員工健康檔案管理制度匯編一、總則1.目的為規(guī)范企業(yè)員工健康檔案管理工作，系統(tǒng)記錄員工健康信息，保障員工職業(yè)健康權(quán)益，助力企業(yè)科學(xué)開(kāi)展健康管理與職業(yè)衛(wèi)生防控，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全體在職員工（含試用期、勞務(wù)派遣人員）及離職員工健康檔案的追溯管理。3.管理職責(zé)人力資源部：統(tǒng)籌健康檔案的建立、歸檔、借閱及系統(tǒng)維護(hù)，牽頭組織年度健康體檢，協(xié)調(diào)跨部門(mén)健康管理工作。醫(yī)務(wù)室（或指定健康管理部門(mén)）：負(fù)責(zé)健康檔案的醫(yī)學(xué)內(nèi)容審核、健康評(píng)估分析、職業(yè)病防治記錄更新，提供專(zhuān)業(yè)健康建議。各部門(mén)：配合收集本部門(mén)員工健康信息，協(xié)助落實(shí)健康干預(yù)措施，及時(shí)反饋員工健康異常情況。二、健康檔案的建立（一）建檔對(duì)象企業(yè)所有在職員工自入職之日起建立個(gè)人健康檔案；離職員工檔案保存三年（法律另有規(guī)定除外），期滿(mǎn)按流程銷(xiāo)毀。（二）檔案內(nèi)容1.基礎(chǔ)信息：姓名、性別、年齡、崗位、入職時(shí)間、既往病史（員工自愿填報(bào)）、家族遺傳病史（非強(qiáng)制）等。2.體檢資料：年度/入職/離職體檢報(bào)告（含常規(guī)體檢、職業(yè)健康檢查、專(zhuān)項(xiàng)體檢等）、體檢異常項(xiàng)復(fù)查結(jié)果。3.健康管理記錄：職業(yè)病觀察/治療記錄、工傷醫(yī)療記錄、健康干預(yù)措施（如康復(fù)計(jì)劃、飲食建議）執(zhí)行情況、心理健康咨詢(xún)記錄（隱私性?xún)?nèi)容單獨(dú)歸檔）。4.其他關(guān)聯(lián)資料：崗位職業(yè)危害告知書(shū)、特殊作業(yè)人員健康資質(zhì)證明（如高處作業(yè)、粉塵崗位從業(yè)資格）。（三）建檔流程1.新員工入職時(shí)，填寫(xiě)《員工健康信息登記表》，提交近期體檢報(bào)告（或在指定機(jī)構(gòu)完成入職體檢），由人力資源部錄入檔案系統(tǒng)。2.年度體檢后，醫(yī)務(wù)室匯總報(bào)告，標(biāo)注異常項(xiàng)并提出健康建議，人力資源部同步更新檔案。3.員工因崗位調(diào)整、工傷、疾病等產(chǎn)生健康信息變更時(shí)，需在15個(gè)工作日內(nèi)提交相關(guān)證明材料，由部門(mén)文員協(xié)助更新檔案。三、檔案的日常管理（一）保管要求1.紙質(zhì)檔案存放于專(zhuān)用檔案柜，實(shí)行“一人一檔”，檔案柜配備防火、防潮、防盜設(shè)施；電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部加密服務(wù)器，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限（僅限授權(quán)人員查閱）。2.檔案管理人員每季度檢查檔案完整性，對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)修復(fù)或數(shù)字化備份。（二）借閱與調(diào)閱1.內(nèi)部借閱：部門(mén)因工作需要（如崗位調(diào)整評(píng)估、健康福利策劃）借閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及人力資源部審批后，可借閱復(fù)印件（標(biāo)注“僅限XX用途”），原件原則上不外借。2.外部調(diào)閱：政府監(jiān)管部門(mén)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等因執(zhí)法檢查、醫(yī)療協(xié)作需調(diào)閱檔案時(shí)，需出具公函及經(jīng)辦人證件，由人力資源部陪同查閱，嚴(yán)禁直接接觸原始檔案。（三）檔案銷(xiāo)毀1.離職員工檔案保存期滿(mǎn)后，由人力資源部會(huì)同醫(yī)務(wù)室審核，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)督銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀記錄存檔五年。2.檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤或重復(fù)時(shí)，需經(jīng)原建檔部門(mén)核實(shí)后，由檔案管理員標(biāo)注“作廢”并留存說(shuō)明，嚴(yán)禁直接刪除電子檔案。四、健康檔案的使用（一）內(nèi)部應(yīng)用1.健康管理：醫(yī)務(wù)室結(jié)合檔案分析員工健康趨勢(shì)，針對(duì)高頻疾?。ㄈ珙i椎病、高血壓）組織專(zhuān)題健康講座、工間操培訓(xùn)。2.崗位適配：人力資源部在崗位調(diào)整、新員工分配時(shí)，參考健康檔案評(píng)估員工職業(yè)健康風(fēng)險(xiǎn)（如粉塵崗位避免分配呼吸道疾病患者）。3.應(yīng)急處理：發(fā)生工傷或突發(fā)疾病時(shí)，醫(yī)務(wù)室可快速調(diào)取檔案，輔助判斷既往病史、過(guò)敏史，提高救治效率。（二）外部協(xié)作1.配合政府職業(yè)衛(wèi)生檢查時(shí)，提供員工職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，證明企業(yè)職業(yè)病防治合規(guī)性。2.員工因工傷、職業(yè)病申請(qǐng)工傷認(rèn)定時(shí)，健康檔案作為重要證據(jù)材料提交。五、保密與隱私保護(hù)1.員工健康檔案屬個(gè)人隱私范疇，所有接觸檔案的人員（含管理員、部門(mén)負(fù)責(zé)人）需簽署《保密承諾書(shū)》，嚴(yán)禁以任何形式泄露檔案內(nèi)容（法律強(qiáng)制要求除外）。2.電子檔案系統(tǒng)設(shè)置操作日志，記錄所有訪(fǎng)問(wèn)、修改行為；紙質(zhì)檔案借閱需登記借閱人、用途、歸還時(shí)間，確保責(zé)任可追溯。3.若發(fā)生檔案信息泄露，企業(yè)將視情節(jié)對(duì)責(zé)任人給予警告、記過(guò)、解除勞動(dòng)合同等處分；造成法律糾紛的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。六、檔案的更新與維護(hù)1.定期體檢：企業(yè)每年組織全員健康體檢（特殊崗位每半年開(kāi)展職業(yè)健康檢查），體檢結(jié)果30個(gè)工作日內(nèi)更新至檔案。2.信息變更：?jiǎn)T工婚姻狀況、聯(lián)系方式、健康狀況（如確診慢性病、康復(fù)出院）發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向部門(mén)提交《健康信息變更表》，由人力資源部同步更新。3.異常干預(yù)：醫(yī)務(wù)室發(fā)現(xiàn)檔案中健康異常項(xiàng)（如血壓持續(xù)偏高、聽(tīng)力下降）時(shí)，應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)通知員工復(fù)查，并跟蹤干預(yù)效果（如調(diào)整工作強(qiáng)度、安排康復(fù)假），相關(guān)記錄存入檔案。七、監(jiān)督與考核1.定期檢查：人力資源部每半年組織一次檔案管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，內(nèi)容包括檔案完整性、借閱合規(guī)性、保密措施執(zhí)行情況，檢查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核。2.獎(jiǎng)懲機(jī)制：對(duì)檔案管理規(guī)范、健康干預(yù)成效顯著的部門(mén)/個(gè)人，給予“健康管理先進(jìn)團(tuán)隊(duì)/個(gè)人”稱(chēng)號(hào)及獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)檔案缺失、違規(guī)借閱、信息泄露等行為，視情節(jié)扣減部門(mén)績(jī)效分，對(duì)責(zé)任人處以____元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)關(guān)系。八、附則1.本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)幢M事宜按國(guó)家《職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理辦法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》執(zhí)行。2.本制度自