企業(yè)工程檔案制度第一章總則第一條為進一步規(guī)范企業(yè)工程檔案管理，有效防控相關(guān)風(fēng)險，提升檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，確保工程檔案的真實性、完整性、安全性與可用性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)準則，結(jié)合集團母公司關(guān)于檔案管理的統(tǒng)一要求，以及公司內(nèi)部加強風(fēng)險防控、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的實際需求，特制定本制度。本制度旨在通過明確組織職責(zé)、規(guī)范管理流程、強化風(fēng)險防控、完善保障措施，全面提升工程檔案管理水平，為公司可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在工程項目建設(shè)、運營、維護等環(huán)節(jié)中形成的各類檔案信息的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等全過程管理活動。具體適用范圍涵蓋但不限于工程設(shè)計、工程招標、工程施工、工程監(jiān)理、工程驗收、設(shè)備采購、材料管理、項目變更、竣工交付等業(yè)務(wù)場景，以及與工程建設(shè)相關(guān)的合同、圖紙、報告、會議紀要、往來函件等文檔資料。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”是指公司針對工程建設(shè)領(lǐng)域檔案管理全過程實施的風(fēng)險識別、管控、監(jiān)督、改進等系統(tǒng)性管理活動，旨在確保檔案管理符合法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求。（二）“XX風(fēng)險”是指在工程檔案管理過程中可能出現(xiàn)的檔案遺失、損毀、泄露、偽造等風(fēng)險，以及因檔案管理不當可能引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險、運營風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（三）“XX合規(guī)”是指工程檔案管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準則、集團母公司制度及公司內(nèi)部管理規(guī)定，確保檔案管理的合法性、規(guī)范性與有效性。第四條工程檔案管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則，即檔案管理范圍應(yīng)覆蓋工程建設(shè)全生命周期所有環(huán)節(jié)，確保各類檔案資料應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管。（二）“責(zé)任到人”原則，即明確各級管理主體和崗位人員的檔案管理職責(zé)，確保檔案管理責(zé)任落實到人、可追溯。（三）“風(fēng)險導(dǎo)向”原則，即聚焦檔案管理中的重點風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險。（四）“持續(xù)改進”原則，即定期評估檔案管理體系的有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化管理流程與措施。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人為本單位工程檔案管理的第一責(zé)任人，對檔案管理工作負總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，并對制度執(zhí)行情況負直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第六條公司設(shè)立檔案管理委員會，作為工程檔案管理的決策與協(xié)調(diào)機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)籌制定檔案管理制度、審批重大檔案管理事項、監(jiān)督評估檔案管理成效。檔案管理委員會由公司主要負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責(zé)人組成，每季度召開一次會議，必要時可臨時召集。第七條各部門、下屬單位應(yīng)明確檔案管理牽頭部門（通常為綜合管理部或檔案室），負責(zé)本單位的檔案管理工作，履行以下職責(zé)：（一）組織制定本單位檔案管理制度實施細則；（二）組織開展檔案風(fēng)險識別與評估，制定防控措施；（三）監(jiān)督檔案管理流程的執(zhí)行情況，定期檢查檔案質(zhì)量；（四）組織檔案管理培訓(xùn)與宣貫，提升全員檔案意識；（五）配合公司檔案管理委員會開展檔案管理考核與評價。第八條各部門、下屬單位應(yīng)設(shè)立專責(zé)檔案管理員，負責(zé)具體檔案管理工作，履行以下職責(zé)：（一）負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔工作；（二）執(zhí)行檔案保管、利用、鑒定、銷毀等流程，確保檔案安全；（三）配合開展檔案信息化建設(shè)，維護檔案管理系統(tǒng)；（四）及時上報檔案管理中的問題與風(fēng)險，協(xié)助處置突發(fā)事件。