(zhì)量有問題，當(dāng)場(chǎng)記錄差異并反饋至采購(gòu)部/需求部門，處理完成后方可入庫(kù)。入庫(kù)登記與上架倉(cāng)庫(kù)管理員*根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，及時(shí)填寫《入庫(kù)登記表》（表1），登記內(nèi)容包括：入庫(kù)日期、材料名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、供應(yīng)商/申請(qǐng)人、驗(yàn)收人、存放位置（如“A區(qū)-貨架3-層2”）。為材料粘貼統(tǒng)一標(biāo)簽（標(biāo)注名稱、規(guī)格、入庫(kù)日期、批次號(hào)），按“分類分區(qū)、標(biāo)識(shí)清晰”原則上架，同類材料集中存放，不同材料避免混放。（二）營(yíng)銷材料存儲(chǔ)與保管分區(qū)分類管理按材料類型劃分存儲(chǔ)區(qū)域，例如：紙質(zhì)材料區(qū)：存放宣傳冊(cè)、海報(bào)、手冊(cè)等，需配備防潮架，遠(yuǎn)離水源和陽光直射；禮品樣品區(qū)：存放促銷禮品、產(chǎn)品樣品，需使用專用陳列柜，易碎品單獨(dú)標(biāo)注并輕拿輕放；電子素材區(qū)：存放U盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，存放在防磁柜中，標(biāo)注“電子文件-定期備份”；大型物料區(qū)：存放展架、易拉寶等，豎直存放并固定，避免傾倒。環(huán)境與安全管理每日記錄倉(cāng)庫(kù)溫濕度（紙質(zhì)材料區(qū)溫度18-25℃，濕度45%-65%），超標(biāo)時(shí)及時(shí)啟動(dòng)除濕/通風(fēng)設(shè)備；嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、使用明火，配備滅火器、消防栓等消防設(shè)施，每月檢查一次；落實(shí)“人走落鎖”制度，非倉(cāng)庫(kù)人員進(jìn)入需登記《外來人員出入登記表》，由倉(cāng)庫(kù)管理員*陪同。日常維護(hù)每周對(duì)存儲(chǔ)材料進(jìn)行一次巡查，檢查是否有受潮、蟲蛀、變形、損壞等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理并記錄；對(duì)臨近有效期或易過季材料（如節(jié)日主題海報(bào)），提前一個(gè)月通知市場(chǎng)部，優(yōu)先安排出庫(kù)或報(bào)廢處理。（三）營(yíng)銷材料出庫(kù)管理出庫(kù)申請(qǐng)與審批需用部門填寫《營(yíng)銷材料出庫(kù)申請(qǐng)表》（表2），注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“展會(huì)客戶接待”）、領(lǐng)用人及預(yù)計(jì)使用時(shí)間；部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至倉(cāng)庫(kù)管理員；領(lǐng)用數(shù)量超過50份（或金額超500元）的，需經(jīng)市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人額外審批。材料發(fā)放與核驗(yàn)倉(cāng)庫(kù)管理員*根據(jù)審批通過的《出庫(kù)申請(qǐng)表》備貨，核對(duì)材料名稱、規(guī)格、數(shù)量與申請(qǐng)單一致；領(lǐng)用人到倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)核驗(yàn)材料，確認(rèn)無誤后在《出庫(kù)申請(qǐng)表》及《材料領(lǐng)用記錄表》（表4）上簽字，領(lǐng)取材料時(shí)需出示有效工牌。出庫(kù)登記與更新倉(cāng)庫(kù)管理員*在出庫(kù)當(dāng)日更新《庫(kù)存臺(tái)賬》（可結(jié)合Excel或倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)），保證“賬實(shí)一致”，并將《出庫(kù)申請(qǐng)表》存檔備查。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)與優(yōu)化定期盤點(diǎn)每月25日由倉(cāng)庫(kù)管理員*牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部人員進(jìn)行月度盤點(diǎn)，每季度末開展全面盤點(diǎn)；盤點(diǎn)時(shí)采用“實(shí)點(diǎn)法”，逐一清點(diǎn)各區(qū)域材料數(shù)量，與《庫(kù)存臺(tái)賬》核對(duì)，填寫《庫(kù)存盤點(diǎn)表》（表3），記錄賬面數(shù)量、實(shí)盤數(shù)量、差異及原因（如“發(fā)放漏登記”“自然損耗”）。