PAGE公司內(nèi)部用章規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涉及公司各類(lèi)印章的刻制、保管、使用、廢止等相關(guān)事宜。（三）印章種類(lèi)及定義1.公章：公司法定名稱(chēng)章，代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.合同專(zhuān)用章：用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：公司法定代表人個(gè)人印章，用于特定的法律文件或授權(quán)事項(xiàng)。5.部門(mén)章：各職能部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)。二、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《印章刻制申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)審核，行政部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際需求及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照公安部門(mén)規(guī)定的印章規(guī)格、材質(zhì)、字體等要求進(jìn)行制作。4.印章刻制完成后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章外觀、尺寸、字體、材質(zhì)等是否符合要求，同時(shí)檢查印章是否清晰、完整，有無(wú)損壞、變形等情況。驗(yàn)收合格后，行政部門(mén)在《印章刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將印章移交至指定保管人。（二）啟用流程1.新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱(chēng)、啟用日期、啟用范圍，并附上印章印模。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)布印章啟用通知，明確告知各部門(mén)新印章啟用的相關(guān)信息，包括印章名稱(chēng)、啟用日期、使用范圍、保管人等。3.各部門(mén)收到印章啟用通知后，應(yīng)及時(shí)將新印章的啟用信息傳達(dá)給本部門(mén)員工，并確保員工了解新印章的使用規(guī)定和流程。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專(zhuān)人保管制度，各類(lèi)印章必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交予他人代管，如因特殊情況需要臨時(shí)交接印章，必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。（二）保管地點(diǎn)1.公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等重要印章應(yīng)存放于公司指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并放置在安全可靠的辦公區(qū)域。2.部門(mén)章可根據(jù)實(shí)際情況存放于部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室或指定的文件柜內(nèi)，但必須確保存放地點(diǎn)安全，便于管理。（三）保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章存放安全、完好。2.嚴(yán)格按照印章使用流程進(jìn)行用章登記，詳細(xì)記錄用章時(shí)間（精確到年、月、日、時(shí)）、用章事由、用章文件名稱(chēng)、用章份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。3.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.妥善保管用章登記記錄，以備查閱和審計(jì)。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用印章，嚴(yán)禁超范圍使用印章。2.使用印章必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。3.印章使用應(yīng)確保真實(shí)、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。（二）審批流程1.常規(guī)事項(xiàng)用章用章申請(qǐng)人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章文件名稱(chēng)、用章份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或資料?！队≌率褂蒙暾?qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后交至行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)公司規(guī)定對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，用章申請(qǐng)人方可到印章保管人處辦理用章手續(xù)。2.緊急事項(xiàng)用章如遇緊急情況需要立即使用印章，用章申請(qǐng)人可通過(guò)電話或其他方式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)用章事由，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)。用章申請(qǐng)人在事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦《印章使用申請(qǐng)表》，并按照常規(guī)審批流程進(jìn)行簽字、審核、審批。3.重大事項(xiàng)用章對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同簽訂、大額資金支付等重大事項(xiàng)用章，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。用章申請(qǐng)人在填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》時(shí)，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明重大事項(xiàng)的背景、內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等情況，并附上相關(guān)決策文件或會(huì)議紀(jì)要。（三）用章登記1.印章保管人在使用印章前，必須對(duì)用章申請(qǐng)人提交的《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用章事項(xiàng)符合規(guī)定。2.審核通過(guò)后，印章保管人按照用章登記要求，詳細(xì)記錄用章時(shí)間、用章事由、用章文件名稱(chēng)、用章份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息，并在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.用章完畢后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章歸還原位，并妥善保管用章登記記錄。（四）用章方式1.原則上應(yīng)使用紅色印泥加蓋印章，確保印章清晰、鮮艷、完整。2.加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定的位置上，不得歪斜、模糊或重疊。3.對(duì)于多頁(yè)文件需要加蓋印章的，應(yīng)逐頁(yè)加蓋，并確保騎縫章清晰、完整。騎縫章應(yīng)加蓋在文件的側(cè)面，騎縫處應(yīng)包含文件的首頁(yè)和末頁(yè)。五、印章的廢止與銷(xiāo)毀（一）廢止情形1.公司名稱(chēng)變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無(wú)法繼續(xù)正常使用。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要廢止的其他印章。（二）廢止流程1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章廢止原因、廢止日期等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《印章廢止申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后交至行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)公司規(guī)定對(duì)印章廢止事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)布印章廢止通知，明確告知各部門(mén)印章廢止的相關(guān)信息，包括印章名稱(chēng)、廢止日期等。（三）銷(xiāo)毀流程1.對(duì)于廢止的印章，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。2.在銷(xiāo)毀印章前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并附上相關(guān)證明材料。3.《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)組織專(zhuān)人進(jìn)行印章銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.印章銷(xiāo)毀完成后，行政部門(mén)應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行定期審計(jì)。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管人是否符合規(guī)定、保管地點(diǎn)是否安全、印章存放是否規(guī)范等。2.印章使用流程執(zhí)行情況，包括用章審批是否嚴(yán)格、用章登記是否完整、用章方式是否規(guī)范等。3.印章廢止與銷(xiāo)毀情況，包括廢止流程是否合規(guī)、銷(xiāo)毀方式是否正確、銷(xiāo)毀記錄是否完整等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同