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文檔簡(jiǎn)介
企業(yè)資源規(guī)劃流程與技巧一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張:企業(yè)業(yè)務(wù)快速增長(zhǎng),原有管理模式難以支撐跨部門、多區(qū)域的資源協(xié)同與管理需求,需通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)據(jù)集中化。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化:現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在重復(fù)操作、信息孤島、效率低下等問題,需通過ERP梳理核心流程(如采購、銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等),實(shí)現(xiàn)端到端流程貫通。多系統(tǒng)集成需求:企業(yè)存在多個(gè)獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如CRM、SCM、財(cái)務(wù)軟件等),數(shù)據(jù)不互通,需通過ERP作為核心樞紐,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)集成與共享。數(shù)據(jù)管理升級(jí):企業(yè)需提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性,支持管理層基于數(shù)據(jù)做決策,需通過ERP構(gòu)建統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái),規(guī)范數(shù)據(jù)采集與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。二、分階段實(shí)施流程詳解(一)前期規(guī)劃與需求梳理目標(biāo):明確ERP實(shí)施目標(biāo),梳理企業(yè)核心業(yè)務(wù)需求,為后續(xù)選型與實(shí)施提供依據(jù)。步驟1:組建項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)由企業(yè)高層(如總經(jīng)理*)擔(dān)任項(xiàng)目發(fā)起人,保證資源支持與跨部門協(xié)調(diào);任命項(xiàng)目經(jīng)理(如運(yùn)營總監(jiān)*),負(fù)責(zé)項(xiàng)目整體規(guī)劃與進(jìn)度管控;核心成員包括各業(yè)務(wù)部門骨干(如銷售部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)、IT部工程師),保證需求全面覆蓋。步驟2:開展需求調(diào)研訪談對(duì)象:覆蓋各層級(jí)用戶(部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位員工、管理層),明確不同角色的系統(tǒng)操作需求與數(shù)據(jù)使用需求;調(diào)研內(nèi)容:業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀:梳理現(xiàn)有流程(如訂單處理、采購申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷等),記錄痛點(diǎn)環(huán)節(jié)(如審批慢、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入);功能需求:明確系統(tǒng)需支持的核心功能(如庫存預(yù)警、財(cái)務(wù)核算、供應(yīng)鏈協(xié)同等);非功能需求:包括系統(tǒng)功能(并發(fā)用戶數(shù)、響應(yīng)速度)、安全性(權(quán)限管控、數(shù)據(jù)加密)、可擴(kuò)展性(未來業(yè)務(wù)增長(zhǎng)適配)等。步驟3:編寫需求分析文檔將調(diào)研結(jié)果整理為《企業(yè)ERP需求說明書》,內(nèi)容包括:項(xiàng)目背景與目標(biāo);業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀與優(yōu)化建議;功能清單(按模塊劃分,如財(cái)務(wù)模塊、供應(yīng)鏈模塊、生產(chǎn)模塊等);非功能需求指標(biāo);風(fēng)險(xiǎn)與約束條件(如預(yù)算、時(shí)間節(jié)點(diǎn))。(二)系統(tǒng)選型與供應(yīng)商評(píng)估目標(biāo):選擇與企業(yè)需求匹配的ERP系統(tǒng)及供應(yīng)商,保證系統(tǒng)功能、技術(shù)架構(gòu)、服務(wù)能力滿足長(zhǎng)期發(fā)展需求。