養(yǎng)老院檔案信息管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，結(jié)合養(yǎng)老院行業(yè)服務(wù)特性及企業(yè)內(nèi)部管理需求制定。其目的在于規(guī)范養(yǎng)老院檔案信息的收集、整理、存儲、使用、銷毀等全流程管理，有效防控信息泄露、濫用等風(fēng)險(xiǎn)，保障服務(wù)對象信息安全，提升服務(wù)質(zhì)量與合規(guī)水平。同時，作為集團(tuán)母公司關(guān)于“XX專項(xiàng)管理”要求的具體落實(shí)，強(qiáng)化企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控體系，滿足內(nèi)部治理標(biāo)準(zhǔn)化要求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬養(yǎng)老院及全體員工，覆蓋養(yǎng)老院服務(wù)對象檔案信息（含身份信息、健康記錄、服務(wù)合同、財(cái)務(wù)憑證等）、運(yùn)營管理檔案（含規(guī)章制度、活動記錄、安全檢查報(bào)告、人員培訓(xùn)記錄等）及公共檔案（含行業(yè)資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道等）的生成、流轉(zhuǎn)、保管與處置全過程。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指本制度針對養(yǎng)老院檔案信息管理所建立的全流程、閉環(huán)式管控體系，包含組織架構(gòu)、制度流程、技術(shù)保障、責(zé)任落實(shí)等要素，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的合規(guī)、安全、高效管理。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案信息管理不當(dāng)可能引發(fā)的法律責(zé)任、聲譽(yù)損害、服務(wù)中斷等潛在風(fēng)險(xiǎn)，如數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失、非法使用等情形。（三）“XX合規(guī)”指檔案信息管理活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保服務(wù)對象信息權(quán)益不受侵害。第四條檔案信息管理的核心原則如下：（一）全面覆蓋原則：所有檔案信息納入統(tǒng)一管理范疇，不留管理空白。（二）責(zé)任到人原則：明確各層級、各崗位的檔案管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如敏感信息處理、信息系統(tǒng)對接），優(yōu)先配置管控資源。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展定期評估并優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為養(yǎng)老院檔案信息管理的第一責(zé)任人，對檔案信息管理工作的全面合規(guī)性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)制度執(zhí)行、監(jiān)督考核與風(fēng)險(xiǎn)處置。第六條設(shè)立“養(yǎng)老院檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如運(yùn)營部、法務(wù)部、信息技術(shù)部、人力資源部等）為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息管理重大事項(xiàng)，審批關(guān)鍵制度修訂，監(jiān)督年度管理目標(biāo)達(dá)成情況，并定期召開會議評估風(fēng)險(xiǎn)防控成效。第七條各部門、下屬單位職責(zé)劃分如下：（一）牽頭部門（運(yùn)營部）：負(fù)責(zé)檔案信息管理制度的頂層設(shè)計(jì)、流程優(yōu)化，組織專項(xiàng)培訓(xùn)與考核，監(jiān)督制度執(zhí)行，協(xié)調(diào)跨部門風(fēng)險(xiǎn)處置。（二）專責(zé)部門（信息技術(shù)部）：負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)，落實(shí)數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)保障；法務(wù)部負(fù)責(zé)合規(guī)審核，監(jiān)督合同簽訂、第三方合作等環(huán)節(jié)的信息安全條款。（三）業(yè)務(wù)部門及下屬單位：1.服務(wù)團(tuán)隊(duì)（如護(hù)理部、康復(fù)部）：負(fù)責(zé)服務(wù)對象檔案的及時、準(zhǔn)確記錄，嚴(yán)禁私自留存或泄露；2.運(yùn)營支持團(tuán)隊(duì)（如財(cái)務(wù)部、采購部）：執(zhí)行檔案交接、歸檔、銷毀等操作規(guī)范；3.下屬養(yǎng)老院：落實(shí)屬地化管理要求，建立臺賬，定期自查。