行政辦公用品管理制度一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司行政辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等管理流程，保障辦公用品供應(yīng)及時(shí)、使用合理、賬實(shí)清晰，降低行政成本，根據(jù)公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工，涵蓋辦公用品從采購(gòu)申請(qǐng)到最終處置的全流程管理。（三）基本原則按需申領(lǐng)：根據(jù)實(shí)際工作需求申領(lǐng)辦公用品，避免過度囤積或浪費(fèi)。規(guī)范管理：嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等流程，保證手續(xù)齊全、記錄完整。節(jié)約使用：倡導(dǎo)節(jié)約理念，鼓勵(lì)辦公用品的循環(huán)利用，減少不必要的消耗。二、管理職責(zé)分工（一）行政部負(fù)責(zé)辦公用品管理制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)登記、庫(kù)存保管、發(fā)放及盤點(diǎn)工作。建立辦公用品臺(tái)賬，定期更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，保證賬實(shí)相符。匯總各部門辦公用品需求，制定采購(gòu)計(jì)劃并報(bào)批。（二）各部門根據(jù)部門工作需要，按月度提交辦公用品需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部。指定專人（或由部門文員兼任）負(fù)責(zé)本部門辦公用品的申領(lǐng)、登記與分發(fā)，保證使用規(guī)范。監(jiān)督部門員工合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)、私用或違規(guī)處置。（三）倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放及日常庫(kù)存維護(hù)。定期檢查庫(kù)存物品質(zhì)量，對(duì)臨近保質(zhì)期或損壞物品及時(shí)上報(bào)行政部處理。配合行政部完成月度、季度盤點(diǎn)工作，提供準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)據(jù)。三、采購(gòu)管理操作流程（一）需求提報(bào)每月25日前，各部門根據(jù)下月工作計(jì)劃，填寫《辦公用品需求計(jì)劃表》（詳見模板一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，提交至行政部。需求計(jì)劃需明確物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、需求數(shù)量、用途說明，保證信息準(zhǔn)確無誤。（二）計(jì)劃匯總與審批行政部收到各部門需求計(jì)劃后，匯總整理，結(jié)合當(dāng)前庫(kù)存情況，編制《月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表》。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)行政部經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可執(zhí)行采購(gòu)。（三）采購(gòu)實(shí)施行政部根據(jù)審批通過的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商（優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作供應(yīng)商）進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中需對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量及交貨期，保證采購(gòu)物品性價(jià)比最優(yōu)。大額采購(gòu)（單次金額超過5000元）需簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（四）采購(gòu)驗(yàn)收物品送達(dá)后，由倉(cāng)庫(kù)管理員*與行政部采購(gòu)人員共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)計(jì)劃一致。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫(kù)單》（詳見模板二），驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；不合格物品當(dāng)場(chǎng)拒收，并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。四、入庫(kù)管理操作規(guī)范（一）入庫(kù)登記倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)驗(yàn)收合格的《辦公用品入庫(kù)單》，及時(shí)更新辦公用品臺(tái)賬，記錄物品名稱、規(guī)格、入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、入庫(kù)日期、供應(yīng)商信息等。臺(tái)賬需電子化與紙質(zhì)同步管理，電子臺(tái)賬由行政部專人維護(hù)，紙質(zhì)臺(tái)賬每月歸檔保存。（二）分類存放辦公用品按類別（如文具類、耗材類、設(shè)備類等）分區(qū)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。易受潮、易損壞物品（如墨盒、打印紙等）需存放在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，做好防潮、防塵措施。（三）庫(kù)存保管倉(cāng)庫(kù)管理員定期檢查庫(kù)存物品（每周至少一次），保證物品擺放整齊，無積壓、無損壞。對(duì)庫(kù)存不足的常用物品（如A4紙、簽字筆等），提前3個(gè)工作日向行政部提交補(bǔ)貨申請(qǐng)。五、領(lǐng)用管理操作規(guī)范（一）領(lǐng)用條件員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見模板三），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途及領(lǐng)用人簽字。