Ⅳ摘要Ⅳ摘要本研究以馬關(guān)縣馬白鎮(zhèn)海子邊社區(qū)為研究對象，以提升社區(qū)文書檔案管理工作效能為目的，采用文獻(xiàn)研究法、實地調(diào)查法、訪談法和資料收集法等研究方式對該社區(qū)秘書人員的文書檔案管理工作現(xiàn)狀展開調(diào)研。通過分析海子邊設(shè)社區(qū)文書檔案管理工作從業(yè)人員、設(shè)備設(shè)施、環(huán)境現(xiàn)狀等實際操作，探討海子邊社區(qū)文書檔案管理工作中存在的不足，分析其原因，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。本文首先對所研究單位進(jìn)行簡單介紹，并對其發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行概括分析。其次對海子邊社區(qū)檔案管理工作現(xiàn)狀展開分析，從個人、單位以及組織架構(gòu)三個方面剖析文書檔案管理工作存在問題的原因。最后，本文針對文書檔案管理工作中存在的不足，提出實際可行的具體措施，旨在修正秘書人員在檔案管理工作中的不足，提升文書檔案管理工作的效能，提高該社區(qū)管理水平。關(guān)鍵詞：文書檔案管理能力提升海子邊社區(qū)張紅愛.淺談辦公室文書檔案管理[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2016(10):第2588頁.海子邊社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識，往往將文書檔案管理視為簡單的文件整理工作。從資源配置看，社區(qū)未將檔案管理納入年度預(yù)算重點(diǎn)，導(dǎo)致檔案室建設(shè)長期停滯。目前社區(qū)僅依靠集體辦公廳的一排檔案柜和各部門獨(dú)立檔案柜，缺乏防潮、防火等基礎(chǔ)防護(hù)設(shè)備。社區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性認(rèn)識不足，至今都沒有配備電子儲存設(shè)備，文書檔案查詢?nèi)砸蕾嚾斯し摇目臻g規(guī)劃看，社區(qū)沒有設(shè)置專門檔案室，社區(qū)的檔案依然是分散保管，既占用辦公空間同時又增加了管理難度。單位領(lǐng)導(dǎo)班子在決策過程中存在比較注重業(yè)務(wù)而忽視檔案管理，將檔案管理視為輔助性工作，導(dǎo)致硬件設(shè)施的升級被長期擱置。這種重視不足直接導(dǎo)致社區(qū)的文書檔案管理效能低下，既會影響社區(qū)的檔案工作效率，也增加了檔案損毀風(fēng)險。社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案管理工作直接影響到社區(qū)工作人員對其的工作態(tài)度，也會影響社區(qū)檔案管理部門在單位中的地位和影響，導(dǎo)致檔案工作難以獲得足夠的重視和資源上的支持。在調(diào)研期間，筆者就單位對文書檔案管理工作重視不足這一問題的存在，與社區(qū)書記進(jìn)行了簡單的訪談，書記認(rèn)為：過去，我們認(rèn)為社區(qū)的檔案工作對社區(qū)的發(fā)展影響不大，再者是平時的檔案工作也不會很繁重，因此沒有意識到檔案在社區(qū)建設(shè)、文化傳承以及居民權(quán)益保障方面的重要作用。另外，我們每周五都會組織一次工作例會，但是好像我們在例會中也很少將檔案工作考慮在內(nèi)，基本不涉及到檔案工作，除非是特殊情況需要部署相關(guān)工作才會涉及。我覺得社區(qū)的文書檔案工作對我們社區(qū)的發(fā)展影響并不是很大，不至于將檔案工作作為重點(diǎn)工作去強(qiáng)烈要求各部門執(zhí)行，大家都還有更重要的工作需要完成，比如說，一些上級下發(fā)的重要文件，需要及時傳達(dá)給居民，我們要及時宣傳這些政策法規(guī)。很多時候部門工作忙都忙不過來，何況檔案整理、歸檔等這種更細(xì)致的工作還要花很多時間。（編號T-G-L）由以上談話可以看出，海子邊社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)自身對文書檔案管理工作的認(rèn)識存在偏差，以至于在文書檔案的管理方面并未下足功夫，日常工作部署也未將檔案工作考慮在內(nèi)。這種認(rèn)知偏差的存在，也間接導(dǎo)致文書檔案管理工作在資源分配中處于邊緣化地位，硬件設(shè)施升級缺乏制度保障和資金支持。五、完善海子邊社區(qū)文書檔案管理工作的策略為高效落實海子邊社區(qū)文書檔案管理,提供更好的檔案服務(wù)，本節(jié)我們將針對前文文書檔案管理工作中存在的具體問題，以及這些問題產(chǎn)生的原因，進(jìn)一步細(xì)化并綜合這些關(guān)鍵要素，有針對性地提出一系列切實可行的對策建議，旨在全方位、多層次地提升文書檔案管理工作效能，確保社區(qū)檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和盡可能現(xiàn)代化，為社區(qū)的穩(wěn)健發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。（一）重視文書檔案管理隊伍建設(shè)與培訓(xùn)提升海子邊社區(qū)文書檔案管理工作需要從多方面著手，主要包括社區(qū)要重視人才隊伍的建設(shè)與其技能的提升。