第八條基層執(zhí)行崗位責(zé)任：（一）崗位合規(guī)承諾：所有接觸檔案信息的員工需簽署《檔案信息合規(guī)承諾書》，明確保密義務(wù)與違規(guī)后果；（二）風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)：發(fā)現(xiàn)檔案信息異常（如系統(tǒng)漏洞、疑似泄露、人為破壞等）須立即向直屬上級及信息技術(shù)部報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條檔案信息收集與記錄：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：服務(wù)對象檔案需經(jīng)本人或監(jiān)護(hù)人授權(quán)同意方可收集，敏感信息（如身份證明、病歷記錄）須單獨(dú)標(biāo)注并分級存儲；（二）禁止行為：嚴(yán)禁通過非法渠道獲取或倒賣檔案信息；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立檔案信息來源追溯機(jī)制，對非授權(quán)信息收集行為零容忍。第十條檔案信息存儲與保管：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案實(shí)行防火防潮防蟲蛀措施，電子檔案存儲于專用服務(wù)器，采用加密存儲與定期備份；（二）禁止行為：嚴(yán)禁將檔案信息存儲于個人設(shè)備或公共云盤，離職員工不得帶走工作檔案；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：每季度開展存儲環(huán)境檢查，系統(tǒng)自動監(jiān)控存儲容量與完整性。第十一條檔案信息使用與共享：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部使用需經(jīng)授權(quán)人審批（三級審批：部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），外部共享需簽訂保密協(xié)議并明確使用期限；（二）禁止行為：嚴(yán)禁將檔案信息用于營銷、調(diào)研等非服務(wù)目的，嚴(yán)禁向第三方轉(zhuǎn)售；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立使用記錄臺賬，審計(jì)部門每年抽查10%以上使用案例。第十二條檔案信息查閱與復(fù)?。海ㄒ唬┖弦?guī)標(biāo)準(zhǔn)：查閱需提供合理理由及身份驗(yàn)證，復(fù)印需經(jīng)檔案管理人員核對并登記；（二）禁止行為：嚴(yán)禁超出授權(quán)范圍查閱或復(fù)印敏感檔案；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：設(shè)置查閱室門禁，系統(tǒng)記錄查閱人、時間、檔案編號等要素。第十三條檔案信息銷毀管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案銷毀需填寫《檔案銷毀申請表》，由信息技術(shù)部監(jiān)督執(zhí)行，電子檔案需通過專業(yè)軟件徹底銷毀并記錄操作日志；（二）禁止行為：嚴(yán)禁未審批銷毀或銷毀記錄不完整；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立銷毀前確認(rèn)機(jī)制，定期核對存銷檔案清單。第十四條檔案信息系統(tǒng)安全管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：信息系統(tǒng)需通過等保測評，訪問權(quán)限遵循“最小必要”原則，定期開展漏洞掃描；（二）禁止行為：嚴(yán)禁非授權(quán)接入系統(tǒng)或測試系統(tǒng)安全性；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：設(shè)置自動告警機(jī)制，發(fā)現(xiàn)異常登錄立即鎖定賬戶。第十五條服務(wù)對象信息權(quán)益保障：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：每年向服務(wù)對象提供一次檔案查閱服務(wù)，提供虛假信息需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（二）禁止行為：嚴(yán)禁利用檔案信息進(jìn)行騷擾或歧視；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立投訴渠道，對侵權(quán)行為依法追責(zé)。第十六條檔案交接與遷移管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：部門間交接需雙方簽字確認(rèn)，檔案遷移需評估數(shù)據(jù)完整性并同步系統(tǒng)權(quán)限；（二）禁止行為：交接過程檔案不得脫離監(jiān)管；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：交接前進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，遷移后72小時內(nèi)測試系統(tǒng)功能。