歷史檔案數字化細則一、前期準備（一）人員準備歷史檔案數字化工作需要組建專業(yè)的工作團隊，明確各方人員的職責與分工。甲方應配備一名現場交接管理人員，該人員需為負責檔案管理工作的技術或管理人員，主要職責包括與乙方進行檔案提卷和還卷的交接工作，協同乙方人員做好交接清單記錄并簽字；監(jiān)督乙方規(guī)范化加工；隨時把握乙方加工進度并進行協調；及時關注并抽查乙方加工質量；代表甲方與乙方進行及時的溝通及問題協調，以保證項目順利竣工。乙方則需配備管理人員、工程技術人員和數據采集作業(yè)員。管理人員包括熟悉現場加工管理、數字化整體作業(yè)流程，具有較強組織能力和現場管理及溝通能力的項目負責人，項目負責人不一定要常駐現場，但要通過一切通訊手段和定期到現場的督導，切實做到對項目加工進度和加工質量的掌控，同時還需一名現場主管配合項目負責人做好與乙方的溝通協調工作。工程技術人員應熟悉計算機軟、硬件技術，了解檔案數據庫原則和系統開發(fā)，以及檔案管理等有關專業(yè)知識。數據采集作業(yè)員包括著錄人員、掃描人員、圖像處理人員和圖像矢量化人員，其中著錄人員負責將檔案卷內目錄及其他索引信息進行手工錄入為電子數據信息并校對；掃描人員負責按制定的技術規(guī)范將檔案資料掃描；圖像處理人員負責對掃描獲取的圖像進行去污、糾正偏斜、調整文字清晰度、拼接頁面較大圖像等處理，且在進行圖像處理時要逐頁處理，留心每一頁掃描的質量，發(fā)現問題立即發(fā)還上一工序重掃并作好記錄；圖像矢量化人員負責校對、板式還原和格式轉換等工作，其最終定員需結合矢量化的圖形數量和采集難度。（二）軟硬件準備在硬件方面，甲方需提供PC機4-6臺給乙方作為采集作業(yè)使用，還需提供場地、打印機（以實際用量為原則）、辦公桌椅、檔案資料的裝訂及打印機所用的所有耗材，并提供電力和飲水。乙方則需自行準備全套數字化流程管理和加工軟件、OCR軟件，以滿足加工項目所有的技術規(guī)定，同時配備一臺A3幅面掃描儀（如富士通FI-4750C（ADF））和一臺A4幅面掃描儀（如虹光-FB6030（平板））。此外，甲方需準備一套綜合檔案管理系統，該系統需支持全文檢索使用功能以及TIFF和PDF格式數據的批量掛接功能，且在項目開始時需到位，同時提供一臺服務器，項目開始時也需到位。（三）確定數字化內容、數量及顧客需求在開展歷史檔案數字化工作前，需要明確數字化的內容和數量，根據檔案的重要性、利用頻率等因素確定優(yōu)先數字化的檔案范圍。同時，要充分了解顧客對數字化檔案的需求，包括數據格式、檢索方式、利用權限等，以便后續(xù)工作能夠滿足實際應用需求。二、數字化加工流程及重要技術方案（一）入庫提卷、拆卷檔案管理人員從庫房中提取需要數字化的檔案，在提取過程中要仔細核對檔案的數量、編號等信息，確保提取的檔案準確無誤。對于需要拆卷的檔案，在不清除裝訂物會影響掃描工作進行的情況下，應拆除裝訂物，拆除時要注意保護檔案不受損害，避免造成檔案的破損或遺失。（二）標引著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的規(guī)定進行著錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式，所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據互換。著錄過程中要確保著錄項目完整、內容規(guī)范、精確，對于案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等信息，如有錯誤或不規(guī)范之處，應進行修改。完成著錄后，采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查，查對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、精確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。（三）檔案掃描根據檔案幅面的大?。ㄈ鏏4、A3、A0等）選擇對應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。對于紙張狀況較差，如過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。掃描模式包括黑白二值、灰度、彩色等，一般采用黑白二值模式，對于字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描；頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。掃描辨別率原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的運用效果為準，一般情況下，采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式掃描時，辨別率均提議選擇≥100dpi，特殊狀況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可合適提高辨別率，需要進行OCR中文識別的檔案，掃描辨別率提議選擇≥200dpi。掃描完成后，認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，查對每份文獻的實際掃描頁數與檔案整頓時填寫的文獻頁數是否一致，不一致時應注明詳細原因和處理措施。（四）圖像處理對掃描獲取的圖像進行處理，包括去污、糾正偏斜、調整文字清晰度、拼接頁面較大圖像等。去污是將圖像中的雜點、污漬等去除，確保圖像干凈清晰；對于偏斜的圖像進行糾正處理，使其保持水平；將不清晰的文字進行加深或變淺處理，提高文字的可讀性；對于頁面較大的圖像進行拼接處理，使其成為完整的一幅圖像。在圖像處理過程中，要逐頁處理，留心每一頁掃描的質量，發(fā)現掃描質量問題立即發(fā)還上一工序重掃并作好記錄。