信息登記制度第一章總則第一條為適應(yīng)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部信息登記管理活動(dòng)，有效防控?cái)?shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，提升信息化管理水平，依據(jù)《企業(yè)信息安全管理規(guī)范》及集團(tuán)母公司關(guān)于數(shù)據(jù)治理的指導(dǎo)意見，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，特制定本制度。本制度旨在通過系統(tǒng)性管理措施，確保信息登記工作的合法性、合規(guī)性、安全性與高效性，防范因信息登記不當(dāng)引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)及安全事件。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋所有業(yè)務(wù)場景下的信息登記活動(dòng)，包括但不限于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、供應(yīng)商資料、財(cái)務(wù)記錄、技術(shù)文檔、系統(tǒng)賬號(hào)等信息的創(chuàng)建、采集、傳輸、存儲(chǔ)、使用、銷毀等全生命周期管理。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）XX專項(xiàng)管理：指針對(duì)信息登記活動(dòng)制定的系統(tǒng)性管理規(guī)范，包括政策依據(jù)、操作標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)防控、監(jiān)督考核等內(nèi)容，旨在實(shí)現(xiàn)信息資源的規(guī)范化管理。（二）XX風(fēng)險(xiǎn)：指因信息登記行為不規(guī)范或管理缺失導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露、濫用、丟失、篡改等風(fēng)險(xiǎn)，可能引發(fā)合規(guī)處罰、聲譽(yù)損失或業(yè)務(wù)中斷。（三）XX合規(guī)：指信息登記活動(dòng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度的要求，確保信息處理的合法性、正當(dāng)性與必要性。第四條XX專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有信息登記活動(dòng)納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門及崗位在信息登記中的職責(zé)，實(shí)行責(zé)任追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)信息登記場景，優(yōu)先配置資源，強(qiáng)化防控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估信息登記管理效果，動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度與流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司XX專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對(duì)信息登記工作的合規(guī)性、安全性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司XX專項(xiàng)管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)、決策審批與監(jiān)督考核。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)XX專項(xiàng)管理工作，審議重大管理事項(xiàng)。（二）決策審批XX專項(xiàng)管理的重要制度、標(biāo)準(zhǔn)及資源配置。（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)XX專項(xiàng)管理的效果，指導(dǎo)持續(xù)改進(jìn)。第七條設(shè)立XX專項(xiàng)管理辦公室（由信息管理部牽頭），負(fù)責(zé)日常管理事務(wù)，主要職責(zé)包括：（一）組織制定XX專項(xiàng)管理制度與操作指南。（二）開展信息登記風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，發(fā)布預(yù)警提示。（三）監(jiān)督業(yè)務(wù)部門落實(shí)XX專項(xiàng)管理要求，處置違規(guī)行為。第八條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（信息管理部）：統(tǒng)籌XX專項(xiàng)管理制度建設(shè)，定期組織風(fēng)險(xiǎn)排查，監(jiān)督考核結(jié)果應(yīng)用，開展培訓(xùn)宣貫。（二）專責(zé)部門（法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等）：分別負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范、系統(tǒng)安全管控，提出優(yōu)化建議。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)XX專項(xiàng)管理要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保信息登記準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。第九條基層執(zhí)行崗（如業(yè)務(wù)員、數(shù)據(jù)錄入員等）需履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格按制度要求進(jìn)行信息登記，確保內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范。（二）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確自身在XX專項(xiàng)管理中的義務(wù)。（三）發(fā)現(xiàn)異常或潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)上報(bào)至部門負(fù)責(zé)人或XX專項(xiàng)管理辦公室。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：需通過審批流程采集客戶信息、交易記錄等敏感數(shù)據(jù)，采用脫敏、加密等技術(shù)手段保護(hù)數(shù)據(jù)安全。禁止性行為：嚴(yán)禁非法獲取、篡改或泄露客戶隱私數(shù)據(jù)，禁止將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)用于非授權(quán)用途。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集源頭的合規(guī)審查，防止“一攬子”數(shù)據(jù)過度采集。第十一條供應(yīng)商信息登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立供應(yīng)商盡職調(diào)查機(jī)制，登記供應(yīng)商資質(zhì)、法律關(guān)系、財(cái)務(wù)狀況等信息，確保證照齊全、無重大失信記錄。禁止性行為：嚴(yán)禁與關(guān)聯(lián)方進(jìn)行利益輸送，禁止隱瞞供應(yīng)商重大風(fēng)險(xiǎn)（如稅務(wù)違法、安全事故等）。重點(diǎn)防控點(diǎn)：定期復(fù)核供應(yīng)商信息有效性，及時(shí)更新或淘汰高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商。第十二條財(cái)務(wù)信息登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格遵循資金審批權(quán)限規(guī)定，登記資金流向、票據(jù)信息、稅務(wù)申報(bào)等數(shù)據(jù)，確保賬實(shí)一致。禁止性行為：嚴(yán)禁虛列支出、違規(guī)拆分單據(jù)，禁止未經(jīng)授權(quán)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享。