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動態(tài)更新機(jī)制：（一）觸發(fā)條件：國家法律法規(guī)修訂、集團(tuán)母公司發(fā)布新要求、業(yè)務(wù)模式重大調(diào)整時，牽頭部門牽頭組織評估并修訂制度；（二）更新流程：修訂草案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，通過公司OA系統(tǒng)發(fā)布，自發(fā)布之日起30日內(nèi)完成宣貫培訓(xùn)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：（一）排查周期：每季度開展檔案信息風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注電子檔案安全、第三方合作合規(guī)性；（二）評估方法：采用“風(fēng)險(xiǎn)矩陣法”對識別風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級（低、中、高），高風(fēng)險(xiǎn)需制定專項(xiàng)應(yīng)對方案；（三）預(yù)警發(fā)布：預(yù)警信息通過內(nèi)部郵件、公告欄下達(dá)，重大風(fēng)險(xiǎn)需1小時內(nèi)通知相關(guān)單位。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：（一）審查嵌入節(jié)點(diǎn)：新員工入職、系統(tǒng)權(quán)限變更、檔案共享申請等關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須經(jīng)過檔案管理專責(zé)部門審查；（二）審查標(biāo)準(zhǔn)：參照本制度及配套操作指引，不符合項(xiàng)不得進(jìn)入下一流程；（三）結(jié)果運(yùn)用：審查記錄納入員工績效考核，連續(xù)兩次不合規(guī)者調(diào)崗或待崗培訓(xùn)。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)處置：由專責(zé)部門制定整改方案，牽頭部門監(jiān)督完成；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)處置：啟動應(yīng)急預(yù)案，成立臨時處置組，責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)24小時內(nèi)到場指揮，重大事件上報(bào)集團(tuán)母公司；（三）上報(bào)要求：風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生后4小時內(nèi)上報(bào)初步報(bào)告，48小時內(nèi)提交完整處置方案。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：違反本制度造成信息泄露、損失等情形，視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟(jì)處罰、降級、解除勞動合同等處理；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：一般違規(guī)罰款500-2000元，造成服務(wù)對象權(quán)益受損的按合同賠償；（三）聯(lián)動機(jī)制：違規(guī)記錄納入集團(tuán)征信系統(tǒng)，影響評優(yōu)、晉升資格。第二十二條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）評估周期：每年12月1日至31日開展年度評估，由領(lǐng)導(dǎo)小組組織審計(jì)、運(yùn)營、技術(shù)部門聯(lián)合實(shí)施；（二）評估內(nèi)容：制度覆蓋率、風(fēng)險(xiǎn)控制效果、員工合規(guī)意識等；（三）優(yōu)化要求：評估報(bào)告提交總經(jīng)理辦公會審議，未達(dá)標(biāo)指標(biāo)需制定次年改進(jìn)計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：（一）領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：各級領(lǐng)導(dǎo)需在季度會議中匯報(bào)檔案管理進(jìn)展，對決策失誤承擔(dān)連帶責(zé)任；（二）跨部門協(xié)同：建立“運(yùn)營部牽頭、信息技術(shù)部支撐、各部門協(xié)同”的聯(lián)席會議制度，每月解決1-2個管理難題。第二十四條考核激勵機(jī)制：（一）部門考核：將檔案管理得分納入部門年度績效（占比不超過5%），得分與預(yù)算分配掛鉤；（二）個人激勵：年度合規(guī)優(yōu)秀員工可獲得額外獎金，金額不超過當(dāng)月工資的20%。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層培訓(xùn)：管理層參加合規(guī)履職培訓(xùn)（每年2次），全員參與操作規(guī)范培訓(xùn)（每年4次）；（二）宣傳載體：制作檔案管理手冊、張貼合規(guī)海報(bào)，每月推送1條風(fēng)險(xiǎn)案例。第二十六條信息化支撐：（一）系統(tǒng)功能：檔案管理系統(tǒng)需支持智能檢索、權(quán)限分級、操作留痕、電子簽名等功能；（二）運(yùn)維要求：信息技術(shù)部需每月出具系統(tǒng)運(yùn)行報(bào)告，故障響應(yīng)時間不超過2小時。第二十七條文化建設(shè)：（一）合規(guī)手冊：發(fā)布《養(yǎng)老院檔案信息合規(guī)手冊》，覆蓋制度要點(diǎn)與操作指引；（二）承諾書制度：新員工入職時簽署《合規(guī)承諾書》，存入個人檔案。第二十八條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：需包含時間、地點(diǎn)、人物、事件經(jīng)過、處置措施等要素；