2026年機器人集成公司會議組織與管理制度第一章總則第一條

為規(guī)范公司會議組織與管理工作，提高會議效率和質量，確保會議決策的科學性和執(zhí)行力，根據(jù)公司實際情況，制定本制度。第二條

本制度適用于公司及下屬各單位組織召開的各類會議。第三條

會議組織與管理應當遵循以下原則：（一）必要性原則：確有必要才召開會議，避免無意義的會議；（二）效率性原則：合理安排會議時間，提高會議效率；（三）規(guī)范性原則：建立標準化會議流程，確保會議規(guī)范有序；（四）決策性原則：明確會議決策機制，確保決策科學有效；（五）執(zhí)行力原則：強化會議決議執(zhí)行，確保會議成果落地。第二章會議分類與組織第一節(jié)會議分類第四條

公司會議按照性質和功能分為以下四類：第五條

決策型會議：指對公司重大事項進行討論和決策的會議，包括戰(zhàn)略研討會、項目評審會、預算審批會等。第六條

研討型會議：指對特定議題進行深入討論和分析的會議，包括技術研討會、問題分析會、經(jīng)驗交流會等。第七條

信息同步型會議：指進行信息傳達和工作進展同步的會議，包括工作例會、進度匯報會、情況通報會等。第八條

執(zhí)行型會議：指對具體任務進行安排和部署的會議，包括任務分配會、項目啟動會、行動計劃會等。第二節(jié)會議組織第九條

會議組織實行"誰發(fā)起、誰負責"的原則，會議發(fā)起人負責會議的全程組織和管理。第十條

會議組織職責：（一）確定會議目標和議題；（二）確定參會人員和時間地點；（三）準備會議材料和設備；（四）組織會議召開；（五）整理會議紀要；（六）跟蹤會議決議執(zhí)行。第十一條

重要會議應當成立會議籌備組，負責會議的籌備和組織工作。第三章會議準備第一節(jié)會議申請與審批第十二條

召開會議應當提前申請，填寫《會議申請表》，明確會議相關信息。第十三條

會議申請內容包括：會議名稱、會議類型、會議目標、會議議題、參會人員、會議時間、會議地點、會議預算等。第十四條

會議審批權限：（一）部門內部會議：由部門負責人審批；（二）跨部門會議：由分管領導審批；（三）公司級會議：由總經(jīng)理審批；（四）重大會議：由董事會審批。第二節(jié)會議籌備第十五條

會議籌備工作應當在會議召開前完成，確保會議順利進行。第十六條

會議籌備內容：（一）確定會議議程：根據(jù)會議目標，制定詳細的會議議程，明確每個議題的討論時間；（二）準備會議材料：收集和整理相關資料，提前發(fā)送給參會人員；（三）確定參會人員：根據(jù)會議議題，確定必要的參會人員，避免無關人員參加；（四）安排會議場地：根據(jù)參會人數(shù)，安排合適的會議場地；（五）準備會議設備：確保音響、投影、網(wǎng)絡等設備正常使用；（六）發(fā)送會議通知：提前通知參會人員，明確會議相關信息。第十七條

會議通知應當提前發(fā)送，常規(guī)會議提前3個工作日，緊急會議提前1個工作日。第四章會議執(zhí)行第一節(jié)會議開場第十八條

會議應當準時開始，主持人負責會議的組織和引導。第十九條

會議開場內容：（一）介紹會議背景和目標；（二）介紹參會人員；（三）宣布會議議程和時間安排；（四）明確會議規(guī)則和要求。第二十條

會議主持人應當嚴格控制會議時間，確保會議按計劃進行。第二節(jié)議題討論第二十一條

議題討論應當按照會議議程進行，確保每個議題都得到充分討論。第二十二條

議題討論要求：（一）明確討論重點：圍繞議題核心內容進行討論，避免偏離主題；（二）鼓勵積極參與：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見；（三）控制發(fā)言時間：合理安排發(fā)言時間，避免個別人員占用過多時間；（四）尊重不同意見：尊重參會人員的不同意見，營造良好的討論氛圍。第二十三條

主持人應當引導討論方向，確保討論有序進行。第三節(jié)形成決議第二十四條

每個議題討論結束后，應當形成明確的決議。第二十五條

決議形成方式：（一）一致通過：參會人員一致同意的決議；（二）多數(shù)通過：參會人員多數(shù)同意的決議；（三）領導決定：根據(jù)領導意見形成的決議；（四）后續(xù)研究：需要進一步研究后再決定的事項。第二十六條

決議應當明確具體，避免模糊表述。第四節(jié)任務分配第二十七條

會議決議涉及的具體任務，應當明確分配給相關人員。第二十八條

任務分配要求：（一）明確任務內容：具體說明任務的內容和要求；（二）確定責任人：明確任務的具體負責人；（三）設定完成時間：明確任務的完成時間節(jié)點；（四）明確所需支持：說明完成任務需要的支持和配合。第二十九條

