企業(yè)內(nèi)部郵箱系統(tǒng)使用辦法企業(yè)內(nèi)部郵箱系統(tǒng)作為日常辦公溝通、文件傳遞的核心工具，其規(guī)范使用直接關(guān)系到工作效率與信息安全。為幫助全體員工高效、安全地運用該系統(tǒng)，結(jié)合公司管理要求與技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)將使用辦法說明如下：一、賬號管理規(guī)范（一）賬號申請與激活員工入職后，可向人力資源部或信息技術(shù)部提交郵箱賬號開通申請，需提供本人工號及所屬部門信息。申請通過后，系統(tǒng)將通過企業(yè)OA通知或辦公短信推送初始賬號（格式為“姓名拼音/工號@企業(yè)域名”）及臨時密碼。請在首次登錄時立即修改密碼，并完善個人信息（如姓名、部門、聯(lián)系電話等）。（二）密碼設(shè)置與維護密碼需滿足復(fù)雜度要求：包含大小寫字母、數(shù)字及特殊字符（如`@`、`#`、`_`等），長度≥8位；每90天強制修改一次，禁止使用生日、工號、連續(xù)數(shù)字等易被破解的組合。若忘記密碼，可通過“密碼找回”功能（綁定的手機/備用郵箱驗證）重置，或聯(lián)系信息技術(shù)部協(xié)助處理。（三）賬號注銷與交接員工離職、調(diào)崗或賬號閑置時，需在離職/調(diào)崗流程完成前，將重要郵件備份至公司指定的合規(guī)存儲設(shè)備（需經(jīng)IT部門審核），并向信息技術(shù)部提交賬號注銷/移交申請。移交時需確保收件箱、已發(fā)送郵件等數(shù)據(jù)完整，避免因賬號停用導(dǎo)致工作中斷。二、郵件收發(fā)操作指南（一）郵件發(fā)送規(guī)范1.新建與編輯登錄郵箱后，點擊“新建郵件”按鈕，依次填寫：主題：需簡潔明確，包含核心內(nèi)容（如“[項目名稱]周報2023.10.01”），避免無意義標(biāo)題（如“緊急”“通知”等模糊表述）。正文：條理清晰，重要信息可通過加粗、分段突出；禁止使用攻擊性、涉密性語言，內(nèi)部敏感信息需標(biāo)注“內(nèi)部機密”并限制收件人范圍。2.附件處理禁止發(fā)送`.exe`、`.bat`等可執(zhí)行文件（易攜帶病毒），發(fā)送前需通過企業(yè)殺毒軟件掃描附件安全性。3.發(fā)送設(shè)置如需延遲發(fā)送，可在“選項”中設(shè)置定時發(fā)送（如“____09:00”）；抄送給相關(guān)人員時，需確認對方需知曉郵件內(nèi)容；密送（BCC）僅用于保護收件人隱私（如群發(fā)外部客戶時），內(nèi)部溝通盡量避免使用。（二）郵件接收與管理1.收件箱整理定期清理收件箱，將重要郵件標(biāo)記為“星標(biāo)”或移動至“項目文件夾”（如“2023-產(chǎn)品研發(fā)”）；系統(tǒng)自動歸檔3個月前的郵件，如需永久保存，可手動導(dǎo)出至本地合規(guī)存儲設(shè)備。2.郵件搜索與篩選使用頂部“搜索框”，通過發(fā)件人、主題關(guān)鍵詞、附件類型（如`.pdf`）等條件快速定位郵件；也可通過“篩選”功能按“未讀”“帶附件”“本周內(nèi)”等標(biāo)簽分類查看。三、安全使用規(guī)范（一）密碼與賬號安全禁止共享賬號或在公共設(shè)備（如網(wǎng)吧、非公司電腦）登錄郵箱，離開工位時需鎖定電腦或退出郵箱。若懷疑賬號被盜用（如收到陌生發(fā)件的郵件、密碼被篡改），立即修改密碼并向信息技術(shù)部報告，同步核查近期郵件的發(fā)送/接收記錄。（二）內(nèi)容與附件安全禁止在郵件中傳遞涉密信息（如客戶合同原件、未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)），內(nèi)部敏感信息需通過企業(yè)加密工具處理后發(fā)送。（三）離職與交接安全離職前需將重要郵件備份至公司指定的加密存儲設(shè)備，并刪除個人隱私類郵件（如私人溝通記錄）；完成離職流程后，郵箱賬號將被自動注銷，所有郵件數(shù)據(jù)將移交至直屬上級或指定人員，確保工作連續(xù)性。四、常見問題處理（一）登錄失敗提示“密碼錯誤”：通過“密碼找回”功能重置（驗證綁定手機/郵箱），或聯(lián)系信息技術(shù)部重置臨時密碼。提示“賬號鎖定”：連續(xù)5次密碼錯誤會觸發(fā)鎖定，等待15分鐘后重新嘗試，或聯(lián)系IT解鎖。（二）郵件發(fā)送失敗提示“收件人地址無效”：檢查郵箱格式（如是否多空格、域名錯誤），外部收件人需確認對方郵箱真實有效。提示“附件過大”：使用企業(yè)云盤分享大文件，或拆分附件為多個小文件發(fā)送。提示“無外部發(fā)送權(quán)限”：聯(lián)系部門負責(zé)人申請權(quán)限，通過OA流程提交后等待審批。（三）附件無法打開檢查文件格式：確認附件是`.docx`、`.pdf`、`.xlsx`等常用格式，而非`.tmp`、`.dat`等臨時文件。（四）郵件丟失檢查“垃圾箱”：誤刪的郵件會在垃圾箱保留7天，可手動恢復(fù)。檢查“已發(fā)送”：確認郵件是否成功發(fā)送（內(nèi)部郵件可通過“郵件跟蹤”查看發(fā)送狀態(tài)）。聯(lián)系IT部門：若郵件確實丟失，可申請查詢服務(wù)器日