會議召開與通知發(fā)布制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國反不正當競爭法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合《XX集團母公司全面風險管理規(guī)定》《XX公司內(nèi)部控制綱要》及企業(yè)內(nèi)部管理實際需求，旨在規(guī)范公司會議召開與通知發(fā)布行為，防控管理風險，提升決策效率，確保組織運行秩序。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部會議的組織、審批、召開、記錄及通知發(fā)布等全流程管理，以及各類業(yè)務場景下的會議應用，包括但不限于戰(zhàn)略決策會、業(yè)務分析會、專項工作會、培訓會議等。第三條本制度中下列術語定義：（一）“會議專項管理”指公司對會議召開與通知發(fā)布活動實施的全流程控制，包括需求提報、方案審批、流程執(zhí)行、效果評估及風險防控等管理活動。（二）“管理風險”指因會議組織不規(guī)范、通知發(fā)布不及時或內(nèi)容不合規(guī)等行為導致決策失誤、資源浪費、信息泄露或法律責任的可能性。（三）“合規(guī)要求”指會議活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度的規(guī)定，確保流程合法、內(nèi)容適當、責任明確。第四條會議專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”的核心原則。（一）全面覆蓋：所有會議活動均納入制度管理范疇，確保無死角、無遺漏。（二）責任到人：明確各級組織及崗位的職責分工，確保責任主體可追溯。（三）風險導向：以風險防控為核心，對高風險環(huán)節(jié)實施重點管控。（四）持續(xù)改進：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動態(tài)優(yōu)化管理機制，提升制度有效性。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司會議專項管理負總責，對會議活動的合規(guī)性、效率性及風險防控承擔最終責任；分管領導對專項管理工作的直接實施負總責，負責決策審批、資源保障及監(jiān)督考核。第六條公司設立會議專項管理領導小組，由公司主要負責人牽頭，分管領導、各部門負責人及下屬單位代表組成，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議專項管理工作，制定重大會議的召開方案，審批高風險會議活動，并對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督評價。領導小組下設辦公室，由[牽頭部門名稱]承擔，負責日常工作。第七條領導小組主要職責包括：（一）制定或修訂會議專項管理制度，審批重大會議的召開方案；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門、跨單位的會議活動，避免資源沖突；（三）定期開展會議專項風險評估，發(fā)布管理要求；（四）對違規(guī)行為進行處置，并推動整改落實。第八條牽頭部門職責：（一）統(tǒng)籌制定會議專項管理制度及操作細則；（二）組織開展會議需求評估，審核會議方案的合理性；（三）監(jiān)督各部門會議活動執(zhí)行情況，開展專項檢查；（四）定期匯總分析會議管理數(shù)據(jù)，提出優(yōu)化建議。第九條專責部門職責：（一）負責會議活動的合規(guī)性審核，重點把控流程合法性、內(nèi)容適當性；（二）優(yōu)化會議組織流程，推動技術工具（如視頻會議系統(tǒng)）的應用；（三）對高風險會議活動進行風險處置指導，提供專業(yè)支持；（四）建立會議管理檔案，開展數(shù)據(jù)分析及風險預警。第十條業(yè)務部門及下屬單位職責：（一）落實本領域會議專項管理要求，開展日常風險防控；（二）根據(jù)業(yè)務需求提報會議申請，明確會議目標及預期成果；（三）組織本單位會議活動，確保參會人員、議題、時間等要素合規(guī)；（四）對會議效果進行評估，持續(xù)優(yōu)化會議質(zhì)量。第十一條基層執(zhí)行崗位責任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，確保操作符合制度要求；（二）及時上報會議活動中的異常情況及潛在風險；（三）按標準執(zhí)行會議通知發(fā)布流程，確保信息準確、及時；（四）配合開展會議管理檢查，如實反映執(zhí)行情況。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條會議需求提報規(guī)范：（一）會議需求必須符合業(yè)務實際，明確會議目標、必要性及預期成果；（二）跨部門會議需由牽頭部門統(tǒng)一提報，避免多頭申請；（三）高風險會議（如涉及重大投資、人事調(diào)整等）需提交專項說明材料。第十三條會議方案審批標準：（一）常規(guī)會議需由部門負責人審批，重大會議需報分管領導核準；（二）會議方案需包含議題清單、參會人員、時間地點、預算安排等要素；（三）涉及保密議題的會議，需明確保密等級及管控措施。