企業(yè)日常采購(gòu)申請(qǐng)審批流程工具模板一、應(yīng)用場(chǎng)景概述本工具適用于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中各類(lèi)采購(gòu)需求的申請(qǐng)與審批管理，覆蓋場(chǎng)景包括但不限于：辦公用品及耗材采購(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備配件補(bǔ)充、行政服務(wù)外包（如保潔、綠植養(yǎng)護(hù)）、市場(chǎng)活動(dòng)物料采購(gòu)、IT設(shè)備維保服務(wù)等。無(wú)論需求發(fā)起方為行政部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)還是市場(chǎng)部門(mén)，均可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)的規(guī)范提報(bào)、分級(jí)審批與高效執(zhí)行，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、透明，同時(shí)兼顧效率與成本控制。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟步驟一：需求確認(rèn)與申請(qǐng)發(fā)起需求提出：申請(qǐng)人（部門(mén)員工或部門(mén)負(fù)責(zé)人）根據(jù)實(shí)際工作需要，確認(rèn)采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估金額，保證需求符合部門(mén)年度預(yù)算及企業(yè)采購(gòu)政策。材料準(zhǔn)備：收集必要附件，如采購(gòu)需求說(shuō)明（需明確“為什么采購(gòu)”“采購(gòu)后用途”）、市場(chǎng)詢價(jià)單（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，若為標(biāo)準(zhǔn)化商品可提供電商平臺(tái)截圖）、技術(shù)參數(shù)要求（如涉及設(shè)備采購(gòu)）。系統(tǒng)/表單發(fā)起：通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)紙質(zhì)《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》，提交申請(qǐng)信息及附件，選擇對(duì)應(yīng)審批流程（根據(jù)采購(gòu)金額自動(dòng)匹配或手動(dòng)選擇）。步驟二：部門(mén)初審審核內(nèi)容：部門(mén)負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管）對(duì)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃；預(yù)估金額是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)；附件材料是否完整（如詢價(jià)單、需求說(shuō)明是否清晰）。處理結(jié)果：審核通過(guò)：提交至下一審批節(jié)點(diǎn)（如跨部門(mén)會(huì)簽或分級(jí)審批）；審核不通過(guò)：注明駁回原因（如“需求與預(yù)算不符”“附件缺失”）并退回申請(qǐng)人修改后重新提交。步驟三：跨部門(mén)會(huì)簽（如需）若采購(gòu)事項(xiàng)涉及其他部門(mén)職責(zé)（如IT設(shè)備采購(gòu)需技術(shù)部確認(rèn)參數(shù)，行政采購(gòu)需財(cái)務(wù)部審核預(yù)算），則啟動(dòng)跨部門(mén)會(huì)簽流程：會(huì)簽部門(mén)：技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部*等根據(jù)職責(zé)參與審核，分別在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成反饋。會(huì)簽重點(diǎn)：技術(shù)部：確認(rèn)設(shè)備/服務(wù)的技術(shù)參數(shù)是否滿足企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；財(cái)務(wù)部：核對(duì)采購(gòu)金額是否超出預(yù)算，評(píng)估資金支付可行性；法務(wù)部：若涉及合同簽訂，審核條款合規(guī)性。會(huì)簽結(jié)果：所有部門(mén)均同意后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；任一部門(mén)不同意需與申請(qǐng)人溝通調(diào)整需求，直至達(dá)成一致。步驟四：分級(jí)審批根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限，保證分級(jí)授權(quán)、權(quán)責(zé)清晰（以下金額示例可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：小額采購(gòu)（≤5000元）：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，由采購(gòu)部*確認(rèn)執(zhí)行；中額采購(gòu)（5000-50000元）：部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管副總*審批通過(guò)后，采購(gòu)部執(zhí)行；大額采購(gòu)（＞50000元）：部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理*審批通過(guò)后，采購(gòu)部執(zhí)行。