步驟1:制定選型標(biāo)準(zhǔn)從功能匹配度、技術(shù)架構(gòu)、供應(yīng)商實(shí)力、成本預(yù)算、服務(wù)支持等維度設(shè)定權(quán)重,例如:評(píng)估維度權(quán)重(%)說明功能匹配度30核心功能覆蓋需求清單的比例,是否支持行業(yè)特性需求(如制造業(yè)的BOM管理)技術(shù)架構(gòu)20系統(tǒng)穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、兼容性(是否支持與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)集成)供應(yīng)商行業(yè)經(jīng)驗(yàn)15供應(yīng)商在所在行業(yè)的實(shí)施案例與口碑實(shí)施服務(wù)能力15供應(yīng)商的實(shí)施方法論、培訓(xùn)支持、售后響應(yīng)速度總擁有成本(TCO)20軟件許可費(fèi)、實(shí)施費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、二次開發(fā)費(fèi)等綜合成本步驟2:供應(yīng)商初篩與考察根據(jù)選型標(biāo)準(zhǔn)篩選3-5家候選供應(yīng)商,要求提供:產(chǎn)品演示(針對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)場(chǎng)景模擬操作);行業(yè)案例(同類型企業(yè)的實(shí)施效果與用戶反饋);技術(shù)方案(系統(tǒng)架構(gòu)、接口設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)遷移方案)。步驟3:商務(wù)談判與合同簽訂重點(diǎn)談判條款:軟件許可方式(買斷/訂閱)、實(shí)施周期、售后服務(wù)內(nèi)容(響應(yīng)時(shí)間、升級(jí)服務(wù))、數(shù)據(jù)所有權(quán)與保密條款;簽訂《ERP實(shí)施服務(wù)合同》,明確雙方權(quán)責(zé)與項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)。(三)實(shí)施準(zhǔn)備與項(xiàng)目啟動(dòng)目標(biāo):完成項(xiàng)目資源調(diào)配、環(huán)境搭建與團(tuán)隊(duì)組建,保證實(shí)施工作順利啟動(dòng)。步驟1:召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)參與人員:企業(yè)高層、項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)、供應(yīng)商實(shí)施顧問;會(huì)議內(nèi)容:明確項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、計(jì)劃、溝通機(jī)制,簽署《項(xiàng)目章程》,統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)認(rèn)知。步驟2:實(shí)施環(huán)境準(zhǔn)備硬件環(huán)境:根據(jù)系統(tǒng)要求配置服務(wù)器(本地服務(wù)器/云服務(wù)器)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境(保證帶寬與安全性);軟件環(huán)境:安裝數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、中間件等基礎(chǔ)軟件,配置系統(tǒng)開發(fā)測(cè)試環(huán)境與生產(chǎn)環(huán)境。步驟3:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備收集整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù),包括:主數(shù)據(jù):物料信息、客戶信息、供應(yīng)商信息、會(huì)計(jì)科目、員工信息等(需制定主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),保證數(shù)據(jù)規(guī)范統(tǒng)一);參數(shù)數(shù)據(jù):財(cái)務(wù)期間、稅率、庫存預(yù)警閾值、審批流程節(jié)點(diǎn)等;歷史數(shù)據(jù):需遷移的歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(如過往1年的財(cái)務(wù)憑證、庫存流水、客戶訂單等)。(四)系統(tǒng)配置與流程定制目標(biāo):根據(jù)企業(yè)需求,對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)配置與流程定制,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)流程匹配。步驟1:系統(tǒng)參數(shù)配置按照需求說明書中設(shè)定的參數(shù),配置系統(tǒng)基礎(chǔ)信息(如組織架構(gòu)、權(quán)限體系、財(cái)務(wù)科目體系、業(yè)務(wù)單據(jù)編號(hào)規(guī)則等);示例:財(cái)務(wù)模塊需配置會(huì)計(jì)期間啟用日期、憑證類型、匯率調(diào)整規(guī)則;供應(yīng)鏈模塊需配置采購審批流程(如金額≥5萬元需部門經(jīng)理*審批)、庫存庫位編碼規(guī)則。