第十四條會議組織合規(guī)要求：（一）會議通知必須提前X天發(fā)布，內(nèi)容完整（含議題、時間、地點、參會人員等）；（二）參會人員須按通知要求簽到，無特殊情況不得替會；（三）會議材料需提前X小時送達參會人員，確保議題熟悉度。第十五條會議記錄規(guī)范：（一）重要會議必須形成會議紀要，明確決策事項及責任分工；（二）會議紀要需經(jīng)主持人審核、參會人員確認，存檔備查；（三）電子會議記錄需符合數(shù)據(jù)安全要求，定期備份。第十六條通知發(fā)布行為規(guī)范：（一）通知發(fā)布必須通過公司指定渠道（如OA系統(tǒng)、企業(yè)微信、公告欄），嚴禁私發(fā)群組；（二）通知內(nèi)容需嚴格審核，避免錯別字、涉密信息泄露；（三）緊急通知需同步電話確認，確保接收人知曉。第十七條會議效果評估標準：（一）會議結(jié)束后X天內(nèi)提交效果評估表，評價議題達成度、決策合理性；（二）對低效會議（如議題偏離、決策缺失）需分析原因并改進；（三）評估結(jié)果納入部門績效考核，推動會議質(zhì)量提升。第十八條禁止性行為：（一）嚴禁以會議名義進行無關活動（如公款吃喝、旅游）；（二）嚴禁發(fā)布虛假會議通知或隱瞞涉密議題；（三）嚴禁違規(guī)使用會議資源（如超預算、超范圍邀請人員）；（四）嚴禁泄露會議中的商業(yè)秘密或個人隱私。第十九條專項風險防控點：（一）高風險會議需提前開展風險評估，制定應急預案；（二）涉密會議需采取物理隔離、技術加密等措施；（三）視頻會議需測試設備穩(wěn)定性，防止信號中斷；（四）跨單位會議需協(xié)調(diào)資源，避免時間沖突。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新機制：（一）牽頭部門每年對制度執(zhí)行情況進行評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整及時修訂；（二）重大制度修訂需經(jīng)領導小組審議，并發(fā)布正式通知；（三）新員工入職培訓必須包含會議專項管理制度內(nèi)容。第二十一條風險識別預警機制：（一）每月開展會議專項風險排查，重點監(jiān)控高風險會議活動；（二）對違規(guī)行為（如通知不合規(guī)、記錄缺失）進行分級評估，發(fā)布預警通知；（三）建立風險數(shù)據(jù)庫，動態(tài)跟蹤趨勢變化。第二十二條合規(guī)審查機制：（一）將會議合規(guī)審查嵌入業(yè)務流程，未通過審查不得召開；（二）重大會議方案需經(jīng)專責部門聯(lián)合審核，確保合法性；（三）對審查發(fā)現(xiàn)的問題需限期整改，并跟蹤落實。第二十三條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險需上報領導小組協(xié)調(diào)；（二）突發(fā)事件（如設備故障）需啟動應急預案，及時恢復會議秩序；（三）對處置不當?shù)牟块T，視情節(jié)輕重進行通報或處罰。第二十四條責任追究機制：（一）對違反制度的行為，視情節(jié)輕重采取約談、通報、績效扣減等措施；（二）重大違規(guī)行為需追究部門負責人責任，并納入公司紀律處分范圍；（三）建立違規(guī)案例庫，定期通報典型問題及整改要求。第二十五條評估改進機制：（一）每年開展會議專項管理有效性評估，采用問卷、訪談、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方法；（二）對評估發(fā)現(xiàn)的管理漏洞需制定整改方案，明確責任人與完成時限；（三）評估結(jié)果作為制度優(yōu)化的重要依據(jù)，推動持續(xù)改進。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障：（一）各級領導需明確會議專項管理職責，定期聽取工作匯報；（二）牽頭部門需配備專職人員，確保日常管理順暢；（三）下屬單位需指定專人負責，與公司制度保持一致。第二十七條考核激勵機制：（一）將會議專項合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于X%；（二）對優(yōu)秀會議組織團隊給予績效獎勵，對低效團隊進行約談；（三）將制度學習情況納入個人培訓考核，不合格者不得晉升。第二十八條培訓宣傳機制：（一）管理層需接受合規(guī)履職培訓，重點掌握重大會議審批流程；（二）一線員工需接受操作規(guī)范培訓，確保通知發(fā)布準確無誤；（三）定期發(fā)布會議管理知識手冊，提升全員意識。第二十九條信息化支撐：（一）通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)會議申請、審批、通知的全流程自動化；（二）利用數(shù)據(jù)可視化工具（如圖表、報表）監(jiān)控會議效率；（三）開發(fā)會議管理APP，支持移動端通知發(fā)布與簽到。第三十條文化建設：（一）編制《會議專項管理合規(guī)手冊》，發(fā)布至全公司；（二）組織簽訂合規(guī)承諾書，明確個人責任；（三）設立優(yōu)秀會議案例庫，弘揚高效規(guī)范理念。第三十一條報告制度：（一）風險事件需在X小時內(nèi)上報牽頭部門，重大事件同步上報領導小組；（二）每年發(fā)布會議專項管理報告