部門領(lǐng)用辦公用品需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，大額領(lǐng)用（單次金額超過1000元）需額外報(bào)行政部經(jīng)理審批。（二）領(lǐng)用流程員工根據(jù)工作需求，至行政部領(lǐng)取《辦公用品領(lǐng)用登記表》，填寫完整后交部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，領(lǐng)用人憑登記表至倉(cāng)庫(kù)管理員處領(lǐng)取物品，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)庫(kù)存信息后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。特殊物品（如辦公設(shè)備、專用耗材等）領(lǐng)用后，需由行政部登記至《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（如適用），明確使用人與保管責(zé)任人。（三）領(lǐng)用限制為避免浪費(fèi)，實(shí)行“按需領(lǐng)用、定量控制”，如簽字筆、筆記本等常用物品每人每月領(lǐng)用數(shù)量不超過2支/本。嚴(yán)禁將辦公用品私用于個(gè)人事務(wù)，一經(jīng)發(fā)覺，將按公司相關(guān)規(guī)定處理。六、盤點(diǎn)與庫(kù)存管理（一）盤點(diǎn)周期月度盤點(diǎn)：每月最后一個(gè)工作日，由行政部組織倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)辦公用品進(jìn)行全面盤點(diǎn)，編制《月度辦公用品盤點(diǎn)表》（詳見模板四）。季度抽盤：每季度末，由行政部經(jīng)理*帶隊(duì)，隨機(jī)抽取部分物品進(jìn)行復(fù)盤，保證盤點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）盤點(diǎn)流程盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理員需整理庫(kù)存物品，保證臺(tái)賬與實(shí)物一一對(duì)應(yīng)。盤點(diǎn)時(shí)，逐一核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，與臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，記錄差異情況。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《盤點(diǎn)差異報(bào)告》，說明差異原因（如盤盈、盤虧、報(bào)廢等），經(jīng)行政部經(jīng)理*審批后，調(diào)整臺(tái)賬數(shù)據(jù)。（三）庫(kù)存處理對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)覺的積壓、損壞或過時(shí)物品，由行政部填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》（詳見模板五），經(jīng)審批后統(tǒng)一處置。報(bào)廢物品可回收利用的（如紙張、墨盒等），由行政部聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)回收；無法回收的，按環(huán)保要求妥善處理。七、行政辦公用品管理表格模板模板一：辦公用品需求計(jì)劃表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)12部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：日期：年月日日期：年月日模板二：辦公用品入庫(kù)單入庫(kù)日期供應(yīng)商名稱驗(yàn)收人序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)12倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：行政部采購(gòu)員簽字：日期：年月日日期：年月日模板三：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人審批人序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位12倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：模板四：月度辦公用品盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)人監(jiān)盤人序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)12行政部經(jīng)理簽字：日期：年月日模板五：辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量處理建議：□回收利用□統(tǒng)一銷毀□其他：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：日期：年月日日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：年月日八、特別提醒與責(zé)任說明（一）節(jié)約使用要求倡導(dǎo)無紙化辦公，確需打印時(shí)優(yōu)先使用雙面打印，減少紙張消耗。辦公用品（如文件夾、計(jì)算器等）應(yīng)妥善保管，重復(fù)使用，避免人為損壞。領(lǐng)用物品時(shí)按實(shí)際需求領(lǐng)取，杜絕多領(lǐng)、冒領(lǐng)，造成資源浪費(fèi)。（二）規(guī)范操作提醒采購(gòu)需求計(jì)劃需按時(shí)提報(bào)，逾期未報(bào)導(dǎo)致辦公用品短缺的，由相關(guān)部門自行承擔(dān)后果。入庫(kù)、領(lǐng)用時(shí)需認(rèn)真核對(duì)物品信息，保證名稱、規(guī)格、數(shù)量準(zhǔn)確，避免錯(cuò)登、漏登。盤點(diǎn)工作需全員配合，不得推諉、拖延，保證盤點(diǎn)結(jié)果真實(shí)有效。（三）違規(guī)處理原則對(duì)私用、浪費(fèi)辦公用品的行為，一經(jīng)查實(shí)，將責(zé)令當(dāng)事人賠償損失，并視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)。因管理不善導(dǎo)致辦公用品損壞、丟失的，由責(zé)任