差異處理若賬實(shí)差異率在±2%以內(nèi)，由倉(cāng)庫(kù)管理員說明原因后報(bào)市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人審批，調(diào)整臺(tái)賬；若差異率超過±2%，需復(fù)盤查找原因（如丟失、錯(cuò)發(fā)），追究責(zé)任人并填寫《差異處理報(bào)告》，同時(shí)采取措施避免再次發(fā)生。庫(kù)存優(yōu)化每季度分析材料庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，對(duì)滯銷材料（如連續(xù)3個(gè)月未領(lǐng)用的宣傳冊(cè)）提出處理建議（如折價(jià)促銷、跨部門調(diào)撥、報(bào)廢），報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行；建立“安全庫(kù)存”機(jī)制，常用材料（如宣傳冊(cè)、基礎(chǔ)禮品）保持1-2個(gè)月的用量，避免缺貨影響營(yíng)銷活動(dòng)。四、常用管理表單模板表1：營(yíng)銷材料入庫(kù)登記表序號(hào)入庫(kù)日期材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量供應(yīng)商/申請(qǐng)人驗(yàn)收人存放位置備注12023-10-01產(chǎn)品宣傳冊(cè)A5(16P)冊(cè)200采購(gòu)部**A區(qū)-貨架1-層1無22023-10-05促銷禮品-定制U盤8GB個(gè)50市場(chǎng)部**C區(qū)-陳列柜2-3帶logo表2：營(yíng)銷材料出庫(kù)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門銷售部申請(qǐng)日期2023-10-08領(lǐng)用人*用途區(qū)域客戶拜訪序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位1產(chǎn)品宣傳冊(cè)A5(16P)冊(cè)2促銷禮品-筆記本16K本審批意見部門負(fù)責(zé)人：市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人：（若需）倉(cāng)庫(kù)管理員：*領(lǐng)用確認(rèn)領(lǐng)用人簽字：*表3：營(yíng)銷材料庫(kù)存盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期2023-10-25盤點(diǎn)人員、、*序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位1產(chǎn)品海報(bào)A3張2展架1.2m*0.8m個(gè)表4：材料領(lǐng)用記錄表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人材料名稱規(guī)格單位數(shù)量用途發(fā)放人審批人2023-10-10市場(chǎng)部*展架1.2m個(gè)2展會(huì)布置**五、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）責(zé)任明確倉(cāng)庫(kù)管理員*為營(yíng)銷材料倉(cāng)儲(chǔ)管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)、盤點(diǎn)的全流程管控；需用部門對(duì)材料用途的合理性負(fù)責(zé)，領(lǐng)用人需妥善保管所領(lǐng)材料，避免浪費(fèi)或損壞；采購(gòu)部保證材料質(zhì)量符合要求，市場(chǎng)部統(tǒng)籌材料需求規(guī)劃與庫(kù)存優(yōu)化。（二）流程規(guī)范嚴(yán)禁“先領(lǐng)后批”或“白條出庫(kù)”，所有出庫(kù)行為必須經(jīng)審批流程；入庫(kù)驗(yàn)收需雙人核對(duì)，出庫(kù)發(fā)放需領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，保證每一步驟可追溯；庫(kù)存臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，每月與財(cái)務(wù)部對(duì)賬一次，保證賬賬相符。（三）風(fēng)險(xiǎn)防范材料損壞/丟失：定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理，易碎品單獨(dú)存放并標(biāo)注；庫(kù)存積壓：通過季度庫(kù)存分析及時(shí)處理滯銷材料，避免資金占用；信息泄露：電子素材區(qū)實(shí)行權(quán)限管理，敏感營(yíng)銷資料（如未上市產(chǎn)品宣傳冊(cè)）限制領(lǐng)用