注：緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即更換配件）可啟動(dòng)“緊急審批流程”，由部門(mén)負(fù)責(zé)人口頭申請(qǐng)分管副總同意后先行采購(gòu)，1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全書(shū)面審批手續(xù)。步驟五：審批結(jié)果反饋通過(guò)流程：審批全部完成后，系統(tǒng)自動(dòng)或采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)郵件/即時(shí)通訊工具通知申請(qǐng)人“審批已通過(guò)，預(yù)計(jì)采購(gòu)周期X個(gè)工作日”。駁回流程：任一審批環(huán)節(jié)駁回時(shí)，系統(tǒng)同步反饋駁回原因及申請(qǐng)人，申請(qǐng)人根據(jù)意見(jiàn)修改后重新發(fā)起流程（無(wú)需重復(fù)已通過(guò)環(huán)節(jié)）。步驟六：采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)單，對(duì)接供應(yīng)商確認(rèn)交貨期、付款方式等細(xì)節(jié)，簽訂采購(gòu)合同（若金額≥10000元），保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）。到貨驗(yàn)收：申請(qǐng)人協(xié)同相關(guān)部門(mén)（如技術(shù)部、行政部）按采購(gòu)要求驗(yàn)收物品/服務(wù)，重點(diǎn)核對(duì)：物品規(guī)格、數(shù)量是否與申請(qǐng)一致；服務(wù)是否達(dá)到約定標(biāo)準(zhǔn)（如保潔服務(wù)質(zhì)量）；外觀是否完好、功能是否正常（如設(shè)備通電測(cè)試）。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，申請(qǐng)人、驗(yàn)收人（部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員）、采購(gòu)部簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格則由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。步驟七：資料歸檔采購(gòu)?fù)瓿珊?，由采?gòu)部負(fù)責(zé)整理歸檔以下資料，保存期限不少于3年：《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》（含審批流程痕跡）；供應(yīng)商報(bào)價(jià)單及合同；《采購(gòu)驗(yàn)收單》；付款憑證（如發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬記錄）。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批單模板采購(gòu)申請(qǐng)審批單申請(qǐng)單號(hào)：CG-2024-XXXX申請(qǐng)部門(mén)行政部申請(qǐng)人*小明采購(gòu)類(lèi)別□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)□其他：保潔服務(wù)緊急程度采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)辦公樓日常保潔服務(wù)數(shù)量1項(xiàng)（全年服務(wù)）預(yù)估總價(jià)36000元用途說(shuō)明辦公樓5層公共區(qū)域及會(huì)議室每日清潔，保障辦公環(huán)境整潔部門(mén)初審部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：需求合理，符合年度預(yù)算，同意提交。跨部門(mén)會(huì)簽技術(shù)部意見(jiàn)：不涉及技術(shù)參數(shù)，無(wú)需會(huì)簽。財(cái)務(wù)部意見(jiàn)：金額在行政預(yù)算內(nèi)，資金可行。分級(jí)審批分管副總意見(jiàn)：同意采購(gòu)，按流程簽訂合同?？偨?jīng)理意見(jiàn)（＞5萬(wàn)元）：采購(gòu)部執(zhí)行意見(jiàn)供應(yīng)商選定：已選定XX保潔公司（報(bào)價(jià)最低且資質(zhì)齊全）驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果：服務(wù)符合要求，按期完成清潔。備注首次付款需提供等額發(fā)票四、操作注意事項(xiàng)材料完整性：申請(qǐng)時(shí)必須需求說(shuō)明及詢價(jià)單（緊急采購(gòu)需在補(bǔ)全手續(xù)時(shí)補(bǔ)充），避免因附件缺失導(dǎo)致審批延誤。審批時(shí)效：各審批節(jié)點(diǎn)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成反饋（緊急采購(gòu)優(yōu)先處理），超時(shí)未反饋視為默認(rèn)同意。緊急采購(gòu)處理：僅限突發(fā)、影響正常運(yùn)營(yíng)的事項(xiàng)（如生產(chǎn)設(shè)備停機(jī)維修），需在申請(qǐng)單中標(biāo)注“緊急”并說(shuō)明原因，經(jīng)分管副總口頭同意后先行采購(gòu)，嚴(yán)禁濫用緊急流程。預(yù)算控制：超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購(gòu)流程。供應(yīng)商規(guī)范：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的單位，新供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等文件，由