PAGE物品使用規(guī)范及管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品使用行為，提高物品使用效率，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要臨時(shí)使用公司物品的外部人員。3.基本原則節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工合理使用物品，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。規(guī)范操作原則：明確物品使用流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保員工正確、安全地使用物品。責(zé)任追究原則：對(duì)因不當(dāng)使用或管理不善導(dǎo)致物品損壞、丟失的情況，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、物品分類(lèi)及管理職責(zé)1.物品分類(lèi)辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等。辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。辦公用品：文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等。通訊設(shè)備：手機(jī)、固定電話(huà)、對(duì)講機(jī)等。其他物品：車(chē)輛、工具、儀器設(shè)備、禮品等。2.管理職責(zé)行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善物品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一采購(gòu)、調(diào)配公司各類(lèi)物品，建立物品臺(tái)賬，記錄物品的采購(gòu)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢等情況。定期對(duì)公司物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、家具的日常維護(hù)和保養(yǎng)，聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員及時(shí)維修故障設(shè)備。使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)物品的領(lǐng)用、保管和使用，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)物品管理工作。督促員工遵守物品使用規(guī)范，對(duì)本部門(mén)物品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失時(shí)，及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并協(xié)助查明原因。員工個(gè)人嚴(yán)格按照物品使用規(guī)范使用和保管個(gè)人領(lǐng)用的物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。如發(fā)現(xiàn)物品存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人或行政部門(mén)反映。三、物品采購(gòu)與入庫(kù)1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)物品采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門(mén)。2.采購(gòu)審批行政部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總整理，根據(jù)庫(kù)存情況和預(yù)算安排，提出采購(gòu)意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施經(jīng)審批同意采購(gòu)的物品，由行政部門(mén)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。4.物品驗(yàn)收物品到貨后，行政部門(mén)會(huì)同使用部門(mén)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。檢查物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，對(duì)驗(yàn)收合格的物品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單；對(duì)驗(yàn)收不合格的物品，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換或處理。四、物品領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，填寫(xiě)物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到行政部門(mén)領(lǐng)取。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)行政部門(mén)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照物品庫(kù)存情況和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。原則上辦公用品按季度發(fā)放，辦公設(shè)備、家具等根據(jù)實(shí)際需求按需發(fā)放。3.特殊情況領(lǐng)用因特殊原因急需領(lǐng)用物品的，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人電話(huà)通知行政部門(mén)，行政部門(mén)核實(shí)情況后先行發(fā)放，事后補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。五、物品使用規(guī)范1.辦公設(shè)備使用規(guī)范電腦定期查殺病毒，更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得隨意透露給他人。下班前關(guān)閉電腦及相關(guān)設(shè)備電源，長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)時(shí)應(yīng)設(shè)置休眠或關(guān)機(jī)狀態(tài)。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)使用前檢查設(shè)備是否正常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。按照操作說(shuō)明正確使用，避免卡紙、墨粉不足等故障。節(jié)約紙張，合理排版打印，雙面打印或復(fù)印重要文件。投影儀使用前檢查投影儀及相關(guān)設(shè)備連接是否正常，調(diào)整好投影畫(huà)面。