重點(diǎn)防控點(diǎn)：強(qiáng)化大額資金交易的實(shí)時(shí)監(jiān)控，建立異常交易自動(dòng)預(yù)警機(jī)制。第十三條技術(shù)文檔登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：登記技術(shù)文檔的版本號(hào)、變更記錄、作者信息，確保證文可追溯。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自修改已歸檔文檔，禁止泄露核心算法或設(shè)計(jì)參數(shù)。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)文檔存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，防止物理載體丟失或非法復(fù)制。第十四條系統(tǒng)賬號(hào)登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)行賬號(hào)分級(jí)授權(quán)，登記賬號(hào)使用人、權(quán)限范圍、有效期等信息，定期進(jìn)行權(quán)限核查。禁止性行為：嚴(yán)禁一人多賬號(hào)、超權(quán)限操作，禁止將賬號(hào)密碼泄露給非授權(quán)人員。重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立賬號(hào)異常登錄自動(dòng)告警機(jī)制，及時(shí)處置閑置或離職人員賬號(hào)。第十五條員工個(gè)人信息登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：僅登記履行崗位職責(zé)所必需的個(gè)人信息，明確使用目的并取得員工書面同意。禁止性行為：嚴(yán)禁強(qiáng)制收集無關(guān)信息，禁止將個(gè)人信息用于考核或獎(jiǎng)懲。重點(diǎn)防控點(diǎn)：每年開展個(gè)人信息保護(hù)培訓(xùn)，確保登記行為符合“最小必要”原則。第十六條數(shù)據(jù)傳輸?shù)怯浌芾恚簶I(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：通過加密通道傳輸敏感數(shù)據(jù)，登記傳輸時(shí)間、對(duì)象、介質(zhì)等信息，確保證據(jù)完整性。禁止性行為：嚴(yán)禁通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密數(shù)據(jù)，禁止未授權(quán)的數(shù)據(jù)跨境傳輸。重點(diǎn)防控點(diǎn)：對(duì)傳輸日志進(jìn)行審計(jì)，異常傳輸行為需經(jīng)雙人復(fù)核。第十七條數(shù)據(jù)銷毀登記管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：制定數(shù)據(jù)銷毀計(jì)劃，登記銷毀時(shí)間、方式、執(zhí)行人等信息，確保證據(jù)不可恢復(fù)。禁止性行為：嚴(yán)禁將未銷毀的數(shù)據(jù)備份或轉(zhuǎn)存，禁止銷毀記錄不完整。重點(diǎn)防控點(diǎn)：采用專業(yè)銷毀工具，銷毀后留存不少于X年的可追溯記錄。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）信息管理部每年X月牽頭評(píng)估XX專項(xiàng)管理制度的適用性，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議。（二）重大制度修訂需經(jīng)XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并發(fā)布制度廢止通知。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）信息管理部每季度開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，采用問卷、訪談、數(shù)據(jù)抽樣等方式識(shí)別薄弱環(huán)節(jié)。（二）對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布《XX專項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警清單》，明確整改時(shí)限。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將XX專項(xiàng)管理審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括采購審批、系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)上云等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。（二）規(guī)定“未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施”的原則，審查不合格項(xiàng)需重新整改。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行整改，重大風(fēng)險(xiǎn)由XX專項(xiàng)管理辦公室組織跨部門處置。（二）制定《XX專項(xiàng)管理應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案》，明確事件上報(bào)流程、處置時(shí)限及責(zé)任協(xié)同要求。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)：如擅自登記無關(guān)信息、未按規(guī)定銷毀數(shù)據(jù)等，視情節(jié)輕重給予績效扣減、紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。（二）建立違規(guī)行為臺(tái)賬，與績效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年X月開展XX專項(xiàng)管理有效性評(píng)估，通過數(shù)據(jù)分析、用戶訪談等方式檢驗(yàn)制度執(zhí)行效果。（二）評(píng)估報(bào)告提交XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議，未達(dá)標(biāo)的環(huán)節(jié)需制定專項(xiàng)整改方案。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部需履行XX專項(xiàng)管理“一崗雙責(zé)”，將制度執(zhí)行納入述職報(bào)告內(nèi)容。（二）XX專項(xiàng)管理辦公室配備專職人員，確保日常管理職能落實(shí)。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將XX專項(xiàng)管理納入部門年度考核指標(biāo)，權(quán)重不低于X%。（二）對(duì)制度執(zhí)行優(yōu)秀的部門或個(gè)人給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，不合格的進(jìn)行約談通報(bào)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每年X月開展合規(guī)履職培訓(xùn)，重點(diǎn)講解XX專項(xiàng)管理政策要求。（二）一線員工：新員工入職須接受XX專項(xiàng)管理培訓(xùn)，定期組織技能考核。第二十七條信息化支撐：（一）開發(fā)XX專項(xiàng)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)登記的流程化、自動(dòng)化。（二）通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，異常行為自動(dòng)推送至責(zé)任部門。第二十八條文化建設(shè)：（一）編制《XX專項(xiàng)管理合規(guī)手冊》，發(fā)布至全公司電子學(xué)習(xí)平臺(tái)。（二）組織簽署《XX專項(xiàng)管理合規(guī)承諾書》，張貼于辦公場所醒目位置。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：發(fā)生數(shù)據(jù)泄露等重大事件，須在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)至XX專項(xiàng)管理辦公室。（二）年度管理情況報(bào)