日常辦公文件歸檔與管理制度模板一、制度應用背景與目標本制度適用于各類企事業(yè)單位、社會團體等組織的日常辦公文件管理場景，旨在規(guī)范文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到歸檔、保管的全流程，保證文件分類清晰、存放有序、查找便捷，同時保障文件信息安全與完整性，避免因管理混亂導致的資料遺失或泄密風險，提升辦公效率與管理水平。二、文件歸檔管理流程細則（一）文件分類與編號文件分類：根據(jù)文件性質(zhì)、來源及用途，分為以下類別（可根據(jù)單位實際調(diào)整）：行政類：通知、會議紀要、工作計劃、總結、請示報告等；業(yè)務類：合同協(xié)議、項目資料、客戶信息、產(chǎn)品說明等；人事類：員工檔案、招聘錄用、培訓記錄、績效考核等；財務類：預算報表、費用憑證、審計報告、資產(chǎn)清單等；其他類：外部單位來函、資質(zhì)證書、榮譽獎狀等。文件編號：按“部門代碼-年份-類別代碼-流水號”規(guī)則編制，例如：“行-2024-01-001”表示行政部2024年通知類第1號文件，部門代碼及類別代碼需提前統(tǒng)一明確。（二）文件收集與整理收集責任：各部門文件形成后，由經(jīng)辦人*在3個工作日內(nèi)完成初步整理，保證文件內(nèi)容完整、字跡清晰（電子文件需為最終版）。整理要求：紙質(zhì)文件：去除夾訂金屬物，按時間順序排序，編寫頁碼（單頁文件標注“共1頁”），裝訂成冊；電子文件：按類別建立文件夾，命名格式為“文件名稱-日期-經(jīng)辦人*”，存儲至指定服務器或云端盤，并備份至本地硬盤。（三）歸檔登記與移交填寫歸檔清單：經(jīng)辦人填寫《文件歸檔登記表》（詳見模板一），注明文件名稱、編號、份數(shù)、形成日期、保管期限等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字。移交歸檔：每月最后一個工作日，各部門將整理好的文件（紙質(zhì)及電子版）統(tǒng)一移交至檔案管理部門，交接雙方核對清單并簽字確認，檔案管理部門留存歸檔清單備查。（四）保管與維護存放要求：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，按分類編號順序排列，柜門標注類別及起止編號，庫房保持干燥、通風（溫度14-24℃，濕度45-60%），并配備防火、防蟲、防潮設備；電子檔案：定期（每季度）檢查存儲介質(zhì)的完整性，重要文件需刻錄成光盤備份，備份介質(zhì)與原件分地存放。定期檢查：檔案管理部門每半年對檔案進行一次清點，核對數(shù)量與登記信息是否一致，發(fā)覺問題及時上報處理。（五）借閱與使用借閱申請：因工作需要借閱檔案時，借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見模板二），說明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門負責人審批。涉密文件需經(jīng)單位分管領導批準。借閱規(guī)則：紙質(zhì)檔案原則上不得帶離檔案室，確需外借的，借閱期限不超過3個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；電子檔案需通過內(nèi)部系統(tǒng)在線查閱，禁止或傳播，涉密文件需使用專用電腦閱讀。歸還與核銷：借閱檔案歸還時，檔案管理員檢查文件完整性，確認無誤后簽字注銷借閱記錄。（六）鑒定與銷毀保管期限屆滿鑒定：檔案到期前1個月，由檔案管理部門會同業(yè)務部門組成鑒定小組，對檔案價值進行評估，確定繼續(xù)保管或銷毀。銷毀流程：需銷毀的檔案由鑒定小組編制《文件銷毀清單》，經(jīng)單位分管領導*審批后，由兩人以上監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案進行徹底刪除（不可恢復），監(jiān)銷人簽字確認并留存銷毀清單。三、標準化管理表單模板模板一：文件歸檔登記表文件編號文件名稱形成部門經(jīng)辦人*形成日期份數(shù)保管期限存放位置備注行-2024-01-001關于2024年春節(jié)放假的通知行政部張*2024-01-15110年檔案室-A01-001-業(yè)-2024-03-005XX項目合作協(xié)議書市場部李*2024-03-20225年檔案室-B03-005含附件模板二：文件借閱申請表借閱人*所在部門借閱日期歸還期限王*財務部2024-05-102024-05-13文件名稱及編號借閱事由審批人*備注業(yè)-2024-03-005（XX項目協(xié)議）項目審計核對部門負責人：趙檔案負責人：錢僅限檔案室查閱四、執(zhí)行要點與風險提示責任到人：各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，檔案管理員負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與日常監(jiān)督，保證各環(huán)節(jié)責任明確。及時性要求：文件需在事項結束后3個工作日內(nèi)啟動歸檔流程，嚴禁拖延或積壓，避免因時間久遠導致文件遺失或損壞。保密管理：涉密文件需單獨設立密級標識，借閱時嚴格審批權限，嚴禁復印、拍照或通過非加密渠道傳輸，違者將按單位規(guī)定追究責任。電子文件備份：電子檔案需實行“雙備份”制度，本地與云端同