PAGE生產(chǎn)企業(yè)發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范生產(chǎn)企業(yè)發(fā)貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地送達(dá)客戶手中，提高客戶滿意度，加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門之間的協(xié)作與溝通，特制定本發(fā)貨管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨業(yè)務(wù)，包括但不限于成品、半成品及相關(guān)配套產(chǎn)品的發(fā)貨操作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：發(fā)貨信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶信息等，確?？蛻羰盏降呢浳锱c訂單要求一致。2.及時(shí)性原則：按照合同約定或客戶要求的時(shí)間，及時(shí)安排發(fā)貨，確保貨物按時(shí)送達(dá)，避免延誤給客戶造成損失。3.安全性原則：在發(fā)貨過程中，要采取必要的防護(hù)措施，確保貨物的安全運(yùn)輸，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在發(fā)貨流程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單銷售部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄客戶訂單信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等，并將訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)。2.訂單審核銷售部門在收到訂單后，應(yīng)立即對(duì)訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確，客戶信用狀況是否良好。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或客戶信用存在問題，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。審核通過后的訂單，銷售部門應(yīng)將其發(fā)送至生產(chǎn)部門。（二）生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)部門收到銷售部門轉(zhuǎn)來(lái)的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單數(shù)量、交貨時(shí)間等要求，結(jié)合公司現(xiàn)有生產(chǎn)能力和庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。2.生產(chǎn)過程監(jiān)控在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度的監(jiān)控，及時(shí)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。同時(shí)，生產(chǎn)部門應(yīng)定期向銷售部門反饋生產(chǎn)進(jìn)度，以便銷售部門及時(shí)掌握發(fā)貨情況。（三）貨物入庫(kù)1.質(zhì)量檢驗(yàn)產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品方可辦理入庫(kù)手續(xù)。2.入庫(kù)手續(xù)辦理倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)合格產(chǎn)品進(jìn)行入庫(kù)登記。入庫(kù)登記應(yīng)詳細(xì)記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、生產(chǎn)批次等信息，并將產(chǎn)品存放至指定倉(cāng)庫(kù)區(qū)域。（四）發(fā)貨通知1.銷售部門在貨物入庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)向客戶發(fā)送發(fā)貨通知發(fā)貨通知應(yīng)明確貨物的發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸方式等信息，并告知客戶如有疑問可隨時(shí)與銷售部門聯(lián)系。2.客戶確認(rèn)客戶收到發(fā)貨通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)。如客戶對(duì)發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式等有異議，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通協(xié)商，銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋及時(shí)調(diào)整發(fā)貨安排。（五）發(fā)貨準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)備貨倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)發(fā)貨通知，按照訂單要求進(jìn)行備貨。備貨過程中，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保備貨準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，要對(duì)貨物進(jìn)行妥善包裝，防止在運(yùn)輸過程中受損。2.運(yùn)輸安排銷售部門根據(jù)貨物的數(shù)量、重量、運(yùn)輸距離等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，并與運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同。運(yùn)輸公司應(yīng)具備相應(yīng)的運(yùn)輸資質(zhì)和良好的信譽(yù)，確保貨物安全、及時(shí)運(yùn)輸。（六）貨物發(fā)貨1.發(fā)貨清單制作倉(cāng)庫(kù)管理人員在備貨完成后，應(yīng)制作發(fā)貨清單。