會(huì)議管理與會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范手冊為規(guī)范公司會(huì)議組織流程，提高會(huì)議效率，保證會(huì)議成果有效落地，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，特制定本規(guī)范手冊。手冊涵蓋會(huì)議全流程管理要點(diǎn)、紀(jì)要編寫標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)用模板，旨在為各部門會(huì)議組織與執(zhí)行提供統(tǒng)一指引，促進(jìn)信息高效傳遞與工作協(xié)同。第一章適用范圍與場景說明本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：常規(guī)例會(huì)：部門周例會(huì)、項(xiàng)目月度會(huì)等，用于同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源；專題會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問題研討會(huì)、方案評審會(huì)等，聚焦特定議題深入討論；決策會(huì)議：預(yù)算審批會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)等，需形成明確決議事項(xiàng)；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：涉及多部門協(xié)作的專項(xiàng)任務(wù)對接會(huì)，明確責(zé)任邊界與協(xié)作機(jī)制。第二章會(huì)議全流程管理規(guī)范第一節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確認(rèn)會(huì)議必要性優(yōu)先通過即時(shí)通訊工具、郵件等方式溝通簡單事項(xiàng)，避免不必要的會(huì)議；需召開會(huì)議時(shí)，明確會(huì)議需解決的核心問題（如“確定方案方向”“明確任務(wù)分工”等），避免議題模糊。制定會(huì)議方案會(huì)議主題：簡潔明了，直接反映核心議題（如“XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對會(huì)”）；時(shí)間安排：預(yù)估會(huì)議時(shí)長（例會(huì)建議不超過1.5小時(shí)，專題會(huì)不超過2小時(shí)），避開員工重要工作時(shí)段（如周一上午、周五下午）；地點(diǎn)/方式：線下會(huì)議需提前預(yù)訂會(huì)議室（測試設(shè)備投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)）；線上會(huì)議需提前確認(rèn)平臺(tái)（如騰訊會(huì)議、Zoom）并發(fā)送；參會(huì)人員：明確主持人、記錄人、核心參會(huì)人、列席人員（列席人員僅限必要關(guān)聯(lián)人員），提前與參會(huì)人確認(rèn)時(shí)間沖突。準(zhǔn)備會(huì)議材料主辦部門需提前1個(gè)工作日將會(huì)議議程、背景資料、待討論方案等材料通過郵件或共享文檔發(fā)送至參會(huì)人，預(yù)留足夠閱讀時(shí)間；材料需標(biāo)注重點(diǎn)（如“需決策事項(xiàng)”“待確認(rèn)數(shù)據(jù)”），避免信息過載。發(fā)送會(huì)議通知通知至少包含：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間+時(shí)區(qū)）、地點(diǎn)/線上、參會(huì)人員、會(huì)議議程、準(zhǔn)備材料、聯(lián)系人及聯(lián)系方式；示例：“【會(huì)議通知】XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)——時(shí)間：10月26日14:00-15:30，地點(diǎn)：3樓301會(huì)議室，參會(huì)人：總監(jiān)（項(xiàng)目組）、經(jīng)理（開發(fā)組）、專員（測試組），議程：1.各組進(jìn)度匯報(bào)（20分鐘/組）；2.風(fēng)險(xiǎn)問題討論（30分鐘）；3.下階段計(jì)劃確認(rèn)（20分鐘）。材料：Q3進(jìn)度表（附件1），聯(lián)系人：助理，分機(jī)：8888?！钡诙?jié)會(huì)中管理：聚焦議題，高效推進(jìn)會(huì)前簽到與設(shè)備檢查記錄人提前10分鐘到達(dá)會(huì)場，測試設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、共享屏幕），準(zhǔn)備簽到表（紙質(zhì)或線上）；參會(huì)人員簽到后，將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式，關(guān)閉無關(guān)軟件。開場與議程確認(rèn)主持人準(zhǔn)時(shí)開場，明確會(huì)議目標(biāo)（“本次會(huì)議旨在解決XX問題，需達(dá)成XX共識(shí)”）；簡要說明會(huì)議規(guī)則（如“每人發(fā)言不超過3分鐘”“聚焦議題不跑題”），確認(rèn)議程是否需調(diào)整（如無重大修改，按原議程執(zhí)行）。議題討論與控制按議程順序逐項(xiàng)討論，主持人引導(dǎo)發(fā)言，避免討論偏離主題；對爭議較大的議題，可采用“輪流發(fā)言+數(shù)據(jù)支撐”方式，保證各方觀點(diǎn)充分表達(dá)；需決策時(shí)，主持人明確“是否達(dá)成一致”“需投票或進(jìn)一步調(diào)研”（如“方案A支持3人，方案B支持2人，暫未達(dá)成一致，會(huì)前由*經(jīng)理補(bǔ)充數(shù)據(jù)后郵件確認(rèn)”）。