首先，積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)知識和技能優(yōu)秀的專業(yè)人才，確保其能夠具備上崗的能力，能夠科學(xué)規(guī)范的管理單位日常的文書檔案管理工作。同時還要重視對單位工作人員的培養(yǎng)，在追尋有用人才的同時也要注重對本單位人員的培養(yǎng)，增強(qiáng)社區(qū)檔案管理人員和其他工作人員的知識面。社區(qū)應(yīng)根據(jù)單位實際情況，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其文書檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。其次，鼓勵社區(qū)檔案管理員和其他工作人員多參與檔案管理相關(guān)的活動，如檔案管理學(xué)術(shù)交流和研究活動等。通過培訓(xùn)提升他們的檔案管理知識和專業(yè)技能，使檔案管理員以及各部門工作人員能夠熟悉并掌握檔案管理的各項的標(biāo)準(zhǔn)，能夠規(guī)范整理海子邊社區(qū)的文書檔案，提高文書檔案管理的規(guī)范化和制度化水平。最后，海子邊社區(qū)還應(yīng)重視實踐經(jīng)驗的積累，加強(qiáng)與其他社區(qū)的交流和合作，鼓勵社區(qū)相關(guān)工作者以及新進(jìn)檔案管理人員與經(jīng)驗豐富的同行進(jìn)行學(xué)習(xí)和互動，借鑒他們的先進(jìn)經(jīng)驗，不斷提升海子邊社區(qū)的文書檔案管理水平。（二）提升文書檔案管理意識與服務(wù)意識為有效提升海子邊社區(qū)文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，社區(qū)需要深入了解工作人員的實際短板，并因材施教從而提升員工工作質(zhì)量。通過開展檔案管理專題培訓(xùn)會，每季度組織社區(qū)兩委成員、各部門負(fù)責(zé)人參與檔案管理專題培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《社區(qū)檔案工作服務(wù)規(guī)范》，通過組織檔案服務(wù)案例研討的形式，將低保檔案調(diào)閱超時、居民多次跑腿等典型案例轉(zhuǎn)化為教學(xué)素材，推動社區(qū)工作人員文書檔案管理意識的轉(zhuǎn)變。通過建立服務(wù)承諾制度，在社區(qū)服務(wù)中心公示檔案借閱流程、辦理時限、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案借閱經(jīng)辦人等，將檔案利用率、居民滿意度納入部門年度考核指標(biāo)，徹底破除“多一事不如少一事”的消極服務(wù)心態(tài)。結(jié)合海子邊社區(qū)文書檔案管理工作現(xiàn)狀制定標(biāo)準(zhǔn)化借閱規(guī)則。參照《云南省社區(qū)檔案管理辦法》，編制《文書檔案利用服務(wù)手冊》，適當(dāng)簡化申請材料，將身份證復(fù)印件、單位證明、居民戶口簿等材料整合為1份（如檔案利用申請表）。另外，優(yōu)化審批層級，普通檔案的查詢只需專職檔案管理員審批即可，其他如保密級別較高的檔案可再經(jīng)書記審批。開通微信小程序掃碼登記功能，建立“一站式”服務(wù)窗口。在社區(qū)服務(wù)大廳建立一個檔案服務(wù)專柜，把原來要跑多個部門才能辦的檔案借閱手續(xù)，全部集中到這個柜臺統(tǒng)一辦理。居民只需要在一個窗口掃碼登記來訪信息、交材料，剩下的事情由工作人員內(nèi)部協(xié)調(diào)各個部門調(diào)取檔案，不用再自己滿樓跑著找辦公室。通過以此提升社區(qū)文書檔案服務(wù)效率，同時，還能進(jìn)一步提升居民滿意度。（三）完善文書檔案管理制度與責(zé)任分工社區(qū)應(yīng)根據(jù)社區(qū)內(nèi)部情況制定或修訂符合社區(qū)文書檔案管理的工作制度，劃分清晰檔案管理的職責(zé)、流程和要求，劃分各職能部門責(zé)任分工，確保制度得到有效執(zhí)行，文書檔案工作有章可循。第一，社區(qū)應(yīng)制定詳盡的文書檔案歸檔、利用及權(quán)限管理制度，確保文書檔案的收集、整理、歸檔、利用及權(quán)限管理均有章可循。這包括明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求、編目要求、利用程序及權(quán)限分配，以規(guī)范海子邊社區(qū)文書檔案的日常管理。第二，需建立健全的文書檔案移交工作制度，細(xì)化文書檔案移交流程，編制檔案移交清單模板，具體要包括檔案的移交時間、方式、責(zé)任人等，對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便掌握檔案的利用、去向情況和需求。同時，還應(yīng)建立檔案責(zé)任追究制，對文書檔案管理中出現(xiàn)的失職行為進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)，確保文書檔案管理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。第三，明確各部門職責(zé)，社區(qū)各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，配合檔案管理人員做好檔案的收集、整理等工作。