第九條各業(yè)務(wù)部門及下屬單位為檔案管理的執(zhí)行主體，應(yīng)落實以下職責(zé)：（一）按照檔案管理制度要求，及時形成、收集、移交檔案資料；（二）規(guī)范日常工作中產(chǎn)生的檔案資料，確保真實性、完整性；（三）配合檔案管理員開展檔案整理與歸檔工作，提供必要支持；（四）定期自查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改。第十條基層執(zhí)行崗位人員應(yīng)履行以下檔案管理職責(zé)：（一）遵守檔案管理制度，按規(guī)范操作檔案管理流程；（二）妥善保管工作中產(chǎn)生的檔案資料，防止遺失或損毀；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險或問題，及時向?qū)Ｘ?zé)檔案管理員或部門負責(zé)人報告；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在檔案管理中的責(zé)任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條工程項目立項與設(shè)計階段檔案管理業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：項目立項文件應(yīng)完整包含可行性研究報告、審批意見、投資估算等資料，并經(jīng)相關(guān)部門審核簽字；設(shè)計文件應(yīng)按規(guī)范編制、審核、批準，并存檔完整的設(shè)計圖紙、計算書、技術(shù)說明等。禁止性行為：嚴禁擅自修改、偽造設(shè)計文件，嚴禁未按規(guī)定存檔設(shè)計變更記錄。專項風(fēng)險重點：設(shè)計文件版本管理混亂、變更記錄缺失等風(fēng)險，可能導(dǎo)致項目實施爭議或合規(guī)問題。第十二條工程招標與投標階段檔案管理業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：招標文件應(yīng)包含項目概況、技術(shù)要求、評標標準、合同條款等，并按程序發(fā)布；投標文件應(yīng)完整、合規(guī)，并加蓋單位公章及法定代表人簽字；招標過程應(yīng)形成完整記錄，包括開標、評標、中標通知書等文件。禁止性行為：嚴禁泄露招標信息、圍標串標、違規(guī)與特定供應(yīng)商合作。專項風(fēng)險重點：招標文件不合規(guī)、投標過程記錄缺失等風(fēng)險，可能導(dǎo)致招標無效或法律糾紛。第十三條工程施工與監(jiān)理階段檔案管理業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：施工方案、施工記錄、質(zhì)量檢測報告、監(jiān)理日志等應(yīng)按規(guī)范整理歸檔；重大工程節(jié)點應(yīng)形成影像資料與文字記錄；材料進場、檢驗、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)建立臺賬，并附相關(guān)憑證。禁止性行為：嚴禁偽造施工記錄、偷工減料、違規(guī)分包轉(zhuǎn)包。專項風(fēng)險重點：施工過程記錄不完整、材料溯源困難等風(fēng)險，可能導(dǎo)致質(zhì)量事故或責(zé)任認定爭議。第十四條工程驗收與交付階段檔案管理業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：竣工驗收應(yīng)形成完整報告，包括驗收結(jié)論、整改記錄、驗收簽字等；交付文件應(yīng)包含竣工圖紙、設(shè)備清單、使用說明、運維手冊等，并經(jīng)雙方確認。禁止性行為：嚴禁隱瞞工程缺陷、虛假驗收、違規(guī)處置工程資料。專項風(fēng)險重點：驗收程序不規(guī)范、交付資料缺失等風(fēng)險，可能導(dǎo)致后期糾紛或資產(chǎn)損失。第十五條工程變更與簽證管理業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：工程變更應(yīng)按程序?qū)徟?，形成變更單、補充協(xié)議等文件，并附相關(guān)計算書、圖紙；簽證應(yīng)真實反映現(xiàn)場情況，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人簽字確認。禁止性行為：嚴禁擅自變更工程內(nèi)容、虛構(gòu)簽證事項。專項風(fēng)險重點：變更記錄不完整、簽證手續(xù)不全等風(fēng)險，可能導(dǎo)致成本失控或合同爭議。第十六條設(shè)備采購與材料管理檔案管理業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：供應(yīng)商應(yīng)進行盡職調(diào)查，形成評估報告；采購合同應(yīng)完整約定條款，并附招投標文件；材料進場應(yīng)檢驗合格，建立批次臺賬，并附檢測報告。禁止性行為：嚴禁違規(guī)采購、利益輸送、材料質(zhì)量虛假。專項風(fēng)險重點：供應(yīng)商資質(zhì)造假、材料來源不明等風(fēng)險，可能導(dǎo)致質(zhì)量事故或合規(guī)處罰。