關(guān)鍵信息記錄記錄人需實(shí)時(shí)記錄：討論要點(diǎn)（分歧點(diǎn)、共識(shí)點(diǎn)）、決議事項(xiàng)（明確結(jié)論）、待辦任務(wù)（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付物）；示例記錄：“討論：項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)——開發(fā)組：需求變更3處，需增加5天；產(chǎn)品組：需求已凍結(jié)，可協(xié)調(diào)資源。共識(shí)：開發(fā)組優(yōu)先處理核心模塊，非核心模塊延后3天。待辦：*經(jīng)理10月27日前提交資源協(xié)調(diào)方案?！钡谌?jié)會(huì)后跟進(jìn)：閉環(huán)管理，保證落地會(huì)議紀(jì)要編寫與審核記錄人需在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿，內(nèi)容涵蓋：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、主持人、記錄人）、議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)（表格化呈現(xiàn)）；紀(jì)要初稿提交主持人審核，重點(diǎn)核對決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)的準(zhǔn)確性（如負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間是否無誤）；審核通過后，1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人及相關(guān)部門抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。任務(wù)跟蹤與反饋主辦部門負(fù)責(zé)建立《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》（見第四章模板），每周更新任務(wù)進(jìn)度，對逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒負(fù)責(zé)人；待辦任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人需在跟蹤表中更新結(jié)果，并抄送主持人及記錄人。會(huì)議資料歸檔記錄人負(fù)責(zé)將會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)材料等整理歸檔（電子檔存共享服務(wù)器，命名規(guī)則：“會(huì)議名稱-日期”，如“XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)-20231026”），保存期限不少于2年。第三章會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范第一節(jié)紀(jì)要核心要素與編寫原則核心要素基本信息：會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、地點(diǎn)/線上、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、列席人員；會(huì)議議程：按討論順序列出各議題；討論要點(diǎn)：客觀記錄各方觀點(diǎn)（避免主觀評價(jià)），重點(diǎn)標(biāo)注分歧與共識(shí)；決議事項(xiàng)：明確最終結(jié)論（如“通過XX方案”“采納XX建議”）；待辦任務(wù)：表格化呈現(xiàn)（任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付物、備注）。編寫原則客觀準(zhǔn)確：忠實(shí)還原會(huì)議內(nèi)容，不添加個(gè)人觀點(diǎn)，數(shù)據(jù)、結(jié)論需與會(huì)議記錄一致；簡潔明了：用短句、bulletpoint呈現(xiàn)，避免冗長描述，重點(diǎn)信息可加粗或標(biāo)紅；突出重點(diǎn)：決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)單獨(dú)列出，優(yōu)先級(jí)排序（如“緊急重要”“重要不緊急”）。第二節(jié)紀(jì)要編寫步驟與示例步驟1：整理原始記錄會(huì)后立即核對會(huì)中記錄，補(bǔ)充遺漏信息（如未記錄的發(fā)言要點(diǎn)、數(shù)據(jù)），標(biāo)注不確定處（需向參會(huì)人確認(rèn)）。步驟2：提煉核心內(nèi)容刪除與議題無關(guān)的討論內(nèi)容，合并重復(fù)觀點(diǎn)，提煉關(guān)鍵結(jié)論（如“關(guān)于需求變更，最終決定：凍結(jié)非核心需求，優(yōu)先開發(fā)核心模塊”）。步驟3：格式化輸出按章節(jié)排版（基本信息→議程→討論要點(diǎn)→決議事項(xiàng)→待辦任務(wù)），待辦任務(wù)用表格呈現(xiàn)（詳見第四章模板）。示例片段待辦任務(wù)：任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付物備注提交資源協(xié)調(diào)方案*經(jīng)理2023/10/27Word版方案含開發(fā)組人力調(diào)配計(jì)劃完成核心模塊測試用例編寫*專員2023/10/30Excel測試用例表覆蓋新增功能點(diǎn)同步客戶需求變更結(jié)果*總監(jiān)2023/10/28客戶確認(rèn)郵件抄送產(chǎn)品組全體第四章會(huì)議管理常用模板模板一：會(huì)議通知單會(huì)議通知單會(huì)議名稱XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年10月26日14:00-15:30會(huì)議地點(diǎn)3樓301會(huì)議室線上騰訊會(huì)議ID：123-456-789（密碼：8888）主持人*總監(jiān)（項(xiàng)目組）記錄人*助理（項(xiàng)目組）參會(huì)人員經(jīng)理（開發(fā)組）、主管（測試組）、*專員（產(chǎn)品組）列席人員*秘書（行政部）會(huì)議議程1.各組Q3進(jìn)度匯報(bào)（20分鐘/組）；2.