一、會議管理全流程工具（一）工具概述本工具用于規(guī)范公司各類會議（如周例會、項目研討會、部門協(xié)調(diào)會等）的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，保證會議高效有序，決議事項落實到位，適用于公司內(nèi)部所有需正式流程的會議場景。（二）操作流程詳解會議發(fā)起與審批發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或會議組織者填寫《會議申請表》，明確會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、議題及所需物料（如投影儀、白板等）。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核會議必要性→提交至行政部門統(tǒng)籌時間與場地→重要會議（如跨部門協(xié)調(diào)會、公司級會議）需報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會議通知與準(zhǔn)備審批通過后，行政部門提前1個工作日通過內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)OA系統(tǒng)）發(fā)送會議通知，包含會議基本信息及需提前準(zhǔn)備的資料（如項目PPT、數(shù)據(jù)報表等）。會務(wù)人員提前30分鐘布置場地，調(diào)試設(shè)備，擺放會議資料、簽到表及飲用水。會議召開與記錄參會人員提前5分鐘簽到，由會議組織者宣布會議紀(jì)律，明確會議時長及議程。指定專人（通常為部門文員或會議發(fā)起人助理）負(fù)責(zé)記錄會議要點，包括各議題討論結(jié)果、決議事項、責(zé)任人及完成時限，形成《會議紀(jì)要（初稿）》。會議決議跟進(jìn)與歸檔會議結(jié)束后24小時內(nèi)，會議記錄人整理《會議紀(jì)要（終稿）》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及參會主要人員確認(rèn)無誤后，分發(fā)至所有參會人及相關(guān)執(zhí)行部門。行政部門負(fù)責(zé)跟蹤決議事項落實情況，每周在部門例會中同步進(jìn)度，保證事項閉環(huán)。會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將《會議申請表》《會議簽到表》《會議紀(jì)要》整理歸檔，保存期限不少于2年。（三）模板表格示例表1：會議申請表會議名稱會議時間年月日時分會議地點參會人員（部門/姓名）會議議題所需物料會議目的申請人聯(lián)系方式部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批表2：會議簽到表序號部門姓名職務(wù)簽到時間備注12表3：會議紀(jì)要會議名稱會議時間年月日時分主持人記錄人參會人員缺席人員及原因議題一：討論內(nèi)容決議事項責(zé)任人完成時限議題二：（同上格式）（四）使用關(guān)鍵要點會議議題需提前明確，避免臨時增加無關(guān)議題，保證會議聚焦目標(biāo)；《會議紀(jì)要》需客觀記錄討論結(jié)果，避免主觀表述，決議事項需具體、可執(zhí)行；重要會議（如年度規(guī)劃會、項目啟動會）需全程錄音或錄像，保證記錄準(zhǔn)確；參會人員需提前10分鐘到場，確需請假需提前1個工作日向會議發(fā)起人報備。二、辦公用品申領(lǐng)與領(lǐng)用管理工具（一）工具概述本工具用于規(guī)范公司辦公用品的采購、申領(lǐng)、領(lǐng)用及庫存管理，保證資源合理配置，避免浪費或短缺，適用于各部門日常辦公所需耗材（如紙張、筆、文件夾等）及設(shè)備的申領(lǐng)場景。（二）操作流程詳解需求統(tǒng)計與采購申請每月25日前，各部門文員統(tǒng)計下月辦公用品需求，填寫《辦公用品采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價及用途。行政部門匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況制定采購計劃，提交至采購負(fù)責(zé)人審批，重大采購（如批量打印機、辦公家具）需報請總經(jīng)理審批。采購執(zhí)行與入庫登記采購負(fù)責(zé)人根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購（優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商，保證價格與質(zhì)量）。物品送達(dá)后，由行政部門與采購負(fù)責(zé)人共同驗收，核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》，一式兩聯(lián)（行政部門留存一聯(lián)，財務(wù)部門一聯(lián)）。申領(lǐng)審批與領(lǐng)用登記員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部門領(lǐng)取。