（五）全文OCR、生成雙層pdf、板式還原及格式轉換對處理后的圖像進行全文OCR識別，將圖像中的文字轉換為可編輯的文本信息，以便后續(xù)的檢索和利用。生成雙層PDF文件，其中一層為原始圖像，保證檔案的原貌，另一層為OCR識別后的文本層，方便進行文本檢索和復制。同時，進行板式還原，使數字化檔案的版式與原件保持一致，確保檔案的真實性和可讀性。根據實際需求，將數字化檔案轉換為通用的格式，如TIFF、PDF等，以便于存儲和利用。（六）總質檢對數字化加工過程中的各個環(huán)節(jié)進行全面質量檢查，包括目錄數據的準確性、圖像質量的清晰度、OCR識別的正確率、PDF文件的完整性等。采用人工校對和軟件自動檢查相結合的方式，確保數字化檔案的質量符合規(guī)定標準。對檢查中發(fā)現的問題，及時通知相關人員進行修改和完善，直至達到質量要求。（七）批量掛接將經過質檢合格的數字化檔案與檔案目錄數據庫進行批量掛接，使每一條目錄信息都能對應到相應的數字化圖像或文本文件。在掛接過程中，要確保掛接的準確性和完整性，避免出現錯掛、漏掛等問題。（八）還卷及數據備份提交數字化加工完成后，將拆除過裝訂物的檔案按檔案保管的規(guī)定重新裝訂，恢復裝訂時要注意保持檔案的排列次序不變，做到安全、精確、無遺漏。然后將檔案歸還庫房，并辦理交接手續(xù)。同時，對數字化檔案數據進行備份，備份介質可選擇磁盤、光盤、磁帶等，確保數據的安全性和可靠性。將備份的數據提交給相關部門或用戶，以便進行后續(xù)的管理和利用。三、質量控制方案和保證措施（一）加工質量保障措施建立完善的加工質量保障體系，制定詳細的質量控制標準和操作規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的質量要求和責任人。加強對工作人員的培訓，提高其質量意識和業(yè)務水平，確保工作人員能夠嚴格按照標準和規(guī)范進行操作。采用先進的數字化加工設備和軟件，提高加工效率和質量，減少人為因素對質量的影響。（二）多環(huán)節(jié)，多層次的質量檢查體系在數字化加工的各個環(huán)節(jié)設置質量檢查點，實行層層把關。在檔案整理環(huán)節(jié)，檢查檔案的整理質量，包括目錄著錄的準確性、檔案的完整性等；在掃描環(huán)節(jié)，檢查掃描圖像的清晰度、分辨率、偏斜度等；在圖像處理環(huán)節(jié)，檢查圖像的去污效果、拼接質量等；在OCR識別環(huán)節(jié)，檢查識別的正確率；在數據掛接環(huán)節(jié)，檢查掛接的準確性。同時，建立多級質量檢查制度，包括作業(yè)員自檢、小組互檢、部門抽檢和項目總檢等，確保每一個環(huán)節(jié)的質量都能得到有效控制。（三）階段性驗收與終驗相結合的嚴格驗收程序實行階段性驗收與終驗相結合的驗收程序，對數字化加工過程中的階段性成果進行驗收，及時發(fā)現和解決問題，避免問題積累。在項目完成后，進行終驗，對整個數字化加工項目的質量進行全面評估。驗收標準嚴格按照相關的國家標準和行業(yè)規(guī)范執(zhí)行，驗收合格后方可交付使用。四、安全保密控制（一）保密協議甲乙雙方簽訂保密協議，明確雙方在檔案數字化加工過程中的保密責任和義務。協議內容包括保密范圍、保密期限、違約責任等，確保檔案信息不被泄露。（二）人員管理對參與檔案數字化加工的工作人員進行嚴格的背景審查，確保其政治素質和職業(yè)道德符合要求。加強對工作人員的保密教育，提高其保密意識，使其了解保密紀律和規(guī)定。工作人員在工作過程中需遵守保密制度，不得擅自復制、傳播檔案信息。（三）環(huán)境安全加工場地應設置必要的安全防護措施，如門禁系統、監(jiān)控設備等，限制無關人員進入。配備防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案和設備的安全。加工設備和存儲介質應專人管理，防止丟失和被盜。（四）數據安全采用數據加密技術，對數字化檔案數據進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被未授權訪問。定期進行數據備份，確保數據不丟失，備份數據應存放在安全的地方，并進行加密處理。對加工過程中的計算機進行安全設置，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒和黑客攻擊。五、存儲方案（一）存儲介質選擇檔案數字化存儲介質需要具備長期保存的能力，可選擇磁盤、光盤、磁帶等。磁盤具有存儲容量大、讀寫速度快等優(yōu)點，適用于日常數據存儲和訪問；光盤存儲成本低、穩(wěn)定性好，適合長期保存不經常訪問的檔案數據；磁帶存儲容量大、成本低，適合海量數據的長期備份。在選擇存儲介質時，應根據檔案的重要性、利用頻率等因素進行綜合考慮，采用多種存儲介質相結合的方式，確保數據的安全存儲。（二）存儲管理建立完善的存儲管理制度，對存儲介質進行統一編號、登記和管理，明確存儲介質的存放位置、使用情況等信息。定期對存儲介質進行檢查和維護，確保其性能良好，數據可讀。對存儲的數字化檔案數據進行分類管理，按照檔案的類別、年代等進行組織和存儲，方便檢索和利用。（三）長期保存技術采用長期保存技術、方法和設施，確保電子檔案原始文件可以實現長期安全的保存。例如，對存儲介質進行定期更換，防止介質老化導致數據丟失；采用數據遷移技術，將數據從舊的存儲介質遷移到新的存儲介質中，確保數據的長期可訪問性；建立電子檔案長期保存系統，對檔案數據進行管理和維護，確保檔案的真實性、完整性和可用性。六、國家標準歷史檔案數字化工作需遵循相關的國家標準，以確保數字化檔案的質量和規(guī)范性。如GB/T18894-2002《數字檔案管理規(guī)范》規(guī)定了數字檔案管理的基本要求和方法；GB/T18917-2002《數字檔案長期保存技術要求》對數字檔案的長期保存技術做出了具體規(guī)定；GB/T1