各部門在整理本部門檔案時應(yīng)規(guī)范整理要求，嚴(yán)格依照制度規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的及時歸檔和完整保存。第四，明確責(zé)任分工，設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成立以社區(qū)專職檔案管理員為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)的檔案管理工作，細(xì)化各崗位責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期開展檔案檢查，對違規(guī)行為進(jìn)行通報批評，確保制度落實。（四）建立文書檔案管理工作反饋與考核機(jī)制建立文書檔案管理工作反饋機(jī)制和考核機(jī)制是提升社區(qū)檔案管理水平、保障檔案安全、以及推動文書檔案工作創(chuàng)新和發(fā)展的重要手段?？尚写胧┤缦拢褐贫ㄎ臅鴻n案管理工作反饋機(jī)制和反饋渠道，設(shè)立“檔案管理問題直通車”，由社區(qū)專職檔案管理員每月提交《硬件設(shè)施需求清單》，直接報送社區(qū)主任或在每周五例會上反饋。同時，開通線上反饋渠道，各部門可隨時上傳文書檔案保存環(huán)境照片以及設(shè)備故障情況。建立數(shù)字監(jiān)管制度，創(chuàng)建共享表格，將社區(qū)文書檔案硬件設(shè)施設(shè)備存在的問題登記到表格，對社區(qū)文書檔案管理中發(fā)現(xiàn)的硬件設(shè)施問題，采用拍照上傳的方式及時反饋。例如，將文件柜損壞位置和影響范圍拍照加文字描述上傳至表格，進(jìn)行系統(tǒng)化登記。每個月都將問題清單交給社區(qū)書記作處理，并將問題清單與處理結(jié)果公示。通過設(shè)立檔案管理專項基金，根據(jù)社區(qū)當(dāng)前的硬件設(shè)施設(shè)備情況，統(tǒng)計現(xiàn)有設(shè)備的數(shù)量和預(yù)估的使用年限，以及設(shè)施設(shè)備損壞情況，上報上級部門或單位領(lǐng)導(dǎo)，共同商議是否愿意從社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)收益中提取0.5%作為固定來源，作為檔案管理專用基金。同時，各部門可根據(jù)實際需求申報檔案柜升級、數(shù)字化設(shè)備采購等項目，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核后從專用基金里列支。此外，構(gòu)建科學(xué)的考核指標(biāo)，將文書檔案管理硬件達(dá)標(biāo)率納入社區(qū)年度績效考核。制定社區(qū)文書檔案管理硬件設(shè)施星級評價標(biāo)準(zhǔn)，從儲存空間、濕溫度控制、安全防護(hù)等維度進(jìn)行星級評定，并每年公示出評定結(jié)果，將所得結(jié)果與社區(qū)相關(guān)工作人員的績效工資、部門評優(yōu)和干部晉升等掛鉤，對連續(xù)兩年考核不合格的部門進(jìn)行批評教育。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任落實。社區(qū)主任要親自抓檔案工作，和各個部門的負(fù)責(zé)人簽檔案管理工作責(zé)任書，白紙黑字寫明每個部門要完成哪些硬件建設(shè)任務(wù)，比如今年必須給檔案柜加鎖、安裝防潮設(shè)備等。如果沒做到，部門負(fù)責(zé)人要被問責(zé)。定期檢查文書檔案管理環(huán)境，每一個季度專門開一次檔案工作會議，由社區(qū)主任帶著所有社區(qū)部門負(fù)責(zé)人，像檢查衛(wèi)生一樣到文書檔案管理環(huán)境實地查看。比如看看檔案柜是不是生銹了，有沒有漏水的地方，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)場要求整改，將責(zé)任落到實處。六、結(jié)語隨著基層治理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速以及技術(shù)革新的浪潮，文書檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)逐漸開始適應(yīng)數(shù)字化趨勢，同時也面臨著數(shù)據(jù)安全、人才培養(yǎng)和用戶服務(wù)需求等諸多挑戰(zhàn)。社區(qū)文書檔案作為記錄社會治理軌跡的重要載體，其管理效能直接關(guān)系到社區(qū)服務(wù)能力的提升與居民權(quán)益的保障。本研究以馬關(guān)縣馬白鎮(zhèn)海子邊社區(qū)為個案，系統(tǒng)地梳理了其文書檔案管理工作的現(xiàn)狀與困境，揭示出文書檔案整理不規(guī)范、利用流程繁瑣、移交機(jī)制缺失、硬件設(shè)施薄弱等核心問題，并從人才、意識、制度、重視程度四個維度剖析了問題根源。通過構(gòu)建“隊伍建設(shè)-意識提升-制度完善-考核監(jiān)督”四位一體的優(yōu)化路徑，提出了具有針對性的解決方案。本研究雖立足于邊疆民族地區(qū)基層治理實踐，但研究發(fā)現(xiàn)的問題具有一定普遍性。在鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略背景下，如何通過檔案管理賦能基層治理現(xiàn)代化，仍是需要持續(xù)關(guān)注的重要課題