行政人員發(fā)放物品時，核對領(lǐng)用信息，在《辦公用品領(lǐng)用登記表》中記錄領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物品名稱及數(shù)量，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。庫存盤點與補充行政部門每月末對辦公用品進(jìn)行盤點，核對庫存數(shù)量與臺賬是否一致，形成《庫存盤點表》。對低于安全庫存的物品（如A4紙、墨盒等），及時啟動補充采購流程，保證日常辦公不受影響。（三）模板表格示例表4：辦公用品采購申請表申請部門申請日期年月日物品名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)估單價申請人部門負(fù)責(zé)人審批行政部門審核采購負(fù)責(zé)人審批表5：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格數(shù)量單價供應(yīng)商驗收人經(jīng)手人表6：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)用人審批人發(fā)放人（四）使用關(guān)鍵要點申領(lǐng)辦公用品需堅持“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，禁止為私人用途申領(lǐng)；高價值物品（如U盤、計算器等）需以舊換新，領(lǐng)用后由行政部門登記責(zé)任人信息；庫存盤點需做到“賬實相符”，對盤盈、盤虧情況需查明原因并書面報備行政部門；采購過程中需遵守公司廉潔規(guī)定，禁止收受供應(yīng)商回扣或禮品。三、公司內(nèi)部車輛使用申請工具（一）工具概述本工具用于規(guī)范公司內(nèi)部車輛（如商務(wù)車、轎車等）的申請、調(diào)度及使用管理，保證車輛合理調(diào)配，保障公務(wù)出行效率，適用于因公外出、客戶接待、緊急事務(wù)等需使用公司車輛的場景。（二）操作流程詳解用車申請與審批用車人提前1個工作日填寫《車輛使用申請表》，注明用車事由、時間、地點、乘車人員、所需車型及行程路線。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核用車必要性→提交至行政部門統(tǒng)籌車輛調(diào)度（根據(jù)車輛availability及優(yōu)先級排序）→長途用車（單程超過100公里）或重要接待用車需報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批。車輛調(diào)度與交接行政部門審批通過后，通知駕駛員及用車人，明確出車時間、地點及交接事項。用車人憑《車輛使用申請表》至停車場與駕駛員辦理交接，檢查車輛狀況（如油量、車況、隨車工具等），雙方簽字確認(rèn)《車輛交接單》。用車過程管理駕駛員需嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，合理規(guī)劃路線，保證按時到達(dá)目的地。用車過程中如遇車輛故障或行程變更，需第一時間向行政部門報告，協(xié)調(diào)解決方案。費用結(jié)算與車輛歸還用車結(jié)束后，駕駛員填寫《車輛使用記錄表》，記錄行駛里程、加油量、停車費等費用，用車人簽字確認(rèn)。用車人將車輛歸還至指定停車場，與駕駛員再次檢查車輛狀況，交接隨車物品，雙方簽字確認(rèn)。行政部門每周匯總《車輛使用記錄表》，核對費用真實性，提交至財務(wù)部門報銷（需附相關(guān)費用憑證，如停車費票據(jù)等）。（三）模板表格示例表7：車輛使用申請表申請部門申請人聯(lián)系方式用車事由用車時間年月日時分出發(fā)地目的地乘車人員所需車型（轎車/商務(wù)車）行程路線審批人部門負(fù)責(zé)人審批行政部門審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批表8：車輛交接單交接日期車牌號車輛狀況（正常/異常）油量隨車工具交接人接收人表9：車輛使用記錄表使用日期車牌號行駛里程（公里）加油量（升）停車費（元）用車人簽字駕駛員簽字（四）使用關(guān)鍵要點車輛僅限因公使用，嚴(yán)禁私自外借或用于私人事務(wù)；駕駛員需具備有效駕駛證，定期參加安全培訓(xùn)，保證行車安全；用車人需愛護(hù)車輛，保持車內(nèi)整潔，如因人為原因造成車輛損壞，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；長途用車需提前規(guī)劃路線，避免疲勞駕駛，必要時配備兩名駕駛員。四、訪客接待與登記管理工具（一）工具概述本工具用于規(guī)范公司訪客的預(yù)約、接待及登記流程，保障公司辦公區(qū)域安全與秩序，提升訪客體驗，適用于外部客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者等需進(jìn)入公司辦公區(qū)域的訪客場景。（二）操作流程詳解訪客預(yù)約與信息登記接待人提前與訪客確認(rèn)到訪時間、事由、人數(shù)及身份信息（姓名、單位、聯(lián)系方式），通過內(nèi)部系統(tǒng)或《訪客預(yù)約登記表》向行政部門報備。