合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制標(biāo)準(zhǔn)化模板適用場景與范圍標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、合同準(zhǔn)備階段：需求確認(rèn)與主體資格審查操作要點(diǎn)：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目或合作需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限等核心要素，填寫《合同需求表》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后啟動合同流程。主體資格審查：對方主體：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等公開渠道查詢對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊資本、涉訴記錄、行政處罰等信息；若為特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑），需核查其行業(yè)資質(zhì)證書（如資質(zhì)等級、許可證有效期）；我方主體：確認(rèn)我方簽約主體是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如分公司簽約需提供總公司授權(quán)書），避免超越經(jīng)營范圍簽約。風(fēng)險(xiǎn)初評：法務(wù)部門結(jié)合審查結(jié)果，對對方履約能力（如財(cái)務(wù)狀況、歷史履約記錄）及合作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行初步評估，形成《主體風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告》。二、合同起草階段：模板選用與條款擬定操作要點(diǎn)：模板優(yōu)先原則：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購模板、銷售模板），模板需包含核心必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款支付、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等）。條款細(xì)化與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：標(biāo)的條款：明確名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等，避免模糊描述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”需定義具體標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款條款：明確單價(jià)、總價(jià)、幣種、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬需注明賬號）、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時(shí)間；履約條款：約定履行期限（具體到年/月/日）、地點(diǎn)（如“甲方所在地倉庫”）、方式（如“分批交付”及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；違約責(zé)任：量化違約金（如逾期付款按日萬分之五支付違約金）或約定違約損失計(jì)算方式，明確解除合同的條件；爭議解決：優(yōu)先約定訴訟管轄（如“甲方所在地人民法院”），避免約定模糊的“由某地法院管轄”。特殊條款補(bǔ)充：根據(jù)合作性質(zhì)補(bǔ)充保密條款（如保密范圍、期限）、知識產(chǎn)權(quán)條款（如成果歸屬）、不可抗力條款（如定義及處理方式）等。三、合同審核階段：部門協(xié)同與法律審查操作要點(diǎn)：部門會簽：起草部門將合同草案及《合同需求表》提交至法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等部門會簽：業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的、履約條款是否符合實(shí)際需求；財(cái)務(wù)部門：審核價(jià)款支付、發(fā)票、稅費(fèi)條款是否合規(guī)，資金安排是否合理；法務(wù)部門：審核合同合法性、條款完整性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施。審核反饋與修改：各部門在2個(gè)工作日內(nèi)反饋審核意見，起草部門匯總修改后形成終稿，重大爭議需提交分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。法律意見書：法務(wù)部門對終稿出具《法律意見書》，明確“通過”“修改后通過”“不通過”及修改意見，存檔備查。四、合同簽署階段：授權(quán)管理與用印規(guī)范操作要點(diǎn)：簽署主體確認(rèn)：核實(shí)簽約人身份及授權(quán)權(quán)限，如對方為法人代表，需提供證件號碼復(fù)印件；如為授權(quán)代表，需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、期限）及授權(quán)人證件號碼復(fù)印件。簽署流程：紙質(zhì)合同：按照審批順序由各方簽約人簽字（或蓋章）并填寫簽署日期，禁止先蓋章后簽字或空白合同蓋章；電子合同：通過合法電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。用印管理：合同需經(jīng)法定代表人或授權(quán)代表審批后，由行政部門加蓋合同專用章（或公章），用印登記臺賬記錄合同編號、用印日期、用印人等信息。五、合同履行階段：履約跟蹤與變更控制操作要點(diǎn)：履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為履約責(zé)任部門，建立《合同履約跟蹤表》（見模板2），定期記錄履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)），對逾期或異常情況（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)預(yù)警，并書面通知對方。變更管理：履行過程中如需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、履行期限），需簽訂《合同變更協(xié)議》（明確變更事項(xiàng)、原因及原合同處理方式），履行原審批流程；禁止口頭變更，所有變更需書面確認(rèn)，避免后續(xù)爭議。爭議處理：發(fā)生爭議時(shí)，優(yōu)先通過協(xié)商解決；協(xié)商不成，依據(jù)合同約定通過仲裁或訴訟解決，爭議期間應(yīng)繼續(xù)履行無爭議條款。六、合同歸檔階段：資料整理與電子化存儲操作要點(diǎn)：資料收集：合同簽署后，收集合同文本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議）、審批單、法律意見書、履約憑證（如驗(yàn)收單、付款憑證）、變更協(xié)議等完整資料。歸檔管理：紙質(zhì)合同：按“合同編號”分類整理，裝入檔案盒，標(biāo)注合同名稱、簽約日期、保管期限，移交檔案室保管；電子合同：掃描紙質(zhì)合同形成PDF文件，與電子簽約文件一并存儲至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證信息安全。保管期限：根據(jù)《檔案法》及企業(yè)規(guī)定，明保證管期限（如采購/銷售合同保管期限不少于10年，重要合作合同長期保管）。核心工具模板模板1：合同需求表合同名稱合同編號需求部門需求提出人聯(lián)系方式合作標(biāo)的合作方類型□企業(yè)□個(gè)人核心需求描述（如：采購XX設(shè)備100臺，單價(jià)XX元，30日內(nèi)交付）履行期限付款方式特殊要求（如：需提供3年質(zhì)保）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：__________日期：__________模板2：合同履約跟蹤表合同編號合同名稱對方主體履約期限關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成情況風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警責(zé)任部門跟蹤人CG2024001設(shè)備采購合同XX科技有限公司2024.01.01-2024.03.31首批交付2024.02.152024.02.20已交付無采購部張三驗(yàn)收2024.02.252024.03.05驗(yàn)收不合格質(zhì)量問題，需協(xié)商采購部張三模板3：合同變更申請表原合同編號原合同名稱變更事項(xiàng)變更原因變更后內(nèi)容對方意見內(nèi)部審核意見審批結(jié)果CG2024001設(shè)備采購合同交付數(shù)量需求調(diào)整100臺→80臺同意法務(wù)：無法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)：價(jià)款調(diào)整同意變更業(yè)務(wù)：需重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議模板4：合同管理臺賬合同編號合同名稱簽約方簽約日期合同金額（元）履行狀態(tài)歸檔日期歸檔人備注CG2024001設(shè)備采購合同XX科技2024.01.10500,000履行中2024.01.15李四首批交付完成XF2024002服務(wù)合同XX咨詢2024.02.01200,000已完成2024.03.01王五無爭議關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)主體風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁與無營業(yè)執(zhí)照、超越經(jīng)營范圍或處于失信狀態(tài)的主體簽約，特殊行業(yè)需核查資質(zhì)有效性，避免因主體不適格導(dǎo)致合同無效。條款風(fēng)險(xiǎn)：禁止使用“大概”“左右”等模糊表述，價(jià)款、履行期限等核心條款需量化；違約責(zé)任需明確具體，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等無效約定。流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁“先簽后批”或“越權(quán)簽署”，合同必須經(jīng)需求部門、法務(wù)、財(cái)務(wù)等會簽后簽署，用印前需核對審批流程完整性。履約風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤履約進(jìn)度，對逾期、違約等情況及時(shí)書面函告，保留催告證據(jù)（如郵件、快遞簽收記錄），避免因未及時(shí)主張權(quán)利導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。檔案風(fēng)險(xiǎn)：合同資料需完整歸檔，電子檔案需定期備份，避免因資料丟失、損毀導(dǎo)致無法舉證；涉密合同需單獨(dú)保管，限制查閱權(quán)限。責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)：明確各部門職責(zé)（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)履約、法務(wù)負(fù)責(zé)法律審查、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)資金審