第十七條工程檔案數(shù)字化與信息安全業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：重要檔案應(yīng)進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，并定期備份；數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保數(shù)據(jù)一致；信息系統(tǒng)訪問應(yīng)分級授權(quán)，并記錄操作日志。禁止性行為：嚴禁非法訪問、篡改、刪除檔案數(shù)據(jù)；嚴禁泄露涉密檔案信息。專項風(fēng)險重點：系統(tǒng)漏洞、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險，可能導(dǎo)致信息安全事件。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制公司每年應(yīng)對工程檔案管理制度進行評估，根據(jù)國家法律法規(guī)變化、行業(yè)準則更新、集團母公司要求及公司業(yè)務(wù)調(diào)整，及時修訂完善制度，確保制度的時效性與適用性。制度修訂應(yīng)經(jīng)檔案管理委員會審議通過，并發(fā)布正式通知。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機制各部門、下屬單位應(yīng)每半年開展一次檔案管理風(fēng)險排查，重點檢查檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的風(fēng)險點，進行分級評估并形成報告。公司檔案管理委員會應(yīng)匯總分析風(fēng)險數(shù)據(jù)，對重大風(fēng)險發(fā)布預(yù)警通知，并督促整改。第二十條合規(guī)審查機制工程檔案管理應(yīng)嵌入業(yè)務(wù)流程，在項目立項、招標、施工、驗收等關(guān)鍵節(jié)點實施合規(guī)審查，未經(jīng)審查或?qū)彶椴缓细竦?，不得進入下一環(huán)節(jié)。審查結(jié)果應(yīng)存檔備案，并作為績效考核依據(jù)。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機制一般風(fēng)險由各部門、下屬單位自行處置，重大風(fēng)險由公司檔案管理委員會牽頭協(xié)調(diào)，成立專項工作組，制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任分工，并及時上報集團母公司備案。風(fēng)險處置過程應(yīng)全程記錄，并定期復(fù)盤總結(jié)。第二十二條責(zé)任追究機制對違反檔案管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)嚴重程度，采取以下措施：（一）輕微違規(guī)：責(zé)令限期整改，并予以通報批評；（二）一般違規(guī)：對責(zé)任人員誡勉談話，并扣減績效考核分值；（三）重大違規(guī)：對責(zé)任人員調(diào)離崗位、降級處理，并移交紀律處分；（四）涉嫌違法的，依法移送司法機關(guān)處理。第二十三條評估改進機制公司每年組織第三方機構(gòu)對檔案管理體系進行評估，重點考察制度執(zhí)行情況、風(fēng)險防控效果、信息化水平等，形成評估報告并提交檔案管理委員會審議。評估結(jié)果應(yīng)用于優(yōu)化管理流程、完善制度設(shè)計、強化培訓(xùn)宣貫。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障公司主要負責(zé)人應(yīng)定期聽取檔案管理工作匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題；分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)每月檢查一次制度執(zhí)行情況，確保責(zé)任落實；各部門、下屬單位負責(zé)人應(yīng)履行“一崗雙責(zé)”，既要抓好業(yè)務(wù)工作，也要抓好檔案管理。第二十五條考核激勵機制將檔案管理情況納入部門年度績效考核，考核指標包括檔案完整率、合規(guī)率、信息化率等；對表現(xiàn)突出的部門和個人，給予獎勵；對履職不力的，予以問責(zé)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機制公司每年至少開展兩次檔案管理培訓(xùn)，管理層重點培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓(xùn)操作規(guī)范；通過內(nèi)刊、宣傳欄、電子屏等方式，營造全員重視檔案管理的文化氛圍。第二十七條信息化支撐依托信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理全流程線上化，包括檔案收集、分類、編目、借閱、銷毀等，通過大數(shù)據(jù)分析提升風(fēng)險預(yù)警能力；定期維護系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)安全與穩(wěn)定。第二十八條文化建設(shè)編制《工程檔案管理手冊》，明確制度要求、操作流程、風(fēng)險防控等內(nèi)容；組織簽訂全員合規(guī)承諾書，強化責(zé)任意識；設(shè)立檔案管理月度主題，通過案例分享、知識競賽等形式，提升全員檔案素養(yǎng)。第二十九條報告制度各部門、下屬單位每月