步驟2:業(yè)務(wù)流程定制通過系統(tǒng)工具(如工作流引擎)定制核心業(yè)務(wù)流程,保證流程符合企業(yè)實(shí)際操作;示例:定制“銷售訂單-發(fā)貨-開票-收款”全流程,設(shè)置各環(huán)節(jié)審批節(jié)點(diǎn)(銷售員創(chuàng)建訂單→銷售主管審核→倉庫發(fā)貨→財(cái)務(wù)開票→財(cái)務(wù)核銷);流程定制需遵循“簡(jiǎn)化審批、提升效率”原則,避免過度復(fù)雜化。步驟3:接口開發(fā)與集成若需與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)(如CRM、OA、MES等)集成,開發(fā)接口程序,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)雙向同步;示例:CRM系統(tǒng)客戶訂單信息實(shí)時(shí)同步至ERP系統(tǒng),ERP系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)反饋至CRM系統(tǒng)前端。(五)數(shù)據(jù)遷移與清洗目標(biāo):將歷史數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整地遷移至ERP系統(tǒng),保證上線后數(shù)據(jù)可用性。步驟1:數(shù)據(jù)清洗對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理,清洗重復(fù)、錯(cuò)誤、不完整數(shù)據(jù);示例:客戶信息中“聯(lián)系人”字段為空的數(shù)據(jù)需補(bǔ)充,物料編碼重復(fù)的數(shù)據(jù)需重新編碼,供應(yīng)商名稱簡(jiǎn)稱不統(tǒng)一的數(shù)據(jù)需規(guī)范為全稱。步驟2:數(shù)據(jù)映射與轉(zhuǎn)換制定《數(shù)據(jù)遷移映射表》,明確歷史數(shù)據(jù)字段與ERP系統(tǒng)字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則;示例:歷史庫存表中的“倉庫編號(hào)”字段映射至ERP系統(tǒng)“倉儲(chǔ)管理”模塊的“倉庫代碼”字段,日期格式從“YYYY/MM/DD”轉(zhuǎn)換為“YYYY-MM-DD”。步驟3:數(shù)據(jù)導(dǎo)入與校驗(yàn)通過工具或腳本將清洗轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入ERP系統(tǒng),重點(diǎn)校驗(yàn):完整性:關(guān)鍵字段無缺失(如物料編碼、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等);準(zhǔn)確性:數(shù)據(jù)與歷史記錄一致(如庫存數(shù)量與實(shí)際盤點(diǎn)差異率≤0.1%);一致性:主數(shù)據(jù)在各模塊中保持統(tǒng)一(如客戶信息在銷售模塊與財(cái)務(wù)模塊一致)。(六)測(cè)試驗(yàn)證與用戶培訓(xùn)目標(biāo):通過全面測(cè)試保證系統(tǒng)功能與流程穩(wěn)定,提升用戶操作熟練度,降低上線風(fēng)險(xiǎn)。步驟1:系統(tǒng)測(cè)試單元測(cè)試:對(duì)各模塊功能單獨(dú)測(cè)試(如財(cái)務(wù)模塊的憑證錄入、過賬、結(jié)賬功能);集成測(cè)試:測(cè)試跨模塊流程協(xié)同(如銷售訂單觸發(fā)生產(chǎn)需求、生產(chǎn)領(lǐng)料觸發(fā)庫存扣減);用戶驗(yàn)收測(cè)試(UAT):由關(guān)鍵用戶模擬實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景操作,驗(yàn)證系統(tǒng)是否滿足需求,記錄問題并跟蹤解決。步驟2:用戶培訓(xùn)分層培訓(xùn):管理層培訓(xùn):系統(tǒng)數(shù)據(jù)看板使用、決策分析功能(如銷售業(yè)績(jī)報(bào)表、成本分析報(bào)表);關(guān)鍵崗位培訓(xùn):核心業(yè)務(wù)操作流程(如采購訂單創(chuàng)建、庫存調(diào)撥、應(yīng)收應(yīng)付核算);普通員工培訓(xùn):日常操作(如單據(jù)查詢、信息錄入、流程審批);培訓(xùn)方式:采用理論講解+實(shí)操演練+考核(通過考核后方可獲得系統(tǒng)操作權(quán)限)。(七)上線切換與運(yùn)行監(jiān)控目標(biāo):平穩(wěn)完成系統(tǒng)上線,保證業(yè)務(wù)連續(xù)性,監(jiān)控運(yùn)行狀態(tài)并及時(shí)處理問題。步驟1:制定上線方案明確上線范圍(分模塊上線/全模塊上線)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)(如選擇業(yè)務(wù)低谷期周末)、數(shù)據(jù)凍結(jié)時(shí)間(上線前停止業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入,靜態(tài)數(shù)據(jù)快照)、回退方案(若上線失敗,如何恢復(fù)至原系統(tǒng))。