使用過(guò)程中避免劇烈震動(dòng)或碰撞，防止損壞設(shè)備。使用完畢后關(guān)閉電源，整理好連接線(xiàn)。2.辦公家具使用規(guī)范辦公桌、辦公椅保持桌面整潔，不得隨意堆放雜物。正確使用辦公椅，避免過(guò)度搖晃或損壞。不得在辦公家具上亂刻亂畫(huà)。文件柜分類(lèi)存放文件資料，保持文件柜內(nèi)整潔有序。定期清理文件，對(duì)過(guò)期或無(wú)用文件進(jìn)行銷(xiāo)毀。不得強(qiáng)行開(kāi)關(guān)文件柜門(mén)，以免損壞。3.辦公用品使用規(guī)范文具節(jié)約使用文具，避免浪費(fèi)。妥善保管文具，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。紙張充分利用紙張空白處，雙面書(shū)寫(xiě)或打印。非重要文件盡量使用電子文檔，減少紙張浪費(fèi)。墨盒、硒鼓當(dāng)墨盒、硒鼓墨粉用盡時(shí)及時(shí)更換，避免影響工作。更換墨盒、硒鼓時(shí)按照操作說(shuō)明進(jìn)行，防止損壞設(shè)備。4.通訊設(shè)備使用規(guī)范手機(jī)妥善保管手機(jī)，不得隨意丟失或損壞。上班時(shí)間手機(jī)應(yīng)保持暢通，不得因私人事務(wù)影響工作。不得使用公司手機(jī)從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。固定電話(huà)禮貌接聽(tīng)電話(huà)，使用文明用語(yǔ)。通話(huà)內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，不得長(zhǎng)時(shí)間占用電話(huà)資源。如遇外線(xiàn)故障或其他問(wèn)題，及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。5.其他物品使用規(guī)范車(chē)輛嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛車(chē)輛。車(chē)輛由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管和使用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自轉(zhuǎn)借他人。定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保車(chē)輛性能良好。工具、儀器設(shè)備按照操作規(guī)程正確使用工具和儀器設(shè)備，不得違規(guī)操作。使用完畢后及時(shí)清理、保養(yǎng)工具和儀器設(shè)備，妥善存放。發(fā)現(xiàn)工具、儀器設(shè)備損壞或故障時(shí)，及時(shí)報(bào)告并送修。禮品禮品的采購(gòu)、保管和發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行。禮品用于公司業(yè)務(wù)往來(lái)、員工福利等特定用途，不得挪作他用。六、物品保管與維護(hù)1.保管要求各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)物品保管，確保物品存放安全、有序。對(duì)貴重物品、易燃易爆物品等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊保管。定期對(duì)物品進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.維護(hù)責(zé)任辦公設(shè)備、家具的日常維護(hù)由行政部門(mén)負(fù)責(zé)，使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)。辦公用品、通訊設(shè)備及其他物品的維護(hù)由使用部門(mén)負(fù)責(zé)，行政部門(mén)提供必要的技術(shù)支持。3.維修流程物品出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門(mén)填寫(xiě)物品維修申請(qǐng)表，注明故障情況、維修要求等，提交行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)維修申請(qǐng)表安排維修人員進(jìn)行維修，維修費(fèi)用由行政部門(mén)統(tǒng)一結(jié)算。維修完成后，使用部門(mén)對(duì)維修情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在維修申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。七、物品盤(pán)點(diǎn)與清查1.盤(pán)點(diǎn)周期行政部門(mén)每年定期組織一次全面的物品盤(pán)點(diǎn)工作，時(shí)間為[具體月份]。各部門(mén)應(yīng)在盤(pán)點(diǎn)前對(duì)本部門(mén)物品進(jìn)行自查自糾，確保賬物相符。2.盤(pán)點(diǎn)方法采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)與賬物核對(duì)相結(jié)合的方法，對(duì)公司各類(lèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、存放地點(diǎn)等信息。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)調(diào)整物品臺(tái)賬，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。八、物品報(bào)廢與處置1.報(bào)廢條件物品已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用或維修。因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，物品已不再適用。物品損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門(mén)填寫(xiě)物品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門(mén)。3.報(bào)廢審批行政部門(mén)收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件的，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.報(bào)廢處置經(jīng)審批同意報(bào)廢的物品，由行政部門(mén)按照公司規(guī)定進(jìn)行處置?？刹捎米冑u(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢處理等方式，處置收入上繳公司財(cái)務(wù)。九、違規(guī)處理1.員工如有違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.因不當(dāng)使用或管理不善導(dǎo)致物品損壞、丟失的，由相關(guān)責(zé)任人照價(jià)賠償