年4月19日酒店銷售部檔案管理規(guī)范文檔僅供參考酒店銷售部檔案管理規(guī)范檔案分類流程類別規(guī)范內(nèi)容與要求行政類(1)公文往來包括上級下達的各類公文及以銷售部名義發(fā)出的有關(guān)文件、往來的信函。(2)計劃總結(jié)包括酒店下達的及銷售部制定的各類計劃,如市場營銷計劃、促銷計劃、廣告宣傳計劃等。(3)會議紀要包括各類會議紀要、備忘錄,如酒店總經(jīng)理辦公室會議紀要、各種協(xié)調(diào)會議紀要、銷售例會等。(4)批示批復包括經(jīng)酒店及上級有關(guān)部門批復的各類行文和上級轉(zhuǎn)批下來的各類批示等。(5)報表匯編包括本部門使用的各類表格藍本和需存檔的各類報表,如夜審表、預定流量表等。(6)信息資料包括搜集到的各類信息、競爭酒店經(jīng)營情況(價格、出租率、客源構(gòu)成等)、旅游及商務市場的有關(guān)信息、國內(nèi)外有參考價值的酒店宣傳品、交通信息、國內(nèi)外與旅游商貿(mào)有關(guān)的雜志等。(7)員工工作檔案包括本部門各員工的簡歷、聘書或任命書、工作評估、培訓記錄等。(8)協(xié)議合同包括銷售部對外簽定的所有合同副本和合同匯總表。(9)其它包括本部門擬訂或推出的一些節(jié)目及其它項目中不能歸類的內(nèi)容。業(yè)務類(1)商務客戶包括國內(nèi)外商社、航空公司、進出口公司、使領(lǐng)館、駐華機構(gòu)等,可分為ABC三類客戶進行編號。(2)旅游客戶包括國內(nèi)外旅行社,可分為團隊和散客兩種,各自又可分為ABC三類客戶進行編號。(3)部、委、辦客戶包括政府機關(guān)組織等,可分為AB兩類客戶進行編號。(4)長包房客戶每家公司編號,享受A類商務客戶待遇。備考以上檔案作為預訂、客史、電腦統(tǒng)計、存檔的統(tǒng)一編號。每份檔案的開設應包括合同或協(xié)議、客戶資料表、客戶用房統(tǒng)計表、訪問活動計劃、雙方往來信件等。檔案系統(tǒng)的每個條目第一頁均應附上該條目的索引。2.檔案管理工作流程項目規(guī)范內(nèi)容與要求接收銷售人員在平時工作中搜集到的有關(guān)公司、旅行社、通航的商業(yè)信息后,做好詳細記錄,文員將這些零星的信息加以匯總整理成市場動態(tài)、競爭對手情況、建議設想等資料,同時接收匯總來自各個途徑的各種檔案。整理將接收到的檔案進行分類、整理、編號,建立索引。歸檔將編好號的檔案歸檔。隨時補充客戶檔案,將最新資料歸入客戶檔案內(nèi),要求記錄整齊、清楚。定期清理過時和無用的資料。檢查定期檢查檔案,檢查和核對客戶檔案時,要注意有關(guān)資料特別是各種數(shù)據(jù)來源的準確性和完整性。保管與利用所有檔案都應放入專用的資料柜內(nèi),特別是需保密的檔案柜要上鎖。保管過程中注意防霉、防蛀等工作。根據(jù)銷售部的檔案管理制度借閱檔案,充分利用