步驟2:系統(tǒng)上線數(shù)據(jù)遷移:將凍結(jié)后的靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入生產(chǎn)環(huán)境,完成最終校驗(yàn);權(quán)限配置:為用戶分配系統(tǒng)操作權(quán)限,遵循“最小權(quán)限原則”(如普通銷售員僅可查看本部門訂單,不可修改);業(yè)務(wù)切換:停止舊系統(tǒng)操作,全面啟用ERP系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)(如訂單錄入、庫存出入庫、財(cái)務(wù)記賬)。步驟3:運(yùn)行監(jiān)控與問題處理上線初期(1-2周)安排專人(供應(yīng)商實(shí)施顧問+企業(yè)IT工程師)現(xiàn)場(chǎng)支持,實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)(響應(yīng)速度、錯(cuò)誤日志);建立《問題跟蹤表》,記錄問題發(fā)生時(shí)間、描述、影響范圍、責(zé)任人、解決進(jìn)度,保證問題48小時(shí)內(nèi)響應(yīng),72小時(shí)內(nèi)解決。(八)持續(xù)優(yōu)化與迭代升級(jí)目標(biāo):根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行反饋與業(yè)務(wù)發(fā)展需求,持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能與流程,提升ERP應(yīng)用價(jià)值。步驟1:運(yùn)行效果評(píng)估上線運(yùn)行3個(gè)月后,評(píng)估系統(tǒng)是否達(dá)成預(yù)期目標(biāo),指標(biāo)包括:業(yè)務(wù)效率:訂單處理周期縮短率、庫存周轉(zhuǎn)率提升率、財(cái)務(wù)結(jié)賬周期縮短率;數(shù)據(jù)質(zhì)量:數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率(≥99%)、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性(業(yè)務(wù)發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)同步至系統(tǒng));用戶滿意度:通過問卷調(diào)研,用戶對(duì)系統(tǒng)功能、操作便捷性、服務(wù)支持的滿意度評(píng)分(≥4.5分/5分)。步驟2:迭代升級(jí)規(guī)劃根據(jù)效果評(píng)估結(jié)果與業(yè)務(wù)發(fā)展需求,制定系統(tǒng)優(yōu)化計(jì)劃,例如:功能增強(qiáng):新增移動(dòng)審批、供應(yīng)鏈金融等模塊;流程優(yōu)化:簡(jiǎn)化采購審批環(huán)節(jié),引入智能補(bǔ)貨算法;版本升級(jí):供應(yīng)商發(fā)布新版本時(shí),評(píng)估升級(jí)必要性與風(fēng)險(xiǎn),制定升級(jí)方案。步驟3:知識(shí)轉(zhuǎn)移與文檔歸檔向企業(yè)IT團(tuán)隊(duì)移交系統(tǒng)維護(hù)權(quán)限,提供《系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)》《常見問題處理指南》;歸檔項(xiàng)目全過程文檔(需求說明書、實(shí)施方案、測(cè)試報(bào)告、上線報(bào)告等),形成企業(yè)知識(shí)庫,為后續(xù)系統(tǒng)優(yōu)化或二次開發(fā)提供參考。三、配套工具表格模板(一)企業(yè)ERP需求分析表(示例)需求ID需求來源業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)功能描述優(yōu)先級(jí)提出部門負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)完成時(shí)間狀態(tài)R001銷售部*經(jīng)理訂單管理支持客戶信用額實(shí)時(shí)校驗(yàn)高銷售部*主管2024-03-15已完成R002生產(chǎn)部*主管生產(chǎn)計(jì)劃根據(jù)銷售訂單自動(dòng)MRP需求高生產(chǎn)部*工程師2024-03-20測(cè)試中R003財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)費(fèi)用報(bào)銷支持電子發(fā)票自動(dòng)驗(yàn)真與歸檔中財(cái)務(wù)部*專員2024-04-01需求分析(二)ERP供應(yīng)商評(píng)估表(示例)評(píng)估維度權(quán)重(%)供應(yīng)商A評(píng)分(1-5分)供應(yīng)商B評(píng)分(1-5分)供應(yīng)商A加權(quán)得分供應(yīng)商B加權(quán)得分功能匹配度304.54.01.351.20技術(shù)架構(gòu)204.84.20.960.84供應(yīng)商行業(yè)經(jīng)驗(yàn)154.04.50.600.68實(shí)施服務(wù)能力154.24.30.630.65總擁有成本(TCO)203.54.00.700.80總計(jì)100--4.244.17(三)ERP項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表(示例)階段主要任務(wù)負(fù)責(zé)人開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間交付物前期規(guī)劃需