行政部門根據(jù)訪客身份及到訪事由，確定接待區(qū)域（如會議室、前臺接待區(qū)）并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備。訪客接待與身份核實訪客到訪后，前臺人員主動問候，核對預(yù)約信息，請訪客出示有效證件號碼件（如證件號碼、駕駛證等），填寫《訪客登記表》。對重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)），需提前通知行政部門安排專人迎接至接待區(qū)域；對陌生訪客無預(yù)約且無合理事由的，婉言拒絕并引導(dǎo)至指定等候區(qū)或聯(lián)系相關(guān)部門確認(rèn)。訪客陪同與區(qū)域管理接待人需全程陪同訪客，禁止訪客單獨進(jìn)入非公共區(qū)域（如員工辦公區(qū)、檔案室、財務(wù)室等）。如需進(jìn)入涉密區(qū)域，需提前向行政部門申請，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由指定人員陪同進(jìn)入。訪客離開與信息歸檔訪客離開時，接待人需陪同至前臺，前臺人員在《訪客登記表》中記錄離開時間，收回《訪客臨時出入證》（如有發(fā)放）。行政部門每日匯總《訪客登記表》，整理歸檔，保存期限不少于1年，如涉及重要客戶或合作項目，可長期保存。（三）模板表格示例表10：訪客預(yù)約登記表接待部門接待人聯(lián)系方式訪客姓名單位到訪時間離開時間到訪事由陪同人員是否需進(jìn)入涉密區(qū)域是□否□表11：訪客登記表到訪日期訪客姓名單位證件號碼號接待部門接待人到訪時間離開時間簽字（四）使用關(guān)鍵要點訪客預(yù)約需提前至少4小時，緊急情況可電話或口頭報備，事后補填登記表；前臺人員需核對訪客證件號碼件與登記信息是否一致，發(fā)覺異常情況立即向行政部門或安保人員報告；禁止訪客攜帶易燃、易爆、危險物品進(jìn)入公司區(qū)域，發(fā)覺可疑物品需及時排查；接待人需維護(hù)公司形象，主動提供必要幫助（如指引衛(wèi)生間、茶水服務(wù)等），保持接待區(qū)域整潔。五、行政文件歸檔管理工具（一）工具概述本工具用于規(guī)范公司行政文件的分類、整理、歸檔及借閱流程，保證文件完整、安全、可追溯，適用于各類行政管理文件（如會議紀(jì)要、制度文件、合同檔案、證照復(fù)印件等）的管理場景。（二）操作流程詳解文件分類與編號行政部門根據(jù)文件性質(zhì)、來源及用途，制定《行政文件分類目錄》，分為綜合管理類（如公司制度、通知）、會議類（如會議紀(jì)要、簽到表）、資產(chǎn)類（如設(shè)備臺賬、采購合同）、證照類（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）等大類，每類下設(shè)子類（如綜合管理類可分“人事管理”“財務(wù)管理”等）。每份文件需賦予唯一編號，格式為“–”（如“ZG-01-2024”代表綜合管理類01號2024年文件），編號標(biāo)注于文件右上角。文件整理與歸檔文件形成后3個工作日內(nèi)，由文件形成部門負(fù)責(zé)整理，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，保證文件平整、無破損。電子文件需存儲至公司指定服務(wù)器文件夾，與紙質(zhì)文件同步編號，命名規(guī)則為“編號-文件名稱-形成日期”（如“ZG-01-2024-公司考勤制度-20240115”）。歸檔登記與保管紙質(zhì)文件整理后，移交至行政部門，由檔案管理員填寫《行政文件歸檔清單》，注明文件編號、名稱、頁數(shù)、形成日期、歸檔部門及經(jīng)手人，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理員將文件存放至專用文件柜，標(biāo)注分類標(biāo)簽，定期檢查（每季度一次）防潮、防蟲、防火情況，保證文件安全。電子文件需定期備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。文件借閱與處置員工因工作需要借閱文件時，填寫《行政文件借閱申請表》，注明文件編號、借閱事由、借閱期限（一般不超過3個工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。涉密文件（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時需在檔案管理員監(jiān)督下查閱，嚴(yán)禁帶離辦公區(qū)域。到期文件（如超過保存期限的會議紀(jì)要、臨時通知），由行政部門提出銷毀申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由2人以上共同監(jiān)銷，并填寫《文件銷毀記錄表》，保證信息不外泄。（三）模板表格示例表12：行政文件分類目錄大類代碼大類名稱子類代碼子類名稱保存期限ZG綜合管理類ZG-01人事管理長期ZG-02財務(wù)管理長期HY會議類HY-01公司級會議5年HY-02部門會議3年表13：