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)問題討論（30分鐘）；3.Q4計(jì)劃確認(rèn)（20分鐘）會(huì)議材料1.Q3項(xiàng)目進(jìn)度表（附件1）；2.風(fēng)險(xiǎn)問題清單（附件2）準(zhǔn)備要求請各組提前準(zhǔn)備匯報(bào)PPT，重點(diǎn)說明“已完成工作、未完成工作、風(fēng)險(xiǎn)及需支持事項(xiàng)”聯(lián)系人及聯(lián)系方式助理，分機(jī)：8888，郵箱：（內(nèi)部郵箱）模板二：會(huì)議簽到表會(huì)議簽到表會(huì)議名稱XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)日期2023/10/26簽到時(shí)間姓名部門職位13:50-14:00*總監(jiān)項(xiàng)目組總監(jiān)13:52-14:00*經(jīng)理開發(fā)組經(jīng)理13:55-14:00*主管測試組主管13:58-14:00*專員產(chǎn)品組專員14:00*秘書行政部秘書模板三：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)會(huì)議時(shí)間：2023年10月26日14:00-15:30會(huì)議地點(diǎn)：3樓301會(huì)議室主持人：*總監(jiān)（項(xiàng)目組）記錄人：*助理（項(xiàng)目組）參會(huì)人員：經(jīng)理（開發(fā)組）、主管（測試組）、*專員（產(chǎn)品組）列席人員：*秘書（行政部）一、會(huì)議議程各組Q3進(jìn)度匯報(bào)（20分鐘/組）；項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)問題討論（30分鐘）；Q4計(jì)劃確認(rèn)（20分鐘）。二、討論要點(diǎn)（一）Q3進(jìn)度匯報(bào)開發(fā)組（*經(jīng)理）：核心模塊開發(fā)完成100%，非核心模塊完成80%；因需求變更3處（客戶新增2處、內(nèi)部優(yōu)化1處），導(dǎo)致2個(gè)任務(wù)延期3天。測試組（*主管）：已完成測試用例編寫90%，核心模塊測試通過率85%，非核心模塊因開發(fā)未完成，測試暫未開展。產(chǎn)品組（*專員）：客戶需求已凍結(jié)，無新增需求；已輸出Q4產(chǎn)品原型，待開發(fā)組評估排期。（二）風(fēng)險(xiǎn)問題討論風(fēng)險(xiǎn)1：非核心模塊開發(fā)延期可能導(dǎo)致項(xiàng)目整體交付延遲1周。開發(fā)組：需增加2名開發(fā)人員，協(xié)調(diào)周期需3天。產(chǎn)品組：建議優(yōu)先保障核心模塊，非核心模塊可延后交付（與客戶溝通后可接受）。共識(shí)：非核心模塊延后3天交付，開發(fā)組10月27日前提交資源協(xié)調(diào)方案。風(fēng)險(xiǎn)2：測試用例覆蓋率不足（當(dāng)前90%，目標(biāo)95%）。測試組：需產(chǎn)品組補(bǔ)充5個(gè)邊界場景用例，2天內(nèi)完成。三、決議事項(xiàng)通過《Q4項(xiàng)目計(jì)劃》（附件1），核心模塊交付時(shí)間定為11月20日，非核心模塊定為11月23日；凍結(jié)當(dāng)前需求，Q4新增需求需走變更流程，經(jīng)*總監(jiān)審批后納入下一迭代；產(chǎn)品組10月27日前向客戶確認(rèn)非核心模塊延后交付方案，同步抄送項(xiàng)目組。四、待辦任務(wù)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付物備注提交資源協(xié)調(diào)方案*經(jīng)理2023/10/27Word版方案含新增人員需求及協(xié)調(diào)計(jì)劃補(bǔ)充測試用例邊界場景*專員2023/10/28Excel測試用例表覆蓋5個(gè)邊界場景客戶確認(rèn)延后交付方案*專員2023/10/27客戶確認(rèn)郵件抄送總監(jiān)、經(jīng)理分發(fā)范圍：項(xiàng)目組全體、開發(fā)組、測試組、產(chǎn)品組、*總監(jiān)抄送：行政部（存檔）模板四：會(huì)議任務(wù)跟蹤表會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)ID任務(wù)描述來源會(huì)議負(fù)責(zé)人截止時(shí)間狀態(tài)（待開展/進(jìn)行中/已完成/逾期）完成時(shí)間交付物備注20231026001提交資源協(xié)調(diào)方案Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)*經(jīng)理2023/10/27進(jìn)行中—Word版方案待人力部確認(rèn)人員20231026002補(bǔ)充測試用例邊界場景Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)*專員2023/10/28待開展—Excel測試用例表需開發(fā)組配合提供接口文檔20231026003客戶確認(rèn)延后交付方案Q3進(jìn)度復(fù)盤會(huì)*專員2023/10/27已完成2023/10/26客戶確認(rèn)郵件客戶無異議，同意延后第五章關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避一、會(huì)議紀(jì)律管理準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，遲到/早退需提前向主持人請假（超過15分鐘需書面說明原因）；會(huì)議期間專注議題，不隨意接打電話、處理與會(huì)議無關(guān)事務(wù)；發(fā)言需簡明扼要，避免打斷他人，有爭議時(shí)可會(huì)后單獨(dú)溝通。二、紀(jì)要質(zhì)量把控待辦任務(wù)需明確“可交付成果”（如“方案”而非“報(bào)告”），避免模糊描述；決議事項(xiàng)需注明“依據(jù)”（如“經(jīng)會(huì)議投票表決”“客戶確認(rèn)”），保證結(jié)論有支撐；紀(jì)要發(fā)出前需經(jīng)所有參會(huì)人確認(rèn)（緊急會(huì)議可由主持人最終確認(rèn)），避免信息偏差。三、信息保密與歸檔涉及公司敏感