發(fā)貨清單應(yīng)詳細(xì)列出貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期、運(yùn)輸單號(hào)等信息，并一式多份，分別交倉(cāng)庫(kù)留存、銷售部門備案、運(yùn)輸公司隨車攜帶等。2.貨物交接倉(cāng)庫(kù)管理人員與運(yùn)輸公司辦理貨物交接手續(xù)，雙方應(yīng)在發(fā)貨清單上簽字確認(rèn)。交接過程中，要對(duì)貨物的數(shù)量、包裝等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保貨物交接無(wú)誤。3.運(yùn)輸跟蹤銷售部門應(yīng)建立運(yùn)輸跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。通過與運(yùn)輸公司保持密切溝通，獲取貨物的運(yùn)輸信息，如運(yùn)輸車輛的行駛軌跡、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等，并及時(shí)向客戶反饋。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司協(xié)商解決，并采取相應(yīng)措施確保貨物安全送達(dá)。（七）貨物簽收1.客戶簽收貨物到達(dá)目的地后，運(yùn)輸公司應(yīng)及時(shí)通知客戶提貨?？蛻籼嶝洉r(shí)，應(yīng)在發(fā)貨清單上簽字確認(rèn)，表示已收到貨物。如客戶發(fā)現(xiàn)貨物存在損壞、數(shù)量不符等問題，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司或銷售部門聯(lián)系，運(yùn)輸公司和銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋及時(shí)處理。2.簽收信息反饋運(yùn)輸公司應(yīng)在貨物簽收后及時(shí)將客戶簽收信息反饋給銷售部門。銷售部門收到簽收信息后，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，并更新客戶檔案信息。三、發(fā)貨相關(guān)部門職責(zé)（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并對(duì)訂單進(jìn)行初步審核。2.及時(shí)向客戶發(fā)送發(fā)貨通知，并根據(jù)客戶反饋調(diào)整發(fā)貨安排。3.建立運(yùn)輸跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握貨物運(yùn)輸狀態(tài)，并向客戶反饋。4.負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)發(fā)貨過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)客戶關(guān)系。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計(jì)劃，并確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。2.加強(qiáng)生產(chǎn)過程監(jiān)控，及時(shí)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.定期向銷售部門反饋生產(chǎn)進(jìn)度。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.出具產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告，為貨物入庫(kù)提供依據(jù)。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)貨物的入庫(kù)登記、存放和保管，確保貨物安全。2.根據(jù)發(fā)貨通知進(jìn)行備貨，并制作發(fā)貨清單。3.與運(yùn)輸公司辦理貨物交接手續(xù)。（五）運(yùn)輸部門1.選擇合適的運(yùn)輸方式，并與運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同。2.確保貨物安全、及時(shí)運(yùn)輸，并及時(shí)向銷售部門反饋貨物運(yùn)輸狀態(tài)。3.協(xié)助客戶處理貨物簽收過程中出現(xiàn)的問題。四、發(fā)貨相關(guān)文件與記錄管理（一）文件管理1.與發(fā)貨相關(guān)的文件包括訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)貨通知、發(fā)貨清單、運(yùn)輸合同等，應(yīng)按照文件類別進(jìn)行分類整理，并建立電子和紙質(zhì)檔案。2.文件的存儲(chǔ)應(yīng)安全、可靠，便于查閱和使用。同時(shí)，要定期對(duì)文件進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。3.文件的借閱和使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司文件管理制度執(zhí)行，確保文件的保密性和完整性。（二）記錄管理1.發(fā)貨過程中產(chǎn)生的各種記錄，如訂單處理記錄、生產(chǎn)進(jìn)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、發(fā)貨記錄、運(yùn)輸跟蹤記錄、客戶簽收記錄等，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄。2.記錄應(yīng)采用電子或紙質(zhì)形式保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。3.記錄的查閱和使用應(yīng)遵循規(guī)定的程序，以便于對(duì)發(fā)貨業(yè)務(wù)進(jìn)行追溯和查詢。五、發(fā)貨異常情況處理（一）貨物損壞或丟失1.在運(yùn)輸過程中如發(fā)生貨物損壞或丟失情況，運(yùn)輸公司應(yīng)立即通知銷售部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.銷售部門接到通知后應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解貨物損壞或丟失的具體情況，并根據(jù)客戶要求協(xié)商解決方案。如需要補(bǔ)貨、換貨或賠償?shù)?，?yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和合同約定執(zhí)行。