檔案管理責任書范文為加強本單位檔案管理工作，明確檔案管理責任，保障檔案完整、準確、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》及本單位檔案管理制度，經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂本責任書。一、責任主體甲方：[單位全稱/部門名稱]乙方：[責任人姓名]，崗位：[具體崗位，如綜合辦公室檔案管理員]二、乙方管理職責（一）文件材料收集與歸檔1.負責本單位各類文件材料的日常收集工作，涵蓋文書、科技、會計、人事、業(yè)務、聲像、電子等全類型檔案，具體范圍以《本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表》為準。2.對各部門形成的應歸檔文件材料進行指導與督促，確保部門在文件辦理完畢后1個月內(nèi)完成整理并移交；特殊項目（如基建工程、科研項目）檔案在項目驗收后3個月內(nèi)完成歸檔；電子文件實時或定期（每季度）備份移交，重要電子文件需同時移交元數(shù)據(jù)及讀取平臺。3.對移交文件材料進行嚴格審核，重點核查完整性（是否缺頁、漏件）、準確性（內(nèi)容與實際業(yè)務是否一致）、規(guī)范性（簽字、日期、印章等要素是否齊全），不符合要求的應退回補充完善。（二）檔案整理與保管1.按照《歸檔文件整理規(guī)則》《照片檔案管理規(guī)范》等標準，對紙質(zhì)檔案進行分類（采用年度—機構/問題分類法）、排列（按文件形成時間或重要程度）、編號（件號連續(xù)編制）、編目（編制卷內(nèi)目錄、全引目錄），確保檔號規(guī)范、目錄清晰；對電子檔案按“件”整理，元數(shù)據(jù)完整，存儲格式符合長期保存要求（如PDF/A、TIFF等）。2.負責檔案庫房日常管理，落實“十防”（防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防鼠、防蟲、防磁）措施：每日記錄庫房溫濕度（溫度1424℃，相對濕度4560%），超標時及時啟用空調(diào)、除濕機等設備；每周清潔庫房及檔案架，每月檢查消防器材（滅火器壓力、煙感報警器靈敏度）、防盜監(jiān)控（攝像頭清晰度、存儲時長）、防蟲藥物（更換過期樟腦丸）等設施，確保運行正常。3.對破損、褪變檔案及時進行修復，修復過程需記錄（修復時間、方法、材料）；對重要檔案（永久保存類）進行數(shù)字化復制，紙質(zhì)與數(shù)字檔案同步保管，數(shù)字副本定期（每2年）檢測可讀性并遷移存儲介質(zhì)。（三）檔案利用與保密1.嚴格執(zhí)行檔案利用審批制度：本單位人員查閱非涉密檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字；查閱涉密檔案需經(jīng)分管領導審批；外單位人員查閱需持單位介紹信及本人有效證件，經(jīng)檔案管理部門負責人審核、分管領導批準。2.提供利用時須當面清點檔案，登記《檔案利用登記表》（記錄查閱人、時間、內(nèi)容、用途）；復制檔案需注明“復制件，與原件核對無誤”并加蓋檔案專用章，嚴禁提供涉密檔案全文復制，確需摘錄的需限制摘錄范圍并登記。3.履行保密義務，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容，不得在非保密場所談論檔案信息；對存儲涉密檔案的計算機實行物理隔離，禁止連接互聯(lián)網(wǎng)；移動存儲設備專用，使用后及時歸還保管；離職或調(diào)崗時須完成檔案交接手續(xù)，簽訂《保密承諾書》。（四）檔案統(tǒng)計與檢查1.每季度對檔案收進、移出、利用情況進行統(tǒng)計，形成《檔案統(tǒng)計報表》，內(nèi)容包括各類檔案數(shù)量（紙質(zhì)/電子）、利用頻次、復制數(shù)量等，經(jīng)審核后報檔案管理部門備案。2.每年12月底前完成檔案全面自查，重點檢查歸檔率（應歸檔文件材料歸檔率不低于98%）、完整率（無缺頁、漏件）、準確率（目錄與實體一致率100%）、保管安全（無蟲蛀、霉變、破損），形成《年度檔案管理自查報告》，針對問題制定整改措施并限期落實（一般問題15日內(nèi)整改，重大問題30日內(nèi)整改）。三、責任追究乙方未履行或未正確履行本責任書規(guī)定職責，導致以下后果的，按情節(jié)輕重承擔相應責任：1.因收集不及時、審核不嚴造成檔案缺失、遺漏的，每發(fā)生1例扣發(fā)當月績效500元；造成重要檔案（永久保存類）缺失的，扣發(fā)季度績效并通報批評。2.因整理不規(guī)范、保管不善導致檔案損毀（如蟲蛀、霉變、水漬）或數(shù)字檔案無法讀取的，按檔案價值（以鑒定意見為準）的30%承擔經(jīng)濟賠償；造成不可恢復損失的，扣發(fā)半年績效并給予警告處分。3.因違規(guī)提供利用或泄露檔案信息導致失密、泄密的，依法依規(guī)給予記過及以上處分；構成犯罪的，移送司法機關追究刑事責任。本責任書自簽訂之日起生效，有效期至[具體日期或至乙方崗位調(diào)整/離職之日]。甲方（蓋章）：__________________