任務分配應當?shù)玫截熑稳说拇_認。第五章會議記錄第一節(jié)記錄要求第三十條

所有會議都應當安排專人負責記錄，確保會議內容得到完整記錄。第三十一條

會議記錄要求：（一）準確性：記錄內容應當準確反映會議實際情況；（二）完整性：記錄會議的主要內容和重要信息；（三）及時性：會議結束后及時整理和完善記錄；（四）規(guī)范性：按照統(tǒng)一格式進行記錄。第三十二條

重要會議可以采用錄音、錄像等方式輔助記錄。第二節(jié)記錄內容第三十三條

會議記錄應當包括以下內容：（一）會議基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員等；（二）會議議程：會議的主要議題和討論順序；（三）討論內容：每個議題的主要討論內容和不同意見；（四）決議事項：會議形成的各項決議；（五）任務分配：會議確定的具體任務和責任人；（六）下次會議安排：下次會議的時間、地點和主要議題。第三十四條

會議記錄應當突出重點，簡明扼要。第三節(jié)紀要整理第三十五條

會議結束后，記錄人應當及時整理會議紀要。第三十六條

會議紀要整理要求：（一）內容完整：包含會議的主要內容和重要信息；（二）表述準確：準確反映會議決議和任務分配；（三）格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一格式進行整理；（四）及時完成：會議結束后24小時內完成紀要整理。第三十七條

會議紀要應當經(jīng)會議主持人審核確認。第六章會議跟進第一節(jié)紀要分發(fā)第三十八條

會議紀要審核通過后，應當及時分發(fā)給相關人員。第三十九條

紀要分發(fā)要求：（一）范圍準確：分發(fā)到所有參會人員和相關人員；（二）及時送達：會議結束后48小時內完成分發(fā)；（三）方式適當：根據(jù)情況選擇合適的分發(fā)方式；（四）確認收到：確保相關人員收到會議紀要。第四十條

重要會議紀要應當抄送給公司領導。第二節(jié)任務跟蹤第四十一條

會議確定的各項任務，應當建立跟蹤機制，確保任務按時完成。第四十二條

任務跟蹤要求：（一）建立臺賬：建立任務跟蹤臺賬，記錄任務執(zhí)行情況；（二）定期檢查：定期檢查任務執(zhí)行進度；（三）及時提醒：對即將到期的任務進行提醒；（四）協(xié)調解決：及時協(xié)調解決任務執(zhí)行中的問題；（五）報告結果：定期報告任務執(zhí)行結果。第四十三條

任務跟蹤工作由會議發(fā)起人或指定人員負責。第三節(jié)效果評估第四十四條

重要會議結束后，應當對會議效果進行評估。第四十五條

會議效果評估內容：（一）目標達成情況：會議目標是否實現(xiàn)；（二）決策質量：會議決策是否科學合理；（三）執(zhí)行效果：會議決議是否得到有效執(zhí)行；（四）效率水平：會議組織是否高效有序；（五）改進建議：總結經(jīng)驗教訓，提出改進建議。第四十六條

會議效果評估結果應當作為改進會議工作的重要依據(jù)。第七章會議紀律第四十七條

參會人員應當嚴格遵守會議紀律，確保會議順利進行。第四十八條

會議紀律要求：（一）準時參會：提前到達會場，按時參加會議；（二）遵守時間：嚴格按照會議時間安排進行；（三）專心參會：集中精力參加會議，不做與會議無關的事情；（四）積極發(fā)言：圍繞議題積極發(fā)言，表達真實意見；（五）尊重他人：尊重其他參會人員的意見和發(fā)言；（六）遵守秩序：遵守會議秩序，不隨意打斷他人發(fā)言。第四十九條

特殊情況不能參加會議的，應當提前請假，并安排合適人員代為參會。第八章監(jiān)督與考核第五十條

公司應當加強對會議組織與管理工作的監(jiān)督檢查，確保本制度的有效執(zhí)行。第五十一條

監(jiān)督檢查內容：（一）會議組織規(guī)范性：會議準備、執(zhí)行、記錄等環(huán)節(jié)是否規(guī)范；（二）會議效率水平：會議時間安排是否合理，效率是否高效；（三）決議執(zhí)行情況：會議決議是否得到有效執(zhí)行；（四）紀律遵守情況：參會人員是否遵守會議紀律；（五）改進完善情況：是否根據(jù)評估結果改進會議工作。第五十二條

會議組織與管理工作應當納入部門和個人績效考核體系。第九章責任追究第五十三條

對違反本制度規(guī)定的行為，應當追究相關人員的責任。第五十四條

有下列行為之一的，給予警告處分：（一）無故遲到、早退或缺席會議的；（二）會議期間做與會議無關事情的；（三）不遵守會議秩序的；（四）不按時完成會議確定任務的。第五十五條

有下列行為之一的，給予記過處分：（一）故意擾亂會議秩序的；（二）提供虛假信息誤導會議決策的；（三）拒不