3.同時(shí)，銷售部門應(yīng)協(xié)同運(yùn)輸公司對(duì)貨物損壞或丟失原因進(jìn)行調(diào)查，明確責(zé)任歸屬。如因運(yùn)輸公司責(zé)任導(dǎo)致的，運(yùn)輸公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如因不可抗力等其他原因?qū)е碌?，?yīng)根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商解決。（二）發(fā)貨延誤1.如因生產(chǎn)進(jìn)度延遲、運(yùn)輸車輛故障、天氣等原因?qū)е掳l(fā)貨延誤，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門，并說明延誤原因和預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間。2.銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，向客戶解釋發(fā)貨延誤的原因，并爭(zhēng)取客戶的理解。同時(shí)，根據(jù)客戶要求和實(shí)際情況，協(xié)商調(diào)整發(fā)貨時(shí)間或采取其他補(bǔ)救措施。3.責(zé)任部門應(yīng)采取有效措施盡快解決發(fā)貨延誤問題，避免給客戶造成更大的損失。對(duì)于因發(fā)貨延誤給客戶帶來(lái)的損失，公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）客戶拒收1.如客戶因產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格不符等原因拒收貨物，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解拒收原因，并安排相關(guān)人員對(duì)貨物進(jìn)行檢查。2.如經(jīng)檢查確認(rèn)貨物確實(shí)存在問題，銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶要求協(xié)商解決方案，如補(bǔ)貨、換貨、退貨或降價(jià)處理等。同時(shí)，通知生產(chǎn)部門對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量問題進(jìn)行整改，防止類似問題再次發(fā)生。3.如經(jīng)檢查確認(rèn)貨物不存在問題，銷售部門應(yīng)向客戶詳細(xì)解釋說明，并提供相關(guān)證明材料。如客戶仍堅(jiān)持拒收，銷售部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、發(fā)貨成本控制（一）運(yùn)輸成本控制1.銷售部門在選擇運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮貨物的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸時(shí)間等因素，選擇性價(jià)比高的運(yùn)輸方式，降低運(yùn)輸成本。2.與運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和比價(jià)，爭(zhēng)取有利的運(yùn)輸價(jià)格和服務(wù)條款。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)運(yùn)輸合同的管理，確保運(yùn)輸公司嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。3.定期對(duì)運(yùn)輸成本進(jìn)行分析和評(píng)估，總結(jié)運(yùn)輸成本控制的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷優(yōu)化運(yùn)輸方案，降低運(yùn)輸成本。（二）包裝成本控制1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在進(jìn)行貨物包裝時(shí)，應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)、運(yùn)輸方式等因素，選擇合適的包裝材料和包裝方式，確保貨物在運(yùn)輸過程中的安全，同時(shí)避免過度包裝，降低包裝成本。2.加強(qiáng)對(duì)包裝材料的采購(gòu)管理，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的包裝材料供應(yīng)商，并建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。同時(shí)，要嚴(yán)格控制包裝材料的庫(kù)存數(shù)量，避免積壓浪費(fèi)。3.定期對(duì)包裝成本進(jìn)行核算和分析，不斷改進(jìn)包裝設(shè)計(jì)和包裝工藝，提高包裝效率，降低包裝成本。七、發(fā)貨績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.發(fā)貨及時(shí)率：實(shí)際發(fā)貨時(shí)間與合同約定或客戶要求發(fā)貨時(shí)間的符合程度，計(jì)算公式為：發(fā)貨及時(shí)率=（按時(shí)發(fā)貨訂單數(shù)量÷總發(fā)貨訂單數(shù)量）×100%。2.貨物準(zhǔn)確率：實(shí)際發(fā)貨貨物與訂單要求的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息的相符程度，計(jì)算公式為：貨物準(zhǔn)確率=（發(fā)貨信息準(zhǔn)確訂單數(shù)量÷總發(fā)貨訂單數(shù)量）×100%。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查等方式，了解客戶對(duì)發(fā)貨服務(wù)的滿意程度，計(jì)算公式為：客戶滿意度=（滿意客戶數(shù)量÷調(diào)查客戶總數(shù)）×100%。4.發(fā)貨成本控制率：實(shí)際發(fā)貨成本與預(yù)算發(fā)貨成本的對(duì)比情況，計(jì)算公式為：發(fā)貨成本控制率=（實(shí)際發(fā)貨成本÷預(yù)算發(fā)貨成本）×100%。（二）評(píng)估周期發(fā)貨績(jī)效評(píng)估周期為每月一次，各部門應(yīng)在每月末將發(fā)貨相關(guān)數(shù)據(jù)和情況進(jìn)行整理匯總，并提交至公