求調(diào)研與需求說明書編寫項(xiàng)目經(jīng)理*2024-01-152024-02-28《企業(yè)ERP需求說明書》系統(tǒng)選型供應(yīng)商評(píng)估與合同簽訂IT部*經(jīng)理2024-03-012024-03-31《ERP實(shí)施服務(wù)合同》實(shí)施準(zhǔn)備環(huán)境搭建與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備IT工程師*2024-04-012024-04-20《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)校驗(yàn)報(bào)告》系統(tǒng)配置參數(shù)配置與流程定制供應(yīng)商顧問*2024-04-212024-05-20《系統(tǒng)配置手冊(cè)》測(cè)試驗(yàn)證UAT測(cè)試與問題整改銷售部*主管2024-05-212024-06-10《UAT測(cè)試報(bào)告》上線切換系統(tǒng)上線與運(yùn)行監(jiān)控項(xiàng)目經(jīng)理*2024-06-152024-06-30《上線總結(jié)報(bào)告》(四)數(shù)據(jù)遷移映射與校驗(yàn)表(示例)原系統(tǒng)字段名數(shù)據(jù)類型長(zhǎng)度ERP系統(tǒng)字段名數(shù)據(jù)類型長(zhǎng)度轉(zhuǎn)換規(guī)則校驗(yàn)方式狀態(tài)CustomerIDVarchar20客戶編碼Varchar30前綴“C”+原編碼(如C001)抽查10條,編碼唯一性校驗(yàn)已完成QtyDecimal10,2數(shù)量Decimal12,3直接映射與歷史數(shù)據(jù)總量對(duì)比已完成OrderDateDate-訂單日期Date-格式轉(zhuǎn)換為YYYY-MM-DD日期范圍有效性校驗(yàn)已完成(五)系統(tǒng)測(cè)試問題跟蹤表(示例)問題ID發(fā)覺模塊問題描述嚴(yán)重程度發(fā)覺人發(fā)覺時(shí)間責(zé)任人計(jì)劃解決時(shí)間解決狀態(tài)T001財(cái)務(wù)模塊憑證過賬后無法明細(xì)賬高財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)2024-05-25供應(yīng)商*顧問2024-05-27已解決T002供應(yīng)鏈模塊庫存調(diào)撥單保存后庫存未實(shí)時(shí)更新中倉庫*主管2024-05-26IT工程師*2024-05-28處理中(六)上線前檢查清單表(示例)檢查項(xiàng)檢查內(nèi)容檢查結(jié)果(是/否)負(fù)責(zé)人備注環(huán)境準(zhǔn)備生產(chǎn)環(huán)境服務(wù)器配置是否符合要求是IT部*經(jīng)理-數(shù)據(jù)遷移關(guān)鍵數(shù)據(jù)(客戶、物料)是否100%校驗(yàn)通過是數(shù)據(jù)專員*無異常數(shù)據(jù)權(quán)限配置用戶權(quán)限是否符合最小權(quán)限原則是IT工程師*已抽查5個(gè)用戶流程定制核心業(yè)務(wù)流程是否通過UAT測(cè)試是項(xiàng)目經(jīng)理*測(cè)試報(bào)告已確認(rèn)應(yīng)急方案數(shù)據(jù)回退方案是否準(zhǔn)備到位是高層*已演練四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避(一)明確項(xiàng)目目標(biāo)與范圍,避免“需求蔓延”項(xiàng)目啟動(dòng)前需定義清晰的實(shí)施范圍(如“本次實(shí)施包含財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、銷售三大模塊,生產(chǎn)模塊二期實(shí)施”),并通過《項(xiàng)目章程》固化;嚴(yán)格執(zhí)行變更管理流程,對(duì)需求變更進(jìn)行評(píng)估(對(duì)進(jìn)度、成本、質(zhì)量的影響),由項(xiàng)目發(fā)起人審批后方可執(zhí)行,避免無序變更導(dǎo)致項(xiàng)目延期。(二)強(qiáng)化跨部門協(xié)作,打破“部門墻”建立定期溝通機(jī)制(如每周項(xiàng)目例會(huì)、月度高層匯報(bào)會(huì)),及時(shí)同步進(jìn)度與問題;業(yè)務(wù)部門需深度參與需求調(diào)研、流程定制、測(cè)試驗(yàn)證等環(huán)節(jié),避免“IT部門包辦代替”,保證系統(tǒng)貼合實(shí)際業(yè)務(wù)。(三)重視數(shù)據(jù)治理,夯實(shí)“數(shù)據(jù)基礎(chǔ)”上線前需制定《主數(shù)據(jù)管理規(guī)范》,明確數(shù)據(jù)責(zé)任部門(如客戶信息由銷售部維護(hù),物料信息由生產(chǎn)部維護(hù));數(shù)據(jù)遷移后需定期(如每月)開展數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查,及時(shí)清理冗余、錯(cuò)誤數(shù)據(jù),保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)“
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